公路文書檔案信息化建設(shè)之初探

陳寧

摘 要：隨著我國信息網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，信息和安全問題備受關(guān)注。因此，公路文書檔案的有效管理和控制方法對于檔案的安全來說至關(guān)重要。公路文書檔案信息化的技術(shù)和管理水平需要不斷提高，從而完善公路檔案信息，為公路建設(shè)的有效進(jìn)行提供基本條件。本文闡述了公路文書檔案信息化的必要性和意義，并對加強(qiáng)公路文書檔案信息化管理進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：公路建設(shè)；文書檔案信息化；必要性

公路文書檔案主要是根據(jù)我國各地公路的具體情況建立的，從而明確各地公路建設(shè)的實際進(jìn)行和使用情況，除了可以為公路建設(shè)的設(shè)計和規(guī)劃提供依據(jù)之外，還可以對公路建設(shè)進(jìn)行監(jiān)管和維護(hù)。我國正處于大建設(shè)時期，公路項目越來越多，公路文書檔案的管理工作也越來越繁重。因此，公路文書檔案信息化是當(dāng)下公路建設(shè)的重點工作內(nèi)容之一。

1 合理建設(shè)公路文書檔案信息化的必要性

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各個領(lǐng)域都隨之擁有了更大的發(fā)展空間。檔案管理是每個行業(yè)和企業(yè)必不可少的重要工作內(nèi)容。計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用也對檔案管理的效率和效果產(chǎn)生了較為積極的影響。檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用已經(jīng)成為當(dāng)下備受關(guān)注的焦點問題。因此，文書檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然結(jié)果。

文書檔案管理工作實際上是對相關(guān)信息進(jìn)行管理的過程。信息管理的效率和條理性對相關(guān)企業(yè)的正常運(yùn)行有一定的影響，同時也會間接影響到企業(yè)的效益?，F(xiàn)代化的檔案信息化管理方式可以通過計算機(jī)系統(tǒng)的合理應(yīng)用有效提高檔案管理的效率和成果，同時，相較傳統(tǒng)人工管理方式而言，文書檔案信息化管理方式不但可以節(jié)省大量的工作時間，而且還可以避免檔案管理工作的重復(fù)性，更重要的是檔案管理信息化可以在一定程度上確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式只能針對文字、圖形等有形的紙質(zhì)資料和信息，其所管理的資料和信息具有一定的局限性。而檔案管理信息化可以將各類電子資料進(jìn)行分類有序地存儲，不但方便人員進(jìn)行查詢，而且還節(jié)約很多儲備資料的空間。因此，在公路文書檔案管理工作中，檔案信息化是十分必要的。

2 公路文書檔案信息化建設(shè)的意義

公路文書檔案信息化可以提高檔案管理的效率，同時還可以改善檔案管理的工作質(zhì)量。檔案管理的具體工作內(nèi)容主要是將相關(guān)檔案的詳細(xì)信息進(jìn)行錄入、處理、存儲和輸出等。而傳統(tǒng)的檔案管理工作需要很多工作人員通過手工的方式對檔案信息進(jìn)行記錄、抄寫、采集和存放。可見，傳統(tǒng)的檔案管理方式不但具有很大的工作量，還需要耗費(fèi)大量的人力和時間才能完成。而檔案信息化不但可以大大減輕工作人員的工作量，還能節(jié)省很多時間。最重要的是，檔案信息化能夠使檔案管理工作具有良好的高效性、準(zhǔn)確性和共享性。

公路文書檔案信息化可以提高檔案查詢的效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式通常都是由專門的檔案管理人員根據(jù)檢索規(guī)則在工具上查詢到檔案的實際位置，然后再到相應(yīng)的數(shù)據(jù)位置來調(diào)取檔案。手工的檔案查詢方式造成了一定的人力和時間的浪費(fèi)，同時還存在錯誤率較高的問題。而在公路建設(shè)檔案信息化工作開展和落實之后，信息的查詢和保存工作的開展的便捷程度大大提高。同時，公路檔案信息化的操作方式極為簡便，為公路建設(shè)的管理提供了良好的基本條件。

3 加強(qiáng)公路文書檔案信息化建設(shè)管理的措施

第一、做好公路文書檔案信息化的組織工作。在公路管理工作中，檔案管理涉及到很多單位內(nèi)部的資料，無論是從工作效率還是工作效果的角度考慮，檔案管理的條理性和高效性都是必須具備的工作特性。因此，相關(guān)單位應(yīng)該對電子和紙質(zhì)檔案進(jìn)行明確的管理工作辦法的規(guī)定，從而避免檔案管理混亂無人負(fù)責(zé)等現(xiàn)象的產(chǎn)生。在公路檔案信息化的進(jìn)程中，相關(guān)單位和人員要根據(jù)明確的工作準(zhǔn)則合理地組織檔案管理工作，從而確保檔案信息化管理工作有規(guī)可循。

第二、建立合理規(guī)范的公路文書檔案信息化管理制度。隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，檔案信息的形式也逐漸增多。在公路檔案信息化管理中要以相關(guān)法規(guī)為依據(jù)并結(jié)合自身實際情況制定合理規(guī)范的公路檔案信息化管理制度，從而確保公路檔案信息的完整性和有效性。一方面要對公路電子檔案信息的定義予以明確，同時還要建立合理規(guī)范的電子檔案信息管理的制度。另一方面，公路檔案信息管理制度的不斷更新和改革也是檔案信息化工作的重要組成部分。另外，還要對所建立的檔案信息化管理制度的具體落實工作進(jìn)行監(jiān)督，從而使公路檔案信息化管理工作不斷發(fā)展。

第三、公路文書檔案信息化實行網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。公路檔案的信息化可以有效提高對檔案信息進(jìn)行分析和總結(jié)的效率，從而為公路管理層人員提供決策依據(jù)。比如，可以開展公路氣象預(yù)報、路況公告等。通過圖標(biāo)等方式將路況和天氣信息及時地提供給人們。這樣的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，可以通過及時傳達(dá)有效信息的方式為相關(guān)人員提供決策依據(jù)，并在一定程度上避免人力物力的浪費(fèi)。

第四、提高公路文書檔案信息管理人員的技術(shù)水平。公路檔案信息化管理工作對于相關(guān)人員的技術(shù)水平具有一定的要求，不但要求其具備豐富的經(jīng)驗和專業(yè)技能，還要求其在檔案信息管理中能夠進(jìn)行準(zhǔn)確、完整且專業(yè)的操作。另外，在對相關(guān)檔案信息管理人員進(jìn)行一定標(biāo)準(zhǔn)的考核，通過競爭上崗的方式來提高工作人員的工作積極性，從而使公路檔案信息化管理工作更加有效的進(jìn)行。

4 結(jié)語

本文結(jié)合當(dāng)下公路文書檔案管理工作的現(xiàn)狀對公路文書檔案管理信息化的必要性和公路檔案信息化管理的有效措施進(jìn)行分析和探討。公路檔案的信息化建設(shè)是社會不斷發(fā)展的必然結(jié)果。公路檔案信息化建設(shè)的優(yōu)劣對公路管理具有重要影響。因此，公路管理單位應(yīng)該從建立合理有效的公路檔案信息化建設(shè)制度和提高人員業(yè)務(wù)水平兩方面著手來加強(qiáng)公路檔案管理信息化工作。

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