基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)研究

蔣術(shù)

近年來，越來越多的企業(yè)開始建設(shè)數(shù)字檔案館，旨在集中統(tǒng)一管理企業(yè)數(shù)字信息資源，尤其是2017年國家檔案局發(fā)布《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》后，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)可謂如火如荼。經(jīng)過近兩年數(shù)字檔案館建設(shè)實踐，筆者發(fā)現(xiàn)通過傳統(tǒng)的做接口歸檔的數(shù)字檔案館建設(shè)模式存在很多問題，已經(jīng)不再適合企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)實際。為有效解決現(xiàn)存問題，本文提出了一種基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺的數(shù)字檔案館建設(shè)模式。

一、近年來國家相關(guān)要求

近年來，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、國家檔案局等單位相繼印發(fā)了系列電子文件和電子檔案管理相關(guān)文件。從這些文件中，我們可以歸納出電子文件和電子檔案管理發(fā)展的新趨勢，也能洞悉企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的新要求。

1.“單套制”歸檔更近一步

2018年7月，海關(guān)總署、財政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文決定，企業(yè)、單位滿足《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）第八條、第九條所列條件的，可以電子《海關(guān)專用繳款書》為依據(jù)進行會計處理并僅以電子文件形式歸檔保存，即實行“單套制”。2018年12月，國家檔案局修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》，將第七條修改為：“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔?！边@是國家最高檔案行政管理部門首次明確電子公文可以單套制歸檔。2019年4月，國務(wù)院印發(fā)《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》（第716號令），其中第十二條規(guī)定“政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當對履行職責過程中形成的電子文件進行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力?！边@是國家層面首次明確在政務(wù)服務(wù)過程中施行單套制。同時，一些企業(yè)已走在單套制發(fā)展的前列，比如2019年3月，國家檔案局印發(fā)《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點驗收企業(yè)名單（第一批）的通知》（檔函〔2019〕35號），確定了13 家企業(yè)完成所選業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，通過國家檔案局驗收，形成典型經(jīng)驗，可向全國推廣。

2.“一切歸檔”成為要求

2017年9月，國家檔案局印發(fā)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2號），明確企業(yè)電子文件歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄，包括辦公自動化系統(tǒng)、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)會計管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站、微博、微信、公務(wù)郵件系統(tǒng)及本企業(yè)其他職能活動業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件。企業(yè)已實施的支撐主營業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)均應(yīng)具有歸檔功能。隨著企業(yè)信息化進程的推進，存儲、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的升級，“一切歸檔”成為可能與發(fā)展趨勢。

3.商密防護不可或缺

2015年4月，國資委印發(fā)《中央企業(yè)商業(yè)秘密安全保護技術(shù)指引》，要求各中央企業(yè)對集團層面載有商業(yè)秘密的信息系統(tǒng)在1-3年內(nèi)部署完成有關(guān)安全保密措施，并結(jié)合本單位實際，利用3-5年時間，在本企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)分步部署完成相關(guān)安全保密措施。數(shù)字檔案館作為企業(yè)數(shù)字信息資源的聚集地，成為商業(yè)秘密防護的關(guān)鍵。

4.安全可控成為趨勢

近期，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)文件，要求大力推進黨政機關(guān)電子公文系統(tǒng)安全可靠應(yīng)用，早日實現(xiàn)國產(chǎn)化替代;大力推進安全可靠應(yīng)用試點，帶動國產(chǎn)基礎(chǔ)軟硬件迭代升級，促進關(guān)鍵核心技術(shù)不斷進步。不久的將來，電子公文等業(yè)務(wù)系統(tǒng)將面臨一次比較大的升級改造，企業(yè)數(shù)字檔案館應(yīng)提前做好相應(yīng)承接準備工作。

二、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)歷程

企業(yè)數(shù)字檔案館是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。它是一個由軟件、硬件、數(shù)據(jù)、人和制度規(guī)范等組成的人機系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)字檔案館的發(fā)展經(jīng)歷了以下5個階段：

