探討大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

■王 媛/唐山市路北婦幼保健院

以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，事業(yè)單位應(yīng)該對檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新。只有如此，才能夠確保檔案信息的安全性、完整性、真實(shí)性。同時(shí)還可以為資料查詢、整理、利用提供便利，進(jìn)而充分展現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，事業(yè)單位需要結(jié)合現(xiàn)階段的工作現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)對創(chuàng)新路徑的合理選擇，從而確保檔案管理以高效、有序的態(tài)勢推進(jìn)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）信息資源利用不充分

目前，事業(yè)單位需要結(jié)合檔案資源，制定符合需求的數(shù)據(jù)庫機(jī)制。但是數(shù)據(jù)庫中所包含的資源并不全面，難以提高管理工作的水平，無法對檔案資料進(jìn)行安全、深度的利用，對于事業(yè)單位的發(fā)展會產(chǎn)生不良影響。實(shí)際上，檔案管理工作的效果與事業(yè)單位經(jīng)營存在緊密關(guān)系，如果不能順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，不對檔案信息進(jìn)行充分利用、有效開發(fā)，那么則會阻礙自身的長久發(fā)展。

（二）檔案管理制度不完善

目前，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中最為重要的內(nèi)容，需要得到高度重視與關(guān)注。但事業(yè)單位對于檔案管理的認(rèn)知存在誤差，未能從客觀的角度認(rèn)識到其價(jià)值、定位，致使現(xiàn)行制度存在漏洞。另外，事業(yè)單位也沒能結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的趨勢，對管理制度進(jìn)行調(diào)整。在這一前提下，檔案管理工作得不到正確的指導(dǎo)，甚至無法對工作人員的行為進(jìn)行約束，影響信息資源的充分利用、信息共享。

（三）檔案信息管理不安全

目前，事業(yè)單位雖然已經(jīng)逐漸開展創(chuàng)新工作，將計(jì)算機(jī)等新型技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中。但是受技術(shù)、理念等因素的影響，導(dǎo)致信息管理的安全性不佳。由此一來，檔案管理系統(tǒng)或者平臺在運(yùn)行的過程中，并不能對資料進(jìn)行防護(hù)，很可能會出現(xiàn)資料泄露、丟失等現(xiàn)象，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來隱患。

（四）檔案管理水平待提高

在目前的檔案管理中，事業(yè)單位所采用的技術(shù)形式存在水平的問題，并不能彰顯出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢與本質(zhì)。也就是說，檔案管理工作中沒有對信息技術(shù)予以充分利用，雖然也將電子檔案運(yùn)用在其中，但是整體的工作效率較低。同時(shí)，在搜索檔案內(nèi)容時(shí)基本上運(yùn)用傳統(tǒng)檢索方式進(jìn)行，未能對云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）重視信息資源開發(fā)

事業(yè)單位在創(chuàng)新檔案管理工作模式的過程中，如果可以對電子信息技術(shù)予以充分利用，則能夠?yàn)榇隧?xiàng)工作提供諸多便利。另外，還能夠有效增大信息資源發(fā)掘的廣度、深度，從而全面提高檔案信息的利用率。因此，事業(yè)單位需要以檔案目錄為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對管理體系的重新構(gòu)建，將具有分散特點(diǎn)的檔案資源予以科學(xué)、有效的整合，為信息資源的有效利用奠定基礎(chǔ)。例如：在對檔案目錄進(jìn)行重構(gòu)的過程中，可以結(jié)合檔案信息的時(shí)間、類型等因素，對其進(jìn)行編號并設(shè)計(jì)檢索機(jī)制。

在這些基礎(chǔ)上，如果工作人員需要對檔案信息進(jìn)行查閱，可以輸入關(guān)鍵詞或者類型便可以獲取有價(jià)值的資料，在提供便利的同時(shí)能夠提高信息的整體利用率。總體而言，事業(yè)單位為了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢，需在創(chuàng)新檔案管理工作的過程中，對檔案資源予以分級管理，確保不同類型、不同年份的檔案信息可以得到有效利用。除此之外，還可以為單位內(nèi)的各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)資源共享提供前提條件，全面實(shí)現(xiàn)對諸多信息資源的開發(fā)，為事業(yè)單位更加穩(wěn)定的發(fā)展提供幫助。

（二）完善檔案管理制度

目前，我國已經(jīng)結(jié)合事業(yè)單位的檔案管理需求，制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，但是受大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的影響，諸多制度已經(jīng)不能滿足要求。究其原因，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展中，事業(yè)單位逐漸將傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ健Ｕ蛉绱?，有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量效率，因此必須實(shí)現(xiàn)對檔案管理制度的完善，確保制度內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)符合新時(shí)代發(fā)展需求。具體而言，在新時(shí)期的發(fā)展中，事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了諸多新問題，雖然提高了管理工作的有效性，但是需要對大量細(xì)節(jié)予以完善。

