供水改造工程資料檔案管理措施研究

張宇 重慶市自來水有限公司工程部 重慶 400060

1 引言

在目前我國(guó)持續(xù)開展的供水改造工作中，越來越多的供水改造工程施工中也表現(xiàn)出較多的工作面、較長(zhǎng)的施工時(shí)間以及較為分散的施工布置等特點(diǎn)，此外，在上述工程施工中還會(huì)產(chǎn)生巨大的信息和數(shù)量龐大的文件，這就對(duì)供水改造工程開展中的工程資料檔案管理工作效率和質(zhì)量提出了較高的要求。而且由于此工作始終貫穿整個(gè)供水改造工程的全過程中，這就需要通過對(duì)此工作的重視，通過有效的管理措施來最好文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類管理等工作。

2 供水改造工程資料檔案管理的意義及特征

在供水改造工程開展過程中，工程資料的產(chǎn)生伴隨著工程施工的開展而不斷出現(xiàn)，其出現(xiàn)和保存的形式主要就是文字、報(bào)告、聲音圖像以及圖紙等。而且主要貫穿工程建設(shè)和管理過程中的工程立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、報(bào)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等過程中。對(duì)于工程施工來說，通過科學(xué)的工程資料的管理可以起到基礎(chǔ)性的作用。在開展工程資料管理的過程中，主要就是在合同的基礎(chǔ)上來管理工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度、安全及信息、環(huán)境安全等內(nèi)容。其主要的管理工作內(nèi)容就是對(duì)上述工程建設(shè)和管理全過程中的、所有形式的資料和該檔案開展管理和保存工作，并且在對(duì)這些資料進(jìn)行整理之后作為工程施工管理的重要依據(jù)。

在供水改造工程開展中，其工程資料檔案管理主要表現(xiàn)出真實(shí)、系統(tǒng)以及時(shí)效性的特點(diǎn)。首先就是此資料主要是真實(shí)記錄整個(gè)工程建設(shè)的過程，因此具有真實(shí)性的特點(diǎn)。而且所有的工程檔案資料中的內(nèi)容都存在一定的關(guān)聯(lián)性，能夠?qū)こ虒?shí)施具體情況進(jìn)行體現(xiàn)，表現(xiàn)出前后一致的系統(tǒng)性特點(diǎn)。此外，還表現(xiàn)出在工程建設(shè)的實(shí)際開展中檔案資料要與其同步的特點(diǎn)，也就是時(shí)效性的特點(diǎn)。

3 供水改造工程資料檔案管理措施

3.1 對(duì)工程資料檔案管理制度進(jìn)行完善

為了保證相關(guān)工程資料檔案管理工作的有效開展，首先就是要進(jìn)行資料檔案管理制度的建立和完善，在此制度中對(duì)資料檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定來保證此工作各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化。而且在此制度的基礎(chǔ)上來開展各項(xiàng)資料檔案管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)此工作中制度化和規(guī)范化建設(shè)。在對(duì)上述制度進(jìn)行建立和完善的同時(shí)，還要逐步增加檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，就是要在適當(dāng)增加此工作所使用的設(shè)備和設(shè)施資金投入的同時(shí)，保證上述設(shè)備和設(shè)施的先進(jìn)性和齊全性，在保證資料檔案安全的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)資料檔案管理工作效率的提高，逐步實(shí)現(xiàn)資料檔案管理工作的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 保證相關(guān)文件材料的完整收集

