高校設備全生命周期管理的“清華實踐”

楊 柳，黃開勝，江永亨

在新形勢下，伴隨著“互聯(lián)網+”“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)”“新工科”等項目的廣泛開展，建設世界一流大學和一流學科已經成為我國高等院校深入發(fā)展的方向。在這一背景下，如何進一步加強高校儀器設備全周期信息化管理，如何加強高校采購信息化體系的構建，以及如何建立科學的高校政府采購績效評價體系，更好地為學校建設服務，更好地為教學、科研服務等，已經成為人們關注的話題。本期“特約專欄”向大廣大讀者推薦清華大學、中山大學和華僑大學關于上述幾個方面的文章，供大家借鑒、參考。

高校設備全生命周期管理的“清華實踐”

楊 柳，黃開勝，江永亨

（清華大學 實驗室管理處，北京 100084）

清華大學以政策管理和業(yè)務辦理相融合、采購和資產管理相貫通、業(yè)務與財務相融合為主要思路，構建了“設備全生命周期管理平臺”系統(tǒng)；用信息化手段實現(xiàn)了設備采購、建賬、使用、處置的動態(tài)全過程閉環(huán)管理，實現(xiàn)了采購業(yè)務、使用管理的集成，并建立了依托信息系統(tǒng)的高校設備全生命周期管理的新模式。該文分析了平臺的建設思路、體系設計、技術實現(xiàn)與應用創(chuàng)新，通過案例對比介紹平臺產生的管理效益。

全生命周期管理；信息化技術；內部控制；財務協(xié)同

1 目前高校設備管理信息化現(xiàn)狀

國內高校設備管理信息化經歷了單機版、網絡版和集成平臺3個主要階段。第一個階段的主要特征是管理部門使用單機版軟件，依靠手工錄入完成卡片和賬目的電子化管理，擺脫了紙質賬本的限制[1]；第二個階段是利用網絡版軟件，通過共享數(shù)據(jù)，整合建賬、管理設備，依靠權限分配實現(xiàn)設備業(yè)務管理目標，主要特征是基于局域網或互聯(lián)網的客戶端/服務器（C/S）或瀏覽器/服務器（B/S）架構軟件，能與學校信息平臺實現(xiàn)基本集成與對接，能實現(xiàn)主要設備管理業(yè)務的系統(tǒng)內協(xié)同；第三個階段是整合主管部門、用戶、供應商等角色，利用集成度和智慧化程度較高的互聯(lián)網平臺，實現(xiàn)設備采購、管理、服務和監(jiān)管的多項職能，主要特征是實現(xiàn)與財務、人事、資產等校內核心業(yè)務多系統(tǒng)協(xié)同[2]，利用物聯(lián)網技術實現(xiàn)電子標簽、設備定位、狀態(tài)監(jiān)控等；利用移動互聯(lián)網，實現(xiàn)基于APP或微信的移動辦公，利用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)設備管理全局分析，并能對未來管理提供科學決策依據(jù)[3]。

通過2018年底對教育部75所直屬高校調查統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出，目前大部分高校正處在第二階段，部分高校已經向第三階段演進發(fā)展（見圖1）。

圖1 設備信息化應用階段統(tǒng)計

此外，各高校設備管理信息化建設模式主要有4類：模式一，購買業(yè)界通用管理軟件；模式二，以業(yè)界通用軟件為基礎，結合本校業(yè)務實際做二次開發(fā)和整合；模式三，學校自行研發(fā)；模式四，學校委托企業(yè)定制研發(fā)。設備管理信息化模式變化趨勢如圖2所示，主流建設模式為購買高校行業(yè)通用軟件和依靠這些軟件做深度定制化與集成整合，學校自行研發(fā)建設模式越來越少。

圖2 設備管理信息化建設模式變化趨勢

2 存在的問題分析

這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)與變化趨勢，讓我們關注高校設備管理信息化發(fā)展過程中普遍存在的問題。

（1）業(yè)務相對單一或分散，信息孤島現(xiàn)象比較嚴重。設備管理的業(yè)務已從最初的賬目管理，發(fā)展出預算論證、采購、監(jiān)管、驗收、共享等豐富內涵。調查發(fā)現(xiàn)一些高校設備管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)了設備入庫、變動和處置的資產賬目管理，業(yè)務功能相對單一，存在論證、采購、使用等業(yè)務由不同信息系統(tǒng)實現(xiàn)，管理分散，數(shù)據(jù)孤島效應明顯。

