巧用Access解決預(yù)算單位國庫支付回單打印問題

施永利

【摘要】? 預(yù)算單位國庫支付回單是單位財務(wù)的重要原始憑證，是期末進行對賬的重要依據(jù)，也是審計查詢的重要依據(jù)。由于預(yù)算單位國庫支付不能實現(xiàn)諸如企業(yè)網(wǎng)上銀行自助打印的功能，預(yù)算單位會計人員在打印處理回單上耗時又耗力。文章采用Access工具將國庫支付網(wǎng)上的回單信息巧妙地轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)庫信息并充分和財務(wù)信息相匹配，實現(xiàn)自由實時打印，解決了回單打印整理問題，極大地提高了回單處理的效率。

【關(guān)鍵詞】? Access回單;打印

【中圖分類號】? F232? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2019）17-0105-02

一、預(yù)算單位國庫支付回單打印現(xiàn)狀分析

經(jīng)過十幾年的建設(shè)，我國財政資金的支付已經(jīng)建立起了比較完善的國庫集中支付模式，預(yù)算單位在實行國庫集中支付后，出現(xiàn)了兩種支付方式，一種是授權(quán)支付，另一種是直接支付，目前直接支付的占比越來越大，有些地方財政直接支付的比例已經(jīng)達到了95%以上。授權(quán)支付時預(yù)算單位根據(jù)自行開具的授權(quán)支付單存根聯(lián)和原始憑證一并記賬，直接支付時預(yù)算單位根據(jù)代理銀行開具的《財政直接支付入賬通知書》（簡稱回單）及有關(guān)原始憑證記賬。單位直接支付時由單位在國庫集中支付網(wǎng)上申請，財政相關(guān)處室審核，再通知代理銀行支付，從單位申請到銀行拿到回單要有2—3天的時間，單位通常是定期到銀行打印回單，并將回單分插在憑證后面。近年來財政也進行了改革，在國庫集中支付網(wǎng)上的支付憑證欄增加了直接支付入賬通知書打印欄，但由于單位憑證記賬和銀行支付存在著2—3天的差異，再加上財政審批直接支付時由于內(nèi)控分工的要求，財政審批的順序和單位申請的順序也不一致，導(dǎo)致單位記賬的憑證順序和國庫集中支付網(wǎng)上打印的回單順序不一致，在單位業(yè)務(wù)量比較大的情況下，財務(wù)人員將回單插入會計憑證往往費時費力。

為解決上述問題，有兩種方式可以考慮，一是考慮將回單打印好后單獨裝訂，目前有少部分單位這樣處理，但這種處理方式有不太合規(guī)的方面，因為《財政國庫管理制度改革資金支付管理暫行辦法》明確規(guī)定，對財政直接支付的支出，預(yù)算單位根據(jù)代理銀行開具的《財政直接支付入賬通知書》及有關(guān)原始憑證記賬，而且采用這種方式會計憑證的順序和通知書的處理順序完全不一致，造成了將來對賬、審計等工作的麻煩，不利于單位的財務(wù)管理;二是將回單標上記賬憑證號，然后分插到相對應(yīng)的會計憑證后面，這種方式是完全符合規(guī)定的，但手工查找核對確認憑證號要花費很多時間。若能采用簡便的方法在裝訂憑證時實時打印出回單附在憑證后，這樣就可以有效地節(jié)約查找的時間，然而目前財政國庫網(wǎng)上的打印并不具備這樣的功能。

二、采用Access設(shè)計回單打印

針對上述狀況，筆者嘗試用Access來解決回單打印的問題。根據(jù)國庫支付網(wǎng)上報表欄中的支付信息直接導(dǎo)出Excel表，注意要刪除表頭和表尾的合計（這兩行是合并單元格的方式，將表導(dǎo)入Access中時，合并單元格是不能導(dǎo)入的），同時不建議刪除表列，盡管電子表的列很多是沒用的，但在Access中處理數(shù)據(jù)是可以選擇性使用表列的，這樣可有效減少修改的工作量。打開Microsoft Access 2010，建立數(shù)據(jù)庫Database1，在該數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入國庫支付信息Excel表，形成數(shù)據(jù)庫中的名為“第一頁”的表，然后對該表在創(chuàng)建功能下嚴格按照國庫網(wǎng)上代理銀行的回單格式和內(nèi)容（見上頁表1）進行設(shè)計。