在目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的過程中，我國(guó)的城鎮(zhèn)化進(jìn)程也在逐步加快，表現(xiàn)在城市規(guī)模逐步擴(kuò)大的同時(shí)，各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也在同步開展。其中供水管網(wǎng)作為城市發(fā)展中的必要基礎(chǔ)設(shè)施，在城市發(fā)展和建設(shè)中需要進(jìn)行一次性的全面建設(shè)。但是在實(shí)際的建設(shè)中，往往會(huì)由于資金因素以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善的原因而無法實(shí)現(xiàn)上述要求。造成了目前供水管網(wǎng)建設(shè)中出現(xiàn)不斷開挖和修復(fù)的情況。這也就需要對(duì)供水管網(wǎng)的檔案進(jìn)行頻繁的使用，而且在不斷開挖和修復(fù)供水管網(wǎng)的同時(shí)也需要對(duì)供水檔案進(jìn)行不斷的補(bǔ)充和完善。尤其是在目前城市化進(jìn)程不斷加快以及地下給水管線改道工程數(shù)量不斷增多的形勢(shì)下，由于在地下管線改道時(shí)會(huì)改變?cè)芫W(wǎng)的檔案，這就需要將改道之后的管網(wǎng)檔案補(bǔ)充到原檔案中。正是由于此項(xiàng)工作的復(fù)雜性，需要發(fā)揮相關(guān)管理人員的協(xié)作配合能力，做好地下管網(wǎng)改道過程中的日常歸檔工作。針對(duì)管線改道工程施工中的臨時(shí)性特點(diǎn)，相關(guān)管理人員要提高責(zé)任意識(shí)，及時(shí)做好資料的記錄、圖紙的標(biāo)識(shí)、材料的歸檔等工作，不僅要保證檔案和實(shí)物相符，而且要保證檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確。

3.3 開展規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的資料檔案管理工作

首先就是在開展資料檔案的收集工作中，需要收集可以對(duì)供水企業(yè)的文化進(jìn)行真實(shí)反映的文件材料，并且保證這些文件材料具有一定的利用價(jià)值。其次就是要進(jìn)行供水改造工程建設(shè)相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定等文件和資料的收集整理，具體地表現(xiàn)在需要對(duì)人力資源部門中的員工相關(guān)資料進(jìn)行歸檔工作的開展以及采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)清單等進(jìn)行歸檔整理。而且在上述歸檔整理工作的開展中需要按照標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程來按照不同部門和季度等進(jìn)行分類整理，通過此種分類整理方式來保證資料檔案更加條理和思路清晰。此外，需要進(jìn)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化收集和整理的資料還有供水改造工程建設(shè)過程中的所有會(huì)議記錄和生產(chǎn)狀況、建設(shè)施工方案以及方案執(zhí)行情況和效果，保證通過這些資料和檔案可以對(duì)企業(yè)的現(xiàn)狀進(jìn)行完整的體現(xiàn)。在按照規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求來對(duì)上述資料進(jìn)行收集和整理之后，要根據(jù)不同的文件內(nèi)容以及企業(yè)規(guī)定來進(jìn)行資料檔案的歸檔，而且在管理工作開展中要按照不同的檔案次序來開展，以及對(duì)檔案文件進(jìn)行必要的備份，具有相關(guān)連續(xù)的文件則需要共同歸檔，便于后期的查詢和使用。

3.4 資料檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

在目前資料檔案管理工作中不斷引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，通過電子檔案的應(yīng)用提高了資料檔案查詢、補(bǔ)充和完善的便捷性。但是也需要在此技術(shù)的應(yīng)用中重視電子文檔生成的時(shí)間以及所用軟件的匹配和兼容性，保證文件資料可以被順利識(shí)別和有效管理。

4 結(jié)語

針對(duì)目前供水改造工程不斷開展中產(chǎn)生的數(shù)量龐大且比較重要的各項(xiàng)資料檔案，為了發(fā)揮這些資料檔案的重要作用，就需要開展及時(shí)有效的資料檔案管理工作。針對(duì)此工作所具有的真實(shí)性、系統(tǒng)性和時(shí)效性的特點(diǎn)，需要在對(duì)資料檔案管理制度進(jìn)行不斷完善、保證文件材料收集的完整性、開展規(guī)范化、人性化和標(biāo)準(zhǔn)化的資料檔案管理工作、以及推動(dòng)資料檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化水平提高的同時(shí)，簡(jiǎn)化此管理工作流程和內(nèi)容，在不斷工程實(shí)踐中優(yōu)化管理方法和提高管理水平與效果。