關(guān)于機關(guān)辦公室管理工作的思考

■鄭忠彬/淮安市淮陰區(qū)機關(guān)事務(wù)管理辦公室

隨著當(dāng)今經(jīng)濟的飛速發(fā)展，許多企業(yè)也在不斷的進行改革與進步，使得市場的競爭愈加激烈，如果公司想要在市場環(huán)境中獲得更多的競爭力，就必須要加強對企業(yè)的管理力度，從而使企業(yè)得到不斷調(diào)整和完善管理方法，企業(yè)內(nèi)部管理的一個最重要的環(huán)節(jié)就是機關(guān)辦公室管理工作，其在企業(yè)管理中占有非常重要的地位，加強對機關(guān)辦公室管理工作的研究就具有了十分重要的現(xiàn)實意義。

一、機關(guān)辦公室管理工作的重要性

（一）有利于實現(xiàn)企業(yè)各部門之間的信息交流

辦公室是現(xiàn)代企業(yè)的重要部門之一，其主要的作用是將一些重要的信息傳達到企業(yè)，在企業(yè)中扮演的溝通企業(yè)層次結(jié)構(gòu)的角色，這一點主要體現(xiàn)在：第一，辦公室的管理人員應(yīng)該及時向下屬部門傳達上級的相關(guān)政策和決策，這會在很大的程度上起到一個監(jiān)督下屬部門工作的作用；第二，辦公室管理人員可以及時的向上級部門反饋下屬部門之間的信息與問題，這能加強企業(yè)上下級之間信息交流，讓上級能夠有足夠的時間來探討并且將問題加以解決，也能夠及時向其下屬部門提出關(guān)鍵性的意見與建議，以促進管理決策者能夠做出較為符合基層實際的工作。所以在某種程度上，這大大加強了下屬部門對于企業(yè)決策的參與權(quán)力，同時也加強了部門之間的相互協(xié)調(diào)能力，使企業(yè)管理具有更快的效率。

（二）有利于實現(xiàn)辦公室管理的參與權(quán)

機關(guān)辦公室管理工作非常有利于加強各個部門之間信息的交流共享，并且能夠根據(jù)實際情況向企業(yè)管理者提出一些有利于企業(yè)建設(shè)的建議，另一方面也十分有利于實現(xiàn)機關(guān)辦公室管理工作的參與。管理者在要向其管理的辦公室傳達全體信息時，要對這些信息進行過濾與篩選，確保其傳達的信息是非常準(zhǔn)確的，這會使管理者所傳達的決策能夠得以有效快速的實施。更為重要的是，辦公室的人員應(yīng)該及時分析和確認(rèn)獲得信息是否符合管理者的要求，從而不斷提高管理者提出的決策方案的有效性，這非常有利于提高決策方案的完善性，并且同時實現(xiàn)對于下屬部門的監(jiān)督。當(dāng)企業(yè)發(fā)生一些公關(guān)危機時，辦公室的管理人員也可以根據(jù)實際情況及時提出一些有效合理的建議，從而使問題能夠及時的得以解決。

二、如何做好機關(guān)辦公室管理工作

（一）做好協(xié)調(diào)工作與統(tǒng)籌兼顧

與領(lǐng)導(dǎo)部門和其他職能部門相比，辦公室需要做更多的工作，其具有較強的綜合性。無論在哪個企業(yè)，辦公室的作用都是溝通與協(xié)調(diào)上下級部門，將企業(yè)的各個方面進行聯(lián)絡(luò)，這樣能使得企業(yè)的正常工作按部就班的順利進行。如果將企業(yè)當(dāng)作一個人來看待，企業(yè)的決策部門就相當(dāng)于人體的大腦，而辦公室就起到了人體中樞神經(jīng)的作用，即使辦公室工作是在其管理者的決策中進行的，但對于最終的決定，其決策是無權(quán)決定的，其沒有對于職能部門的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，并不能代替職能部門去完成各種問題的處理。辦公室是要過問職能部門的工作，并且需要輔助其管理者進行管理的工作。其實一些領(lǐng)導(dǎo)人的工作也并不能親自完成，例如秘書、發(fā)送與接收等工作，都需要辦公室的參與進行管理，由此可以看出，機關(guān)辦公室管理工作涉及了大量的部門，其工作的內(nèi)容非常繁雜，因此搞好各個辦公室之間的相互協(xié)調(diào)就顯得尤為重要。

