淺談阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程建設(shè)檔案管理

張 娟

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，檔案管理工作呈現(xiàn)出新的變化，對治淮工程項目檔案管理工作提出了更高的要求。近年來，治淮工程建設(shè)蓬勃發(fā)展，投入的治淮建設(shè)資金大幅增加，工程質(zhì)量要求越來越高，治淮工程檔案的管理愈來愈重要，工程竣工驗收之前必須進(jìn)行檔案專項驗收，檔案驗收不合格的，工程就不能竣工驗收，治淮檔案的收集、整理、信息化和規(guī)范化意義更加重大，因此做好治淮工程檔案的收集與整理勢在必行。現(xiàn)以阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程為例，就治淮工程檔案收集整理及管理工作中的一些問題進(jìn)行探討。

一、治淮工程檔案管理的特點和難點

1.建設(shè)周期長

治淮工程前期審批需要經(jīng)過項目建議書、可行性研究報告、實施方案、土地預(yù)審、環(huán)境影響評價、移民安置、初步設(shè)計報批等諸多環(huán)節(jié)，受國家宏觀政策等因素影響多，前期審批工作歷時時間長。阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程批復(fù)概算總投資40604.56 萬元，2008年，國家發(fā)改委對該項目的項目建議書進(jìn)行了批復(fù)；2010年3月，國家發(fā)改委對該項目的可研報告進(jìn)行了批復(fù)；2010年6月，水利部淮河水利委員會提出項目初步設(shè)計審核意見；2010年7月，安徽省發(fā)改委對該項目初步設(shè)計進(jìn)行了批復(fù)。工程于2010年10月開工建設(shè)，2017年7月完成，從開始到竣工整個建設(shè)周期歷經(jīng)10年時間。

2.涉及范圍廣

世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程涉及阜陽市八里河、焦崗湖、西淝河下游3 片洼地，基本情況如下：八里河流域面積479.7km2，總?cè)丝?8.2萬，耕地43.1 萬畝；焦崗湖流域面積480 km2，總?cè)丝?9.3 萬，耕地46.7 萬畝；西淝河流域面積1621 km2，總?cè)丝?25.7 萬，耕地171.4 萬畝。

3.工程建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜

世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程主要有堤防加固工程、河道與排澇干溝疏浚工程、泵站工程、涵閘工程、橋梁工程等五個方面。

（1）堤防加固工程：加固堤防總長25.66km；（2）河道與排澇干溝疏浚工程：疏浚河道總長38.64km，疏浚排澇干溝總長79.04km；（3）涵閘工程28 座；（4）泵站工程3 座；（5）橋梁工程30 座。

4.參建單位多

參建單位有工程建設(shè)管理、勘測設(shè)計、施工、監(jiān)理等，還涉及交通、通訊、消防、市政、電力、生態(tài)環(huán)境建設(shè)等領(lǐng)域。

5.檔案要求高

治淮工程建設(shè)過程中，工程檔案是質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗收和竣工驗收，以及日常管理中不可代替的重要依據(jù)，也是工程建設(shè)后，進(jìn)行運行、維護(hù)管理中不可缺少的重要參考資料，對于資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性都有很高的要求。

基于上述特點，治淮工程檔案管理還面臨著許多亟待解決的難點：檔案數(shù)量愈加龐大，給日常保管帶來困難；治淮工程持續(xù)周期時間跨度大，不利于檔案資料的系統(tǒng)收集、存儲；檔案管理信息化應(yīng)用水平低，不便于檔案的提供運用等等。

二、治淮工程檔案資料的收集

1.科學(xué)確定收集范圍

凡是記錄和反映阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程全過程，包括從項目提出、可行性研究、勘測設(shè)計、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行等全過程中形成的，具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的原始記錄材料，都屬于收集歸檔保存的范圍。主要有前期批文、合同協(xié)議、來往文件信函、各類記錄、完整圖紙、聲像檔案等等。

2.明確收集工作相關(guān)責(zé)任

（1）建設(shè)單位：首先應(yīng)制定統(tǒng)一的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，將項目文件的形成、收集、整理要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責(zé)任制，實行全過程質(zhì)量管理。再者應(yīng)按歸檔范圍負(fù)責(zé)收集、整理本單位各部門在項目建設(shè)活動中形成的文件，如項目前期文件、合同、招投標(biāo)文件、竣工驗收文件等。