（2）業(yè)務協(xié)同能力不足，服務水平有待提升。越來越多的設備管理業(yè)務需要與財務、國資管理、采購等部門協(xié)同辦理，如果信息系統(tǒng)不能實現(xiàn)跨部門和跨系統(tǒng)業(yè)務協(xié)同，就必須通過線下人工處理，勢必出現(xiàn)業(yè)務效率低的問題。在主管部門管理職能不斷強化的同時，學校也對服務師生能力提出了更高的要求，需要主管部門利用行政資源優(yōu)勢，讓師生減少在相關業(yè)務辦理的時間和精力投入，使得更專注于教學和科研，甚至要求主管部門利用自生掌握的信息優(yōu)勢，主動提供諸如“無紙化”“零跑腿”的特色服務。但是，“重管理，輕服務”的設備管理系統(tǒng)為師生服務的能力較弱，已經影響到職能部門的服務能力建設。

（3）平臺缺少持續(xù)發(fā)展的迭代能力。由于相關政策法規(guī)推陳出新，業(yè)務管理和服務要求不斷升級，加之學校信息化應用日趨完善，設備管理信息化已不再是單純的管理軟件開發(fā)工作，逐漸演變成包含政策學習積累、行業(yè)動態(tài)追蹤、管理模式研究、技術應用創(chuàng)新和持續(xù)專業(yè)服務的專門領域。僅僅依靠軟件技術研發(fā)團隊定制軟件，常出現(xiàn)缺少業(yè)務知識積累、業(yè)務迭代緩慢、技術團隊不穩(wěn)定等問題，甚至會出現(xiàn)全盤開發(fā)推倒重來的現(xiàn)象，建設模式缺少持續(xù)發(fā)展能力，已跟不上學校管理與發(fā)展需求。

（4）安全與保密管理比較薄弱。通過分析業(yè)務的數(shù)據(jù)單元或數(shù)據(jù)整體全貌，可以得到豐富的敏感信息，如經費投入動向、采購價格水平、市場競爭趨勢，甚至可以評估出某些保密科研能力的現(xiàn)狀水平。如果這些信息出現(xiàn)不當使用和泄露，必將產生嚴重后果[4]。除了系統(tǒng)的技術安全風險外，信息化項目的管理風險也不可輕視，目前業(yè)界大部分項目的技術運維主要依靠開發(fā)公司，技術運維人員可以接觸到生產服務器和核心數(shù)據(jù)庫，這種運維模式存在較大安全風險[5]，可能發(fā)生數(shù)據(jù)泄密導致被竊取他用的情況。

這些普遍存在的問題，是一些內在的共性原因所致，總結為以下幾個方面：

（1）政策法規(guī)和學校事業(yè)發(fā)展對職能部門的管理提出越來越高的要求，業(yè)務管理愈發(fā)完備、精準，業(yè)務先行調整，導致與之配套的信息系統(tǒng)短期內跟不上調整步伐，出現(xiàn)發(fā)展滯后、功能缺失等“拖后腿”現(xiàn)象，也容易出現(xiàn)信息孤島的零散布局。

（2）部門之間工作優(yōu)化協(xié)調難、共享數(shù)據(jù)難。校內部處之間容易以職能分工為邊界，構筑信息化“籬笆”。人為地將客觀存在的“全生命周期”切割成多段業(yè)務流程，系統(tǒng)功能過分強調獨立履職，忽視數(shù)據(jù)相互依托，輕視師生服務的連續(xù)性和整體性。這些正是數(shù)據(jù)重復錄入，業(yè)務簽字蓋章跑腿多的主要原因。

（3）規(guī)劃水平落后，布局混亂。信息化建設路徑，大多是從單一小系統(tǒng)逐步發(fā)展成綜合性復雜業(yè)務平臺，這是客觀規(guī)律，但在從小到大、從易到難的過程中，科學規(guī)劃和階段性的整合重構是必須的。由于職能部門一般缺少信息化專門人才，如果又不及時尋求行業(yè)專家或學校信息化主管部門的“外腦”支持，容易在項目論證和選型階段決策失誤，過分關注當前業(yè)務需求的實現(xiàn)，忽略科學規(guī)劃、可持續(xù)發(fā)展，導致系統(tǒng)布局不合理，業(yè)務整合和數(shù)據(jù)共享滯后，彼此信息隔閡，迭代升級困難，安全保障乏力。

