新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革途徑分析

■譚 明／濰坊職業(yè)學(xué)院

在當(dāng)前這個(gè)新形勢(shì)下，信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，為檔案管理工作提供了更為多元性的工作思路，為了進(jìn)一步增強(qiáng)檔案在事業(yè)單位中所能夠發(fā)揮的作用，相關(guān)人員要善于借助新技術(shù)和新思路，進(jìn)一步提升事業(yè)單位的檔案管理能力，這樣在提升檔案的管理質(zhì)量，也能夠有效降低管理人員的工作壓力。但是在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，不少事業(yè)單位的檔案管理工作中，還存在著一些亟待解決的重要問(wèn)題，相關(guān)人員需要根據(jù)實(shí)際的工作情況，提出一些切實(shí)可行的管理改革措施。

一、 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的工作趨勢(shì)

隨著社會(huì)發(fā)展速度的提升，事業(yè)單位的管理壓力也不斷增強(qiáng)，為了進(jìn)一步提升工作效率，在新形勢(shì)下，檔案管理工作也應(yīng)該引入信息化的技術(shù)內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行采集、歸納和整理等程序，展開(kāi)最優(yōu)化的操作，進(jìn)一步提升檔案管理的工作質(zhì)量。在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中，事業(yè)單位的檔案管理工作，主要包含以下這幾個(gè)工作特點(diǎn)：第一，在新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作要表現(xiàn)出信息化的發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合以往的檔案管理情況，提出更為細(xì)致的發(fā)展規(guī)劃，確保整個(gè)檔案管理工作的科學(xué)性；第二，在后續(xù)的發(fā)展中，事業(yè)單位的檔案管理工作也會(huì)引入虛擬化的內(nèi)容，進(jìn)一步降低實(shí)物管理的工作難度，這樣事業(yè)單位的檔案管理工作流程也能夠得到進(jìn)一步的簡(jiǎn)化；第三，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)，也會(huì)進(jìn)一步提升檔案管理的效率，節(jié)省單位在人力資源上的投入，但與此同時(shí)，對(duì)于工作人員的整體素質(zhì)，也會(huì)提出較高的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案的缺失問(wèn)題

根據(jù)實(shí)際的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，仍舊存在著檔案丟失的情況，并且這類(lèi)事故也不是孤立產(chǎn)生的，這也就代表著，在多數(shù)的事業(yè)單位中，檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)度都有待提升。之所以會(huì)出現(xiàn)檔案缺失的問(wèn)題，一個(gè)主要的原因就是檔案管理人員在工作過(guò)程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，對(duì)待工作不夠積極，一些檔案資料未能在規(guī)定時(shí)間里、按照規(guī)定流程進(jìn)行歸檔，對(duì)于那些年代久遠(yuǎn)的檔案資料，工作人員在整理的過(guò)程中表現(xiàn)的過(guò)于隨意化，進(jìn)一步加劇了檔案的遺失、破損問(wèn)題。

（二）管理的制度問(wèn)題

由于內(nèi)部機(jī)制的問(wèn)題，導(dǎo)致事業(yè)單位對(duì)于檔案管理部門(mén)的關(guān)注度，不如那些更容易表現(xiàn)出成績(jī)的部門(mén)，這就導(dǎo)致管理制度上，對(duì)于檔案管理部門(mén)的覆蓋也不夠全面化。根據(jù)實(shí)際的調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，一些事業(yè)單位的檔案管理工作，在執(zhí)行的過(guò)程中不具備全面性、獨(dú)立性的工作特點(diǎn)，多是按照辦公室制度來(lái)執(zhí)行日常工作，還有一些事業(yè)單位盡管制定了檔案管理制度，但是與當(dāng)前主流的檔案管理要求相比還存在著一定的差距，導(dǎo)致員工在工作中的表現(xiàn)不夠完善，最終的管理質(zhì)量可想而知。

（三）人員的能力問(wèn)題

在事業(yè)單位的內(nèi)部人員構(gòu)成上，大家對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)比過(guò)于表面化，沒(méi)能夠從更為深入的層面感受到這份工作的重要性，所以導(dǎo)致事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門(mén)的關(guān)注度越來(lái)越小，在工作崗位的制定，以及工作人員的選派上，存在著輕視的態(tài)度，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展。根據(jù)實(shí)際的調(diào)查結(jié)果顯示，在不少事業(yè)單位的內(nèi)部，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員大都是由老弱的職工來(lái)?yè)?dān)任，崗位安排極為隨意，而且員工福利、內(nèi)部培訓(xùn)的普及度也要小于別的部門(mén)，檔案管理工作人才的流失嚴(yán)重。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的途徑分析

（一）強(qiáng)化管理人員的工作意識(shí)

