做好新時期采供血機構(gòu)檔案管理工作初探

摘 要：采供血全過程中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等形式的原始資料構(gòu)成了血站檔案的重要組成部分。加強檔案管理對提高采供血液質(zhì)量、確保臨床安全用血、開展輸血研究、提升整體管理水平具有極其重大的意義。規(guī)范化檔案管理對于采供血工作的正確決策，提高采供血工作質(zhì)量和社會效益，促進采供血工作的可持續(xù)發(fā)展都起到不可估量的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；采血供血；措施及應(yīng)用

1 采供血工作檔案規(guī)范化管理的作用

1）隨著我國醫(yī)改工作的深入推進，作為醫(yī)療體系中的采供血工作所發(fā)揮的作用越來越重要。作為一項基礎(chǔ)性工作，采供血檔案管理及其檔案使用次數(shù)越來越多，發(fā)揮的作用也越來越明顯。采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理關(guān)系到無償獻血表彰獎勵、用血報銷等鼓勵性制度的具體落實。獻血者本人的檔案在存留獻血者自然信息如姓名、年齡、有效證件號碼等基礎(chǔ)上，還保留了獻血日期、獻血量等直接資料，是實施獻血者獎勵和免費用血政策的基本依據(jù)。

2）采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案是解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責任的法定依據(jù)。隨著社會主義法制的健全、公民法律意識的增強，醫(yī)療糾紛越來越頻繁地發(fā)生，相關(guān)的醫(yī)療原始檔案就成為分辨涉血各方責任的重要法律依據(jù)。

3）采供血業(yè)務(wù)檔案是統(tǒng)計獻血情況、制定獻血計劃的可靠依據(jù)。通過對業(yè)務(wù)檔案資料的統(tǒng)計分析，及時了解采血量及獻血者分布等客觀情況，及時準確地為采供血工作的決策者制定下一步的采供血工作計劃、加強采供血工作的科學管理提供重要依據(jù)。

4）規(guī)范化管理采供血工作檔案，是衡量采供血管理工作水平的重要標準之一。隨著輸血事業(yè)的發(fā)展，科學管理和有效利用檔案已成為采供血工作的重要環(huán)節(jié)。采供血工作檔案詳細記載了采供血業(yè)務(wù)工作各個環(huán)節(jié)的大量信息。檔案的收集是否齊全完整、管理是否有章可循、歸檔是否科學有序，已經(jīng)成為衡量采供血工作規(guī)范化管理的重要標準之一。

2 采供血工作檔案的規(guī)范化管理

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國衛(wèi)生部《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《血站基本標準》、《血站管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)定，采供血活動業(yè)務(wù)資料必須規(guī)范化管理，以提高檔案科學管理水平，充分發(fā)揮檔案在采供血工作中的作用，確保歸檔的文件材料系統(tǒng)和質(zhì)量。

1）采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重點。采供血機構(gòu)內(nèi)部各有關(guān)部門密切配合，按照工作規(guī)范，所形成的資料盡快進入檔案管理，以備查詢；根據(jù)檔案形成環(huán)節(jié)多的特點，注意經(jīng)常檢查，以防資料遺漏或者丟失；由于業(yè)務(wù)檔案管理的內(nèi)容與一般的工作信息存在一定的交叉，需要明確列入檔案管理的資料、信息，并確定部門的檔案責任人，以保證資料、信息的完整。

