基于數(shù)字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效方法分析

李唯琛 王敏

【摘 要】 隨著科技的發(fā)展與進(jìn)步，數(shù)字化已然深入人們生活的方方面面，在為人們生活及工作提供便利的同時，也在不斷的變革與發(fā)展中，其技術(shù)也更加完善，給予社會發(fā)展更大的便利與優(yōu)勢。本文以數(shù)字化時代為背景，就醫(yī)院檔案管理的要點(diǎn)及現(xiàn)狀進(jìn)行分析，為構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的有效利用和共享，提供參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】 數(shù)字化時代;醫(yī)院檔案;管理方法

【中圖分類號】R766.1

【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A

【文章編號】1005-0019（2019）18-038-01

Abstract With the development and advancement of science and technology， digitalization has penetrated into every aspect of people's lives. While facilitating people's lives and work， it is also undergoing continuous reform and development. Its technology is also more perfect， giving social development greater. Convenience and advantages. This paper takes the digital age as the background， analyzes the main points and current situation of hospital archives management， and provides reference for the construction of digital archive management system to realize the effective use and sharing of hospital archive resources.

Key words：digital age; hospital archives; management method

前言

傳統(tǒng)檔案管理耗時、耗力、應(yīng)用效率低，對醫(yī)院管理工作也產(chǎn)生了一定的局限性，其中包含數(shù)字化與傳統(tǒng)共同運(yùn)營所產(chǎn)生的矛盾感、檔案管理人員素質(zhì)不一，造成工作受限、一些人缺乏推陳出新的自覺感，不愿更新老舊觀念等。信息化、數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)也給醫(yī)院檔案管理帶來了新的活力，它既可以沖破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，讓醫(yī)院各方面的工作效率事半功倍。

1 醫(yī)院檔案管理與實(shí)際意義

1.1 醫(yī)院檔案管理概述

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院的一項(xiàng)重要管理工作，傳統(tǒng)檔案管理方法內(nèi)容繁多、程序復(fù)雜、耗時耗力、管理效率低、難度相對較大，不利于醫(yī)院的整體發(fā)展[1]。醫(yī)院檔案管理涵蓋了醫(yī)療數(shù)據(jù)管理、醫(yī)護(hù)人員的工作流程以及檔案的調(diào)取等，其內(nèi)容十分復(fù)雜，調(diào)取及使用存在一定局限性。對此，更需要創(chuàng)新管理途徑，引進(jìn)數(shù)字化管理技術(shù)，對醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高醫(yī)院工作效率，以應(yīng)對突發(fā)情況下資料、檔案的調(diào)取與使用。

1.2 數(shù)字化檔案管理在實(shí)際醫(yī)院工作中的意義

數(shù)字化檔案管理在現(xiàn)代醫(yī)院工作中，由于其快捷且智能化的自身特點(diǎn)，快速占領(lǐng)醫(yī)院市場，并發(fā)揮著極大的應(yīng)用效果與現(xiàn)實(shí)意義。主要表現(xiàn)為：

1.2.1 對于現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作來說，數(shù)字化檔案管理既能夠有效的避免紙質(zhì)文檔的保存和丟失，又節(jié)省了存放空間。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)引入醫(yī)院檔案管理工作，大大的提高了檔案保存的安全性、穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)了檔案的實(shí)時瀏覽與查找，讓檔案管理更具智能化[2]。

1.2.2 醫(yī)院檔案管理涉及面廣泛，是醫(yī)院各類資料的重要來源。數(shù)字化的引入，可以有效實(shí)現(xiàn)科學(xué)存檔、快速檢索、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用等?？梢?，檔案管理數(shù)字化的發(fā)展前景遠(yuǎn)大，是社會發(fā)展下的必然產(chǎn)物。智能化的管理技術(shù)，讓資料文件的檢索更加快捷方便，實(shí)現(xiàn)了文檔資料的實(shí)時查找，極大的提高了工作效率，對醫(yī)院工作來說意義重大。

1.2.3 傳統(tǒng)檔案管理工作耗時耗力、任務(wù)繁重，而數(shù)字化管理技術(shù)的引進(jìn)讓醫(yī)院管理工作更具智能化，既從一定程度上減少了人力成本付出，又從總體上提高了檔案管理的工作效率，簡化了工作流程。

1.2.4 數(shù)字化時代下的檔案管理，是市場發(fā)展的產(chǎn)物，是適應(yīng)這個社會飛快運(yùn)行的智能化檔案管理。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

2.1 傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化共同運(yùn)營所產(chǎn)生的矛盾感。數(shù)字化時代的飛速發(fā)展，許多醫(yī)院也引進(jìn)了數(shù)字化檔案管理技術(shù)，但相關(guān)技術(shù)及制度建設(shè)仍處于初級階段，加上不健全的數(shù)字化檔案管理制度，讓檔案管理工作更加艱難。

