企業(yè)檔案管理工作中存在的問題與思考

呂瑞芬

摘要：檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要的意義。但長(zhǎng)期以來，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)對(duì)于檔案管理卻缺乏應(yīng)有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期健康發(fā)展造成了負(fù)面影響。本文將結(jié)合作者所在的地勘企業(yè)，討論當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，并思考、研究如何解決好這些問題，希望本文對(duì)于廣大企業(yè)加強(qiáng)檔案管理有所裨益。

Abstract： Archives management is of great significance to the development of enterprises. However， for a long time， many domestic enterprises lacked due attention to archives management， and exposed many problems in archives management， which had a negative impact on the long-term healthy development of enterprises. This article will combine the author's geological exploration enterprise to discuss the problems existing in the current enterprise archives management work， and think about and study how to solve these problems. It hopes this article will benefit the majority of enterprises to strengthen archives management.

關(guān)鍵詞：地勘企業(yè);檔案管理;問題;解決

Key words： geological exploration enterprise;archives management;problem;solution

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006-4311（2019）29-0073-02

0? 引言

陜西省煤田地質(zhì)局一九四隊(duì)始建于1953年，是一支有六十六年勘探歷史的專業(yè)煤田地質(zhì)勘探隊(duì)伍。主要從事煤田地質(zhì)勘探、地下水資源勘探開發(fā)、石油、鉆探、基礎(chǔ)工程、地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查與治理等多領(lǐng)域綜合性勘探。2010年，一九四隊(duì)進(jìn)行事業(yè)單位轉(zhuǎn)企業(yè)改制，成立陜西省一九四煤田地質(zhì)有限公司。改制后，公司不斷鉆研新技術(shù)、新技能、創(chuàng)造新平臺(tái)，努力提高本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與業(yè)績(jī)。公司被評(píng)為AAA級(jí)信用企業(yè)，并先后榮獲國(guó)地質(zhì)勘查行業(yè)先進(jìn)集體、中國(guó)煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)地質(zhì)勘查功勛單位、陜西省文明單位標(biāo)兵、陜西省找礦重大進(jìn)展先進(jìn)單位、銅川市50強(qiáng)企業(yè)等榮譽(yù)稱號(hào)。但公司的檔案管理工作卻沒有跟上，出現(xiàn)了一些問題;而且這些問題在當(dāng)前國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理中普遍存在。為此，我們將立足于一九四煤田地質(zhì)有限公司，研究、思考企業(yè)檔案管理工作中存在的問題。

1? 企業(yè)檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案是企業(yè)在其整個(gè)生命周期中，在其全部活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。企業(yè)檔案包括計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、決議、記錄、報(bào)告、市場(chǎng)信息、經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品銷售、固定資產(chǎn)、原材料采購(gòu)、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、衛(wèi)生、人事等各方面的材料，真實(shí)反映企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷程[1]。企業(yè)檔案為企業(yè)的生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理、人力資源管理、產(chǎn)品研發(fā)、財(cái)務(wù)管理提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)、資料。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以根據(jù)企業(yè)檔案，了解本企業(yè)每名人員的素質(zhì)、能力、品行，了解本企業(yè)的技術(shù)實(shí)力，從而做出正確、有效的決策，提高企業(yè)的管理水平。一流的企業(yè)靠文化，二流的企業(yè)靠管理，三流的企業(yè)靠業(yè)務(wù)，四流的企業(yè)靠投機(jī)。在建設(shè)企業(yè)文化方面，企業(yè)檔案也發(fā)揮著無可替代的作用。

2? 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理缺乏應(yīng)有的重視

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)對(duì)于檔案管理缺乏足夠的重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層并沒有意識(shí)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，也沒有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案所蘊(yùn)藏的價(jià)值。他們錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業(yè)帶來看得見、摸得著的真金白銀，更何況企業(yè)財(cái)力、人力有限，把大量的經(jīng)費(fèi)、技術(shù)、辦公面積投入檔案管理實(shí)在得不償失[2];一些領(lǐng)導(dǎo)口頭上重視檔案管理工作，但在實(shí)際工作中卻忽視檔案管理（還有不少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不管不顧）：一些企業(yè)的檔案室面積只有十幾個(gè)平方米，一些企業(yè)甚至沒有檔案室，檔案材料胡亂堆放在辦公室里;企業(yè)檔案管理人員數(shù)量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個(gè)檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，他們基本上沒有學(xué)習(xí)過《檔案法》，對(duì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)一無所知。