（2）勘察單位：負(fù)責(zé)勘察測繪文件的收集匯總，并按合同規(guī)定的要求和時限向建設(shè)單位移交。

（3）設(shè)計單位：負(fù)責(zé)初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計文件和圖紙等的收集匯總，并按合同規(guī)定向建設(shè)單位移交。

表1 阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程分類及編碼表

（4）監(jiān)理單位：按照規(guī)范規(guī)定和合同約定，對項目監(jiān)理活動中形成的文件進(jìn)行收集、整理，向建設(shè)單位移交。應(yīng)該將設(shè)計、施工等單位形成文件的質(zhì)量和案卷質(zhì)量納入工程質(zhì)量監(jiān)控范圍，對參建單位項目文件收集、整理和移交的竣工檔案質(zhì)量情況進(jìn)行審查，并簽署審查意見。

3.設(shè)定收集時間

項目文件收集應(yīng)與項目建設(shè)同步進(jìn)行。為了確保阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案收集整理工作基本做到與工程建設(shè)同步進(jìn)行，并給以足夠的經(jīng)費支持，配備電腦、復(fù)印機(jī)、空調(diào)及各類辦公設(shè)備等，保證了工程檔案資料整編工作的順利進(jìn)行。

4.保證收集工作順利開展應(yīng)采取的管理措施

（1）對項目文件形成、積累進(jìn)行全過程控制；（2）確定項目文件收集范圍；（3）項目文件在辦理完畢后應(yīng)及時收集，并實行預(yù)立卷制度。

三、治淮工程檔案資料的整理

1.分類依據(jù)

分類是檔案整理的核心內(nèi)容，也是整理的第一步，分類是否科學(xué)決定檔案的整理質(zhì)量、利用效率，所以分類要清晰，方便檢索。阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程檔案資料管理工作的主要依據(jù)有：水利部《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480 號）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）以及安徽省水利廳關(guān)于水利基本建設(shè)項目檔案資料整理的有關(guān)規(guī)定。

2.分類原則

以阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程所產(chǎn)生的全部文件材料為對象，結(jié)合工程實際內(nèi)容，在遵循文件材料自然形成規(guī)律和保持文件材料之間的歷史聯(lián)系原則下，編制檔案實體分類方案。各級類目根據(jù)阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程的實際情況和檔案管理的實際需要來確定，并按照編制要求進(jìn)行排列。

3.分類方案及檔號的標(biāo)注方法

檔案的分類編號應(yīng)體現(xiàn)概括性、包容性(合理性)、唯一性、相對的穩(wěn)定性和擴(kuò)充性。在遵循文件材料自然形成規(guī)律和保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系的原則下，按照合理性、簡單性原則，在便于保管和利用的前提下，建立阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程檔案。

檔號結(jié)構(gòu)分為：項目（工程）號、類別號、案卷號。類別號與案卷號中間“—”連接。

分類編碼：阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程檔案為一個項目，代碼FYSHWD 表示阜陽市世行貸款淮河流域重點平原洼地治理工程。分類方案原則上按綜合管理類、施工類、監(jiān)理類三類進(jìn)行。詳見表1。

為了便于工程檔案的管理與提供利用，案卷順序號采用以每個類別為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3……編制流水號。

為醒目易讀和便于區(qū)別分類號上下位類的關(guān)系及識別分類號與案卷號，在分類號間用間隔號“· ”隔開，在分類號與案卷號間用連接號“-”作為間隔符號。

四、結(jié)語

治淮工程建設(shè)周期長、投資大，在整個工程建設(shè)中，形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強。需要參建各方高度重視，緊密結(jié)合治淮工程建設(shè)實際，健全檔案管理制度，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強檔案機(jī)構(gòu)隊伍建設(shè)，配備既懂工程技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型專職檔案管理人員，實現(xiàn)過程控制和全程跟蹤有效，切實提升工程建設(shè)檔案管理工作的整體水平，以最大限度地滿足治淮建設(shè)發(fā)展的要求■