淺談人事檔案管理信息化

李丹丹

（內蒙古阿拉善盟干部人事檔案中心，內蒙古阿拉善盟 750306）

0 引言

員工檔案的科學管理促進了企業(yè)員工信息的科學利用，確保了員工的開發(fā)和利用。人事檔案的管理對任何組織都是非常重要的，公共機構也不例外，因為它們顯然有助于提高其活動的效率，并為其發(fā)展提供強大的動力。然而，傳統(tǒng)的人事檔案管理并沒有適應當今信息時代的要求，隨著數(shù)字化的日益成熟，人事檔案的電腦化管理已成為時代發(fā)展的必然趨勢。

1 人事檔案管理信息化的重要性

新時期人事檔案的管理是一項有系統(tǒng)的工作，集中收集、管理和儲存各單位的人事資料，以協(xié)助各單位組織其人力資源。在現(xiàn)代社會中，面對經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展和信息時代，如何有效管理人力資源，促進公司持續(xù)發(fā)展和公共機構和相關組織成了一個問題，對于很多企業(yè)和機構的深入思考。人事檔案，同時也是一個相當一部分企業(yè)的人力資源管理和監(jiān)督的機構和機制，并改進人事檔案管理等方面發(fā)揮了重要作用，在全面發(fā)展人力資源的企業(yè)和機構。因此，企業(yè)和機構正在實現(xiàn)人事檔案管理的電腦化和網(wǎng)絡化，深入挖掘內部資源，為企業(yè)和機構的發(fā)展提供更好的服務。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理方式落后。自人事檔案發(fā)展以來，許多單位的人事檔案管理繼續(xù)以傳統(tǒng)的管理方法為基礎，完全以人為本，以電子表格為基礎，導致管理效率低下和混亂。對于大型機構單位來說，人數(shù)眾多和組織結構復雜已成為工作人員檔案員的另一個困難。隨著制度的改革，工作人員流動率很高，傳統(tǒng)管理方法的缺點日益明顯。使用電子表格也有許多缺點，因為經(jīng)常調動工作人員和更新工作人員資料。傳統(tǒng)的管理方法阻礙了人事檔案管理的科學發(fā)展。

（2）缺乏完善的信息化管理制度?？紤]到各機構迄今在人事檔案的電腦化管理方面所遇到的許多問題，最重要的是缺乏一個完整的電腦化管理系統(tǒng)，其嚴重后果是不可能按照程序標準完成所有工作。沒有明確的制度，確定內容和不同工作崗位的具體要求，并沒有遵循基本工資時執(zhí)行，這勢必造成極大的混亂，影響了工作的質量和效率，并嚴重阻礙了它的發(fā)展。公司考慮到自身利益，并更加重視，阻礙了信息共享，當然，雖然有些學校的信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)到位，但也不是完美的，但需求趨勢進行了調整，特別是在涉及自身利益，更應該相應地，而且從根本上解決一系列問題。

（3）對人事檔案信息化管理的認識不夠。傳統(tǒng)人事檔案管理存在嚴重問題，主要易發(fā)紙質資料保存保存一些外部因素，如環(huán)境保護、只要翻閱，而應用研究人事檔案信息化解決好這些問題，能夠很好地管理以避免問題的出現(xiàn)。但很多企業(yè)沒有良心，尤其是在最偏遠的地區(qū)，只要認識時，只要角度提供技術手段，當然，在一些偏遠地區(qū)沒有這樣一個現(xiàn)象，它所代表的機構沒有提供足夠的人事檔案信息化的重要性，所以這種管理方法并不充分。

（4）技術設備以及檔案管理人員的能力不足。日益信息化領域的科學和技術進展的人事檔案管理機構交叉應用信息化技術設備、高速與一個城市生活的最新成果，同時對檔案管理人員的要求也是非常苛刻的，檔案管理方面的科學和技術要求很高，但大多數(shù)人具有充分運作。相比之下，在中低速城市，技術設備落后，檔案工作者雖然能力較差，但能夠操作現(xiàn)有的設備。技術設備在檔案管理中起著至關重要的作用，有些檔案不能改造成新舊設備，直接導致城市與城市檔案管理之間的沖突和矛盾。

3 人事檔案信息化建設

（1）注重檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡建設。檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡建設應以單位局域網(wǎng)為基礎，網(wǎng)絡服務可根據(jù)單位的實際需要提供輔助軟件。同時，網(wǎng)絡服務建立了員工檔案信息系統(tǒng)的訪問權，以確保員工檔案的合理管理，并通過網(wǎng)絡建設擴大其覆蓋范圍。為了保證安全，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)管理和人事檔案是由一個聯(lián)合監(jiān)督管理員和一個安全員，而管理則由工程師雜志和網(wǎng)絡就不能改變。檔案數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)絡不僅查閱人事檔案，也促進了干部人事管理制度，及時和職員薪金管理干部提供的信息也可以構建完善數(shù)據(jù)庫，大大提高了效率，干部人事檔案和人事決策提供參考。

