信息化背景下對高校輔導(dǎo)員構(gòu)建學(xué)生電子檔案的思考

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/廣東海洋大學(xué)

從1961年開始，我國確定了輔導(dǎo)員制度并正式實(shí)施，教育部十六號文件《教育部關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校輔導(dǎo)員班主任隊(duì)伍建設(shè)的意見》中指出:輔導(dǎo)員是高等學(xué)校教師隊(duì)伍的重要組成部分，是開展學(xué)生思想政治教育的骨干力量，是大學(xué)生健康成長的指導(dǎo)者和引路人。目前我國部分高校也在積極建立輔導(dǎo)員信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理是高校教育發(fā)展的明顯趨勢。在信息化大背景下，對高校輔導(dǎo)員進(jìn)行信息化管理的要求越來越高，建立學(xué)生電子檔案是實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)條件。

一、高校輔導(dǎo)員日常教育特點(diǎn)

(一)輔導(dǎo)員職責(zé)

我國從1961年開始確定高校輔導(dǎo)員制度并實(shí)施，主要以思想政治教育為主要職責(zé)，進(jìn)入21世紀(jì)后，黨和國家越發(fā)高度重視高校思想政治教育工作和學(xué)生的全方位發(fā)展，在教育部的16號文件中，也深入拓展了輔導(dǎo)員職能。輔導(dǎo)員的工作職能包括思想政治教育、黨建工作、學(xué)生獎助貸評比、就業(yè)指導(dǎo)、心理教育等方面，主要負(fù)責(zé)學(xué)生的思想政治教育、日常事務(wù)管理等方面的工作。

(二)輔導(dǎo)員是高校學(xué)生思想政治教育的領(lǐng)路人和管理者

輔導(dǎo)員是大學(xué)生能力全面發(fā)展的基石，亦是大學(xué)生成長發(fā)展過程中的“人生導(dǎo)師”。輔導(dǎo)員與學(xué)生的關(guān)系建立，往往也是建立在兩者的相互了解基礎(chǔ)上。輔導(dǎo)員對學(xué)生的了解程度也決定其在日常工作中開展思想政治教育和日常工作中的效率。包括學(xué)業(yè)生涯規(guī)劃、安全教育、心理健康教育、職業(yè)生涯規(guī)劃、專業(yè)認(rèn)知、校史校情教育、創(chuàng)新思維能力教育、法律知識普及等多方面，因此在學(xué)生的成長過程中，要緊密地結(jié)合大學(xué)生各階段的特點(diǎn)，滲透于培養(yǎng)的全過程，引導(dǎo)學(xué)生養(yǎng)成良好的心理素質(zhì)，提高思想認(rèn)識，引領(lǐng)大學(xué)生樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。

二、學(xué)生電子檔案構(gòu)建的現(xiàn)實(shí)意義

(一)電子檔案使用及管理更具科學(xué)性

過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不但不利于保存，而且信息的存儲量也較少，不利于快速掌握學(xué)生的情況和使用學(xué)生相關(guān)信息。在現(xiàn)代信息化下，使用電子檔案是非常簡便的一種記錄方式，電子檔案不但方便儲存，而且使用非常高效，主要建立好系統(tǒng)的信息源，通過多種通訊工具就能隨時了解學(xué)生的情況。學(xué)生電子檔案的建立一是讓我們對學(xué)生情況一目了然，對學(xué)生能更加深入了解。二是能加強(qiáng)對學(xué)生動態(tài)的把控，更好地引領(lǐng)學(xué)生思想動態(tài)，同時也能防范一些特殊事件的發(fā)生。三是通過對學(xué)生信息的掌握，能提高一些日常管理工作的效率，在需要查找和了解該生信息的情況下，能快捷找到該生詳細(xì)的信息。學(xué)生電子檔案的建立將能完整地呈現(xiàn)學(xué)生的發(fā)展動態(tài)，有利于充分了解學(xué)生，有利于實(shí)時把控學(xué)生成長動態(tài)，有利于提高學(xué)生事務(wù)管理工作的效率。

(二)學(xué)生電子檔案構(gòu)建具有重要性和必要性

大學(xué)生作為當(dāng)代特殊群體，處于形成人生觀、世界觀和價值觀的重要時期，其接受新事物快、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、但也存在抗挫折能力較弱、缺乏自我調(diào)節(jié)和鑒別能力，動態(tài)發(fā)展較為明顯，需要在大學(xué)四年的成長過程中得到適時的規(guī)范和引導(dǎo)。因此，輔導(dǎo)員要時刻關(guān)注和把握學(xué)生的思想動態(tài)，才能更好在適當(dāng)時機(jī)介于教育手段如上述提到，面對眾多的學(xué)生，如果只介于傳統(tǒng)的接觸，可能一些不積極主動的學(xué)生會被我們忽略，然后這些更是需要我們關(guān)心的學(xué)生，如果我們建立了電子檔案，我們對學(xué)生的情況就能實(shí)現(xiàn)實(shí)時把控。就如我們?nèi)ニ奚嵴覍W(xué)生，通過對手機(jī)上儲存的學(xué)生檔案信息，我們也能直奔學(xué)生宿舍，而且每一名學(xué)生檔案中，都有學(xué)生的相片，我們平時多看看，也能增加我們對學(xué)生的影響，也許在下次碰面的時候，能直接呼出學(xué)生的名字，無形之中就能促進(jìn)師生關(guān)系，所以建立學(xué)生電子檔案是非常有必要的。