1.啟蒙階段

我國企業(yè)檔案信息化與企業(yè)信息化同步發(fā)展，始于20世紀80年代末，成長于20世紀90年代。尤其是辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)后，企業(yè)檔案人員也逐步了解和接觸計算機，出現(xiàn)了單機版檔案目錄數(shù)據(jù)庫，可進行檔案數(shù)量統(tǒng)計和制作卷內(nèi)、案卷目錄，這個階段也稱為單機應(yīng)用階段。

2.起步與探索階段

20世紀90年代，為適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要，企業(yè)檔案信息化工作開始起步，一些企業(yè)率先開發(fā)建設(shè)單機版檔案管理信息系統(tǒng)。但囿于全國檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、檔案信息化建設(shè)理念滯后、檔案人員知識結(jié)構(gòu)單一，檔案信息化也僅僅停留在計算機輔助管理和探索性研究階段。1997年，深圳市檔案館提出建設(shè)數(shù)字檔案館構(gòu)想，幾年后，深圳市檔案館成為全國檔案工作示范單位。

3.建設(shè)與成長階段

1995-1999年，全國檔案工作進入了更大范圍信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和穩(wěn)步成長的初級階段。檔案管理系統(tǒng)也由單機版向客戶端/服務(wù)器（C/S）模式轉(zhuǎn)換，但是這個階段檔案信息化標準、規(guī)范比較滯后，企業(yè)檔案信息系統(tǒng)仍然是目錄數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和局域網(wǎng)內(nèi)的共享應(yīng)用，尚未涉及檔案全文收集、保管和利用工作。

4.發(fā)展與應(yīng)用階段

進入21世紀，企業(yè)檔案信息化建設(shè)進入快車道。2000年，國家檔案局將加快信息化建設(shè)列為全國檔案事業(yè)“十五”規(guī)劃重點任務(wù)，深圳市率先開始數(shù)字檔案館建設(shè)。2003年青島市數(shù)字檔案館正式啟用，成為國內(nèi)首家投入使用的數(shù)字檔案館。檔案管理系統(tǒng)功能也逐步完善，并進一步發(fā)展到瀏覽器/服務(wù)器（B/S）模式。

5.深化集成階段

隨著電子文件數(shù)量越來越多，企業(yè)數(shù)字檔案館向集成化方向發(fā)展，檔案管理也由傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向電子檔案管理。國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等指導(dǎo)性文件，數(shù)字檔案館建設(shè)成為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的方向和主要內(nèi)容。

三、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)存在問題

為落實上級單位文件精神，提升企業(yè)檔案信息化水平，不斷總結(jié)試點經(jīng)驗。2018年4月，國家檔案局確定北京市保障性住房建設(shè)投資中心等35家企業(yè)為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位。筆者所在單位有幸成為試點單位之一。在近2年的開發(fā)建設(shè)過程中，筆者發(fā)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)存在如下問題：

1.接口歸檔模式不適合企業(yè)信息化建設(shè)實際

按照國家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，企業(yè)已實施的支撐主營業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)均應(yīng)具有歸檔功能。現(xiàn)階段，歸檔模式通常為開發(fā)接口。因業(yè)務(wù)系統(tǒng)各式各樣，系統(tǒng)中的各類結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)紛繁復(fù)雜，接口開發(fā)數(shù)量多、難度大、周期長、費用高，通過接口歸檔的數(shù)據(jù)后期還需要處理和校驗，工作量、難度也很大。筆者所在的單位，有各類信息系統(tǒng)40余個，僅一個辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）歸檔接口開發(fā)和后期數(shù)據(jù)遷移處理，用時近八個月。由此估算，筆者認為通過開發(fā)接口實現(xiàn)全業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔已不符合企業(yè)信息化工作實際。

2.電子文件歸檔“四性”檢測成為難點

《電子公文歸檔管理暫行辦法》明確要求，電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時按照國家有關(guān)要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查。接口開發(fā)的歸檔模式，本質(zhì)上是將應(yīng)歸檔電子文件從一個信息系統(tǒng)遷移到另一個信息系統(tǒng)，遷移過程中，電子文件的“四性”難以保證或保證的成本很高。