針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作，首要的任務(wù)，就是要對(duì)管理人員的工作意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，從內(nèi)部管理工作中，突顯檔案管理的重要性。在執(zhí)行的過(guò)程中，第一，單位領(lǐng)導(dǎo)要端正自身的工作人員，要求一線檔案管理人員，不能在工作中出現(xiàn)隨意化的態(tài)度，并在檔案管理章程中，對(duì)這方面的內(nèi)容進(jìn)行體現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化的工作理念、制度化的管理思路，能夠幫助員工在檔案進(jìn)行收集、整理、匯總上表現(xiàn)的更為專(zhuān)業(yè)化；第二，針對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，工作人員在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中，還可以根據(jù)相關(guān)的工作流程，對(duì)一些細(xì)節(jié)化的操作進(jìn)行完善，像可以利用標(biāo)準(zhǔn)化的操作步驟，對(duì)檔案進(jìn)行著名；第三，檔案部門(mén)的負(fù)責(zé)人員，也應(yīng)該在管理工作中，將工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作的針對(duì)性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要能夠追究到具體負(fù)責(zé)人員，這樣既能夠深化檔案管理工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)性，同時(shí)還可以有效完善事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新管理工作的改革標(biāo)準(zhǔn)

信息技術(shù)在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，有著舉足輕重的影響，任何一個(gè)單位的發(fā)展，都離不開(kāi)信息技術(shù)的輔助，這一點(diǎn)在事業(yè)單位的檔案管理工作中也不例外，在創(chuàng)新檔案管理工作的改革標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，相關(guān)人員也應(yīng)該對(duì)信息技術(shù)的內(nèi)容，進(jìn)行合理的滲透。第一，在管理方法的引入上，工作人員對(duì)于那些信息技術(shù)，要進(jìn)行積極、大膽的應(yīng)用，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展特點(diǎn)，邀請(qǐng)外包企業(yè)編制一些有效的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提升檔案收集、歸納和整理的效率，鞏固檔案的整體管理質(zhì)量，這樣還能夠有效降低管理人員的壓力；其次，工作人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行整理的時(shí)候，還可以應(yīng)用一些信息技術(shù)來(lái)完成檔案資料的共享，盡可能發(fā)揮檔案的資料價(jià)值，比如在單位的內(nèi)部，可以建立一些檔案管理平臺(tái)，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，幫助各個(gè)部門(mén)的工作人員，對(duì)檔案信息展開(kāi)合理化的使用。

（三）建立檔案管理的規(guī)范制度

為了對(duì)事業(yè)單位檔案內(nèi)容的管理水平進(jìn)行提升，在創(chuàng)新管理途徑的過(guò)程中，第一，工作人員需要清楚的認(rèn)識(shí)到一點(diǎn)，那就是隨著社會(huì)發(fā)展環(huán)境的變化，單位需要應(yīng)用的文獻(xiàn)、資料數(shù)量也在大幅度的增長(zhǎng)，在資料的收集過(guò)程中，工作人員很難在短時(shí)間內(nèi)得出一個(gè)精準(zhǔn)的結(jié)果，所以，為了改善這方面的工作質(zhì)量，管理人員可以借助橫向式的聯(lián)合操作方法，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，進(jìn)一步提升各類(lèi)檔案資料的利用效率；第二，由于事業(yè)單位的工作情況比較特殊，所以在實(shí)際的工作過(guò)程中，相關(guān)人員不妨在單位內(nèi)部，建立起一個(gè)電子文件數(shù)據(jù)管理中心，深化單位信息資源的管理組成，在這個(gè)數(shù)據(jù)管理中心上，可以提供一些非保密性、制約性的電子文件，為單位內(nèi)相關(guān)部門(mén)提供信息服務(wù)，這樣既能強(qiáng)化單位文獻(xiàn)資料的保密性，同時(shí)還可以有效提升檔案的利用率。

（四）培養(yǎng)檔案管理的優(yōu)秀人才

為了有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，還應(yīng)該就檔案部門(mén)的人才發(fā)展戰(zhàn)略，建立清醒的規(guī)劃認(rèn)識(shí)，這樣才能有效規(guī)范檔案管理部門(mén)的發(fā)展，為設(shè)定為工作的重點(diǎn)，這樣才能進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，為事業(yè)單位的發(fā)展，建立持續(xù)性的基礎(chǔ)。在培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才的過(guò)程中，第一，可以強(qiáng)化內(nèi)部人員的培訓(xùn)工作，進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部檔案管理人員的工作能力，幫助其適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作要求，利用多元的操作技術(shù)，鞏固檔案管理人員的信息熟練度；第二，在外部人才的引進(jìn)過(guò)程中，事業(yè)單位的管理層要對(duì)檔案管理崗位給予重視，樹(shù)立創(chuàng)新型的招聘理念，尤其是在福利待遇、內(nèi)部晉升上，更是要做到一視同仁；第三，在發(fā)展的過(guò)程中，事業(yè)單位還要重視優(yōu)秀檔案管理人才的發(fā)掘和培養(yǎng)，在這一點(diǎn)上，可以同知名高校建立合作關(guān)系，雙方發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，建立人才培養(yǎng)機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人才的實(shí)踐性和理論性。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前社會(huì)的新形勢(shì)下，事業(yè)單位對(duì)于自身的檔案管理工作，要給予高度的重視，結(jié)合以往的管理經(jīng)驗(yàn)，提出一些具有創(chuàng)新性、改革性的發(fā)展舉措，盡可能落實(shí)相應(yīng)的管理細(xì)節(jié)，提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。