戶籍檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要 目前，我國(guó)戶籍檔案管理存在的主要問(wèn)題是：戶籍檔案分類的有序性和完善性比較差;檔案設(shè)備水平參差不齊，安全措施不完善，沒(méi)有有效的補(bǔ)救措施;幾乎所有派出所甚至分局市政局都未能確定戶籍文件和文件銷毀系統(tǒng)的年度保留限額。戶籍文件包括計(jì)算機(jī)磁記錄文件的安全保障，它只能通過(guò)戶籍警察的意識(shí)來(lái)維持。戶籍文件的使用效率不高，無(wú)法發(fā)揮人口信息的作用。建議：理順戶籍管理制度，采用以派出所為基礎(chǔ)的管理模式，派出所—分局—市級(jí)局3級(jí)（農(nóng)村2級(jí)），開(kāi)展分工與不同層次的合作;建立戶籍檔案存放期和粉碎制度;加強(qiáng)戶籍登記檔案的分類和歸檔制度化，戶籍和內(nèi)部警察的責(zé)任教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn);加強(qiáng)戶籍檔案的查詢和使用管理。

關(guān)鍵詞 戶籍檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

一、我國(guó)戶籍檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）制度設(shè)計(jì)滯后

首先，戶籍登記文件的管理符合戶籍制度?；旧?，它主要由基層派出所管理。全市實(shí)行“市局—分局—派出所”三級(jí)管理制度，實(shí)行農(nóng)村“中（縣）局—派出所”二級(jí)管理系統(tǒng)，全職或兼職皆可。派出所（在職）負(fù)責(zé)整個(gè)辦公室。檔案的管理和使用相對(duì)寬松，在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)體制下，它無(wú)法滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求。

（二）管理權(quán)屬不明確

根據(jù)《中華人民共和國(guó)戶籍登記處》，中國(guó)戶籍由各級(jí)公安機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、組織、學(xué)校、企事業(yè)單位管理。可以看出，機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、學(xué)校和其他機(jī)構(gòu)有管理房屋登記的權(quán)利。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一些組織和機(jī)構(gòu)沒(méi)有明確的管理水平。隨著機(jī)構(gòu)整合和組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，它已成為一些非公共組織，包括私人和私人組織。目前還不清楚這些公司是否可以管理戶籍文件。派出所編制的戶籍登記文件一般按照《公安派出所管理辦法》，機(jī)關(guān)組織、學(xué)校、機(jī)構(gòu)和管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中管理。

（三）戶籍檔案查詢利用效益不高，未能發(fā)揮人口信息應(yīng)有的作用

由于沒(méi)有統(tǒng)一的查詢標(biāo)準(zhǔn)、方法和規(guī)章制度，地方派出所一般在公安系統(tǒng)和計(jì)劃生育委員會(huì)等其他政府機(jī)構(gòu)內(nèi)進(jìn)行調(diào)查，提供更好的合作。對(duì)于許多科研和經(jīng)濟(jì)單位，一般查詢沒(méi)有提供，這是國(guó)家行政部門為了促進(jìn)服務(wù)意識(shí)，尤其是社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于人民群眾的努力。這顯然很難滿足人民生活和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，遏制了公安人口信息服務(wù)于經(jīng)濟(jì)生活和社會(huì)的巨大優(yōu)勢(shì)。因此，如何正確規(guī)范戶籍檔案查詢，擴(kuò)大所在的服務(wù)范圍（個(gè)人隱私和國(guó)家機(jī)密除外），尤其是服務(wù)于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，并與統(tǒng)計(jì)等機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)，已經(jīng)成為我們面臨的重要議題。

二、戶籍檔案管理解決對(duì)策

（一）創(chuàng)新戶籍檔案管理的體制與機(jī)制

創(chuàng)新戶籍檔案管理的制度和機(jī)制必須首先明確機(jī)構(gòu)的關(guān)系，并建立一個(gè)從分散到集中管理的長(zhǎng)期機(jī)制。其次是實(shí)現(xiàn)戶籍檔案的社會(huì)管理。檔案的社會(huì)管理是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。我們可以借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，建立集中的房屋登記管理制度。政府將提供該中心的具體行政職能，以實(shí)現(xiàn)在某些地區(qū)集中管理和整合戶口登記檔案。之后，它將逐步擴(kuò)展到周邊地區(qū)，建立國(guó)家房屋登記管理中心。這種管理模式可以解決傳統(tǒng)房屋登記管理中反復(fù)管理和重復(fù)歸檔的問(wèn)題，有效避免了“死文件”的現(xiàn)象。

（二）建立戶籍檔案保管年限及銷毀制度

文件的存儲(chǔ)期通常分為3種類型：永久保存，長(zhǎng)期保存和臨時(shí)保存。需要永久保存的戶口登記檔案主要是永久居民登記表，死亡和出國(guó)，失蹤人員和出生證明?，F(xiàn)有人口通常存放在戶籍登記處。事件發(fā)生后，往往會(huì)從現(xiàn)有人口名單中提出死亡、出國(guó)和失蹤人員。與出生證明一樣，應(yīng)將其永久存放查詢，但經(jīng)過(guò)一段時(shí)間，各種認(rèn)證材料和文件存根，保存身份證底卡等。

（三）加強(qiáng)戶籍檔案信息化建設(shè)

要加強(qiáng)戶籍檔案信息化建設(shè)，首先，實(shí)現(xiàn)新生成檔案的信息管理，完善戶籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)共享區(qū)域內(nèi)各種戶籍檔案資源，加強(qiáng)戶籍管理信息化。這不僅可以緩解文件手動(dòng)傳輸速度慢的問(wèn)題，而且可以有效減少不同地區(qū)居民的居住檔案，使居民可以往返港口。其次，加快戶籍文件的數(shù)字化。對(duì)于一些利用率高、參考度高的紙質(zhì)戶口登記文件，應(yīng)通過(guò)掃描和記錄將其轉(zhuǎn)換為電子賬戶登記文件。對(duì)于大量收集的文件，“早期建設(shè)優(yōu)先”和“資格優(yōu)先”的原則可用于科學(xué)篩選和分類，并分批數(shù)字化。最后，積極提供戶籍信息使用服務(wù)，使用戶信息被用作公眾的社會(huì)信息資源，使戶籍登記文件不再顯示，而是由人民充分利用和服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

對(duì)中國(guó)戶籍檔案發(fā)展中存在的問(wèn)題和解決方案的分析，是為了使戶籍管理更好地完善戶籍檔案，更好地滿足社會(huì)對(duì)戶籍檔案使用的需求，促進(jìn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，在戶籍管理過(guò)程中，要結(jié)合現(xiàn)行戶籍改革意見(jiàn)和區(qū)域發(fā)展?fàn)顩r，制定戶籍管理制度;同時(shí)做好頂級(jí)設(shè)計(jì)和相關(guān)政策，建立長(zhǎng)效制度和機(jī)制，自頂向下。戶籍管理工作更注重文件價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和服務(wù)理念的更新，最終促進(jìn)戶籍管理，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

（作者單位為湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院）

[作者簡(jiǎn)介：樂(lè)貞紅（1993—），女，重慶忠縣人，碩士研究生，研究方向：檔案管理與檔案信息化。]

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