基于可視化工作流的高校勤工助學管理系統(tǒng)①

張朝暉，陳恩桃，王 罡，王永坤

1(上海交通大學 網(wǎng)絡(luò)信息中心，上海 200240)

2(上海交通大學 學生工作指導委員會，上海 200240)

2018年11月教育部財政部聯(lián)合頒布了《高等學校學生勤工助學管理辦法(2018年修訂)》，明確指出勤工助學具有很強的育人功能，培養(yǎng)學生自立自強、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)精神，增強學生社會實踐能力[1].幫助困難學生通過自己的勞動換取相應(yīng)的報酬解決基本生活困難是幫助學生自強自立的一種良好扶助體系，很多高?，F(xiàn)今都開展了勤工助學這項活動，但卻沒有一個完整的信息管理系統(tǒng)對該活動的流程及制度進行有效的監(jiān)管.勤工助學管理手段原始，大部分還停留在人工文檔管理的方式，學生的報名、申請、審核和勞務(wù)發(fā)放主要依靠電子郵件和紙質(zhì)材料進行，通過學校主管部門、學院、班級逐層下達，申請?zhí)幚頃r間長，學生的工作時間不能靈活安排，教師管理繁瑣，管理效率低，導致管理效能低下和人力物力的浪費[2].有的大學還使用單一的計算機信息管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)通用性差，匯總和比較數(shù)據(jù)比較麻煩，容易出現(xiàn)漏洞.有些信息系統(tǒng)只是做到了數(shù)據(jù)的填寫、上報、匯總、統(tǒng)計等功能，但尚未建立學生申報、審核上報、資料上傳、統(tǒng)計分析、歷史數(shù)據(jù)查詢等全程化的操作功能，降低了使用的便捷性[3，4].

目前已開發(fā)上線的高校勤工助學管理管理信息系統(tǒng)架構(gòu)[5-8]，一般基于B/S 結(jié)構(gòu)，采用MVC 框架開發(fā)，數(shù)據(jù)建模技術(shù)，較少采用工作流技術(shù).本文介紹一種高校勤工助學管理系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)，該系統(tǒng)在Java EE 體系下，基于可視化工作流，采用邊界清晰的流程建模與數(shù)據(jù)建模技術(shù).統(tǒng)一的流程建?？梢詮母旧细纳贫ㄖ菩蛻?yīng)用的開發(fā)，流程的監(jiān)控系統(tǒng)對異常數(shù)據(jù)、異常操作、錯誤日志等進行查詢、分析、監(jiān)控和干預(yù).本文從需求分析入手，介紹系統(tǒng)總體框架，分析了具體的業(yè)務(wù)流程設(shè)計，詳細闡述了系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)，并對實施效果進行了評價.

1 需求分析

某高校的勤工助學由學校統(tǒng)一組織和管理，由學生處負責，在校內(nèi)設(shè)置一定數(shù)量的勤工助學工作崗位，崗位遍布全校職能部門和二級學院，貧困學生優(yōu)先申請.勤工助學管理系統(tǒng)用戶主要有學生、聘用單位老師、學生處主管老師和系統(tǒng)管理員.學生處主管老師有崗位類型維護、聘用單位維護、聘用單位發(fā)布的崗位審核、工資單審核等業(yè)務(wù)；聘用單位具有崗位發(fā)布、工資單查詢工資單錄入、常用用戶管理等業(yè)務(wù)；學生登錄學校流程平臺進行勤工助學崗位申請、簡歷填寫修改、申請成功的崗位查詢等需求，系統(tǒng)管理員負責設(shè)置各類用戶的腳色權(quán)限.

2 系統(tǒng)總體框架

系統(tǒng)建設(shè)工作的總體邏輯架構(gòu)如圖1所示，系統(tǒng)頂端是門戶層，提供個人門戶登錄和勤工助學系統(tǒng)登錄兩個界面，第二層是權(quán)限層，通過統(tǒng)一身份認證和統(tǒng)一授權(quán)系統(tǒng)[9，10]，對登錄者進行身份識別、權(quán)限控制和用戶管理.第三層是流程平臺，主要包括流程管理和流程監(jiān)控兩部分.第四層為業(yè)務(wù)平臺，具有用戶管理、貧困生管理、崗位發(fā)布、勤工助學申請、聘用單位管理等功能.

3 流程平臺設(shè)計

3.1 工作流

各類管理信息系統(tǒng)的很大部分功能是對于業(yè)務(wù)流程特別是跨部門業(yè)務(wù)流程的處理.工作流技術(shù)將業(yè)務(wù)流程細分為定義明確的活動、角色和流程規(guī)則，便于數(shù)據(jù)獲取，并根據(jù)一系列過程規(guī)則，將文檔、信息或任務(wù)在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行[11].采用工作流技術(shù)，不僅可以實現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程中的管理和監(jiān)控，而且通過對工作流實時數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的瓶頸問題，便于業(yè)務(wù)流程的改善[12].