（4）信息化建設遴選標準和投入模式有待優(yōu)化。受招標采購評分規(guī)定的影響，管理軟件常和貨物采購適用相似的評分標準，價格分權重太高，容易采購到價格低，滿足當前功能需求，但缺少持續(xù)迭代能力的建設方案。經費投入也偏重軟件項目建設，建成后的持續(xù)改進和服務投入不夠，這也是影響可持續(xù)發(fā)展的重要因素。

（5）職能部門缺少專業(yè)技術維護人才，在項目建成后的運維工作過分依賴軟件公司，沒能與學校信息化主管部門有效合作，將軟件維護和數(shù)據(jù)管理職責分開，是導致核心數(shù)據(jù)處于泄露風險的主要原因。

綜合以上問題及原因分析，通過可持續(xù)發(fā)展的建設模式，構建多部門協(xié)同[6]、涵蓋設備從立項論證采購到處置報廢的“設備全生命周期管理”逐步成為管理者的主動選擇，成為支撐主管部門履行設備采購、管理、服務和內控職能的重要保障。

3 設備全生命周期管理平臺

3.1 平臺建設的基礎

我校于1998年建立了儀器家具管理系統(tǒng)，2006年建成設備購置審批系統(tǒng)，2014年大型儀器共享平臺上線服務，2017年又建設了試劑材料管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)較好地滿足了當時的管理需求，發(fā)揮了很好的作用。但各系統(tǒng)相對獨立，未實現(xiàn)采購管理、設備資產管理、試劑材料、設備開放共享等業(yè)務協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，未能與財務、資產等其他業(yè)務系統(tǒng)互聯(lián)互通，在一定程度上存在“六多”現(xiàn)象，即師生跑腿多、紙質文件多、重復填報多、等待時間多、信息孤島多、統(tǒng)計困難多。

近年來國家推進“放管服”政策，發(fā)布了2017—2019“互聯(lián)網+招標采購”行動方案，2019年1月開始正式實行政府會計制度，我校對設備采購與資產管理工作確立了“合規(guī)、效率、質量”三年發(fā)展規(guī)劃，管理工作面臨更高的要求，激發(fā)科研活力的政策能否接得住，是對主管部門的重要考驗。在此背景下，現(xiàn)有的信息系統(tǒng)已經不能滿足未來工作需要，制約了學校實驗室與設備管理工作的發(fā)展。系統(tǒng)之間的優(yōu)化整合和互聯(lián)互通，特別是資產、采購、財務業(yè)務集成共享成為未來發(fā)展的必然選擇，因此學校決定建設“設備全生命周期管理平臺”（以下簡稱平臺）。

3.2 建設目標與設計原則

經過充分論證，學校提出了“一站式服務、一體化管理”的信息化平臺總體建設目標。一站式服務是基于一套系統(tǒng)、一個界面完成主管部門對全校師生的服務；一體化管理是以設備采購和資產管理的業(yè)務邏輯主線為基準，打通采購、資產管理、財務報銷等業(yè)務環(huán)節(jié)，實現(xiàn)一體化的集成管理。

為確保平臺能夠較好地滿足業(yè)務需求，并具備良好的應用價值和持續(xù)迭代能力，其設計和建設工作堅持以下原則：

（1）標準化原則：即遵循國家相關數(shù)據(jù)標準，并支持學校信息化標準體系，包括數(shù)據(jù)標準、技術標準和運維標準；

（2）流程化原則：即所有業(yè)務采用BPM（business process management）設計，用事件驅動，自動流轉和即時實現(xiàn)高效率工作送達與處理，降低平臺對應用程序的依賴，為未來提供良好擴展性；

（3）協(xié)同化原則：即全域協(xié)同，校內不同職能部門，校外供應商和代理機構根據(jù)分工不同，以“大協(xié)同”的理念共同參與，打通部門之間、學校內外的數(shù)據(jù)壁壘；

（4）便捷化原則：管理和服務工作需要用戶廣泛參與，方便易用是關鍵，因此平臺除了支持PC端，還支持手機端，通過微信、APP等實現(xiàn)移動辦公，并強調用戶操作界面的方便使用。

3.3 業(yè)務模型設計與實現(xiàn)

