探討新形勢下高校人事檔案管理創(chuàng)新改革

■羅小燕／廣州康大職業(yè)技術(shù)學(xué)院

眾所周知，人事檔案管理工作是人事管理整體工作環(huán)節(jié)中的重中之重，同時也是人事管理工作中不可或缺的基礎(chǔ)性保障，在本質(zhì)上具有較強(qiáng)的政策性與服務(wù)性。因此，高校的人事檔案管理工作主要的職能就是對教職工的個人經(jīng)歷，工作以及學(xué)習(xí)情況等信息進(jìn)行原始的記錄，并保存到高校的信息資料庫之中存檔，必備不時之需。隨著我國高校教育教學(xué)水平的飛速發(fā)展，同時在一定程度上也為高校的人事管理制度帶來了發(fā)展機(jī)遇。人事檔案管理工作作為我國當(dāng)前新形勢下個人在社會實踐中的重要載體，正在不斷發(fā)展的過程中實現(xiàn)突飛猛進(jìn)的進(jìn)步，但是由于受歷史遺留問題的影響，檔案管理中還存在著一些不足之處，亟待高校進(jìn)行解決。因此，基于新形勢下高校人事檔案管理主要存在的問題制定有效的改進(jìn)措施是當(dāng)廣州康大職業(yè)技術(shù)學(xué)院 前我國高校認(rèn)識管理工作優(yōu)先進(jìn)行思考的問題。

一、新形勢下我國高校人事檔案管理的重要性分析

當(dāng)前，在我國新形勢下，高校的人事檔案管理工作對于企事業(yè)單位來說，主要的職能是對學(xué)生以及教職員工生活以及學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想作風(fēng)道德素養(yǎng)以及政治面貌等個人特征進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并做好備份存檔在高校的資料庫之中，以備將來不時之需。因此，高的人事檔案管理工作在高校所有工作流程之中，是具有一定必要性的，也可以說，高校的人事檔案管理工作是高校發(fā)展其他環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。

高校的人事檔案管理工作要想最大程度的實現(xiàn)工作的規(guī)范化，就要保證建立信息的真實可靠性，并在日常檔案管理的過程中對這些個人信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查，從而避免其中出現(xiàn)任何紕漏，影響工作的進(jìn)度。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對教職員工以及學(xué)生信息的了解，從而以此為依據(jù)做出合理的分析，根據(jù)不同的特點更好的實行高校的人才培養(yǎng)與管理工作，合理的對人才進(jìn)行分配，進(jìn)而為社會源源不斷的注入新鮮的血液。

基于此，從某種意義上來說，人事檔案管理工作是目前我國高校落實國家人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的必要前提與保障，為高校帶來不可限量的內(nèi)在價值。

二、當(dāng)前新形勢下高校人事檔案管理主要存在的問題

（一）檔案內(nèi)容陳舊且過于簡單，缺乏一定的完整性與真實性

當(dāng)前在社會新形勢下，我國高校長久發(fā)展以來，受歷史遺留問題的影響，對于人事檔案管理工作的內(nèi)容記錄主要反映的是學(xué)生以及教職員工的個人社會經(jīng)歷以及思想素養(yǎng)等方面的內(nèi)容，而對于能力以及成績卻并沒有完整的記錄下來，因而在檔案內(nèi)容的編排與管理上過于陳舊且單一，缺乏一定的完整性。因此，長期發(fā)展以來，造成我國高校人事檔案管理工作出現(xiàn)注重歷史性，輕視現(xiàn)實性，注重政治性，輕視業(yè)務(wù)性等問題，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，使其工作長期處于原地踏步的狀態(tài)。

此外，檔案材料內(nèi)容過于雷同，體現(xiàn)不出個人的才能與特點，對于高校帶頭人以及學(xué)術(shù)骨干教職員工等人的價值難以在檔案中體現(xiàn)出來，使得人事檔案管理工作失去了其內(nèi)在重要的參考價值。此外，在具體的人事當(dāng)前管理過程中，還出現(xiàn)材料嚴(yán)重失真的情況，例如，年齡與職稱的錯誤，學(xué)歷與參加工作時間的疏忽，都為材料的利用性形成分散的局面，從而加大的破壞了高校人事檔案的整體性，極大的降低了人事檔案在高校內(nèi)的使用價值。

（二）檔案材料管理不規(guī)范，管理手段落后

目前，我國絕大多數(shù)高校人事檔案管理部門的工作還沿用傳統(tǒng)的管理模式，主要依靠人工管理的方法，面對著日常工作量加大的情況下，對于檔案信息的管理難免會出現(xiàn)工作效率與技術(shù)含量雙低的情況，從而嚴(yán)重制約高校人事檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。此外，現(xiàn)有的高校人事檔案管理工作主要采取的工作標(biāo)準(zhǔn)以實際，管理為主，缺乏材料的真實性與完整性。從而使得個人的真實信息不能在檔案中全面客觀的反映出來。因而，在當(dāng)前檔案管理的具體過程中，單一重復(fù)的內(nèi)容會使得人事檔案動態(tài)管理缺乏其內(nèi)在核心價值，從而難以適應(yīng)新形勢下的發(fā)展。

因此，當(dāng)前我國高校人事檔案管理工作中出現(xiàn)的以上問題，在一定程度上是受歷史遺留等多方面問題的影響，造成了實際工作中人事檔案管理工作方法與內(nèi)容上的滯后。因而，制定科學(xué)合理的應(yīng)對措施，充分將高校人事檔案管理工作的內(nèi)在價值凸顯出來，成為現(xiàn)階段我國高校人事工作發(fā)展的首要任務(wù)。

