事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理

丁莉

摘 ? 要：隨著社會(huì)體系的不斷完善，“以人為本”理念深入人心，人性化管理在當(dāng)今社會(huì)應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，在目前事業(yè)單位檔案管理工作中也引入了人性化管理理念，既保證了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展也促進(jìn)了社會(huì)的和諧穩(wěn)定。本文以人性化管理對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的意義為出發(fā)點(diǎn)，簡(jiǎn)單分析了人性化管理應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作中的作用，并提出了實(shí)現(xiàn)人性化管理的一些建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 ?檔案管理 ?人性化管理 ?途徑

中圖分類號(hào)：G27 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）06（b）-0165-02

在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作發(fā)揮著十分重要的作用，其不僅記載著事業(yè)單位的歷史發(fā)展，也為事業(yè)單位后續(xù)的發(fā)展指明方向，并提供數(shù)據(jù)參考[1]。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的種類也越來(lái)越多，這對(duì)檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，而隨著人性化管理理念的不斷發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用人性化管理有助于檔案管理工作效率的提高，也有助于推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

1 ?人性化管理在事業(yè)單位檔案管理工作中的意義

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，人們通常使用的是“物本管理”的管理方式，檔案管理人員的主要工作內(nèi)容是對(duì)檔案進(jìn)行整理、保管、使用等，很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，這種方式基本滿足了事業(yè)單位發(fā)展的需要。隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作更加復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需求，在這個(gè)基礎(chǔ)上人性化管理理念應(yīng)運(yùn)而生。人性化管理理念充分體現(xiàn)了“以人為本”的社會(huì)主義科學(xué)發(fā)展觀，實(shí)現(xiàn)了人與人之間的平等尊重，使事業(yè)單位的工作環(huán)境更加和諧溫馨。在事業(yè)單位中有很多部門(mén)，各部門(mén)之間的有效合作才可以保證事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，人性化管理可以在各部門(mén)之間起到潤(rùn)滑的作用，從而使事業(yè)單位能高效運(yùn)轉(zhuǎn)，有力促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2 ?事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理的作用

人性化管理的有效應(yīng)用對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作具有十分重要的作用，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 管理方式的改變

傳統(tǒng)的檔案管理方式是將人作為經(jīng)營(yíng)的主體，對(duì)于人員自身的需求、情緒都較為忽視，有時(shí)甚至?xí)圃烊藛T之間的矛盾，不利于檔案管理工作的有效開(kāi)展，也不利于事業(yè)單位內(nèi)部的和諧穩(wěn)定。人性化管理是以人的內(nèi)心需求為出發(fā)點(diǎn)，讓人來(lái)作為管理的主體，實(shí)現(xiàn)管理的目的，通過(guò)對(duì)人們內(nèi)心需求的管理促進(jìn)人們進(jìn)行自我價(jià)值的提升，鼓勵(lì)人們通過(guò)知識(shí)與技能的不斷學(xué)習(xí)來(lái)促進(jìn)自身的發(fā)展[2]。

2.2 管理制度的柔化

傳統(tǒng)的檔案管理方式剛性有余而柔性不足，嚴(yán)格的管理制度一定程度上確實(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)員工行為的約束，但也容易引起員工的不滿情緒。人性化管理方式是柔性的管理方式，主要是通過(guò)分析員工的心理特點(diǎn)，再輔以一定的手段激發(fā)員工的創(chuàng)造力與行動(dòng)力，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，做到“物盡其用，人盡其才”，從而整體提高事業(yè)單位的運(yùn)行效率，更好地為人民群眾服務(wù)。

2.3 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作中的核心，因此要想實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理就需要提高管理人員的素質(zhì)與專業(yè)水平，利用人性化管理可以根據(jù)管理人員的自身水平對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，也可以為管理人員創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，整體提高管理人員的素質(zhì)，進(jìn)而提高事業(yè)單位所有員工的素質(zhì)與服務(wù)意識(shí)，從而提升事業(yè)單位的整體形象。

3 ?人性化管理應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作中的建議

要想通過(guò)人性化管理來(lái)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作效率的提高就需要采取科學(xué)合理的方法，在此提出幾點(diǎn)人性化管理應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作中的建議，以供參考。

