企業(yè)電子文件管理的思考

蘇方偉 陸燕 福建寧德核電有限公司

前言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展與普及，迎來了企業(yè)活動數(shù)字化、信息化的高潮，某核電站逐步建立了信息管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的流程，許多日常工作可直接使用計算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)在線辦理，如企業(yè)內(nèi)部工作文件包審查流程，圖書采購申請流程、文印服務(wù)流程、海報發(fā)布流程等。隨著業(yè)務(wù)電子化程度不斷提高，公司信息資源愈來愈多的以電子形式存在。如何做好電子文件的管理與歸檔工作，已經(jīng)成為新時代檔案工作的重要組成部分，也成為企業(yè)檔案管理面臨的最大挑戰(zhàn)與難題。

1 基本概念與特點

1.1 電子文件定義

最近頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T 18894-2016中，電子文件的定義為：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

1.2 電子文件特點

（1）依賴性：即對硬件和軟件的相對依賴性。電子文件一般是由數(shù)字設(shè)備生成的，產(chǎn)生于一定的硬件和軟件環(huán)境。以前由于信息技術(shù)發(fā)展水平的制約，數(shù)字產(chǎn)品的硬件、軟件更新?lián)Q代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環(huán)境存在依賴性。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實性保證方面的問題還需要從文件的生成運(yùn)行過程中采取管理和技術(shù)措施進(jìn)一步研究解決。

（2）非直讀性：電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數(shù)字設(shè)備和相關(guān)軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長期可讀性。

（3）分離性：與紙質(zhì)文件相比，電子文件的載體與其信息的結(jié)合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對于信息內(nèi)容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。

（4）復(fù)雜性：電子文件的種類、表現(xiàn)形式繁多，其結(jié)構(gòu)復(fù)雜，增加了電子文件歸檔管理的難度。電子文件背景信息和元數(shù)據(jù)對保證電子文件的真實性、完整性、長期可讀性更加重要，而且與電子文件本身的結(jié)合也是松散的，需要采取人為干預(yù)措施和技術(shù)手段才能使背景信息和元數(shù)據(jù)同時歸檔。

（5）便利性：電子文件是依托于網(wǎng)絡(luò)以及軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)行利用，其信息共享與利用的優(yōu)點得到了最大化的發(fā)揮，信息共享相對比較便利，在標(biāo)準(zhǔn)化的前提下，信息共享可以無障礙實現(xiàn)，可不受地域與時間的限制。

（6）安全性：如何保證其信息安全相對比較復(fù)雜，除了采取必要的管理措施外，還要有相應(yīng)的技術(shù)手段來保證信息利用、傳輸?shù)陌踩Ｃ堋?/p>

2 企業(yè)電子文件管理面臨的問題

2.1 技術(shù)問題

業(yè)務(wù)系統(tǒng)有數(shù)百個, 電子文件種類、格式、依賴的軟硬件環(huán)境繁雜多樣；系統(tǒng)投用數(shù)十年,目前已產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)未予以歸檔，形成一個個信息孤島，這種現(xiàn)象在信息化建設(shè)的起始階段十分的普遍。

2.2 管理問題

在建設(shè)初期，信息化未像目前這樣普及，且電子文件數(shù)量不多，未能引起足夠的重視，不少信息系統(tǒng)的建設(shè)中，缺少電子文件管理的功能設(shè)計，忽略了與電子文件歸檔相配套的功能，致使出現(xiàn)對電子文件沒有進(jìn)行及時整理、鑒定和歸檔的現(xiàn)象。

3 企業(yè)電子文件管理的思考

3.1 貼近用戶需求，開展試點項目

公司采購業(yè)務(wù)流程已經(jīng)電子化，但采購過程中仍有一些需要?dú)w檔的紙質(zhì)文件，且這類文件種類多、數(shù)量大、遞增快、占地面積大，導(dǎo)致采購人員需要同時處理紙質(zhì)文件與電子文件，管理成本巨大。故合同采購部門首先提出了采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子歸檔的需求。

文檔管理部門通過對同行及國內(nèi)電子文件歸檔試點項目調(diào)查研究，在符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)要求的前提下，以節(jié)省檔案保管空間，降低管理成本，提高利用效率為目的，開展了采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔工作。

3.2 采用技術(shù)手段，加強(qiáng)“四性”檢測

公司電子歸檔平臺設(shè)置電子文件四性檢測功能，該功能具有普適性，可以應(yīng)用在歸檔平臺采集、整理、移交、接收、利用的各個環(huán)節(jié)，也能夠被不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)，不同文檔管理系統(tǒng)和電子文件存儲系統(tǒng)或服務(wù)器等調(diào)用。檢測要點如下：

真實性檢測：對電子文件的來源真實性、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、內(nèi)容實性、元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)一致性、歸檔信息包的真實性進(jìn)行檢測。

完整性檢測：對電子文件數(shù)據(jù)總量、元數(shù)據(jù)完整性、內(nèi)容完整性和歸檔信息包的完整性進(jìn)行檢測。

可用性檢測：對電子文件元數(shù)據(jù)可用性、軟硬件環(huán)境、歸檔信息包可用性進(jìn)行檢測。

安全性檢測：對電子文件歸檔信息包病毒、歸檔載體安全性及歸檔過程安全性進(jìn)行檢測。

3.3 設(shè)置預(yù)歸檔模塊，增加人工驗證

采購結(jié)束的項目，由文件管理人員使用系統(tǒng)的預(yù)歸檔功能對采購電子文件材料及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行初步的整理與組卷，形成電子文件包（對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、命名有一定的規(guī)范要求）。

檔案管理員使用系統(tǒng)的電子檔案管理模塊對整理好的文件進(jìn)行檢查，不通過的返回，由文件管理人員重新整理；檢查通過后，由系統(tǒng)根據(jù)組卷規(guī)則自動組卷歸檔。

4 總結(jié)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，及人們認(rèn)知的提高和對電子文件需求的擴(kuò)大，電子文件歸檔過程中，一些困擾著我們的技術(shù)難題也在逐步的解決，管理措施與制度也不斷的完善中。因此，根據(jù)電子文件自身的特點，制定出一套合理、可行的電子文件管理方案，有效地保證電子文件的管理與利用，是每一個文檔管理人員思考的重要問題。