三、基于新形勢下高校人事檔案管理主要存在的問題有效的改進(jìn)措施

（一）調(diào)整人事檔案管理內(nèi)容，圍繞對人才的需求進(jìn)行

我國高等院校是培養(yǎng)人才的重要場所，因而高校的人事檔案管理工作必須要順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，以適應(yīng)改革與發(fā)展的需要，從而為社會培養(yǎng)出各類高知識群體。因此，當(dāng)前我國高校應(yīng)在人事檔案材料方面敢于突破以往傳統(tǒng)模式的局限，針對高校發(fā)展的實際情況與內(nèi)容特點進(jìn)行開拓創(chuàng)新。時刻圍繞人才的需求展開人事檔案的管理工作，積極的調(diào)整人事檔案的管理內(nèi)容，建立健全人事檔案材料歸檔制度，以此對材料進(jìn)行創(chuàng)新，提升人事檔案管理材料的價值性以及完整性。

首先，高校應(yīng)善于把握住人事制度改革的發(fā)展核心，嚴(yán)格考核，科學(xué)管理，進(jìn)而實現(xiàn)高校人才資源優(yōu)化配置的目標(biāo)。對于人事檔案的建立要從人才需求的角度進(jìn)行，精準(zhǔn)的記錄個人信息，為高?；蚴莻€人提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

其次，雖然當(dāng)前我國高校的人事檔案中已經(jīng)對內(nèi)容進(jìn)行分類處理，但是其中內(nèi)容的陳舊缺乏創(chuàng)新性還是不能全面的將個人的信息體現(xiàn)出來。因此高校針對此種情況還應(yīng)該在內(nèi)容上增設(shè)新的分類，實施聘用合同制，通過合同制的方式確立正確的聘用關(guān)系，此種做法既能維護(hù)高校與教職員工的個人利益，同時還能對待遇進(jìn)行優(yōu)化，為教職員工后期的續(xù)聘、解聘等情況增添了一定的保障。

第三，對于高校人事檔案中涉及到業(yè)務(wù)檔案的方面，應(yīng)將教職員工以及學(xué)生所選取的專業(yè)、專業(yè)方向以及學(xué)習(xí)進(jìn)修等情況充分的了解清楚，并以此為依據(jù)進(jìn)行科學(xué)的審查，對于資料不全的內(nèi)容應(yīng)及時記性補(bǔ)充，從而使得人事檔案呈現(xiàn)出動態(tài)管理的模式。

（二）建立健全人事檔案管理工作制度，提升檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化水平

目前，在我國社會新形勢的引領(lǐng)之下，高校各級人事檔案管理有關(guān)部門還應(yīng)結(jié)合具體高校的實際情況與要求，并根據(jù)我國教育部門管理上級下發(fā)的文件規(guī)定，對于以往高校內(nèi)部人事方案管理工作中出現(xiàn)的不必要的規(guī)章制度全面的進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整。在高校內(nèi)部建立健全人事檔案管理工作制度，盡最大能力確保高校人事檔案管理制度按照國家教育部既定的法律法規(guī)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，在真正意義上使得高校的人事檔案管理工作做到有章可循。

此外，我國高校的人事檔案管理工作還應(yīng)該嚴(yán)格按照制度的規(guī)定辦事，在對檔案信息的收集上要始終嚴(yán)肅認(rèn)真的對待，保證資信息的完整性與嚴(yán)謹(jǐn)性，并且針對資料及時歸檔的情況，人事檔案管理人員務(wù)必對其加大關(guān)注力度，確保信息資料的信息存儲率有效的提升，進(jìn)而凸顯出人事檔案管理工作的內(nèi)在價值。

我國進(jìn)入到21世紀(jì)以來，國家有關(guān)檔案管理局對于檔案的管理工作提出了更高的要求，要讓人事檔案管理工作借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢，建立健全人事檔案信息化建設(shè)的管理機(jī)制，以此進(jìn)一步提升我國相關(guān)組織以及單位對于人事檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展水平，對人事檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。在近些年來的漫長發(fā)展過程中，以我高校為例，人事檔案管理工作與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有機(jī)融合摒棄掉了以往傳統(tǒng)陳舊的人事檔案管理模式帶來的弊端，加快了人事信息的傳遞與處理情況，基本已實現(xiàn)存儲數(shù)量大，數(shù)據(jù)更新快且準(zhǔn)確度高等顯著優(yōu)勢，并極大程度的提高了我國高校人事檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量以及管理水平，進(jìn)而推動我國高校檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

四、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國綜合國力地位的飛速提升，帶動了高校人事檔案管理制度的深入發(fā)展，同時當(dāng)今時代的特性為我國高校人事檔案管理工作帶來了眾多的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此，高校人事檔案管理工作要想在當(dāng)前新形勢下實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展，將人事管理工作的制度化，現(xiàn)代化優(yōu)勢發(fā)揮到極致，就必須不斷的迎合時代的需求，大力進(jìn)行優(yōu)化與革新，與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變工作發(fā)展思路，不斷的向前探索出一條健全的人事制度管理之路，從而更好的發(fā)揮出我國高校人事檔案管理制度的職能，推動我國高校整體的改革與發(fā)展進(jìn)程。望此次本文研究的內(nèi)容與結(jié)論能夠為我國高校人事檔案管理工作未來的長效發(fā)展提供一定的參考借鑒。