2.2 檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化

雖然時(shí)間已經(jīng)進(jìn)入2019年，但當(dāng)下，許多企業(yè)卻沒有建立起嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度，甚至沒有為本企業(yè)各部門明確規(guī)定文件的歸檔時(shí)間、存檔時(shí)間。一些國(guó)有企業(yè)為應(yīng)對(duì)上級(jí)部門的檢查，進(jìn)行裝樣子的檔案管理工作;一些企業(yè)將本企業(yè)的檔案工作外包給檔案公司，使檔案制作與檔案管理、檔案服務(wù)出現(xiàn)脫節(jié);一些企業(yè)的檔案管理制度印在紙上，掛在墻上，卻從不執(zhí)行，淪為一紙空文。一些企業(yè)的檔案資料長(zhǎng)年累月沉睡在檔案室里，堆滿了灰塵，而檔案管理人員卻不知如何研究、利用檔案材料;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層也不知道依靠檔案為企業(yè)開展各項(xiàng)工作提供依據(jù)。企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門普遍不配合檔案管理工作，將大量文件資料隨意堆放在自己的辦公室里，任其閑置;給檔案管理員收集、整理、分類帶來很大的麻煩。

2.3 檔案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我國(guó)網(wǎng)民人數(shù)已經(jīng)超過8億，其規(guī)模高居世界第一。我國(guó)手機(jī)用戶數(shù)量甚至超過了全國(guó)人口數(shù)量。在這個(gè)信息化時(shí)代，企業(yè)完全應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，采用電子檔案、數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案。但令人遺憾的是，當(dāng)下企業(yè)檔案管理的信息化水平落后，許多企業(yè)仍舊沿用紙質(zhì)檔案，由檔案員手工進(jìn)行檔案收集、整理、查閱。而且紙質(zhì)檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現(xiàn)象[3];不少檔案的全宗號(hào)、類別號(hào)混淆，甚至出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)誤。還有一些企業(yè)雖然采用計(jì)算機(jī)管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。

3? 思考如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理

3.1 運(yùn)用SWOT分析法

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理的確存在著許多不足之處（WEAKNESS）：長(zhǎng)期受到領(lǐng)導(dǎo)層忽視，缺乏專業(yè)檔案管理人才，缺乏資金、技術(shù)投入;國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理也面臨著外部挑戰(zhàn)（THREAT）：檔案公司發(fā)展迅猛，其工作質(zhì)量也在不斷提高，大有全面取代企業(yè)內(nèi)部檔案管理之勢(shì);美國(guó)、日本等發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)高度重視企業(yè)檔案管理工作，國(guó)外企業(yè)普通聘用具有大學(xué)學(xué)歷的專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理，在檔案管理中，還普遍采用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了文件、圖書、博物、情報(bào)、企業(yè)文化管理的一體化[4]。隨著我國(guó)對(duì)外開放的加深，更多的外資企業(yè)將進(jìn)入中國(guó)，而外資企業(yè)高質(zhì)量、高效率的檔案管理也會(huì)對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理構(gòu)成沖擊。

但國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理仍然具有良好的發(fā)展機(jī)遇（OPPORTUNITY）：相較于發(fā)達(dá)國(guó)家的企業(yè)，國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理的確存在著不足，但這也為企業(yè)加強(qiáng)檔案管理，提升檔案管理工作質(zhì)量打開了上升空間;國(guó)外企業(yè)在檔案管理方面已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)與成熟的技術(shù)，只要國(guó)內(nèi)企業(yè)善于借鑒、消化、吸收，就可以將之轉(zhuǎn)換為后發(fā)優(yōu)勢(shì)（STRENGTH）。因此，國(guó)內(nèi)企業(yè)完全有理由加強(qiáng)檔案管理，做好檔案管理。

