新時期人事檔案管理制度的優(yōu)化研究

■姜 楊/中共東營市委黨校

一、前言

隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國步入了一個新的轉(zhuǎn)型期。人們也逐漸意識到了人事檔案在工作生活中的重要性，它記錄著個人的人生軌跡以及每個階段的工作經(jīng)歷。因此管理者對人事檔案的管理也逐漸的重視起來，但是傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已不符合現(xiàn)階段的管理要求，所以為了順應(yīng)時代的發(fā)展，人事檔案管理制度也要不斷地優(yōu)化，才能跟上時代的步伐。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理較為落后

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，電子信息技術(shù)也突飛猛進(jìn)，社會已經(jīng)步入了信息化飛速發(fā)展的新時代。在一些經(jīng)濟較為發(fā)達(dá)的國家，人事檔案已經(jīng)逐漸的由原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷碾娮尤耸聶n案，通過計算機網(wǎng)絡(luò)等工具實現(xiàn)了人事檔案的資源共享；這不但是社會信息化的重要變革，而且也是人事檔案管理方式的革命性轉(zhuǎn)變。目前我國人事檔案的管理與發(fā)達(dá)國家先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化管理相比，不管是在管理方法還是手段上都顯得極為的陳舊和落后。

（二）人事檔案管理模式過于單一

許多企業(yè)的人事檔案管理都是采用干部人事檔案管理制度。一般企業(yè)的內(nèi)部員工檔案為了方便進(jìn)行查找和利用都是由企業(yè)的上級部門進(jìn)行管理的，保密性和封閉性較強。這種單一的管理模式隨著社會經(jīng)濟管理結(jié)構(gòu)的改變、企業(yè)的不斷改革變得越來越不適應(yīng)。各種企業(yè)的不斷涌現(xiàn)，企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)也越來越多，員工的結(jié)構(gòu)更是變得越來越復(fù)雜，人員的流動性也在不斷的增強，這一系列的變化都是對人事檔案管理模式提出的要求和挑戰(zhàn)。

（三）阻礙人才流動，限制了人才的發(fā)展

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理制度由于保密性和封閉性較強，使得檔案都是被牢牢的控制在企業(yè)的范圍之內(nèi)，這不但阻礙了人才的流動，還影響了人力資源的優(yōu)化配置以及深入的開發(fā)。過度限制人才發(fā)展，在企業(yè)員工的自由以及工作的積極性方面都受到了極大影響，從而影響了工作的效率以及質(zhì)量，進(jìn)一步的影響了企業(yè)的發(fā)展，阻礙了社會經(jīng)濟的發(fā)展。

（四）利用人事檔案對員工進(jìn)行行政控制、謀取個人私利

由于傳統(tǒng)的人事檔案管理存在著嚴(yán)重的封閉性和內(nèi)部性，這讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能牢牢掌控住員工檔案，造就了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在管理行政方面的隨意性，把員工的人事檔案當(dāng)成操縱員工的工具，以顯示領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)威。對于領(lǐng)導(dǎo)不喜歡的員工就在他的個人檔案上增加不好的言論，這種把員工檔案當(dāng)成自己私權(quán)的手段，對員工檔案隨意進(jìn)行操控的行為，嚴(yán)重的影響了員工的發(fā)展。因員工的實際情況跟個人檔案描述的不一致，導(dǎo)致其他企業(yè)無法進(jìn)行正確的判斷，造成了人才的白白流失。

（五）人事檔案內(nèi)容的嚴(yán)重欠缺

傳統(tǒng)的人事檔案資源只是對人員過去情況進(jìn)行簡單的記錄，并沒有根據(jù)員工的實際動態(tài)加以描述記錄，不能真實的反應(yīng)人力資源的實際情況，這樣對人事檔案管理制度優(yōu)化以及發(fā)展的現(xiàn)實意義不大。同時，人事檔案在記錄過程中由于審核記錄內(nèi)容的意識不強，這也造就了檔案內(nèi)容中存在著許多學(xué)歷造假、謊報年齡的現(xiàn)象。

（六）人事檔案管理隊伍整體素質(zhì)不高

人事檔案管理的工作人員是直接接觸人事檔案的第一人，能力的高低，品行的優(yōu)劣都能對人事檔案的管理產(chǎn)生影響。我國的人事檔案的管理人員從整體水平上來看管理水平以及政治素養(yǎng)都不是很高，很多企業(yè)的檔案室都是由其他的部門進(jìn)行管理的，基層的工作人員中很多都是非正式的員工和外派的人員，還有一些企業(yè)的檔案室是由即將退休的工作人員在管理。他們當(dāng)中很多是沒有檔案管理這方面的知識的，信息化素質(zhì)方面也不高。而且我國人事檔案管理工作的隊伍人數(shù)還是較為緊張的，比如有一些大型的企業(yè)擁有上千份的人事檔案，但是只有一兩個非專業(yè)人士的管理人員來對這些檔案進(jìn)分類整理。