對于標題、固定內(nèi)容可選擇設(shè)計工具中的文本框、標簽框設(shè)計，并按照上表內(nèi)容準確填寫，對于需要自動生成的內(nèi)容（即上頁表1中標*的內(nèi)容），可選擇“添加現(xiàn)有字段”功能自由地選擇添加相關(guān)字段，按照上頁表1格式通過調(diào)整報表設(shè)計中各對象的格式將報表設(shè)計成和回單一樣的格式。表1中有一個較難處理的問題是大寫金額的問題（標“**”），由于國庫導(dǎo)出的Excel表中只有小寫金額，沒有對應(yīng)的大寫金額，對此有兩種處理方式，一種是在導(dǎo)入前就在Excel表中增加一列大寫金額，并用函數(shù)自動將人民幣小寫金額轉(zhuǎn)換成大寫金額，假設(shè)小寫金額為A1格，大寫金額B1格=IF（A1<=0，）TEXT（INT（A1），[dbnum2]人民幣G/通用格式‘）&元&IF（INT（A1*10）-INT（A1）*10=0，IF（INT（A1）*（INT（A1*100）-INT（A1*10）*10）=0，，‘零），TEXT（INT（A1*10）-INT（A1）*10，[dbnum2]&‘角）&IF（（INT（A1*100）-INT（A1*10）*10）=0，‘整，TEXT（（INT（A1*100）-INT（A1*10）*10），[dbnum2]）&‘分））。然后可以運用拖動“十字”的方式將小寫金額自動轉(zhuǎn)換成大寫金額，這樣導(dǎo)入Access中大寫金額字段就有了。另一種是在表格設(shè)計中選擇大寫金額欄后選擇金額，然后在金額的控件來源中將上述函數(shù)寫入，也可以生成大寫金額（詳見圖1）。

對報表中內(nèi)容的格式、字體等調(diào)試后，即可很方便地生成和代理銀行一樣的回單（詳見表2）。

三、打印回單的處理及回單規(guī)范性問題

（一）打印回單的處理

通常打印的回單在裝訂憑證時要分插到每一張對應(yīng)的會計憑證后，實際工作中經(jīng)常是按編號排好會計憑證，然后在一批回單中查找憑證對應(yīng)的回單，耗時又耗力。為了更有效地處理回單，可以有兩種解決方法。方法一：在上述Access報表中設(shè)計查找功能，比如按單位名稱、按金額查找，在裝訂憑證時逐個實時打印回單附在相應(yīng)的會計憑證后。方法二：可以將財務(wù)對賬工作和回單處理充分結(jié)合，即在國庫支付系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出支付明細的Excel表，通過排序（通?？梢园粗Ц督痤~排序）并輔以摘要等信息將財政國庫支付和單位財務(wù)支付金額核對一致，單位財務(wù)支付信息中的憑證號就很方便地匹配到了國庫支付信息中去，這樣打印回單時可以按憑證號排序方便快捷地打印出回單。需要注意的是，如果財務(wù)系統(tǒng)的憑證號是文本格式，自動排序時并不能按照數(shù)值自然順序排列，這時需要將文本憑證號轉(zhuǎn)換成數(shù)值再進行排序，Excel中的文本格左上方的“！”可以很方便地將文本轉(zhuǎn)換成數(shù)值。回單的順序和會計憑證的順序都是按照會計憑證號從小到大排列，裝訂憑證時只要依次分插在憑證后面即可。從上述方法對比可以看出，方法一要多次查詢信息、多次打印信息，方法二將回單處理和財務(wù)對賬融合在一起，回單可以一次性打印，也不存在找回單問題，省時又省力。筆者建議采用第二種方法。

（二）單位自行打印回單規(guī)范性問題

目前對于單位自行打印回單會計制度并沒有一個明確的規(guī)定，單位自行打印的回單從實質(zhì)上來說并不是銀行的真正回單，但不管是財政網(wǎng)上打印的還是導(dǎo)出財政數(shù)據(jù)在Access中打印的，筆者認為，只要反映的內(nèi)容是真實完整的就是有效的。為了防止相關(guān)的舞弊行為，回單打印的功能不得由出納人員負責(zé)，防止出現(xiàn)出納人員為了掩蓋支付舞弊而人為修改打印數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

四、結(jié)束語

使用Access方式打印回單，不僅提高了會計憑證處理的效率，還提高了回單在其他方面的使用效率，比如報賬人員需要準確的支付信息時可以在Access中快速尋找和打印，回單也可以以電子方式方便地傳送給使用人，甚至還可以將這些支付信息進行分析、加工形成圖表信息，然而這些功能在財政國庫支付網(wǎng)上是無法實現(xiàn)的。希望本文的方法能夠給預(yù)算單位的會計人員提供有效的幫助。X

【主要參考文獻】

[ 1 ] 財政部.關(guān)于中央預(yù)算單位2012年深化國庫集中支付制度改革若干問題的通知[S].財庫[2011]163號.

[ 2 ] 財政部，中國人民銀行.關(guān)于印發(fā)《國庫集中支付業(yè)務(wù)電子化管理暫行辦法》的通知[S].財庫[2013]173號.

[ 3 ] 張強.Access 2010中文版入門與實例教程[M].北京：電子工業(yè)出版社，2011.

[ 4 ] 徐衛(wèi)克.Access 2010基礎(chǔ)教程[M].北京：中國原子能出版社，2012.