（二）加強管理過程中的制度建設(shè)

制度的建立應(yīng)該保證對于工作流程的制定與工作流程的高效率管理的規(guī)范化。系統(tǒng)建設(shè)過程十分復(fù)雜，其涉及的領(lǐng)域也非常之廣，所以在日常處理機關(guān)辦公室管理工作的時候，要不斷的完善其規(guī)章制度，制定的規(guī)章制度應(yīng)該對于員工起到約束的影響，使他們能夠更好的完成其本職工作，從而避免了員工在工作的過程中的雜亂無章，出現(xiàn)一個混亂的局面，導(dǎo)致影響到企業(yè)的整體發(fā)展。

（三）合理分工辦公室的內(nèi)部機構(gòu)

在辦公室的內(nèi)部組織合理的分工，以實現(xiàn)辦公室的科學(xué)化管理。辦公室是企業(yè)中的核心樞紐，其具備了企業(yè)不可缺少的咨詢服務(wù)等重要工作，所以只有對于辦公室的內(nèi)部機制進行優(yōu)化，從而實現(xiàn)對于機關(guān)辦公室管理工作的科學(xué)性。明確部門之間職責(zé)的差別，在細(xì)分每個崗位之前，應(yīng)該明確每個部門應(yīng)該擁有的權(quán)限與職責(zé)。只有這樣，每個崗位才能正確履行自己的職責(zé)，使每個部門的工作效率得到大大的提升，避免個部門之間相互逃避與推卸責(zé)任。根據(jù)高效率的原則來進行崗位和人員的安排，讓人員的支出盡可能的減少，同時實現(xiàn)人員配置的合理化，以確保用最少的人力來正常完成工作，提高每個員工的工作效率。

（四）不斷加強辦公室人員的綜合素質(zhì)

為了培養(yǎng)符合社會發(fā)展所需要的素質(zhì)，辦公室的人員不僅需要掌握一些基本的寫作技能和溝通技巧，還需要掌握一些其他方面的能力，例如法律和計算機等方面。在招聘辦公室的工作人員時要嚴(yán)格把關(guān)，多引進一些比較專業(yè)的人才，這樣才能讓機關(guān)辦公室管理工作更好的完成。

三、如何完善企業(yè)的經(jīng)營管理

（一）準(zhǔn)確定位，把握方寸

機關(guān)辦公室管理工作是企業(yè)經(jīng)營管理的核心機構(gòu)，其擁有著整個企業(yè)最重要的職責(zé)和任務(wù)，結(jié)合企業(yè)的實際情況和個人在辦公室工作中的精準(zhǔn)定位，如何把握這兩者之間的權(quán)重是至關(guān)重要的，特別是要正確的理解機關(guān)辦公室管理工作的責(zé)任，更要每個員工認(rèn)識到自己的責(zé)任，才能讓各項工作得以更好的開展，也可以更好的精確自己的定位。嚴(yán)格遵守工作標(biāo)準(zhǔn)，即要企業(yè)的每個員工嚴(yán)格遵守各項工作的紀(jì)律，機關(guān)辦公室管理工作往往涉及到很廣泛的領(lǐng)域，在處理每個工作任務(wù)時，適當(dāng)?shù)恼莆蘸侠淼姆执?，明確自己應(yīng)該做什么，牢記自己不能做什么，以精準(zhǔn)的力度拿捏這兩者的關(guān)系，這就是機關(guān)辦公室管理工作的關(guān)鍵所在。