圖1 勤工助學管理系統(tǒng)邏輯架構(gòu)圖

3.2 流程管理

本文所述的工作流表單平臺是一個統(tǒng)一的、可視化的工作流表單平臺，該工作流平臺以工作流引擎為核心，主要實現(xiàn)勤工助學的申請、審批、催辦和督辦等功能，并對節(jié)點處理提供簡單易用的實時監(jiān)控系統(tǒng)，方便學生和各級主管部門及時掌握申請狀況，提高辦公效率.圖2為勤工助學管理系統(tǒng)流程圖.學生登錄學校流程平臺進行勤工助學崗位申請.學生在待申請崗位列表中選擇需要申請的崗位.顯示對應(yīng)崗位的包括薪資待遇、崗位要求等信息，學生點擊申請該崗位后，進入所示的簡歷填寫頁面，填寫完畢后提交審核.在簡歷審核和上崗審核兩個審核節(jié)點，均由崗位發(fā)布的聘用單位老師進行審核.若在“簡歷審核”流程節(jié)點審核不通過，流程返回到申請人處進行修改，申請人可選擇直接結(jié)束流程，或者修改簡歷進行重新提交.在簡歷審核節(jié)點，填寫審核意見，如果審核通過，填寫通知學生面試時間、面試地點等信息，如果審核不通過，退回申請人修改；在上崗審核節(jié)點，填寫審核意見，如果審核通過，填寫通知學生首次上崗時間和地點等信息，如果審核不通過，退回申請人修改.在申請、審核等每級審核操作后，都不能再編輯之前的信息，但是，在實際工作中，通常需要在批準通過后返回并修改.因此，每個級別的審計都必須具有回退機制，以確保進程可以返回到上一個節(jié)點進行重新操作.管理員為各種崗位的獨立操作提供不同的系統(tǒng)權(quán)限，實現(xiàn)更好的權(quán)限控制，確保不同崗位、部門權(quán)責分明，實現(xiàn)相互監(jiān)督、相互制約.

圖2 勤工助學管理系統(tǒng)流程圖

3.3 特點

3.3.1 可視化的流程設(shè)計

流程設(shè)計采用完全基于Web 的可視化設(shè)計技術(shù)，所有的定義工作不涉及任何源代碼編寫，通過類似MS Visio 的拖曳式流程狀態(tài)模型編輯工具進行流程編輯，流程狀態(tài)模型包括7 個基本元素，形成所有類型的工作流模型.七項基本元素包括：人工交互節(jié)點、并行開始節(jié)點、并行合并節(jié)點、自動處理節(jié)點、外部頁面節(jié)點、條件判斷節(jié)點、連線--狀態(tài)遷移動作，支持上述元素的任意組合和豐富的流程節(jié)點/動作的屬性配置，開發(fā)人員只需要用鼠標選擇相應(yīng)的流程步驟，在步驟之間設(shè)置流程連接和屬性，然后完成流程的自定義.當組織改革和人事變動導致流程發(fā)生變化時，修改流程表單中的權(quán)限設(shè)置，徹底改變以往需要修改源代碼的需要，極大程度方便用戶.

3.3.2 可視化的表單設(shè)計

用戶交互界面通過表單定義，表單的開發(fā)與傳統(tǒng)的程序語言(HTML)完全無關(guān)，采用基于MS InfoPath的可視化、零代碼、標準化的表單設(shè)計.開發(fā)人員的MS InfoPath 中設(shè)計完整的表單布局與數(shù)據(jù)項.系統(tǒng)實現(xiàn)了效率極高的解析引擎，將Office 表單自動轉(zhuǎn)化為交互式的WEB 頁面，無需代碼，即可實現(xiàn)全功能的表單設(shè)計.可視化的開發(fā)工具使得流程系統(tǒng)設(shè)計師在和用戶溝通時，能夠直觀、準確地確定流程，提高工作效率.圖3為開發(fā)人員在MS InfoPath 環(huán)境中的設(shè)計頁面，圖4為學生登錄流程平臺勤工助學的申請頁面，對比可以看出實現(xiàn)了真正意義的“所見即所得”.