（2）加強信息網(wǎng)絡安全保護。1）不定期進行安全檢查，檢測和應對網(wǎng)絡和系統(tǒng)并更新數(shù)據(jù)輸入和輸出流的檢測和監(jiān)測網(wǎng)絡，為防范安全風險；2）通過建立訪問權和通過身份和密碼訪問信息系統(tǒng)，積極引進和實施更先進和有效的安全措施。此外，必須及時保存數(shù)據(jù)庫中的重要信息；3）不斷完善防火墻技術，加強系統(tǒng)訪問管理和模塊劃分，隨時檢查安全記錄，迅速消除潛在危害。

（3）提高管理人員的素質。人事檔案管理的核心是員工的整體工作能力，管理質量對人事檔案管理信息化建設有重要影響。1）必須培養(yǎng)管理人員的信息管理意識。發(fā)展信息技術領域，但舊有的一方仍然阻礙思想進步的想法、人事檔案管理、人事重要概念引入先進的認知度唯一明確的意識形態(tài)，并對加強信息化水平，才能從根本上改善機構的人事管理信息化。為了確保檔案管理的良好電腦化，必須培養(yǎng)高素質和高度專業(yè)化的檔案管理人員。隨著信息技術的不斷發(fā)展，對員工職業(yè)資格的要求越來越高。檔案管理人員不僅要了解檔案管理，還要了解信息技術。2）提高員工的道德素質。由于人事檔案管理的特殊性，員工必須有良好的道德操守，以避免有關個人資料的資料外泄。因此，需要各機構提供職業(yè)培訓和職業(yè)道德規(guī)律的人事檔案，確保員工擁有高層次的業(yè)務權限。此外，應加強對工作人員檔案員的專業(yè)培訓，以優(yōu)化檔案員的年齡結構，并吸引更多的工作人員檔案電腦化管理人才。

（4）加快從實體管理向信息管理的轉變。雖然計算機管理中實施過的許多單位的人事管理制度，在絕大多數(shù)情況下，它仍然是主導身體管理，確保服務檔案工作必須改變他們的人事管理模式和管理工作逐步從物理計算機管理。例如，對于信息檢索請求，如果員工記錄存儲在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫軟件中，用戶可以根據(jù)其使用權限通過連接到相關網(wǎng)站訪問相關數(shù)據(jù)。強調了這種計算機化管理的易用性和有效性的優(yōu)點。因此，我們必須積極發(fā)展電腦化的人事檔案管理，為市民提供更有效和更優(yōu)質的服務，改善人事檔案的電腦化管理。

（5）改進技術設備，提高檔案工作者的技能。相關技術改進必須增加該機構的工作人員檔案電腦化管理的兩項重要措施作出適當?shù)恼{整。在發(fā)達地區(qū)，不會有很大技術設備，因此，這是一個培養(yǎng)人才、引進人才和改進檔案管理的問題。另一方面，在較不發(fā)達區(qū)域，技術設備方面存在差距。因此，有必要引進先進的技術設備，在引進新的技術設備之后，必須確保檔案管理員能夠使用它，并且能夠正確地使用它。

（6）促進檔案信息的資源共享。在推行檔案管理電腦化的最終目標，是使人事檔案能更有效地服務于本單位的發(fā)展，使其能得到有效利用。1）各機構應建立信息系統(tǒng)，使各服務能夠相互聯(lián)系，共享信息服務，并根據(jù)實際情況共享數(shù)據(jù)。2）圍繞有效的綜合平臺，建立完整的數(shù)據(jù)管理服務網(wǎng)站，積極開展員工檔案管理網(wǎng)站建設，進一步提高員工檔案管理服務水平。

4 結語

目前，隨著改革進程的推進，公共機構的人事檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。關于工作人員的資料正在迅速增加，關于工作人員的數(shù)據(jù)比以往任何時候都更加復雜。檔案信息化所承認，為單位注重提高質量管理控制系統(tǒng)的改進電腦化檔案的工作人員，先進的設備資源，促進信息共享和數(shù)據(jù)檔案的人事管理信息化建設安全、統(tǒng)一推進適應快速發(fā)展的步伐。同時，軟件和網(wǎng)絡相關的人事檔案，應繼續(xù)優(yōu)化和革新人事檔案管理系統(tǒng)，從而在實踐中提高利用率和檔案的安全，這將使計算機檔案管理工作人員提供更好的服務和公眾的認識。