（二）注重協(xié)調(diào)，以誠待人

機關(guān)辦公室管理工作通常需要處理各種各樣的具體事務(wù)，通常需要完成一些比較繁重的任務(wù)，有時也會遇到時間緊迫的情況，所以讓人覺得無從下手，例如辦公室行政事務(wù)的管理與協(xié)調(diào)等。面對的具體事務(wù)，辦公室的管理者必須充分運用管理的藝術(shù)，更好地促進工作進度，筆者認(rèn)為主要可以從以下三個方面展開工作：第一，注重企業(yè)員工之間的協(xié)調(diào)與溝通，這對于機關(guān)辦公室管理工作是非常重要的因素，只有通過良好的協(xié)調(diào)與溝通，機關(guān)辦公室管理工作才能得到其他所有部門的理解與支持；第二，運用藝術(shù)化的方法去處理具體的事務(wù)，例如語言藝術(shù)，與其他部門進行溝通工作的時候，要保持謙虛的心態(tài)，而不是表現(xiàn)出一格傲慢、目中無人的形象，這會導(dǎo)致交流的壓力增大，所以注意語言的使用藝術(shù)是非常重要的；第三，營造出一個互信互助的氛圍。辦公室與其他部門之間要建立互信互助的氛圍，這就要求辦公室的工作人員在日常的工作當(dāng)中要用心、真誠的對待他人，只有這樣，我們才能夠獲得更好的尊重與信任。

（三）效率為先，表率模范

辦公室是系統(tǒng)組織對外的形象窗口，因此，我們在具體從事辦公事務(wù)的時候要注重效率，處理具體工作時，要注重時間節(jié)點，加快作業(yè)速率，不斷提升自我工作的效率；同時，作為辦公室的管理者要遵守單位的各項工作紀(jì)律，發(fā)揮出先鋒帶頭作用，從我做起，從小事做起，以高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求對待自我。此外，作為企業(yè)組織系統(tǒng)要加強管理工作的監(jiān)督，創(chuàng)建監(jiān)督平臺，加大監(jiān)督問責(zé)的執(zhí)行力度，切實發(fā)揮出監(jiān)督機制的作用和價值，促進企業(yè)長效發(fā)展。

（四）培育人才，適應(yīng)常態(tài)

在社會經(jīng)濟發(fā)展的常態(tài)下，企業(yè)和崗位都對于對勞動者提出了更高的素要求質(zhì)和技能要求。在這種情況下，辦公室管理者就必須要加強提高自身的全面素質(zhì)，以便于更好地適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展的新要求。筆者認(rèn)為在實際操作中可以從以下四個方面著手：第一，從辦公室的工作人員出發(fā)，讓辦公室的工作人員充分認(rèn)識到對于辦公室工作的質(zhì)量和技能要求的緊迫性與迫切性，完成由“被動學(xué)習(xí)”到“主動學(xué)習(xí)”的轉(zhuǎn)變；第二，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍。作為一個企業(yè)，應(yīng)該提供各種各樣的學(xué)習(xí)平臺與機會，營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，讓每個員工能都夠得到更好的學(xué)習(xí)；第三，加強檢查獎懲力度，建立相應(yīng)的考核機制，通過考試的手段和方法，讓每個員工加強學(xué)習(xí)，并且樂于學(xué)習(xí)，形成一種全員學(xué)習(xí)的企業(yè)文化，讓學(xué)習(xí)成為一種正能量傳遞給每個員工，讓每個辦公室人員在學(xué)習(xí)的過程中，提高自身素質(zhì)，加強職業(yè)技能，不斷的適應(yīng)全新的工作環(huán)境；第四，根據(jù)企業(yè)的實際情況，適當(dāng)引進高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)行政人才。通過對于專業(yè)人才的引進，企業(yè)可以使用年輕的辦公室管理人員來替換老員工，使機關(guān)辦公室管理哦工作變得越來越有活力。

四、結(jié)語

總而言之，在社會的新常態(tài)下，積極發(fā)揮辦公室的作用，科學(xué)服務(wù)企業(yè)的發(fā)展，不僅是辦公室的本職要求，也是企業(yè)對于辦公室工作的基本要求。本文對如何做好辦公室工作展開探討，提出了準(zhǔn)確定位、把握方寸，注重協(xié)調(diào)、以誠待人，效率為先、表率模范，培育人才，適應(yīng)常態(tài)等建議，對于辦公室管理實務(wù)工作具有一定的實踐價值和意義。