口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)途徑探討

張?zhí)烀?黑龍江省口腔病防治院 黑龍江哈爾濱 150001

規(guī)范化管理即標(biāo)準(zhǔn)化管理，這是當(dāng)前整個(gè)社會(huì)各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域，所倡導(dǎo)的管理理念，在口腔醫(yī)院的檔案管理工作中，也應(yīng)當(dāng)加以推廣、應(yīng)用，這能夠幫助提升口腔醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量、成效與安全性【1】。為此，我們應(yīng)當(dāng)將口腔醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)作為一個(gè)重要的課題，積極加強(qiáng)相關(guān)的研究、探討與實(shí)踐。

一、口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的必要性

口腔醫(yī)院檔案管理工作，主要是對(duì)醫(yī)院治療、患者、科研以及行政、人事等方面的信息，進(jìn)行收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用，事關(guān)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)、發(fā)展以及口腔醫(yī)療科研和患者的切身利益，所以其在在口腔醫(yī)院的整個(gè)管理任務(wù)體系當(dāng)中，占據(jù)著非常重要的地位?，F(xiàn)目前，隨著業(yè)務(wù)量的增多，以及行業(yè)、國(guó)家要求日益的嚴(yán)格，所以口腔醫(yī)院檔案管理工作量變得非常龐大，各種資料、信息顯著增多，這就不僅加大了口腔醫(yī)院檔案管理工作壓力，同時(shí)還使得口腔醫(yī)院檔案管理工作變得更加的繁瑣、復(fù)雜，導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，非常容易出現(xiàn)各種問題，工作質(zhì)量、效率變得相當(dāng)?shù)拖?，甚至可能出現(xiàn)檔案信息安全方面的問題【2】。而要想克服這個(gè)困境，我們就必須要積極的推進(jìn)口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)，以更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方式落實(shí)檔案管理工作，使原本繁瑣、復(fù)雜的檔案管理過程變得更加有序，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量、成效與安全性，更好的服務(wù)于醫(yī)院、科研和患者。

二、當(dāng)前口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化存在的問題

（一）檔案管理的規(guī)范化意識(shí)欠缺

當(dāng)前，大多數(shù)的口腔醫(yī)院都非常重視自身的業(yè)務(wù)發(fā)展，因此在醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備的更新和完善方面，投入了巨大的人力、物力、財(cái)力，但是卻對(duì)其他方面的管理工作造成了疏忽，例如在檔案管理工作方面便是如此。具體表現(xiàn)為沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)自身運(yùn)營(yíng)、發(fā)展和科研、患者的重要性，因此也就不重視檔案管理的建設(shè)，明顯欠缺檔案管理的規(guī)范化意識(shí)，相關(guān)的工作開展遲滯不前。

（二）檔案管理的相關(guān)制度不健全

檔案管理的規(guī)范化推進(jìn)，離不開科學(xué)的、全面的、具有操作性的管理制度作為依據(jù)、指導(dǎo)和約束，簡(jiǎn)單來說，就是必須要在明確的制度之下，檔案管理才可能具有規(guī)范性。而當(dāng)前的很多口腔醫(yī)院在檔案管理工作當(dāng)中，還沒有建立起健全的檔案管理制度，所以在檔案管理的實(shí)踐過程當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)缺少依據(jù)、指導(dǎo)和約束的情況，容易出現(xiàn)各種問題。

（三）檔案管理的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備不完善

現(xiàn)如今的檔案管理工作對(duì)于相關(guān)設(shè)施、設(shè)備的要求較高，如檔案存儲(chǔ)的環(huán)境條件以及檔案管理的信息化設(shè)備等，在設(shè)施、設(shè)備完善的情況下，檔案管理工作的開展，才能更加具有規(guī)范性和有序性、安全性。但從項(xiàng)目前的情況來看，由于部分的口腔醫(yī)院對(duì)于檔案管理的重視和投入不足，所以檔案管理的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備不完善，阻礙了檔案管理的規(guī)范化。

（四）未重視對(duì)檔案管理的考核

最后，當(dāng)前的很多口腔醫(yī)院都未重視對(duì)檔案管理的考核，因此難以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，也不能對(duì)檔案管理工作起到有效的監(jiān)督作用，不利于檔案管理在規(guī)范化道路上的改進(jìn)、優(yōu)化。

三、口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)途徑

（一）強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化意識(shí)

首先，作為口腔醫(yī)院的管理人員，必須要客觀認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，以及檔案管理規(guī)范化的必要性，強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化意識(shí)，從而加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重視與投入力度，從人力、財(cái)務(wù)、物力等多方面，予以檔案管理規(guī)范化建設(shè)以有力的保障。

（二）建立完善的檔案管理制度

口腔醫(yī)院檔案管理制度的規(guī)范化，這是保證檔案資料及時(shí)收集、安全保持及有效利用的關(guān)鍵。對(duì)此醫(yī)院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫(kù)房管理制度》和《檔案安全保密制度》等，將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來，讓工作程序不斷規(guī)范，這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規(guī)范。檔案管理制度要和醫(yī)院其他管理制度銜接好，保證形成一個(gè)總體管理制度體系，同時(shí)還要在員工崗位責(zé)任制中納入檔案管理制度，這樣才能讓相關(guān)人員提起重視，保質(zhì)保量完成檔案管理工作任務(wù)，并注意規(guī)范自己的工作行為，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。這樣醫(yī)院檔案管理才能更加規(guī)范，發(fā)揮出促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的作用【3】。

（三）增加投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

為提升口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平，需要保證有足夠的資金，引進(jìn)各種現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備。一是要將先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備配置齊全，包括檔案庫(kù)房去濕、空調(diào)設(shè)備、滅蟲滅火設(shè)備，這是關(guān)系著醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平的提升。二是要實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，通過計(jì)算機(jī)將醫(yī)院全部業(yè)務(wù)和行政上的檔案儲(chǔ)存下來，為利用者的查找與閱讀提供便利，節(jié)省了大量的人力、物力及財(cái)力，也保證了檔案管理效率。同時(shí)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的方式，可以減小檔案保存空間，讓信息保存更加方便，避免出現(xiàn)丟失和損壞等問題。對(duì)此醫(yī)院要提升對(duì)計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用力度，盡快購(gòu)置先進(jìn)的軟件與網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，不斷提升檔案管理工作的現(xiàn)代化與自動(dòng)化水平，讓其更加科學(xué)與規(guī)范。

四、結(jié)語

如今，作為口腔醫(yī)院不僅要重視自身醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備的更新和完善，同時(shí)還要在檔案管理工作當(dāng)中堅(jiān)定規(guī)范化的思想、理念，全力推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，以此提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量、成效與安全性，這樣才能更好的服務(wù)于醫(yī)院、科研和患者。