簡析企業(yè)公文管理信息化建設(shè)的有效路徑

劉冰

摘要：公文管理是企業(yè)或事業(yè)單位維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)所不可缺少的一項(xiàng)重要工作，完善合理又高效的公文管理系統(tǒng)能夠有效提升單位的整體工作效率。當(dāng)今社會(huì)正處于互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，將先進(jìn)的信息技術(shù)與公文管理結(jié)合起來，能夠大幅提升公文管理與處理的效率，公文管理實(shí)現(xiàn)信息化也是符合時(shí)代發(fā)展潮流的選擇。本文將分析公文管理信息化的主要內(nèi)容、特點(diǎn)和具體的實(shí)施路徑，希望能夠?yàn)橛嘘P(guān)探討公文管理信息化建設(shè)的實(shí)踐與研究提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：公文管理；信息化；路徑

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治和文化建設(shè)的發(fā)展，大量的行政管理、企業(yè)管理工作不斷產(chǎn)生，其中為了各項(xiàng)事業(yè)順利進(jìn)行，公文管理是不容忽視的。公文管理工作主要強(qiáng)調(diào)兩個(gè)方面，一是質(zhì)量，二是效率。對(duì)于各行業(yè)的企事業(yè)單位，公文管理工作都是確保公司只能順利履行的重要工具。過去我國大部分公司采用的公文處理方式都是傳統(tǒng)的手工管理，鑒于公文管理工作的復(fù)雜繁瑣性和特殊重要性，建立一個(gè)規(guī)范化的公文管理處理系統(tǒng)是勢(shì)在必行的。自從上世紀(jì)80年代以來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展與推廣為各行各業(yè)都帶來了機(jī)遇，因此利用信息技術(shù)建立的公文管理系統(tǒng)是處理大量繁復(fù)的公文工作的重要助力，有效促進(jìn)我國公文管理工作更加制度化、高效化和規(guī)范化。

一、公文管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵

公文管理信息化建設(shè)，顧名思義即運(yùn)用信息化的手段改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，推?dòng)公文管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)化、手工化管理向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，提高公文管理的精確化水平，為公文管理工作注入新的活力。要想促進(jìn)公文管理的信息化建設(shè)，一定要提前做好準(zhǔn)備工作，包括完成公文管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證人力物力資源充足、還有信息資源建設(shè)，收集和整理已有的全部公文文檔，具備相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，還必須制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，組織優(yōu)秀的人才隊(duì)伍等[1]。

公文管理信息化建設(shè)的首要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)公文管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，減輕人工壓力、減少失誤率；二是實(shí)現(xiàn)公文管理各個(gè)流程的一體化建設(shè)；三是實(shí)現(xiàn)公文管理工作中的信息共享，提高工作效率；四是擺脫傳統(tǒng)管理模式，采用更為便捷的信息化管理，激發(fā)公文管理工作的潛力。

二、公文管理信息化的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

（一）增強(qiáng)功能實(shí)用性

公文管理工作的信息化建設(shè)必須基于實(shí)際要求不可盲目跟從，而是在符合本單位辦公需求的基礎(chǔ)上，這樣才能發(fā)揮信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。實(shí)現(xiàn)公文管理工作的信息化建設(shè)，能夠使辦公功能得到進(jìn)一步的擴(kuò)展，提升工作人員的辦公效率與質(zhì)量。成熟的公文信息化管理系統(tǒng)可以涉及所有的辦公部門和辦公環(huán)節(jié)，將各個(gè)部門與辦公環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合起來，將公文管理的辦公職能最大化發(fā)揮出來。

（二）操作方便

公文管理信息化建設(shè)的目標(biāo)之一就是取代傳統(tǒng)的手工管理模式，減輕工作人員的工作壓力。因此在操作方面，信息化系統(tǒng)為了使人易學(xué)入門，不因技術(shù)操作問題而造成使用困難，選擇以語言開發(fā)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，追求高效、清晰、明白，不僅能夠最大程度上保證信息安全，還實(shí)現(xiàn)了信息資源共享。公文管理信息化系統(tǒng)能夠溝通一個(gè)公司的各個(gè)辦公部門與環(huán)節(jié)，可以整合單位內(nèi)大量的公文信息資源，同時(shí)應(yīng)用光纖專線接入的方式上傳至系統(tǒng)，工作人員可以隨時(shí)查閱已有的信息資源。