(三)學(xué)生檔案的構(gòu)建促進(jìn)老師對學(xué)生深度了解

一份完善的學(xué)生電子檔案，需要老師平時工作一點(diǎn)點(diǎn)信息積累構(gòu)成的。因此老師要立足平時的工作上，及時跟蹤及完善電子檔案，然后對信息進(jìn)行統(tǒng)計和分析，要客觀地去記錄事實(shí)。在這個過程中是能激發(fā)老師與學(xué)生的交流，更好地促進(jìn)老師和師生的感情，充分了解學(xué)生個人情況。學(xué)生電子檔案更方便地記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、思想等方面的綜合表現(xiàn)，讓老師能快速地、充分地了解學(xué)生個人情況，使老師更有針對性地開展工作，同時也在工作上能得到很多便利，讓學(xué)生管理工作手段更多樣化，呈現(xiàn)精細(xì)化和科學(xué)化管理。學(xué)生電子檔案的建立，有利于提高輔導(dǎo)員工作效率，讓輔導(dǎo)員在繁鎖的學(xué)生管理事務(wù)中，找到更明確的方向，讓管理更明確分類，是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的主要措施。

三、學(xué)生電子檔案的構(gòu)建

學(xué)生電子檔案的建立，一般為信息化系統(tǒng)建立的信息基礎(chǔ)，內(nèi)容涉及了學(xué)生基本信息、學(xué)生身體健康管理、學(xué)生在校綜合表現(xiàn)等，是指把學(xué)生的主要信息建立成有價值的電子文件，經(jīng)過整理歸檔后所形成的電子文檔。在學(xué)生的建立檔案構(gòu)建過程中，并不是所有電子文件都?xì)w檔,只有具有保存價值的電子文件才歸檔保護(hù)。

(一)基本信息收集及處理

一份完整的學(xué)生電子檔案，應(yīng)包括學(xué)生頭像信息、基礎(chǔ)信息(姓名，性別，年齡，身份證號，生源地)和體檢報告，成績信息，在校綜合表現(xiàn)等。學(xué)生電子檔案涉及學(xué)生的基本信息和學(xué)生在校的綜合表現(xiàn)，學(xué)生的基本信息可以通過對高中檔案的提取和學(xué)生本人的采集，學(xué)生在校的綜合表現(xiàn)可以通過輔導(dǎo)員日常工作的記錄積累，如學(xué)生的成績狀況，輔導(dǎo)員可以通過與教務(wù)員溝通，提取學(xué)生每學(xué)期的成績單。學(xué)生在校的其他表現(xiàn)也可以通過班委的統(tǒng)計。從收集、分析統(tǒng)計、歸類記錄歸檔，從而形成一個完整體系的電子檔案。電子檔案是學(xué)生的個體綜合表現(xiàn)反饋信息源，因此在建立學(xué)生電子檔案中，輔導(dǎo)員要有意識及主動地收集學(xué)生基本情況，并客觀事實(shí)地記載學(xué)生在校的基本信息，同時也積極去搜素學(xué)生在校思想及學(xué)習(xí)上的其他信息，最后通過分析統(tǒng)計而匯總成的電子文檔。

(二)信息的更新

在電子檔案建立過程中,輔導(dǎo)員起著舉足輕重的作用，是電子檔案的管理者。學(xué)生的成長是一個動態(tài)過程，因此對學(xué)生檔案的建立上，也是存在一個不斷更新的過程。在這個過程中，輔導(dǎo)員必須主動和具有高度責(zé)任心，不斷在工作過程中完善學(xué)生電子檔案。根據(jù)學(xué)生在校的發(fā)展，不斷更新數(shù)據(jù)，包括學(xué)生學(xué)籍信息、學(xué)習(xí)成績、競賽獲獎、社會工作任職情況等。

(三)信息的使用及保護(hù)

電子檔案是學(xué)生綜合信息材料的匯總，內(nèi)容涉及學(xué)生個人成長的方方面面以及個人材料，在輔導(dǎo)員的日常工作中，使用時非常密切的，也是具備的。同時也要處分做好學(xué)生電子檔案的保護(hù)工作，電子檔案是在學(xué)生信息的收集和匯總生成的電子文檔，內(nèi)容涉及學(xué)生的個人信息的隱私，因此在學(xué)生電子檔案的安全管理上，要高度重視，充分保護(hù)學(xué)生信息，學(xué)生電子檔案的利用也只局限在學(xué)生事務(wù)上。

四、結(jié)語

輔導(dǎo)員是高校學(xué)生思想政治教育的領(lǐng)路人和管理者，輔導(dǎo)員與學(xué)生的關(guān)系建立，往往也是建立在兩者的相互了解基礎(chǔ)上。輔導(dǎo)員對學(xué)生的了解程度也決定其在日常工作中開展思想政治教育和日常工作中的效率。學(xué)生電子檔案是指把學(xué)生的主要信息建立成有價值的電子文檔，構(gòu)建的過程重要是對信息的收集和處理，通過不斷更新的方式完整地記錄著學(xué)生的成長過程，在這個過程中加強(qiáng)了輔導(dǎo)員對學(xué)生的深度了解，同時也促進(jìn)了輔導(dǎo)員工作的積極性和主動性。構(gòu)建學(xué)生電子檔案，有利于充分了解學(xué)生，有利于實(shí)時把控學(xué)生動態(tài)，促進(jìn)對學(xué)生的深入了解，提高工作的針對性和有效性，加強(qiáng)對學(xué)生動態(tài)的把控，有利于精確化引導(dǎo)學(xué)生，更好地引領(lǐng)學(xué)生思想動態(tài)，發(fā)揮輔導(dǎo)員對學(xué)生開展思想政治培養(yǎng)全過程有重要的現(xiàn)實(shí)價值。