重點(diǎn)工程檔案管理存在問題及對策研究

呂舜 湖南省長沙市五凌電力有限公司新能源分公司 410000

1 引言

重點(diǎn)工程關(guān)系著國家、社會的發(fā)展和人們的生活，伴隨著工程建設(shè)在近幾年的快速發(fā)展，重點(diǎn)工程檔案管理的重要性也越來越深入人心，然而，受到各種主客觀因素的影響，重點(diǎn)工程檔案管理仍無法滿足工程不斷發(fā)展變化的需求。因此，在新時期，重點(diǎn)工程檔案管理應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展的步伐，提升管理的有效性、科學(xué)性與規(guī)范性，從根本上為工程相關(guān)行業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的依據(jù)。

2 加強(qiáng)工程檔案管理的重要性

工程檔案是項(xiàng)目運(yùn)行過程中產(chǎn)生的圖像、文字、實(shí)物等相結(jié)合的資料，也是工程項(xiàng)目管理中有著嚴(yán)格要求的信息載體，同時又是工程建設(shè)中對運(yùn)行過程的精準(zhǔn)記錄，作為寶貴的信息資源，在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要地位。在工程項(xiàng)目管理中產(chǎn)生的文檔，包括文件、施工、設(shè)備等相關(guān)的資料，也是成本投入、設(shè)備維修、工程擴(kuò)改等過程中形成的數(shù)據(jù)，這些資料和數(shù)據(jù)可以將工程建設(shè)的全過程反映出來，對工程質(zhì)量的評定、完工之后的管理來說，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。對工程項(xiàng)目的成本、造價、工期等加強(qiáng)管理的同時，工程檔案管理是整個項(xiàng)目管理的重要組成部分。

3 重點(diǎn)工程檔案目前現(xiàn)狀

3.1 重點(diǎn)工程檔案管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，我國很多企業(yè)都針對重點(diǎn)工程制定了嚴(yán)格的管理制度，重點(diǎn)工程運(yùn)行狀況良好，并積極響應(yīng)國家、省級制定的重點(diǎn)工程管理相關(guān)法律法規(guī)，出于完整、有效管理和利用重點(diǎn)工程檔案的目的，真正加強(qiáng)了重點(diǎn)工程檔案管理工作。從當(dāng)前重點(diǎn)工程檔案管理的現(xiàn)狀來看，重點(diǎn)工程檔案管理工作取得了一定的進(jìn)展，在人員配置、經(jīng)費(fèi)投入、設(shè)備配置上都取得了明顯的進(jìn)步。然而，在實(shí)際管理工作中，也不可避免地存在著領(lǐng)導(dǎo)者的不重視、管理制度的不健全、經(jīng)費(fèi)投入的不充足和管理人員的低素質(zhì)等問題。

3.2 重點(diǎn)工程檔案管理存在問題及成因

第一，重點(diǎn)工程檔案管理制度不完善。當(dāng)前，有些重點(diǎn)工程建設(shè)企業(yè)在檔案管理體制上存在著些許的問題，未能建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)，也沒有制定專門的規(guī)章制度。雖然有些企業(yè)制定了重點(diǎn)工程檔案管理制度，但是無法符合工程建設(shè)不斷發(fā)展的需要，并且未能將檔案管理制度落實(shí)到位，使得檔案管理相關(guān)的人員缺乏責(zé)任意識。究其原因在于領(lǐng)導(dǎo)者未能樹立強(qiáng)烈的檔案管理意識，沒有認(rèn)清重點(diǎn)工程檔案的重要性，在工程建設(shè)中，將關(guān)注的重點(diǎn)放在施工建設(shè)上，單純注重工程的質(zhì)量和安全問題；有些檔案管理人員由于沒有足夠的壓力與動力，在處理工作中往往抱著應(yīng)付的消極心態(tài)，使得重點(diǎn)工程檔案管理工作得不到順利、有效的開展。