3.商密防護難以落地

企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅需要落實國家檔案局的要求，還要落實國家保密局、國家信息部門等要求。按照上級單位關(guān)于商密防護的要求，各企業(yè)應(yīng)對存儲的包含商業(yè)秘密的電子文件或數(shù)據(jù)進行防護，以實現(xiàn)“保數(shù)據(jù)、保核心、保安全”的目標，最終達到“進不來、拿不走、打不開、賴不掉”的效果。實施途徑往往是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與商密系統(tǒng)深度集成。這就造成了在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中防護正常的商密數(shù)據(jù)，進入數(shù)字檔案館后打不開，用不了的問題。

4.數(shù)據(jù)不一致，信息煙囪林立

企業(yè)信息化建設(shè)的通病是條塊分割、缺少統(tǒng)一的規(guī)劃，各業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身具體業(yè)務(wù)相對獨立開發(fā)各類信息系統(tǒng)，往往“頭痛治頭，腳痛醫(yī)腳”，這就造成一個企業(yè)內(nèi)部信息孤島遍地、信息煙囪林立，各系統(tǒng)不相互兼容，升級難，基本沒有數(shù)據(jù)共享體制機制，甚至同一個數(shù)據(jù)在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不一致。作為相對后端的企業(yè)數(shù)字檔案館，這些不一致數(shù)據(jù)都要歸檔，給后期檔案資源開發(fā)利用帶來挑戰(zhàn)。

5.數(shù)據(jù)存儲問題

筆者所在的單位數(shù)字檔案館采用大集中部署方式，全系統(tǒng)400多個全宗，電子檔案全部統(tǒng)一存儲在北京總部。以普發(fā)性的公務(wù)電子文件為例，總部數(shù)字檔案館存一份，50多個二級單位數(shù)字檔案館各存一份，300多個基層單位數(shù)字檔案館再存一份。即同一份電子檔案，在數(shù)字檔案館中可能重復(fù)存儲了近400遍，造成對存儲資源的極大浪費。

四、解決方案

為解決企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)痛點，我們開展了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理與防護研究軟科學(xué)項目。在調(diào)研公司總部23個部門近40個業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和有關(guān)基層單位需求的基礎(chǔ)上，課題組提出建設(shè)一個貫通公司全業(yè)務(wù)系統(tǒng)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺（如圖1所示），以實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲、集中管理、深化應(yīng)用與歸檔保存，形成了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺的架構(gòu)、技術(shù)路線、部署方式、推廣方案、商密防護等系列解決方案。

所謂非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺，即統(tǒng)一管理各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的底層系統(tǒng)。企業(yè)所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都存儲在底層平臺上，各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)只有工作流。我們認為只有建立了這樣的底層平臺，才能從源頭上解決企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)瓶頸，（下轉(zhuǎn)34頁）（上接41頁）實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、商密防護和一切歸檔目標，打造數(shù)字檔案館核心競爭力。歸檔方面，因為所有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)全生命周期均在平臺上產(chǎn)生，因此不需要開發(fā)接口，不需要數(shù)據(jù)遷移，不會數(shù)據(jù)丟失，一鍵即可歸檔;商密文件防護方面，由多源防護到單一防護，防護住平臺，即可實現(xiàn)商密防護的目標;存儲方面，因為所有數(shù)據(jù)均存儲在一個平臺上，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的查重、去重，節(jié)省存儲空間;利用方面，平臺本身就是一個企業(yè)各類數(shù)據(jù)的聚集地，基于平臺的數(shù)字檔案館將更方便用戶的檢索與利用，也將更好的實現(xiàn)檔案利用的遠程化及多元化。

五、結(jié)語

基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)模式在企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)域尚屬新鮮事物，但它卻能從根源上解決一切歸檔、四性檢測、數(shù)據(jù)共享和商密防護等問題。隨著企業(yè)信息化進程的加快、信息技術(shù)的進步，或許這種模式將成為日后企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的主流模式。

注：本文系中國華能集團有限公司軟科學(xué)研究項目“華能集團非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理與防護研究”“華能集團電力科技檔案管理模板構(gòu)建研究”階段性成果之一。

（作者單位：中國華能集團有限公司 ）