三、新時期人事檔案管理制度的改革和優(yōu)化

（一）加強對人事檔案重要性的宣傳

人事檔案管理部門可以以人事檔案為依據(jù)為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續(xù)，還可以辦理社會保險、確定退休年齡等等。因此要想讓人們從整體上正確的認(rèn)識人事檔案，就要充分利用每個地區(qū)以及當(dāng)?shù)氐钠髽I(yè)的發(fā)展特點，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)、報紙、廣播等媒體工具的力量，對人事檔案的重要性以及作用進(jìn)行廣泛的宣傳；讓人們開始全新的認(rèn)識人事檔案。同時將人事檔案科學(xué)合理的納入到企業(yè)的人力資源管理工作中。只有在企業(yè)內(nèi)部樹立了良好的檔案意識，才能有效的開展企業(yè)的人力資源管理工作。同時也可以使廣大的人們?nèi)罕娚羁痰恼J(rèn)識到在社會競爭日漸激烈的情況下，無論是企業(yè)之間的競爭還是地區(qū)之間的競爭都是圍繞人才進(jìn)行的。

（二）創(chuàng)新人事檔案的管理體制，豐富人事管理的多樣化，打破人才流動的壁壘

在我國經(jīng)濟體系的不斷發(fā)展和變革之下，隨著企業(yè)和員工雇傭關(guān)系的建立和接觸，人的根本屬性也開始在社會人和單位人之間進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在這種形式的影響下，我國的人事檔案管理也要順應(yīng)這種新的變化，由傳統(tǒng)的人事檔案向社會人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變，同時也要對人事檔案的管理制度進(jìn)科學(xué)的改革創(chuàng)新。目前市場經(jīng)濟飛速的發(fā)展，人才資源的屬性改變也隨之加大，人才的自由流動性也顯得更為的主要，人事檔案也要隨之發(fā)生相應(yīng)的變化以適應(yīng)當(dāng)下人才的流動趨勢。

（三）促進(jìn)人事檔案信息化的建設(shè)

實現(xiàn)人事檔案信息化管理是進(jìn)行人事檔案管理制度改革的重要目的。利用信息技術(shù)開發(fā)人事檔案資源、提升人事檔案的利用價值，實時的推進(jìn)人事檔案信息化的進(jìn)程。同時人事檔案信息化的建設(shè)也可以促進(jìn)人事檔案管理制度的改革，它們之間是相互促進(jìn)、相互聯(lián)系的關(guān)系。只有從傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中脫離出來，才能將每個地區(qū)的檔案資源變成信息數(shù)據(jù)加以保存，只有這樣才可以有效的提高人事檔案的利用率以及實現(xiàn)人事檔案的社會化。

（四）創(chuàng)建人事檔案監(jiān)督體系

新時期，對干部隊伍進(jìn)行廉政建設(shè)的工作，加大了對干部隊伍的審查力度，其中，干部隊伍的人事檔案中的年齡、履歷等造假事件頻頻被曝光，許多貪污腐敗官員紛紛落馬。之后對各省官員的人事檔案進(jìn)行了嚴(yán)格的核查；其中上百名的干部因為檔案問題而被停止任職。與此同時，社會也因為人事檔案的丟失、造假等問題出現(xiàn)了許多的人事糾紛案件。因此加強人事檔案的監(jiān)督、強化人事檔案的管控職能，建立科學(xué)合理的監(jiān)督體系已然成為了新時期的要求。

（五）建立高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍

要創(chuàng)建高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍，就要對檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)時間、課程內(nèi)容、培訓(xùn)效果提出更高的要求。由于企業(yè)的檔案管理隊伍人數(shù)較少，因此企業(yè)可以邀請人事檔案管理方面專業(yè)的人士對本公司的檔案管理員進(jìn)行更深層次的培訓(xùn)，嚴(yán)格把控培訓(xùn)的課程內(nèi)容，使其能真正運用到檔案管理的工作中。這樣不但能促進(jìn)人事檔案管理工作的進(jìn)步，還能提高檔案管理的工作能力。同時，加強對檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，制定企業(yè)關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度，對違反規(guī)定的工作人員嚴(yán)懲不貸。

四、結(jié)語

在經(jīng)濟飛速的發(fā)展，企業(yè)日漸增多的社會，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式和制度已經(jīng)無法滿足新社會對人事檔案管理的需求。本文主要對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式引起的人才流動問題、管理腐敗問題、檔案內(nèi)容問題、管理隊伍問題以及信息技術(shù)應(yīng)用的問題進(jìn)行了分析，提出了加強人事檔案重要性的宣傳、改革人事檔案管理制度，打破人才流動的壁壘、加強人事檔案信息化的建設(shè)、構(gòu)建監(jiān)督體系、創(chuàng)立高素質(zhì)管理隊伍等方面的改革與優(yōu)化措施，以滿足相關(guān)部門和企業(yè)對人才信息資源的需求。