第二，重點(diǎn)工程檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足。很多工程建設(shè)企業(yè)沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案室，即便有也存在設(shè)施不足的問題，更談不上做到檔案資料的安全保障和消防措施了，有些甚至存放在工程人員的辦公室中，雖然表面上節(jié)省了空間和查找的時間，但是無法保證檔案資料的安全性。這主要是因?yàn)橹攸c(diǎn)工程時間緊、任務(wù)重，管理機(jī)構(gòu)存在較大的臨時性，很難建立專門的檔案室；還有些建設(shè)企業(yè)認(rèn)為工程檔案的最終歸宿是企業(yè)檔案室，沒有必要再投入經(jīng)費(fèi)去配置檔案管理設(shè)施嗎，未能從思想上給予重視。

第三，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些企業(yè)中，專職的重點(diǎn)工程檔案管理人員只有少數(shù)，大多數(shù)檔案管理人員是兼職性的，有些是工程管理人員兼任，有些是辦公室人員兼任，這些人員并未接受專業(yè)的檔案知識與技能培訓(xùn)，又加上忙于本職工作，很難將足夠的精力投入到檔案管理中，更談不上做到規(guī)范地管理檔案。在這些因素的影響下，重點(diǎn)工程檔案的收集、分類與整理無法做到與工程建設(shè)進(jìn)度相契合，出現(xiàn)了管理滯后的現(xiàn)象，導(dǎo)致工程相關(guān)材料得不到規(guī)范管理。

4 完善重點(diǎn)工程檔案管理的對策建議

4.1 提升檔案管理思想認(rèn)識，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任

一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對重點(diǎn)工程檔案管理相關(guān)法律的宣傳教育力度，督促領(lǐng)導(dǎo)者強(qiáng)化檔案管理意識，保證領(lǐng)導(dǎo)者和職能部門真正增強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識，為重點(diǎn)工程檔案管理工作的有效開展提供前提和保證。

另一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確領(lǐng)導(dǎo)者在重點(diǎn)工程檔案管理中的責(zé)任，保證領(lǐng)導(dǎo)者加強(qiáng)與工程管理部門的溝通，爭取各個職能部門的支持與配合，真正將重點(diǎn)工程檔案管理提升到戰(zhàn)略發(fā)展的高度上，積極吸取各方提出的合理意見和建議，將重點(diǎn)工程檔案管理的領(lǐng)導(dǎo) 落實(shí)到位。

4.2 建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照國家和政府對重點(diǎn)工程檔案管理的規(guī)定，并結(jié)合本身實(shí)際情況和需求，制定重點(diǎn)工程檔案管理制度，明確對重點(diǎn)工程相關(guān)的圖紙、文件、技術(shù)材料等檔案信息的收集、分類、整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，提升重點(diǎn)工程檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。

其次，重點(diǎn)工程檔案管理應(yīng)當(dāng)被納入考評激勵機(jī)制的范圍之內(nèi)。在工程進(jìn)度、質(zhì)量、成本控制、組織管理的考核中，也必須對相關(guān)檔案的管理工作進(jìn)行考核，也就是在工程項(xiàng)目管理中加強(qiáng)檔案管理，激勵檔案管理人員增強(qiáng)檔案意識、規(guī)范重點(diǎn)工程檔案的收集、整理；還必須完善檔案管理制度，將責(zé)任制落實(shí)到具體的崗位中，以完善的制度和制度的真正落實(shí)保證檔案管理工作的實(shí)效。同時，建立激勵機(jī)制，緊抓檔案管理工作，將檔案管理目標(biāo)層層分解、落實(shí)，并將其提升到年度目標(biāo)的高度，不僅要督促領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)目標(biāo)責(zé)任，更要落實(shí)檔案管理人員的職責(zé)。

5 結(jié)語

新時期，重點(diǎn)工程檔案管理工作必須受到高度的重視，必須遵循嚴(yán)格的法律規(guī)定和管理標(biāo)準(zhǔn)，并不斷完善相關(guān)規(guī)章制度、提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，配合以嚴(yán)格的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制保證檔案管理質(zhì)量的有效提升。