圖3 勤工助學的InfoPath 表單設(shè)計界面

圖4 學生的勤工助學申請頁面

3.3.3 實時的流程監(jiān)控

基于Dashboard 模式實現(xiàn)統(tǒng)一的流程監(jiān)控運行管理，對所有流程服務(wù)的運行情況實現(xiàn)有效的可視化的實時管理與監(jiān)控.流程監(jiān)控平臺主要具有數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計和流程的實時查詢、監(jiān)控、干預(yù)等功能.業(yè)務(wù)部門老師可以查看流程的運作辦理情況，并且對一些異常情況如需要更換審核人，表單需要掛起、終止、補償和刪除時，進行最高權(quán)限的干預(yù)處理，此功能極大方便了學生和老師的特殊需求.圖5為流程監(jiān)控平臺中的的查詢與干預(yù)頁面，從圖中可看出，可以根據(jù)服務(wù)流程名稱，關(guān)鍵字，流程開始時間，流程結(jié)束時間，狀態(tài)等選項查詢進行中的流程，并對流程進行撤回到本步/查看可辦理用戶/換人辦理等干預(yù)行為.

4 系統(tǒng)設(shè)計關(guān)鍵技術(shù)

4.1 實施環(huán)境配置

系統(tǒng)的運行環(huán)境的配置如下：操作系統(tǒng)：Linux，CentOS release 6.5，CPU：8 Intel (R) Xeon(R) CPU E5-2620 0 @ 2.00 GHz，CPU 主頻：2000.00 內(nèi)存：8 388 608 KB，Jdk 版本：1.7.0_51，學工Tomcat 版本：7.0.85.0，流程Tomcat 版本：7.0.90.0，數(shù)據(jù)庫：Oracle.

圖5 流程平臺中的流程監(jiān)控頁面

4.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

本系統(tǒng)的開發(fā)基于Java EE 體系架構(gòu)，以Jsp+SpringMVC+Hibernate 技術(shù)實現(xiàn).系統(tǒng)整合Hibernate框架和SpringMVC 框架，通過使用Spring MVC 設(shè)計模式來完成表現(xiàn)層、控制器層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)持久化層的裝配[13，14].根據(jù)需求分析和數(shù)據(jù)流流向，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型如圖6的E-R 圖所示.

4.3 系統(tǒng)功能模塊

根據(jù)勤工助學系統(tǒng)設(shè)計目標，按照勤工助學申請流程進行系統(tǒng)開發(fā)，主要功能模塊包括用戶管理、崗位類型維護、聘用單位維護、崗位批次開通、崗位發(fā)布、崗位申請審核、上崗信息管理、上崗證管理、工資單制作、工資單管理和優(yōu)秀助管維護等功能，如圖7所示.

圖6 勤工助學管理系統(tǒng)的E-R 圖

4.4 應(yīng)用效果

該系統(tǒng)自2018年12月在某高校投入使用以來，目前使用人數(shù)達1486 人，參與流程處理的部門達45 個，已累計在線處理1506 個申請審批流程，取得了良好的應(yīng)用效果.

圖8為從流程平臺的后臺數(shù)據(jù)庫獲取的包括流水號、流程名稱、申請人、申請時間、批準時間、審核時間等原始數(shù)據(jù)的部分截圖.如圖9和圖10所示，申請發(fā)起后4 個小時以內(nèi)完成審批425 件，占比28%，24 小時以內(nèi)完成審批825 件，占比55%.以上數(shù)據(jù)顯示，該系統(tǒng)的導入大大縮短了勤工助學申請審批周期，提高了工作效率，真正做到信息多跑路，學生少跑腿.在圖10中可以看到部分案件的處理時間超過了120 小時.據(jù)調(diào)查，確認這些案件處理時間的延宕都是由于負責人未能及時審批引起.如何改進流程和系統(tǒng)，讓系統(tǒng)督促負責老師更快更及時辦理，是今后系統(tǒng)改進的方向之一.

圖7 勤工助學管理系統(tǒng)功能模塊

圖8 勤工助學模塊流程審批原始數(shù)據(jù)

圖9 勤工助學模塊流程審批時間圖

圖10 勤工助學模塊流程審批時間圖

5 結(jié)語

本文以某大學勤工助學管理系統(tǒng)為實例，針對勤工助學管理過程中業(yè)務(wù)流程規(guī)范、權(quán)限要求嚴格、數(shù)據(jù)采集嚴謹?shù)忍攸c，從項目需求和實現(xiàn)技術(shù)方面討論了采用Java EE 技術(shù)、基于可視化工作流的勤工助學系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn).運行的數(shù)據(jù)分析顯示，該系統(tǒng)促進了高校勤工助學管理工作的流程化、規(guī)范化和便捷性，對高校勤工助學的信息化建設(shè)管理提供了一個良好的范例，并具有借鑒作用.