3.1 更新管理理念

為了滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展需求，檔案管理工作相關(guān)負(fù)責(zé)人需要不斷更新管理理念，將管理方向向人性化做轉(zhuǎn)移，充分發(fā)揮事業(yè)單位的服務(wù)性，不斷挖掘服務(wù)對(duì)象的實(shí)際需求，并將服務(wù)對(duì)象的實(shí)際需求作為檔案管理的工作重點(diǎn)，同時(shí)檔案管理人員要充分利用自身的專業(yè)知識(shí)滿足服務(wù)對(duì)象的實(shí)際需求，使服務(wù)工作更上一層樓[3]。例如，在事業(yè)單位檔案管理實(shí)際工作中，為了方便各部門(mén)人員查閱資料與查詢信息，檔案管理人員可以將各部門(mén)的檔案進(jìn)行分類并分開(kāi)保管，也可以將部門(mén)中上下級(jí)之間的人事檔案進(jìn)行分層，可以及時(shí)的滿足人們檔案查詢與使用的需求。

3.2 優(yōu)化管理方法

在實(shí)際事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案類型較多，信息也較為復(fù)雜，檔案管理的主要工作內(nèi)容就是將這些檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化、規(guī)范化、簡(jiǎn)單化的管理、記錄與保存，便于人們查詢和使用。因此要想實(shí)現(xiàn)更高效的檔案管理工作就要不斷優(yōu)化改進(jìn)管理方法，積極引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理方式，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等等。相關(guān)檔案管理人員也可以采用線上管理與線下管理相結(jié)合的管理方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)管理，并提高管理和使用的效率。例如，在對(duì)事業(yè)單位員工進(jìn)行人事檔案信息的收集工作時(shí)可以采用線上收集與線下收集相結(jié)合的方式，以此提高人事檔案信息的全面性與完整性，同時(shí)建立線上線下同步的個(gè)人檔案，從而提高檔案信息的管理效率與使用效率。

3.3 創(chuàng)造良好的管理環(huán)境

良好的管理環(huán)境可以有效提高檔案管理工作效率，管理環(huán)境由內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境組成。外部環(huán)境指的是檔案管理人員所處的工作環(huán)境，包括辦公地點(diǎn)、辦公設(shè)備、室內(nèi)環(huán)境等，良好的外部環(huán)境可以為檔案管理人員的工作提供便利條件，降低檔案管理人員的工作難度，并且可以使檔案管理人員時(shí)刻因?yàn)閮?yōu)美的環(huán)境保持著工作積極性[4]。內(nèi)部環(huán)境指的是工作人員之間的工作氛圍與各部門(mén)的相互配合，在檔案管理工作中可以通過(guò)融入大量的人性化內(nèi)容來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的個(gè)性化體現(xiàn)，使檔案管理人員之間的氛圍和諧溫馨，生動(dòng)活潑，從而提高工作效率。良好的管理環(huán)境也更加體現(xiàn)了人性化管理的特點(diǎn)，也保證了事業(yè)單位的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，更好地為社會(huì)與公眾提供服務(wù)。

3.4 完善人性化管理制度

現(xiàn)階段事業(yè)單位中的人性化管理還處在傳統(tǒng)管理理念向人性化管理理念過(guò)渡的階段，在傳統(tǒng)的檔案管理制度中還存在著較多生硬、刻板的條例與規(guī)范，并沒(méi)有體現(xiàn)出“以人為本”的人性化管理原則，對(duì)于員工不夠尊重與關(guān)心[5]。因此，檔案管理負(fù)責(zé)人要在原有的管理制度中融入更多的人性化元素，使檔案管理工作更有人情味，使檔案管理人員在工作中感受到重視、尊重與認(rèn)可，從而提高檔案管理工作效率。另外，要注重檔案管理人員專業(yè)知識(shí)與服務(wù)意識(shí)的提升，通過(guò)人性化管理實(shí)現(xiàn)定期對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的考核與培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與責(zé)任心，同時(shí)鼓勵(lì)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)、自我超越。還可以通過(guò)制定合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制約束檔案管理人員的行為，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性與主動(dòng)性，整體提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

4 ?結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人性化管理是事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢(shì)，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用人性化管理有助于檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升，也能更好地滿足服務(wù)對(duì)象的實(shí)際需求，滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。因此，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，營(yíng)造良好的管理環(huán)境，不斷完善人性化管理制度，更好地為社會(huì)服務(wù)、為人民服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[4] 周穎.淺析事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理[J].現(xiàn)代營(yíng)銷(xiāo)：信息版，2019（3）：148.

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