因此無論是政府部門還是事業(yè)單位，均需要結(jié)合發(fā)展情況實(shí)現(xiàn)對檔案管理制度的調(diào)整、補(bǔ)充，進(jìn)一步加大法律法規(guī)的執(zhí)行力度，將其全面貫徹在檔案管理工作中。需要注意的是，在完善檔案管理制度的過程中，需要將大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢、要素等因素作為切入點(diǎn)，確保檔案制度建立與完善具有深遠(yuǎn)意義，并為事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作模式指引方向。通過這種方式，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理工作中違規(guī)行為的有效規(guī)避，從而確保創(chuàng)新工作能夠安全、高效、有序的推進(jìn)，更為事業(yè)單位的長久發(fā)展注入動力。

（三）做好檔案信息保護(hù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案信息管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，主要是因?yàn)闄n案信息的安全性有所降低，嚴(yán)重情況下會出現(xiàn)信息泄露、丟失等問題，對事業(yè)單位的發(fā)展造成不良影響。針對此種問題，在創(chuàng)新檔案管理工作的過程中，需要加大信息保護(hù)力度，確保各項(xiàng)工作可以順利進(jìn)行，維護(hù)好事業(yè)單位的眾多信息資料。一方面，事業(yè)單位需要結(jié)合檔案的管理情況與使用情況，制定相應(yīng)的安全管理機(jī)制，同時(shí)結(jié)合責(zé)任制度要求管理人員、使用者將其落實(shí)在工作中，實(shí)現(xiàn)對操作行為的規(guī)范，避免在使用資料、管理資料的環(huán)節(jié)中發(fā)生失誤。

另一方面，檔案管理人員需要不斷提升自身的能力水平，掌握信息技術(shù)的運(yùn)用方式，并將其應(yīng)用在檔案管理中。基于這一方式，可以實(shí)現(xiàn)對信息管理系統(tǒng)的安全保護(hù)，并有效提升檔案管理的安全等級。期間，工作人員可以將硬件保護(hù)、軟件預(yù)防等方式進(jìn)行結(jié)合，從而構(gòu)建符合檔案管理需求的安全體系。不僅如此，在創(chuàng)新檔案管理工作時(shí)，還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對防火墻技術(shù)的充分運(yùn)用，避免黑客或者病毒等因素侵入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對信息安全隱患的規(guī)避。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展中，事業(yè)單位還可以教數(shù)字簽名、數(shù)字證書、指紋識別等安全保密技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作，進(jìn)而在根本上增強(qiáng)信息的安全性。

（四）運(yùn)用信息技術(shù)管理

為了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位在創(chuàng)新檔案管理工作的過程中，要求管理人員結(jié)合實(shí)際情況，制定更具科學(xué)性的檔案信息管理方案，在實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)合理運(yùn)用的同時(shí)，創(chuàng)新以往的管理模式。具體而言，在對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)中，必須以單位管理的現(xiàn)狀作為立足點(diǎn)，制定具有科學(xué)性的信息化管理模式，以此來提高技術(shù)水平。另外，還需要對近期管理目標(biāo)、階段性管理目標(biāo)、遠(yuǎn)期管理目標(biāo)予以設(shè)置，便于引導(dǎo)工作人員有目標(biāo)、有針對性地創(chuàng)新檔案管理工作。

也就是說，管理人員需要在創(chuàng)新工作期間，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化技術(shù)的充分運(yùn)用，不斷強(qiáng)化對檔案信息的管理處理，并采用視頻、圖片、數(shù)據(jù)、文字相互結(jié)合的方式，對紙質(zhì)檔案資料予以轉(zhuǎn)換。在資料轉(zhuǎn)化的過程中，需要確保信息的安全性、完整性、真實(shí)性，然后運(yùn)用信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的存儲、共享。在這一前提下，可以有效提高檔案管理的信息化水平，符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求。

三、結(jié)語

綜上所述，從當(dāng)前情況來看，事業(yè)單位的檔案管理工作存在諸多不足，并不能順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求。因此，需要依據(jù)情況制定系統(tǒng)的方案，實(shí)現(xiàn)對諸多檔案資源的開發(fā)，使其符合大數(shù)據(jù)的本質(zhì)。另外，還必須對現(xiàn)行的檔案制度進(jìn)行完善，并積極開展信息保護(hù)工作，并提高信息管理的水平，創(chuàng)新管理工作模式的目的。只有如此，才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供條件。