孫迎暉
摘要:由于天然氣易燃易爆的特性,以及城市工程建設(shè)的發(fā)展,道路、橋梁、地鐵都在規(guī)劃建設(shè)中,作為華中地區(qū)重要的燃?xì)夤?yīng)商,為適應(yīng)社會的進(jìn)步和發(fā)展,不斷作好天然氣工程資料歸檔提升工作,推進(jìn)項目可追溯化管理,已越發(fā)重要,本文就天然氣工程工程資料檔案歸檔的重要性、資料歸檔中存在的問題,資料歸檔的方法和措施進(jìn)行論述,以提升天然氣工程項目精細(xì)化管理的水平和能力。
關(guān)鍵詞:檔案歸檔;項目可追溯化管理
1天然氣工程資料歸檔的重要性及其意義
由于市場經(jīng)濟(jì)的多樣性,企業(yè)在投資過程中,往往存在周期長、環(huán)節(jié)多、易發(fā)生突發(fā)等情況,面臨著各種風(fēng)險,稍一疏忽就可能造成無法估量的損失。如果項目管理到位,就可以有效避免一些損失,項目檔案管理也是如此。良好的檔案管理能提供工程建設(shè)的原始記錄,查到問題癥結(jié)所在,保證項目的順利進(jìn)行,在遇到法律糾紛時,還能夠提供有效的證據(jù),維護(hù)企業(yè)的利益。
2天然氣工程資料歸檔中存在的問題
2.1同步資料缺失、問題多
我公司在審查監(jiān)理和施工同步資料發(fā)現(xiàn)問題多,資料缺失多,從工程施工許可、施組設(shè)計、圖紙會審、吹掃等14項關(guān)鍵工序的安裝、質(zhì)量、安全及進(jìn)度和成本控制的日志記錄情況進(jìn)行評核,并逐條提出整改意見。通過檢查反映出監(jiān)理日志、施工日志的內(nèi)容過于簡單、不連續(xù),對于重要施工工序及關(guān)鍵節(jié)點無檢查結(jié)果、無詳細(xì)的記錄、無工序同步驗收記錄表等,工程施工與工程資料不同步,給工程質(zhì)量的追索帶來困難。
2.2竣工資料提交遲延,竣工資料內(nèi)容缺乏,問題多
由于天然氣工程項目眾多,施工單位資料人員缺乏,各單位提交的竣工資料問題較多,如:記錄的焊縫數(shù)量與實際不一致,無焊道圖、無隱蔽工程記錄、承建商施工人員報驗程序不規(guī)范:如缺少年度報驗手續(xù),報驗人員不齊、管理人員資質(zhì)材料檢查不嚴(yán)謹(jǐn)、監(jiān)理未嚴(yán)格審查承建商施工組織設(shè)計,施組內(nèi)部分內(nèi)容無法滿足施工要求。
3工程資料歸檔的方法和措施
3.1建立標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔資料目錄清單,統(tǒng)一工程資料歸檔要求
我公司按照城建檔案館工程資料的有關(guān)要求,統(tǒng)一執(zhí)行武漢市燃?xì)赓|(zhì)量監(jiān)督管理站制定的燃?xì)夤こ炭⒐べY料目錄清單,從工程管理資料、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件、施工現(xiàn)場準(zhǔn)備文件、設(shè)計變更洽商記錄、設(shè)備材料出廠質(zhì)量合格文件及試驗報告、施工試驗記錄、施工記錄、功能性試驗記錄、施工驗收資料、質(zhì)量事故及處理記錄、竣工圖及其他等十二個方面進(jìn)行了規(guī)范,統(tǒng)一了工程竣工資料的管理,保證工程竣工資料的標(biāo)準(zhǔn)化。
3.2堅決執(zhí)行三同步、作好工程資料質(zhì)量歸檔管理
由于項目建設(shè)周期長、環(huán)節(jié)多及關(guān)系協(xié)作比較復(fù)雜,因此產(chǎn)生的檔案材料內(nèi)容涉及面廣、數(shù)量多、形式多樣,檔案收集過程面對的部門和單位也很多,檔案管理具有一定的復(fù)雜性,周期較長,很容易出現(xiàn)遺漏,為今后項目的后續(xù)建設(shè)和運(yùn)營埋下隱患。這就要求檔案管理人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)和豐富的實踐經(jīng)驗。檔案管理人員需要深入了解工程建設(shè)的全過程,堅決執(zhí)行“三同步”:項目設(shè)立與提出文件歸檔要求同步;檢查計劃進(jìn)度與檢查文件形成情況同步;驗收鑒定項目成果與驗收檔案同步。
隨著各項工作的迅速展開,檔案管理人員要找準(zhǔn)檔案工作在投資項目工作中所處的位置,抓住時機(jī)開展工作,保證檔案及時收集、系統(tǒng)完整,檔案組卷邏輯分明、條理清晰,便于查閱。企業(yè)檔案管理部門要做好這項工作,科學(xué)制定檔案管理流程至關(guān)重要。檔案管理人員應(yīng)從企業(yè)實際出發(fā),根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定,規(guī)范項目檔案管理,有效控制項目檔案質(zhì)量,降低由于項目檔案管理不到位而給企業(yè)造成的投資風(fēng)險。
在投資項目合同簽訂及項目計劃制定過程中,要明確檔案資料提交的綱目和時間,要求相關(guān)方在項目執(zhí)行過程中提交不同形式的項目文檔資料,分階段將收集的項目文檔資料、設(shè)計圖樣及聲像資料等向檔案管理部門移交,改變過去建設(shè)工程檔案在竣工后再算總賬的現(xiàn)象,避免發(fā)生檔案缺失、責(zé)任不明的情況,從而確保建設(shè)投資項目檔案管理的質(zhì)量,有效降低項目的未來風(fēng)險。
3.3完善工程資料歸檔審核,作好流程管理,保證歸檔資料質(zhì)量
分階段檔案收集是項目檔案管理的工作重點,確定合理的檔案收集時間點,檔案部門要在這一環(huán)節(jié)中做好與主管部門的溝通,盡早讓主管人員了解項目檔案收集的內(nèi)容和工作要求。項目檔案的收集在很大程度上要依賴項目主管人員的積極配合,因此必須使他們充分認(rèn)識到項目檔案完整的重要性,認(rèn)識到項目檔案管理是項目管理的重要組成部分,并為項目的現(xiàn)在和未來提供支持服務(wù)。
3.4做好工程歸檔資料的檢查,持續(xù)提升工程資料歸檔的責(zé)任意識
(1)各單位的所有過程管理資料放在各公司辦公室以便隨時檢查。(2)各單位每周對各項目人員記錄的日志及過程資料進(jìn)行檢查評定。(3)各單位在進(jìn)行工程請款時,將每項工程的資料作為付款評核依據(jù)。
4結(jié)束語
綜上所述,投資項目風(fēng)險的防范在于投資決策和項目管理,項目檔案管理是項目管理的重要組成部分。項目檔案的質(zhì)量體現(xiàn)著項目管理的水平,因此檔案管理部門要特別關(guān)注可能影響項目投資安全的檔案收集,盡可能多地了解項目整體運(yùn)作過程,與相關(guān)部門多溝通,管理上變被動為主動,創(chuàng)建科學(xué)規(guī)范的項目檔案管理流程,使項目檔案管理成為提高投資項目管理水平的重要因素。