淺探計算機網(wǎng)絡技術在檔案信息管理中的應用

謝暉

計算機網(wǎng)絡技術，是當代信息傳輸?shù)幕A，它的發(fā)展和網(wǎng)絡化系統(tǒng)的開發(fā)，代表了計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展的新方向，它以強大的功能和快捷的速度，在各行各業(yè)不斷蔓延和迅猛發(fā)展，把世界帶入了網(wǎng)絡信息時代。檔案信息作為一種重要的信息資源在社會的信息系統(tǒng)中占有特殊的地位和作用。為適應當今信息處理技術發(fā)展的要求，提高檔案信息現(xiàn)代化管理水平，計算機網(wǎng)絡技術作為一種新興的技術手段，在檔案信息管理中應當?shù)玫礁訌V泛的應用。

一、計算機技術在檔案管理應用中的必要性

1.應用計算機技術是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求

從20世紀80年代開始，世界范圍內(nèi)以計算機為核心的現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展和應用，給檔案管理帶來前所未有的沖擊和革命。計算機技術被廣泛引入日常的檔案管理工作中，其中最為突出的是表現(xiàn)在檔案檢索工作中，即利用計算機的超大容量和運算快捷的特點，將檔案檢索系統(tǒng)輸入計算機之中，以提高檔案檢索的質量和速度。

由于電子檔案的大量涌現(xiàn)，同時人們?yōu)榱朔奖憷糜职褌鹘y(tǒng)的固態(tài)檔案錄入計算機，建成數(shù)字檔案館，這種借助于新技術建立的檔案館為檔案管理工作開拓了一個全新的領域和課題。為了適應用戶對開放的先行文件和歷史檔案的快捷查找，各級各類檔案館紛紛建立各種類型的計算機網(wǎng)站。檔案載體的變化是出現(xiàn)了電子檔案，黨政機關、企事業(yè)單位的辦公、管理和經(jīng)營活動的方式發(fā)生了質的變化，電子政務、電子商務這種新形式的辦公方式開始嶄露頭角，逐漸替代了以紙張為介質傳遞信息的傳統(tǒng)辦公模式。人們利用計算機和網(wǎng)絡來書寫、傳遞、儲存、查找檢索和利用信息。信息的存在形式就由原先看得見、摸得著的固態(tài)形式轉化為看不見、摸不著的數(shù)碼形式，它轉化的檔案就是電子檔案。隨著電子文件幾何式驟增，對電子檔案的超前控制、及時收集、有效管理與開發(fā)利用以及數(shù)字化技術的推廣成為當務之急。服務范圍的拓展，管理手段的革新都要求檔案管理人員的計算機知識和技能必須與時代同步。要樹立適應新形勢要求的全新的服務理念，把現(xiàn)代化計算技術與我們積累的工作經(jīng)驗、檔案利用的典型案例、檔案史料、編研材料結合起來，參與到這場文案管理的變革中來，不斷改進工作方法，增強服務意識，改善服務環(huán)境，使檔案信息得到更好的利用，順應時代的要求。

2、用計算機技術管理，有利于增強檔案工作領導的計算機意識、現(xiàn)代化意識

實現(xiàn)檔案計算機管理應先培養(yǎng)計算機意識。在這種意識下，人們首先盡可能地通過應用計算機技術來分析問題、解決問題，計算機及其技術成為人們勞動的一種重要甚至是首選的工具或手段。高科技在向世界展示其強大無比的奔騰勢頭的同時，也向我們每一個人提出了新的使命：不僅要具備高科技的基礎知識、基本技能及對高科技的運用和創(chuàng)造能力，而且要有一顆緊扣高科技發(fā)展脈搏而跳動的心。在新的世紀，屬信息管理范疇的檔案部門，其工作對象的拓展、工作手段的更新，信息技術是發(fā)展方向。然而現(xiàn)實中，檔案部門的計算機意識較弱，時代緊迫感不強?，F(xiàn)行的管理手段仍停留在傳統(tǒng)的手中管理階段，工作效率低，檔案人員沒有時間和精力進行信息開發(fā)，即使做了一些開發(fā)工作，質量也不高。究其根源，除機制、經(jīng)費等因素外，一個重要方面就是有些檔案工作領導對計算機在檔案管理中的作用缺乏足夠的認識，缺少計算機管理檔案的意識和愿望。整個檔案隊伍中先進生產(chǎn)力的代表太少，現(xiàn)代科技理論與管理技能層次較低，知識結構不合理，因而檔案管理水平很難有實質性的提高。這些狀況顯示，在信息化時代強化檔案人員特別是檔案領導干部的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，在加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理的轉變工作中是至關重要的，也是非常迫切的。增加檔案人員計算機技能管理內(nèi)容，無疑是個強烈的指示信號，也應是一種有效途徑。這將會促進檔案人員關注檔案工作現(xiàn)代化，自覺學習計算機知識并積極應用計算機技術的認識，可強化檔案人員的現(xiàn)代化意識，加快檔案工作現(xiàn)代化建設。

二、計算機網(wǎng)絡技術在檔案信息管理中的應用

目前國內(nèi)檔案計算機管理已經(jīng)普及，計算機網(wǎng)絡技術等先進技術的應用為檔案信息開發(fā)注入了新的活力，為檔案事業(yè)的信息化建設開辟了廣闊的前景。

1 普及計算機技術，實現(xiàn)檔案管理自動化

計算機技術是信息化先進技術手段的核心，其它技術手段大多以此為基礎，近幾十年來，計算機技術不斷更新?lián)Q代，發(fā)展極其迅速。它具有高效的信息處理能力，能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷。它在檔案信息資源自動化管理中的應用范圍廣泛，從一般業(yè)務管理到檔案檢索、編目、編輯出版等等，幾乎無所不能，從而大大提高了檔案資源管理的效率，也能夠大大提高檔案信息開發(fā)利用的效率。

2.運用計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化以計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術、通過軟硬件設備進行加工、研制并創(chuàng)造出新的信息產(chǎn)品。紙質檔案信息開發(fā)利用主要靠手工，要向更快更高的方向發(fā)展，需借助于計算機技術，將其數(shù)字化才能開發(fā)為信息產(chǎn)品與電子檔案信息，從而使開發(fā)利用協(xié)調(diào)共進。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡快速傳遞。檔案存儲數(shù)字化提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機構等因素，滿足社會各界利用者的需求。

三、結論

信息化時代，現(xiàn)代信息技術突飛猛進，為各領域各層次的網(wǎng)絡化管理提供了技術支持，由此，社會的一切活動都有向網(wǎng)絡化方向發(fā)展的趨勢。檔案管理的網(wǎng)絡化方向日益明顯，檔案管理是單位科學管理的重要組成部分，是社會建設發(fā)展歷程中證據(jù)、信息、記憶的積累中心，是城市現(xiàn)代化和信息化的重要基礎。相應的，為了更好地實現(xiàn)其信息和服務功能，以滿足社會建設發(fā)展的需要，檔案信息管理必然選擇網(wǎng)絡化理念以指導其實踐。網(wǎng)絡化管理是檔案信息化建設深入發(fā)展的必然選擇，也是21世紀檔案信息資源的發(fā)展方向。

【參考文獻】

[1]陳偉，孫淑揚：《計算機網(wǎng)絡技術在檔案館中的應用》，《檔案學通訊》，1998（3）。

[2]呂慧：《21世紀高校檔案管理的探索》，《濟寧師范?？茖W校學報》，2002（6）。