辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究

譚其霞 山東省濰坊市臨朐縣環(huán)境衛(wèi)生中心 山東濰坊 262600

引言

文書檔案的收集、歸檔工作是事業(yè)單位日常管理和運(yùn)行的重要內(nèi)容之一，做好檔案工作對于事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的意義。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，事業(yè)單的管理運(yùn)行所面對的內(nèi)部、外部環(huán)境也發(fā)生了巨大的變化，事業(yè)單位要想在新時期獲得進(jìn)一步的發(fā)展，如何加強(qiáng)檔案管理工作成為了當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展中必須要解決的一個重要問題。

1.新時期辦公室文書檔案收集與歸檔管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 檔案形式與內(nèi)容多樣化

以往事業(yè)單位的文書檔案主要以紙質(zhì)檔案、文字檔案的形式為主。而隨著辦公自動化、信息化的發(fā)展，當(dāng)前事業(yè)單位中的文書檔案的形式和內(nèi)容也變得更加多樣化。檔案的載體由紙質(zhì)逐漸向數(shù)字化介質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，文書檔案在各個部門之間的傳遞、交接也主要依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。在這種情況下，就使得文書檔案的收集歸檔工作的內(nèi)容大大增加，必須要從多個方面對檔案進(jìn)行有效的管理，如何保證檔案收集、歸檔的完整性、準(zhǔn)確性成為了一個重要的問題。

1.2 檔案使用價值和使用頻率提升

文書檔案的收集、歸檔工作本質(zhì)上是對檔案中的有價值的信息進(jìn)行收集、整理、加工、管理的一個過程。隨著當(dāng)前事業(yè)單位對于檔案中所蘊(yùn)含的信息價值越來越重視，對于檔案的使用頻率也越來越高。這就對事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的要求，保證文書檔案收集的時效性與質(zhì)量，充分發(fā)揮其在事業(yè)單位中的參考作用和推動效果，給事業(yè)單位帶來更大的經(jīng)濟(jì)、社會效益成為了當(dāng)前文書檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1.3 檔案收集和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了充分發(fā)揮文書檔案的應(yīng)用價值，首先就要保證檔案收集和歸檔工作具有較高的質(zhì)量。而為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須要推動檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)劃化采集和歸檔工作，根據(jù)檔案的種類、所包含的信息資源價值等對其進(jìn)行有效的處理成為了事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的一個重要方向。

2.辦公室文書檔案收集與歸檔工作的現(xiàn)實(shí)困境

當(dāng)前在事業(yè)單位辦公室文書檔案的收集歸檔工作中還存在著一些問題，對工作的質(zhì)量和效率造成了較大的影響，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）單位內(nèi)缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到個人，進(jìn)而導(dǎo)致了文書檔案的收集歸檔工作的效率和質(zhì)量不高，經(jīng)常在文書檔案的收集歸檔上出現(xiàn)一些問題，例如檔案缺乏規(guī)范性，格式、命名不規(guī)范，存放雜亂無序，內(nèi)容不全、不完整，文書檔案整體歸檔率偏低等問題。（2）檔案資料的收集處理方法落后，相關(guān)的信息化建設(shè)沒有得到有效的支持，電子檔案、檔案的多媒體處理等沒有落實(shí)，從而導(dǎo)致了文書檔案的管理工作效率低下，各部門之間的溝通和信息共享也存在著一定的困難。（3）檔案管理工作缺乏高素質(zhì)的人才，由于事業(yè)單位的檔案管理人員不少是從其他崗位上轉(zhuǎn)崗過來，對于檔案管理工作不了解、不熟悉，相關(guān)的專業(yè)知識缺乏。再加上部分檔案管理人員缺乏職業(yè)責(zé)任感、工作積極性，缺乏對收集、歸檔工作的重視，檔案管理意識薄弱，從而導(dǎo)致了在文書檔案的收集歸檔上容易出現(xiàn)差錯，對文書檔案的有效利用造成了一定的影響。

3.創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的措施

3.1 完善文書檔案收集和歸檔管理制度和工作流程

事業(yè)單位文書檔案的收集和歸檔管理工作必須要以完善的制度作為基礎(chǔ)。事業(yè)單位要根據(jù)國家、單位的相關(guān)規(guī)定、辦法和條例建立起完善的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對各部門、個人手中分散的檔案資料進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。其次，要要按照相關(guān)的公文處理、立卷規(guī)定以及檔案質(zhì)量管理要求，對公文的起草、審核、印刷、傳遞、執(zhí)行以及文件的整理歸檔等過程進(jìn)行監(jiān)督，保證所收集的檔案具有較高的質(zhì)量。第三，辦公室檔案管理人員要積極參與到文書的簽收登記、審核、批辦、簽注等工作當(dāng)中，從而有效的掌握文書檔案的內(nèi)容、要求、時間等要素。

3.2 注重對文書檔案的開發(fā)應(yīng)用

文書檔案的收集、歸檔最終是服務(wù)與事業(yè)單位的管理和運(yùn)營工作，因此檔案管理人員在檔案的管理中就必須要以檔案的開發(fā)利用為基礎(chǔ)，綜合考慮當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際需求，單位業(yè)務(wù)狀況為導(dǎo)向，明確檔案工作職責(zé)，加強(qiáng)與各部門、科室的良好協(xié)作關(guān)系，并利用各種先進(jìn)技術(shù)提高檔案收集、歸納的效率和質(zhì)量，為文書檔案資源的開發(fā)利用提供有利的條件，保證檔案的收集歸檔工作能夠?yàn)槭聵I(yè)單位新時期發(fā)展過程中各種問題或者各種爭議性或歷史遺留問題的解決提供重要的參考依據(jù)，

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

高素質(zhì)的檔案人才是事業(yè)單位文書檔案的管理和開發(fā)工作有效進(jìn)行的重要保障。因此在單位必須要重視對檔案人才的培養(yǎng)，通過對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和政治思想素質(zhì)進(jìn)行的培訓(xùn)，從而使其具有良好的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)責(zé)任感，進(jìn)而更好的完成檔案收集與歸檔工作，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)充分開發(fā)和利用檔案資源，為事業(yè)單位的發(fā)展提供良好的檔案服務(wù)。此外，還可以通過在單位內(nèi)加強(qiáng)對檔案工作的宣傳力度，使單位管理層以及全體職工的檔案意識得到提高，使其能夠積極的配合和支持檔案收集工作。

結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案的收集、歸檔管理工作對于事業(yè)單位的管理、運(yùn)行和發(fā)展有著非常重要的意義。因此，事業(yè)單位必須要針對當(dāng)前檔案管理中存在的一些問題，積極采取措施，提高文書檔案的收集、歸檔效率和質(zhì)量，從而使檔案資源的價值能夠得到充分的發(fā)揮。