信息化背景下高職院校數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理研究*

黑龍江農(nóng)墾科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150431

前言

進(jìn)入21世紀(jì)，人們的生活已經(jīng)邁入信息化，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、云端化的時(shí)代讓人類的生活變得更加智能化。信息技術(shù)的進(jìn)步為教育體系帶來新的發(fā)展契機(jī)，數(shù)字化校園建設(shè)是教育變革的重大節(jié)點(diǎn)，也是高職院校信息化建設(shè)的必經(jīng)之路。高職院校的辦學(xué)涉及辦公、教務(wù)教學(xué)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、學(xué)生管理、資產(chǎn)配置、后期服務(wù)、數(shù)字圖書等多個(gè)方面，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)集成項(xiàng)目，在建設(shè)數(shù)字化校園項(xiàng)目中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，所以必須建立一個(gè)合理的組織管理機(jī)構(gòu)，才能應(yīng)對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)。

1 國內(nèi)外高職院校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與問題

1.1 近年來，我國高職院校的信息化建設(shè)取得了一定成就，但與發(fā)達(dá)國家相比，還存在一定的差距

首先在基礎(chǔ)設(shè)施信息化方面上，主要圍繞數(shù)字化校園建設(shè)進(jìn)行的，而在發(fā)達(dá)國家，校園的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)十分成熟，校園網(wǎng)站提供的信息服務(wù)項(xiàng)目多，而我國高職院校在信息服務(wù)的數(shù)量上還比較落后。其次，在教學(xué)信息化方面，發(fā)達(dá)國家的發(fā)展十分迅速，他們?cè)诮虒W(xué)中已經(jīng)使用Power Point計(jì)算機(jī)演示文稿進(jìn)行教學(xué)、在作業(yè)收取方面也開始使用E-mail、BBS進(jìn)行課題討論，而我國的高職院校還沒有完成實(shí)現(xiàn)信息化教學(xué)。美國的一位學(xué)者曾提出，在信息發(fā)展理論中可分為四個(gè)階段，分別為引進(jìn)階段、擴(kuò)充階段、控制階段和成熟階段。我國的高職院校信息化建設(shè)的歷程也可以說是這個(gè)階段。近年來，我國高職院校的信息化建設(shè)取得了很大進(jìn)步，大部分院校信息化建設(shè)處于擴(kuò)充階段向控制階段的過渡[1]。

1.2 高職院校信息化建設(shè)中的項(xiàng)目管理現(xiàn)狀與問題

（1）高職院校對(duì)信息化建設(shè)項(xiàng)目缺乏認(rèn)真思考，存在盲目性。目前，很多高職院校在信息化管理方面已經(jīng)形成了初步的管理架構(gòu)。配備專職管理人員，設(shè)立專門的信息化工作機(jī)構(gòu)，有專門的信息化分管領(lǐng)導(dǎo)。雖然設(shè)置了組織機(jī)構(gòu)，但在具體信息化管理方式上還缺少經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)將信息化建設(shè)與學(xué)校發(fā)展規(guī)劃長期結(jié)合、協(xié)調(diào)發(fā)展等問題進(jìn)行深入思考，在信息化項(xiàng)目申報(bào)時(shí)要做到全面均衡考慮，深入調(diào)研，建設(shè)明確的目標(biāo)，不能盲目提出建設(shè)想法，否則在實(shí)施過程中會(huì)面臨項(xiàng)目難以落實(shí)或不能按時(shí)執(zhí)行的現(xiàn)象。

（2）高職院校的信息化建設(shè)項(xiàng)目管理意識(shí)淡漠，管理不規(guī)范。建設(shè)數(shù)字化校園首先要做好長期有效的信息化管理體制，很多高職院校的信息化建設(shè)的部門并不是專業(yè)技術(shù)人員，其實(shí)信息化項(xiàng)目建設(shè)是具有一定的專業(yè)特質(zhì)的，不能把它當(dāng)作臨時(shí)性的技術(shù)任務(wù)來管理。其次信息化建設(shè)是有連貫性的，學(xué)校的信息化發(fā)展規(guī)劃、信息化項(xiàng)目的管理規(guī)定以及信息化建設(shè)的內(nèi)容要引起重視。否則信息化建設(shè)的過程會(huì)導(dǎo)致各個(gè)環(huán)節(jié)脫節(jié)，從而無法真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)項(xiàng)目的最終目標(biāo)[2]。

1.3 高職院校的信息化建設(shè)項(xiàng)目缺乏專業(yè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

在高職院校的信息化建設(shè)項(xiàng)目中，設(shè)置專業(yè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以有效規(guī)避數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。但在很多高職院校中，沒有專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理來管理信息化建設(shè)項(xiàng)目，大多數(shù)院校的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都是由學(xué)校的電教中心主任或分管學(xué)校信息化的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，這實(shí)際上缺乏一定的專業(yè)管理技術(shù)，不利于高職院校信息化建設(shè)項(xiàng)目的管理，同時(shí)也給高職院校數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 高職院校的信息化建設(shè)項(xiàng)目缺乏有效的實(shí)施計(jì)劃

保證項(xiàng)目的順利開展首先要對(duì)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，圍繞項(xiàng)目目標(biāo)制定實(shí)施方案。高職院校的人力資源和資金方面都比較緊缺，要想有效降低項(xiàng)目成本并保證信息化項(xiàng)目高質(zhì)量完成必須要在項(xiàng)目實(shí)施過程中對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行事先安排部署，使資源得到合理配置[3]。

1.5 高職院校的信息化建設(shè)項(xiàng)目缺乏有效的過程控制管理

在信息化建設(shè)項(xiàng)目中，要對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程做到基本的控制管理。每一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃都希望是最圓滿的結(jié)局，但任何計(jì)劃在實(shí)施過程中都會(huì)發(fā)生或多或少的偏差，所以項(xiàng)目過程的管理尤為重要。在信息化建設(shè)項(xiàng)目過程中，可以設(shè)置績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)項(xiàng)目成員進(jìn)行績(jī)效考核，激勵(lì)項(xiàng)目成員，從而提高工作的熱情，并保持高效的工作。

2 高職院校信息化建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

2.1 建設(shè)合理的組織管理結(jié)構(gòu)

設(shè)立專門的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)可以有效應(yīng)對(duì)高職院校信息化建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。成立項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理小組，由學(xué)校法人代表擔(dān)任組長主，統(tǒng)籌管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并且密切跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)程，對(duì)于簡(jiǎn)單、明確的風(fēng)險(xiǎn)事宜可以由項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理小組直接處理，重大風(fēng)險(xiǎn)事件要提出請(qǐng)求，提交項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組做出決議[4]。

2.2 監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展與風(fēng)險(xiǎn)處理過程

有效監(jiān)控項(xiàng)目執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)處理過程是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、施工小組和監(jiān)理小組的重要職責(zé)，要核對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制情形是否有利于高校總體建設(shè)目標(biāo)，核對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施情況和預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)控制成效是否一致。做好風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控措施有利于后期調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，并在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)能及時(shí)做出有效決策[5]。

3 結(jié)束語

隨著信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，信息化項(xiàng)目管理越來越受關(guān)注，而信息化項(xiàng)目作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其高科技應(yīng)用色彩更加厚重，傳統(tǒng)意義上的管理方法對(duì)信息化建設(shè)項(xiàng)目管理已經(jīng)失去效能，深入研究現(xiàn)代項(xiàng)目管理的新思想和方法是信息化背景下高職院校數(shù)字化校園建設(shè)還應(yīng)繼續(xù)鉆研的。