3.2 對(duì)檔案管理工作給予應(yīng)有的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到：在信息化時(shí)代，信息是企業(yè)發(fā)展的重要資源，而企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)來說則是非常寶貴的信息資源。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須帶頭重視檔案管理，必須尊重檔案管理人員，必須與檔案管理人員共同研究檔案規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)的每一名職工也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與到檔案管理中來，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，定時(shí)歸檔、存檔。企業(yè)檔案室必須逐年增添必要的設(shè)備，在條件允許的情況下甚至應(yīng)當(dāng)逐年擴(kuò)大檔案室面積[5]。

3.3 檔案管理必須規(guī)范化、制度化

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的具體情況，制定嚴(yán)格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據(jù)檔案管理制度，仔細(xì)收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發(fā)現(xiàn)文件中存在著字跡潦草、錯(cuò)別字等錯(cuò)誤，必須責(zé)成有關(guān)人員進(jìn)行糾正，從源頭上提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員從企業(yè)內(nèi)部各部門、各科室收集到檔案后，必須將它們根據(jù)文書檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案進(jìn)行分類，而不能將它們混為一體。

檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到：當(dāng)前，房?jī)r(jià)不斷上漲，要求企業(yè)不斷擴(kuò)建檔案室存在著一定的困難。因此，檔案管理人員必須仔細(xì)審核、鑒定企業(yè)檔案，必須認(rèn)真分析每一份管理類文件的內(nèi)容、來源、時(shí)間、名稱、稿本、外形特征、完整性、時(shí)效性;認(rèn)真研究每一份科技文件材料的技術(shù)因素、時(shí)間因素、典型因素、作者因素、名稱因素;判斷每一份檔案是否具有保存價(jià)值，確定每一份檔案的保存年限;對(duì)于喪失保存價(jià)值、超出保存年限的檔案必須定期剔出、銷毀（一般來說，反映企業(yè)一般日常事務(wù)性活動(dòng)、或內(nèi)容重復(fù)的管理類文件保存價(jià)值較小，不必永久性保存;而會(huì)計(jì)類檔案則必須永久保存，科技類、人事類檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存）。必須保證檔案庫(kù)藏量控制在一個(gè)合理的水平。

3.4 加快檔案管理信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快檔案管理信息化建設(shè)，主動(dòng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案管理;必須盡快用數(shù)字檔案、電子檔案全面淘汰紙質(zhì)檔案。企業(yè)還須運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，人工智能技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)開展檔案研究，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，充分發(fā)掘出檔案中有價(jià)值的信息，通過研究自身檔案來認(rèn)識(shí)、掌握企業(yè)發(fā)展規(guī)律。

3.5 加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案管理

近年來，地勘單位紛紛進(jìn)行事改企，導(dǎo)致一些檔案管理人員下崗，留下的檔案管理人員需要長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作，承受更大的工作強(qiáng)度，又感到自己在單位中無足輕重，難免喪失工作熱情。有鑒于此，地勘企業(yè)必須主動(dòng)加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案管理。

作為老地勘單位，一九四煤田地質(zhì)有限公司在60年的歲月中積累了大量寶貴的檔案資料。一九四公司對(duì)檔案管理人員主動(dòng)加強(qiáng)培訓(xùn)，組織認(rèn)真、心細(xì)、責(zé)任心強(qiáng)、甘于坐冷板凳的檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高他們的業(yè)務(wù)技能;公司對(duì)檔案管理人員實(shí)施嚴(yán)格的績(jī)效管理，從而調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性。一九四公司建立嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)紙質(zhì)檔案、磁介質(zhì)載體檔案、實(shí)物標(biāo)本實(shí)施分類管理，不僅豐富了檔案管理的內(nèi)容，而且提升了檔案管理的質(zhì)量;公司還對(duì)科技文件、鉆探科研成果、煤田普查等方面的檔案資料實(shí)施精細(xì)化管理，使檔案更好地為公司發(fā)展服務(wù)。

4? 結(jié)束語

在企業(yè)內(nèi)部管理中，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)。為提高企業(yè)工作效率，為促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)的管理水平，建設(shè)企業(yè)文化，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理。

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