2）歸檔范圍。采供血工作的法律、法規(guī)、規(guī)章、條例、辦法；采供血工作總結(jié)、計劃；采供血工作統(tǒng)計資料匯編；體檢獻血記錄如獻血者健康檢查登記表、獻血者初（復(fù)）檢實驗原始記錄及所有法定檢驗項目匯總檢驗報告單；血液檢驗報告單、血液檢驗不合格記錄表；血液檢測記錄、原輔材料（試劑）檢測記錄、儀器設(shè)備檢測記錄、參加國家室間質(zhì)評記錄；成分血制備記錄、成分血入庫交接記錄、離心機使用記錄、工作環(huán)境消毒記錄；交接班、核查核對記錄（包括庫存、冰箱溫度記錄等）、臨床用血電話記錄、成分血報廢記錄、各醫(yī)院用血情況統(tǒng)計表；單采成分血記錄、血細胞分離機每日預(yù)熱記錄、血細胞分離機不合格管理登記表、單采成分血復(fù)檢記錄、單采成分血酶標儀判讀結(jié)果；交叉配血試驗記錄、血小板抗體試驗記錄、新生兒溶血?。℉DN）試驗記錄、疑難血型鑒定記錄；其他有關(guān)材料（輸血醫(yī)療事故的調(diào)查、分析、鑒定及處理意見等材料）[1]。

3）整理方法。裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂；分類：按年度—問題—保管期限分類法；排列：歸檔文件分類后，結(jié)合事由按時間順序進行排列；編號：歸檔文件依分類、排列次序逐件編號；編目：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目；裝盒：歸檔的文件按照室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項目。

4）案卷排列：按照所屬時間順序排列。

5）檔案檢索工具編制。案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一，并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求[2]。

3 實現(xiàn)采供血工作檔案規(guī)范化管理的措施

規(guī)范管理采供血工作的檔案，實現(xiàn)檔案管理工作標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，主要從以下五個方面著手。

3.1 加強檔案的集中統(tǒng)一管理

檔案的集中統(tǒng)一管理是維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全的有力保障，是充分發(fā)揮檔案整體效益的根本保證，是擴大檔案利用幅面，實現(xiàn)檔案信息有效利用和資源共享的有效途徑。

3.2 建立健全檔案管理制度

檔案管理制度是開展檔案工作的行為準則和依據(jù)。檔案部門應(yīng)建立健全符合本部門實際并與之相適應(yīng)的管理制度，對檔案的歸集流程、時限和各部門的職責，應(yīng)予以明確，從而確保從檔案立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環(huán)節(jié)都做到有章可循、有案可查，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

3.3 強化檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案管理的現(xiàn)代化不僅是指技術(shù)、裝備上的高精尖，更主要的是檔案管理者知識的現(xiàn)代化和觀念的創(chuàng)新性。因此，采供血機構(gòu)應(yīng)當致力于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，采取專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等多種形式來拓寬其視野、豐富其知識，使之全面地了解和掌握檔案管理發(fā)展的新動態(tài)，促進其知識結(jié)構(gòu)由平面型逐步向立體型的轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。

3.4 建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)

為確保檔案管理的規(guī)范化，采供血機構(gòu)應(yīng)當形成以主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)分管、檔案部門具體負責、各職能科室協(xié)助的4級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，有效解決檔案管理工作中人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題，組織監(jiān)督各職能科室開展檔案管理工作，最終實現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管[3]。

3.5 加強檔案宣傳工作的力度

檔案管理工作作為采供血機構(gòu)管理的重要組成部分，在實行與采供血工作總體建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展的同時，應(yīng)加強宣傳工作的力度。檔案管理工作者應(yīng)通過典型事例宣傳等形式，大力宣傳原始檔案在法律上的證據(jù)意義和檔案管理工作的必要性，提高對采供血機構(gòu)工作人員對檔案價值的充分認識，自覺參與檔案管理工作，從而促進采供血機構(gòu)整體檔案管理意識的形成和提高。

參考文獻

[1]衛(wèi)生部.《血站管理辦法》[S].2005.

[2]中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則[P].北京，2001.

[3] 趙林，鄭克芬，吳振軍.采供血機構(gòu)檔案歸檔范圍探討[J].中國輸血雜志，2004，17.

作者簡介

萬東升（1983-），男，漢，陜西榆林人，本科，檔案管理助理館員，檔案管理。