基于“一站式服務、一體化管理”的總體建設目標，結合部門職能與業(yè)務實際，提出了“設備全生命周期”管理模型[7]（見圖3）。

圖3 “設備全生命周期”管理模型

該模型圍繞“一條主線”，即設備生命周期主線，整合“四項職能”，即整合管理業(yè)務、采購交易、服務師生、內控監(jiān)督職能，協(xié)同管理“六庫”，即政策法規(guī)庫、設備資源庫、采購合同庫、供應商庫、專家?guī)?、科教產品庫，將設備采購與設備資產管理通過驗收入賬業(yè)務銜接成管理閉環(huán)，構建了從采購申請審批、采購實施、進口外貿、合同及履約，到驗收入庫、財務報銷、使用變動、盤點核查、報廢處置的全流程電子化業(yè)務鏈，并通過與財務、國資的跨系統(tǒng)整合，實現(xiàn)跨部門業(yè)務協(xié)同[8]，該平臺功能結構如圖4所示。

圖4 設備全生命周期管理平臺功能結構圖

（1）設備采購方面。通過全流程無紙化在線申請和審批，減少了師生跑腿，提高了工作效率；通過搭建供應商線上參與的比選、招標、磋商、談判、商城直購交易平臺，讓采購陽光高效，降低了交易成本；通過對供應商實名認證管理和建立信用體系，降低了采購履約風險；通過推行代理機構線上反饋結果，合同在線審批流轉和外貿業(yè)務動態(tài)跟蹤等手段，讓采購過程透明高效，大幅減少了人力投入。

（2）設備管理方面。建立設備領用實名制，實現(xiàn)了設備使用權利和保管維護義務的統(tǒng)一[9]；通過定期自查和動態(tài)核查管理設備現(xiàn)狀，全程可追溯，堵住資產流失風險；實現(xiàn)實驗室管理處、財務處、資產處的數(shù)據(jù)對接和業(yè)務協(xié)同，完成與新的政府會計制度銜接；設備家具軟件與國有資產實現(xiàn)“并賬管理”、業(yè)務聯(lián)動、實時上報；建立大數(shù)據(jù)中心，為后續(xù)績效管理、科學配置、輔助決策奠定基礎。

3.4 管理與服務應用探索

平臺借鑒了業(yè)內高校的部分先進做法，并在一些管理和服務領域做出積極的探索。

（1）一站式服務。平臺提供一站式服務大廳，師生登錄統(tǒng)一入口辦理各類業(yè)務，能夠實時便捷地追蹤業(yè)務進程動態(tài)，將過去用戶主動尋找選單（菜單）發(fā)起操作的模式，優(yōu)化成用戶被動接受通知，按需驅動業(yè)務流轉，大幅度降低平臺用戶的使用載荷，并通過流程再造實現(xiàn)了絕大部分業(yè)務“最多跑一次”。

（2）互聯(lián)網+采購服務[10]。在支持常規(guī)采購交 易模式外，平臺利用網上比選的優(yōu)勢，實現(xiàn)征集采購項目方案、線上完成評標選標，不僅進一步擴大了市場競爭，縮短了采購執(zhí)行時間，也減少了供應商現(xiàn)場出席、標書印刷等制度性交易成本，整體性地提高采購效 益[11]。

（3）大數(shù)據(jù)支持業(yè)務創(chuàng)新。科學有效地分析平臺數(shù)據(jù)，為編報設備預算、減少重復購置、預警違規(guī)采購、減少設備閑置、提高資源利用率、防范內控風險等工作提供依據(jù)和參考。

（4）強化信息公開和內控監(jiān)督。建立全球公開的設備采購和處置信息平臺，加大信息公開和公示力度，優(yōu)化內部崗位職權關系，實現(xiàn)“不相容崗位”的分權，建立業(yè)務分級審批和分段運行機制，優(yōu)化內部監(jiān)督，防范風險[12]。

（5）移動辦公。通過微信、手機短信或郵件向用戶推送業(yè)務通知，支持手機辦理和審批業(yè)務，為師生在移動環(huán)境下使用系統(tǒng)提供方便，實現(xiàn)了管理隨身、服務隨行。

3.5 平臺運維模式

平臺的建設模式，采用引入高校行業(yè)通用軟件成熟經驗，集合學校管理實際，委托企業(yè)專業(yè)團隊定制開發(fā)軟件。項目由學校信息化辦公室把關論證，由信息化技術中心負責技術運維，2個部門負責監(jiān)理軟件開發(fā)企業(yè)的項目過程。實驗室管理處，信息主管部門全程參與軟件企業(yè)的系統(tǒng)設計、運維保障、項目進度等關鍵工作。

