淺談檔案工作如何跟上科技發(fā)展的步伐

孫麗

摘要：新時(shí)代應(yīng)當(dāng)提高單位檔案管理的整體質(zhì)量，注重構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，明確檔案管理的注意事項(xiàng)，進(jìn)一步在科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的理念下推動(dòng)檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。本文主要分析單位檔案管理的內(nèi)容，總結(jié)檔案管理向科技化發(fā)展的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科技發(fā)展；現(xiàn)代化

一、檔案管理概述

1.基本工作內(nèi)容

檔案管理的主要任務(wù)在于做好業(yè)務(wù)檔案管理，強(qiáng)調(diào)在健全的收集機(jī)制下全面的收集存儲(chǔ)公益事項(xiàng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，管理人員應(yīng)當(dāng)做好基本的檔案收集、校對(duì)、編輯、存儲(chǔ)與檢索工作。在信息化的時(shí)代還要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化，注重提高檔案的電子錄入水平，解決檔案登記不足，檔案保存不完整的問題。重點(diǎn)提高檔案資源的共享能力，基于事業(yè)單位的重大決策，重要工作和群眾需要進(jìn)行檔案資源的供給，從而滿足各項(xiàng)事業(yè)的順利開展和有序進(jìn)行。

2.主要管理特征

檔案管理是具有公益屬性的工作，檔案管理應(yīng)當(dāng)有公共服務(wù)性，強(qiáng)調(diào)根據(jù)公益事業(yè)單位的性質(zhì)開展無償?shù)臋n案服務(wù)，更好的滿足社會(huì)對(duì)公益事業(yè)數(shù)據(jù)信息的使用需要。其次，檔案管理具有持久性特征，強(qiáng)調(diào)按照年度要求做好具體的檔案管理工作任務(wù)。應(yīng)當(dāng)滿足全社會(huì)對(duì)信息查詢的需要，保證檔案信息的保密性。第三，檔案運(yùn)行的低成本。事業(yè)單位投入檔案管理經(jīng)費(fèi)有限，應(yīng)當(dāng)在低成本的理念下開展具體的檔案管理工作任務(wù)。

三、檔案工作加快科技發(fā)展步伐的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變單位檔案管理人員的觀念。

檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，調(diào)整工作重心，增加人力、物力的投入，在這種積極觀念的影響下，讓檔案管理人員擺正心態(tài)，在原有的工作模式上進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，還要完善檔案管理制度，明確崗位職責(zé)，對(duì)檔案進(jìn)行分析，總結(jié)工作中的優(yōu)勢(shì)與不足，參加會(huì)議討論，為事業(yè)單位的發(fā)展提供參考資料。

2.加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)組建可靠的檔案管理人才隊(duì)伍，把提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平放在重要的位置。首先，應(yīng)當(dāng)形成檔案管理人才的引進(jìn)機(jī)制，注重以崗位招聘、特殊人才引進(jìn)和志愿者的方式融入新型的檔案管理人才。其次，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位與專業(yè)檔案管理技術(shù)公司企業(yè)的深度合作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理人才有效交換，強(qiáng)調(diào)基于強(qiáng)有力的技術(shù)支持達(dá)到提高檔案管理人才水平的目標(biāo)。第三，組建優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理技術(shù)人員的培訓(xùn)工作，促進(jìn)檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理工作方法，強(qiáng)調(diào)以科學(xué)化的方式解決檔案管理人員的問題。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)理念，提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與前瞻檔案管理技術(shù)的指引下提高檔案管理水平，解決檔案管理工作中存在的現(xiàn)實(shí)困境。

3.明確檔案交接機(jī)制

檔案管理跟上現(xiàn)代化需要，還要在共享理念下提高檔案管理的質(zhì)量，單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)形成科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞機(jī)制，切實(shí)形成良好的專兼職人員相互配合的檔案管理工作體系。首先，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理的工作內(nèi)容，確定不同崗位的檔案管理工作重點(diǎn)。應(yīng)當(dāng)保證檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性，注重建立穩(wěn)固的專兼職檔案管理人才隊(duì)伍機(jī)制。其次，單位內(nèi)部還要完善檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，明確單位檔案管理工作的基本體系，強(qiáng)調(diào)在合理優(yōu)化檔案管理步驟，明確具體崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理的秩序化發(fā)展。第三，形成檔案管理的倒查監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理人員的監(jiān)督，促進(jìn)檔案管理人員積極的推動(dòng)各項(xiàng)工作的運(yùn)行，消除檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)隱患，達(dá)到提高檔案管理效率的目標(biāo)。還要提高檔案的分類管理水平，注重基于不同類別檔案，檔案的不同使用權(quán)限推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)的高度共享。

4.增加技術(shù)投入

技術(shù)設(shè)備更新是單位檔案管理賴以發(fā)展的重要條件。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)秉承持續(xù)性、前瞻性和計(jì)劃性的理念，注重不斷的更新檔案技術(shù)幾回，推動(dòng)檔案技術(shù)設(shè)備實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)的效果。首先，應(yīng)當(dāng)加大技術(shù)方面的投入，基于全國(guó)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，明確當(dāng)下單位檔案管理技術(shù)投入的重點(diǎn)，在檔案管理技術(shù)更新方面能夠得到上級(jí)主管部門和檔案行政機(jī)關(guān)的大力支持，進(jìn)一步瞄準(zhǔn)國(guó)外內(nèi)行業(yè)頂尖的檔案管理設(shè)備，注重在必要資金支持下推動(dòng)檔案管理技術(shù)設(shè)備更新。其次，實(shí)現(xiàn)軟件與硬件的有效匹配，在信息化、數(shù)字化與大數(shù)據(jù)的理念下開發(fā)優(yōu)質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)質(zhì)量，在結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，更好的實(shí)現(xiàn)外部數(shù)據(jù)信息的有效利用，形成廣域性的檔案管理數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)工作機(jī)制。第三，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的檢索水平，在共享檔案信息的理念下更好的開發(fā)優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)信息的傳遞平臺(tái)，提高檔案的智能化檢索水平，注重形成檔案的分析反饋機(jī)制，從而不斷完善管理方式，依靠技術(shù)進(jìn)行提高檔案管理效率，解決好檔案建設(shè)的問題，達(dá)到提高檔案管理工作質(zhì)量目標(biāo)。

結(jié)論：應(yīng)當(dāng)圍繞現(xiàn)代檔案管理技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)提高檔案管理水平，注重建立基于信息化的檔案管理工作制度，圍繞著各行業(yè)的未來建設(shè)需要采用更為先進(jìn)的檔案管理理念與技術(shù)手段。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在審視當(dāng)下工作不足的基礎(chǔ)上及時(shí)的修正檔案管理方法，切實(shí)增加檔案管理人力物力資源配置，提高檔案管理的專業(yè)性，扎實(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作，促進(jìn)檔案管理快速發(fā)展。

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