（三）統(tǒng)一管理

實(shí)行公文管理信息化建設(shè)能夠統(tǒng)一管理公文信息文檔，并且在擴(kuò)展和維護(hù)公文文檔方面更加便捷。公文信息化系統(tǒng)可以通過建立起專業(yè)的用戶使用界面，滿足工作人員的管理需求，整合公司的公文文檔信息，提升公文管理的效率和質(zhì)量。同時(shí)，公文管理信息化系統(tǒng)還在擴(kuò)展公文功能方面有較大優(yōu)勢(shì)，比如可以和公司內(nèi)部其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)結(jié)合起來，將公司市場(chǎng)運(yùn)營、軟件維護(hù)、業(yè)務(wù)擴(kuò)展、產(chǎn)品開發(fā)融為一體，有助于企業(yè)整體的經(jīng)營管理與發(fā)展。

三、公文信息化建設(shè)的有效路徑

（一）設(shè)備現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文信息化建設(shè)的首要任務(wù)是保證企業(yè)的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，只有硬件實(shí)力有保證，才能進(jìn)一步追求軟實(shí)力的提升?，F(xiàn)代化設(shè)備的性能高、容量大、計(jì)算能力優(yōu)越，能夠有效保證信息的安全性。現(xiàn)代化設(shè)備主要包括性能優(yōu)越的計(jì)算機(jī)，以及相應(yīng)的掃描儀、光盤刻錄機(jī)和大功率供電設(shè)備。為了使公文管理信息化系統(tǒng)的功能最大化，應(yīng)選用應(yīng)用廣泛、質(zhì)量優(yōu)越、評(píng)價(jià)優(yōu)秀、適合本單位的權(quán)威軟件。

具備現(xiàn)代化的設(shè)備是建設(shè)公文管理信息系統(tǒng)基本條件，公文管理系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)類公文文檔全部轉(zhuǎn)化成電子文檔，大大提高了企業(yè)公文文檔的安全性。同時(shí)，工作人員可以利用手機(jī)、筆記本等工具，微信、郵件等現(xiàn)代信息傳播技術(shù)手段來隨時(shí)了解和查閱公文信息，有效提升了公文下發(fā)和傳播的速度。另外，公文管理信息系統(tǒng)所具有的多為非客戶端系統(tǒng)，可以協(xié)助工作人員隨時(shí)隨地獲取有效的公文信息資源，打破了傳統(tǒng)的公文文檔信息獲取的時(shí)間與地點(diǎn)限制，增強(qiáng)了公文獲取的時(shí)效性。

（二）管理數(shù)字化

實(shí)現(xiàn)公文管理信息化的重要步驟是實(shí)現(xiàn)公文的數(shù)字化。數(shù)字化管理需要將公文信息進(jìn)行科學(xué)分類和歸納，以往公文由專門的辦公室進(jìn)行管理，因此進(jìn)行信息化管理需要將公文轉(zhuǎn)為數(shù)字化錄入，這是一個(gè)比較繁瑣的過程，應(yīng)該有計(jì)劃、按部就班的完成。公文信息數(shù)字化錄入后，初步實(shí)現(xiàn)了公文管理信息化的建設(shè)，系統(tǒng)自動(dòng)地分析整合公文資源，能夠就某一業(yè)務(wù)為工作人員提供已有的豐富信息，便于各部門互通有無，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享，有助于公司的管理與決策人員做出科學(xué)合理的決策。信息化建設(shè)可以有利于上下級(jí)的溝通更高效簡潔，提升公文傳達(dá)與查閱的便捷性，促使企業(yè)的管理與發(fā)展向科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)一步邁進(jìn)[2]。

（三）提升公文管理的服務(wù)層次

提升公文信息化管理的服務(wù)層次，使得公文管理系統(tǒng)充分發(fā)揮作用，能夠有效促進(jìn)公文管理一體化，加強(qiáng)各部門協(xié)同工作、互幫互助的能力，提升公司整體的運(yùn)營與服務(wù)水平。由于公文管理信息系統(tǒng)的操作簡單易學(xué)，工作人員可以節(jié)省更多的精力，轉(zhuǎn)而深度分析公文具有的深層信息，為企業(yè)的管理與決策提供經(jīng)驗(yàn)和建議。

結(jié)束語：

加強(qiáng)公文管理的信息化建設(shè)，可以減輕工作人員的工作量，提升工作效率，為工作人員搜尋、查閱、整理信息提供便捷的通道，同時(shí)可以極大地提高公文信息資源的有效利用率，使單位內(nèi)各部門和工作環(huán)節(jié)做到有機(jī)結(jié)合。公文管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代潮流的必然舉措，充分利用現(xiàn)代信心技術(shù)手段，能夠有效提升公文管理的效率與服務(wù)水平，促進(jìn)單位的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋娟.企業(yè)公文管理信息化建設(shè)的有效路徑探討[J].企業(yè)改革與管理，2018（13）：38+121.

[2]張毅，紅輪，關(guān)悅.論如何強(qiáng)化公文管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：73.