基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的企業(yè)檔案管理研究

高華 中國石油工程建設(shè)有限公司北京設(shè)計分公司

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)思路

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的工作模式中，互聯(lián)網(wǎng)＋環(huán)境下工程檔案工作具有檔案記錄來源的多樣性、檔案記錄載體的脆弱性、檔案記錄工具的易變性、檔案記錄收集的及時性、檔案記錄利用的便利性和檔案記錄保管的風(fēng)險性等特點。應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)＋環(huán)境下的新情況、新問題、新挑戰(zhàn),需要提高自身的互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng),掌握互聯(lián)網(wǎng)常識、具備互聯(lián)網(wǎng)思維、培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)能力、遵守互聯(lián)網(wǎng)規(guī)則、使用互聯(lián)網(wǎng)方法。企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須緊緊圍繞國家對檔案工作的穩(wěn)健發(fā)展方針和企業(yè)對資源、市場、國際化、創(chuàng)新的發(fā)展戰(zhàn)略，堅持檔案工作走向現(xiàn)代化，健全檔案管理機(jī)制，推進(jìn)檔案資源體系、服務(wù)體系和安全體系建設(shè)實現(xiàn)信息化 。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進(jìn)，創(chuàng)新驅(qū)動，注重實效”的基本原則，按照統(tǒng)籌部署、深化應(yīng)用的發(fā)展要求，有序推進(jìn)，逐步構(gòu)建集中管理、優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)支撐環(huán)境。在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用檔案信息化手段，推動檔案管理機(jī)制、管理模式和檔案管理手段的變革，提高企業(yè)檔案工作者工作效率，以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3 企業(yè)檔案信息化實施步驟

3.1 加快檔案信息化進(jìn)程

完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：在新建檔案館或擴(kuò)建檔案館時，將檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入基本建設(shè)總體規(guī)劃，將網(wǎng)絡(luò)布線、軟硬件平臺和智能化庫房控制及安防設(shè)施建設(shè)納入信息化整體解決方案中；加強(qiáng)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和軟、硬件建設(shè)，部署基于服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建成具備為數(shù)字檔案管理提供“收集、管理、存儲、利用”的軟、硬件系統(tǒng)。

統(tǒng)一部署檔案管理平臺：企業(yè)集團(tuán)應(yīng)統(tǒng)推企業(yè)集團(tuán)級檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)根據(jù)各自實際需要，可補(bǔ)充建設(shè)相對應(yīng)的業(yè)務(wù)平臺，滿足個體需求。

開辟新的檔案利用渠道，加強(qiáng)新的服務(wù)手段建設(shè)。紙質(zhì)文件應(yīng)向電子文件轉(zhuǎn)化。企業(yè)通過建設(shè)網(wǎng)站，制作網(wǎng)頁，不斷推廣和普及在網(wǎng)上開展政務(wù)活動、宣傳教育、電子商務(wù)、遠(yuǎn)程教育、招聘、閱讀瀏覽和搜索資料等。使用戶足不出戶，就能在互聯(lián)網(wǎng)各個終端機(jī)上進(jìn)行遠(yuǎn)距離網(wǎng)上查檢索和利用，真正實現(xiàn)資源共享。

3.2 有效推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)

加快推進(jìn)歷史檔案數(shù)字化工作。歷史檔案數(shù)字化以現(xiàn)實需要為前提，分階段、分步驟推進(jìn)實施，重點加強(qiáng)對珍貴、重要、易損和利用頻率高的檔案數(shù)字化和轉(zhuǎn)換工作。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的監(jiān)管工作。制定電子文件歸檔和電子檔案管理制度，實行統(tǒng)一的接口技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)對接，確保電子文件的準(zhǔn)確性。

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)。建立完善的檔案數(shù)據(jù)資源體系。館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)一步優(yōu)化，涵蓋各類別檔案。加快館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推動檔案資源整合，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化，建立完善的檔案利用體系，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源在線利用和共享。

加強(qiáng)多媒體檔案資源建設(shè)。加大聲像檔案、榮譽(yù)檔案、實物檔案的數(shù)字化管理，實現(xiàn)多媒體檔案的信息化管理。各單位將歷史多媒體檔案、或?qū)⒉杉膱D像、新聞、音頻/視頻等信息，逐步建立照片數(shù)據(jù)庫、音頻/視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫，以滿足利用者對檔案的不同需求。

3.3 推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫：按照“簡化整理、深化著錄”的原則，將著錄作為檔案整理的重要任務(wù)，在檔案管理系統(tǒng)平臺上，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

整合檔案資源：建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對檔案資源信息進(jìn)行分類，形成各類專題數(shù)據(jù)庫，提供多樣化、個性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。

推動檔案數(shù)據(jù)資源共享：利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建立檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，在確保檔案信息安全的前提下，加大檔案開放力度，為檔案利用提供服務(wù)，提高檔案查全率和查準(zhǔn)率。

3.4 強(qiáng)化檔案信息安全管理

不論從檔案的憑證性還是情報性來說，加強(qiáng)檔案的信息安全管理是新時代提出的新要求和課題。首先，在檔案形成和采集過程中需考慮信息安全。應(yīng)保證收集主要數(shù)據(jù)的完整性，同時也應(yīng)避免數(shù)據(jù)的冗余問題。在收集信息時注意對涉密信息的特殊管理，尤其在數(shù)字化的過程中，應(yīng)采取物理隔絕，保證涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密。另外，可以利用現(xiàn)有的加密條件對涉密文件進(jìn)行加密保管和傳輸，最大限度地保證信息安全。其次，在檔案存貯過程中也應(yīng)考慮信息安全。應(yīng)建立獨立的檔案保密室，檔案室要盡可能滿足防盜、防火、防潮、防蟲害的要求。此外，對于涉密文件還要使用保險箱（柜）單獨存放。最后，在檔案借閱時仍需保證信息安全。制定嚴(yán)格的信息借閱拷貝制度，形成或完善檔案查閱審批流程，保證所有檔案信息在有限范圍內(nèi)共享。并應(yīng)建立檔案安全應(yīng)急防范機(jī)制，尤其應(yīng)做好檔案數(shù)字化外包和其他業(yè)務(wù)外包等過程中的安全保密工作，杜絕檔案失泄事件發(fā)生。

4 結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已經(jīng)全面進(jìn)入社會的各個方面，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)是新形勢下企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的大方向和必經(jīng)之路。信息化時代的到來對企業(yè)檔案管理工作來說既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。所以，企業(yè)檔案部門應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展形勢，把握發(fā)展機(jī)遇，明確信息化建設(shè)目標(biāo)，力求信息化建設(shè)與社會同步發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理各項內(nèi)容信息化建設(shè)，確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量，以“互聯(lián)網(wǎng)+”作為技術(shù)手段，合理完善檔案管理制度，為提高企業(yè)檔案工作質(zhì)量和工作效率提供保障。