2.2 缺乏專業(yè)化管理人才。數(shù)字化時代對檔案管理工作提出了更高的要求，又由于醫(yī)院工作的特殊性質(zhì)，讓這份工作更加嚴(yán)謹(jǐn)及規(guī)范。對此，也對從事相關(guān)管理工作者提出了更高的要求，要取其精華去其糟粕，不要過度依賴于過去的管理經(jīng)驗(yàn)，要積極進(jìn)行創(chuàng)新，為新的機(jī)遇與發(fā)展提供更好的鋪墊。

2.3 傳統(tǒng)觀念依舊存在，有些人不愿自我更新。有些醫(yī)院的檔案管理依舊延用傳統(tǒng)人工管理模式，耗時耗力，即使引進(jìn)也缺乏自覺使用觀念而遭到排斥，導(dǎo)致不了了之。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理要重視好員工心理狀態(tài)，引導(dǎo)員工進(jìn)行數(shù)字化變革，以更為優(yōu)質(zhì)的工作質(zhì)量和工作效率，提高自身發(fā)展。

3 提高醫(yī)院檔案管理的有效方法

當(dāng)前時代下，高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化模式已然占據(jù)了人們生活及工作的方方面面，給眾多行業(yè)帶來了發(fā)展機(jī)遇，智能化的管理及應(yīng)用模式，深受人們青睞。醫(yī)院檔案管理由于其自身特殊性質(zhì)及涵蓋內(nèi)容較為復(fù)雜，傳統(tǒng)人工管理模式已然不能適應(yīng)社會實(shí)際發(fā)展需求，此時，計(jì)算機(jī)數(shù)字化的引入也初見優(yōu)勢，能夠有效的提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，避免在基本資料輸出上出現(xiàn)差錯[3]。因此，基于數(shù)字時代下，為提高醫(yī)院檔案管理的有效方法可以分為以下幾點(diǎn)：

3.1 完善數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備，消除矛盾。數(shù)字化時代下的醫(yī)院檔案管理，要貼合醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際應(yīng)用，完善醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施，建立智能化醫(yī)院檔案庫，便于工作調(diào)取與使用，以提高醫(yī)院工作的實(shí)效性。除了基礎(chǔ)設(shè)施的完善，還要構(gòu)建較為合理且健全的數(shù)字化檔案管理制度，努力消除共營所引起的矛盾，讓檔案管理工作運(yùn)作更加高效。

3.2 加強(qiáng)對內(nèi)部檔案管理工作者的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)檔案管理信息自動化于數(shù)字化，開辟檔案管理創(chuàng)新途徑，做到與時代接軌，落實(shí)數(shù)字化、信息化人才培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)，加快檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化發(fā)展，使醫(yī)院的檔案管理工作有序進(jìn)行[4]。任何工作的落實(shí)都離不開對人員的工作培訓(xùn)，培訓(xùn)是讓員工更接近于理想工作狀態(tài)，提高自身水平，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化水平。

3.3 檔案管理最重要的一方面就是保存，數(shù)字化信息技術(shù)，雖然可以有效的避免由于紙質(zhì)形式帶來的保存隱患，但依舊會存在些許安全管理方面的問題。對此，要加強(qiáng)相關(guān)監(jiān)督制度建設(shè)，把安全管理工作落實(shí)到檔案管理工作的方方面面，提高安全管理及避免互聯(lián)網(wǎng)病毒的侵害，以提高數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用效果，確保檔案安全。

3.4 系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)是進(jìn)行數(shù)字化、智能化管理工作的基本保障之一。在引進(jìn)數(shù)字化管理技術(shù)之前，要對新進(jìn)管理系統(tǒng)進(jìn)行全面的試用檢查，并在隨后的日常檔案管理工作中進(jìn)行合理的監(jiān)督與抽查，以做到對系統(tǒng)的定時檢查與全面維護(hù)。又由于醫(yī)院檔案管理工作的特殊性質(zhì)，要努力規(guī)避由于系統(tǒng)所造成的紊亂錯誤，給予醫(yī)院工作一個良好的運(yùn)作系統(tǒng)。

4 結(jié)束語

近年來，數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展迅猛，檔案的管理也越發(fā)受到人們的重視。但在此運(yùn)作中，依舊會出現(xiàn)各類問題，限制了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。數(shù)字化讓檔案信息及科研資料得以共享、讓醫(yī)院工作得以高效運(yùn)行、讓資料檢索更加簡單快捷、也讓我國數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)邁入一個全新的領(lǐng)域。此時，我們要做的不止要兼顧眼前的發(fā)展，還要正視檔案管理工作所存在的問題，做出及時且適時的改進(jìn)，讓醫(yī)院檔案管理工作更加智能化，醫(yī)院服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)及時。

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[4] 李雁冰.基于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及檔案信息自動化管理對策研究[J].中國科技縱橫，2017（15）：196，198.