項目嚴格執(zhí)行軟件研發(fā)和數(shù)據(jù)管理分開的原則，由學校信息化技術中心對軟件開發(fā)企業(yè)的技術架構做總體評測，全面掃描軟件代碼，整改排除代碼安全隱患后，交由學校信息化技術中心工作人員部署升級，日常數(shù)據(jù)管理也由學校工作人員負責，軟件研發(fā)企業(yè)無權限接觸正式系統(tǒng)的服務器和數(shù)據(jù)資源。

這種模式既能充分借鑒行業(yè)內成熟信息化資源，讓設計和研發(fā)工作具備較高起點，又能發(fā)揮學校信息主管部門的專業(yè)指導、項目監(jiān)理、方案把關和數(shù)據(jù)保密方面的專業(yè)優(yōu)勢。技術運維全程隔離主管部門和開發(fā)團隊，很好地實現(xiàn)了數(shù)據(jù)安全與保密工作。

4 管理與服務效益

我校設備全生命周期管理平臺上線運行6個月來，服務師生30余萬人次，辦理各類業(yè)務近4萬項，提交采購申請總額9.3億元，執(zhí)行采購預算總額約5.3億元，簽訂合同2400余份，資產建賬增值逾12億元。通過平臺上線后的運行數(shù)據(jù)分析，從管理能力、服務能力、內控能力、協(xié)同能力角度對比平臺實施前后，結果如表1所示。

表1 設備全生命周期管理平臺實施前后對比

以非政府采購為例，平臺上線前完成10~50萬元的設備采購一般需耗時數(shù)周，平臺啟用后通過網上比選方式引入市場競爭、教職工無需編寫復雜的調研報告，平均3~5 d即可完成采購；此前教職工需要持紙質合同和審批表找多人審核簽字后方可蓋章簽署，要往復多次跑腿，現(xiàn)在申請審批全部線上辦結，實現(xiàn)了業(yè)務辦理最多跑一次；此前設備驗收建賬所需采集的數(shù)據(jù)全部由教職工填寫，還需登錄財務系統(tǒng)重復填寫以完成報銷，現(xiàn)有平臺打通了采購到資產和財務的數(shù)據(jù)鏈，一次采集多系統(tǒng)共用，教師無需登錄財務系統(tǒng)，實現(xiàn)資產入庫和報銷“兩單合一”，全面提升驗收建賬報銷的服務體驗；數(shù)據(jù)分析表明平臺上線前，業(yè)務審批平均耗時約2.5 d，現(xiàn)在由于支持手機審批，平均審批辦結時長降低到約0.9 d，大幅提升了業(yè)務時效。

5 結語

我校設備全生命周期管理平臺，是實驗室和設備主管部門在“雙一流高校建設”背景下提升學校治理能力的一次積極探索，平臺順利上線檢驗了全生命周期管理設計和建設路徑的可行性，運行實效也表明在優(yōu)化管理和改進為師生服務方面效果顯著。平臺后續(xù)還將持續(xù)優(yōu)化各項服務，并在電商化采購，數(shù)字招標，評審專家共享等領域繼續(xù)探索實踐。

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“Tsinghua practice” on life cycle management of equipment in colleges and universities

YANG Liu, HUANG Kaisheng, JIANG Yongheng

(Office of Laboratory Management, Tsinghua University, Beijing 100084, China)

Tsinghua University has constructed the “Equipment life cycle management platform” system with the integration of policy management and business processing, procurement and asset management, and business and finance. By means of information technology, the dynamic whole process closed-loop management of equipment procurement, accounting establishment, and utilization and disposal is realized. The integration of procurement business and utilization management is completed and a new model of the equipment life cycle management in colleges and universities relying on information system is established. This paper analyses the construction idea, system design, technology realization and application innovation of the platform and introduces the management benefits of the platform through the case comparison.

equipment management; life cycle management; information technology; internal control; financial collaboration

G482

A

1002-4956(2019)10-0001-05

10.16791/j.cnki.sjg.2019.10.001

2019-03-06

楊柳（1980—），女，湖南懷化，博士，實驗室管理處副處長，主要從事儀器設備招標采購與管理工作。E-mail: yangliuthu@tsinghua.edu.cn

黃開勝（1970—），男，湖北武漢，博士，實驗室管理處處長，主要從事實驗室建設與資產管理工作及高等教育管理研究。E-mail: huangks@tsinghua.edu.cn