電力企業(yè)檔案管理與時俱進(jìn)策略研究

張瑞清

摘 要：近年來在電力企業(yè)的檔案管理工作中，相關(guān)部門一味的使用傳統(tǒng)的工作方式，不能保證各個工作的與時俱進(jìn)，嚴(yán)重影響各方面的檔案管理效果以及水平，無法進(jìn)行全方位的處理。所以，在電力企業(yè)的工作中，應(yīng)樹立正確觀念意識，將與時俱進(jìn)的方式應(yīng)用其中，使用合理的管理方式完成對各種檔案的管控，為后續(xù)工作的實(shí)施提供保障。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè) 檔案管理 與時俱進(jìn)策略

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）09-00-01

在火電機(jī)組的檔案管理工作中，應(yīng)遵循與時俱進(jìn)的原則，對各種管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搜集與整合機(jī)組數(shù)據(jù)信息，統(tǒng)一進(jìn)行相關(guān)檔案內(nèi)容的管理，使得各個部門都可以按照信息執(zhí)行維護(hù)與管控工作，預(yù)防機(jī)組運(yùn)行中出現(xiàn)故障問題，延長使用壽命。

一、電力企業(yè)的檔案管理問題

1.缺乏重視度

根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r來講，多數(shù)企業(yè)的管理部門尚未全面認(rèn)識到相關(guān)檔案管理的重要作用，將所用的工作精力都用來進(jìn)行營銷管理、產(chǎn)品管理等等，認(rèn)為檔案中的信息內(nèi)容的管控不會帶來經(jīng)濟(jì)效益，沒有對其進(jìn)行嚴(yán)格的控制。在此情況下，多數(shù)企業(yè)均未能結(jié)合工作要求投入充足的經(jīng)費(fèi)，各種管理工作流于形式，問題的發(fā)生率也很高，例如：在各種原材料搜集方面存在缺陷問題，不能確保數(shù)據(jù)信息的完整性與真實(shí)性，例如：火電機(jī)組的相關(guān)運(yùn)行信息搜集期間，沒有進(jìn)行嚴(yán)格的檢查與管理，導(dǎo)致各種信息的真實(shí)性與完整性受到影響。

2.管理機(jī)構(gòu)的工作方式滯后

部分企業(yè)雖然已經(jīng)設(shè)置了專門的管理機(jī)構(gòu)，但是，知識流于形式，沒有要求采用先進(jìn)的方式開展各方面工作，導(dǎo)致出現(xiàn)滯后性的嚴(yán)重問題。在機(jī)構(gòu)工作方面，也沒有針對工作人員進(jìn)行管理知識與技能的培訓(xùn)，導(dǎo)致其缺乏對自身工作的重視度，不能按照要求執(zhí)行各種任務(wù)。機(jī)構(gòu)中的人員年齡偏高，對先進(jìn)信息技術(shù)的理解度與掌握能力有限，無法將先進(jìn)技術(shù)合理的應(yīng)用在自身工作中。

3.安全性很低

在使用紙張形式的過程中，未能針對庫房結(jié)構(gòu)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，不能保證安全等級符合標(biāo)準(zhǔn)。一些庫房中的潮濕度很高，會導(dǎo)致紙張中的文字受到潮濕度的影響出現(xiàn)模糊的現(xiàn)象。部分紙張檔案長時間的處于陽光之下暴曬，很容易損壞，這也是導(dǎo)致信息丟失的主要原因。

二、電力企業(yè)檔案的與時俱進(jìn)措施

為提升各方面管理工作的先進(jìn)性，要求相關(guān)部門按照目前的工作情況與標(biāo)準(zhǔn)等，正確的使用先進(jìn)技術(shù)方式，形成管理工作的推動作用，優(yōu)化各方面的工作形式與機(jī)制，為后續(xù)工作的合理實(shí)施與發(fā)展提供幫助[1]。

1.形成正確的意識

要想將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用在管理工作中，首先就要形成正確的意識，從根本上認(rèn)識到先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的重要性，確保每個部門、每位人員均能夠支持先進(jìn)技術(shù)的使用。在此階段應(yīng)加大技術(shù)的宣傳工作力度，利用網(wǎng)絡(luò)渠道、廣播渠道等開展技術(shù)的宣傳活動，使得每位人員均能夠主動的掌握相關(guān)技術(shù)方式，積極借鑒先進(jìn)的管理工作方法，提升其先進(jìn)性水平。例如：在對火電機(jī)組的信息進(jìn)行搜集的過程中，應(yīng)保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的信息完整性，全面的整理生產(chǎn)信息、出廠信息、日常運(yùn)行信息、容易出現(xiàn)故障隱患的位置信息、維修計劃信息等等，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性[2]。

2.建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

目前我國大部分區(qū)域已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)的覆蓋，在此情況下企業(yè)也可以在時代潮流之下，合理使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺開展相關(guān)的管理工作，向各個部門普及一系列的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，改變傳統(tǒng)的工作觀念意識，并針對檔案管理方式進(jìn)行改革創(chuàng)新。在此過程中，應(yīng)創(chuàng)設(shè)專業(yè)化的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙張保存方式轉(zhuǎn)變成為數(shù)據(jù)庫保存方式，要求工作人員使用相關(guān)的計算機(jī)進(jìn)行信息錄入處理，這樣除了可以降低工作量之外，還能保證合理保存信息，工作人員只需要登錄賬號輸入密碼，就可以搜索與查看各種信息，提升管理的便利性。在此過程中，可以要求相關(guān)管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的備份處理，在系統(tǒng)崩潰之后也不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。例如：在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中設(shè)計火電機(jī)組的信息管理目錄，相關(guān)人員只需要將各種信息輸入到系統(tǒng)中，然后設(shè)置“火電機(jī)組”的關(guān)鍵詞，在查找信息的工作中，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以搜集到各種相關(guān)檔案信息，在一定程度上能夠提升工作的便利性[3]。

3.做好信息化建設(shè)工作

在以往的紙張管理工作中，不僅無法快速錄入與查找各種信息，還很容易受到外界因素的影響出現(xiàn)信息丟失的問題，因此，企業(yè)應(yīng)在與時俱進(jìn)的觀念之下，正確的使用信息技術(shù)，開展信息化的建設(shè)工作。

3.1應(yīng)調(diào)配各種資源，建設(shè)數(shù)字化的系統(tǒng)，要求工作人員合理使用信息技術(shù)與軟件系統(tǒng)，將紙張形式的信息載體轉(zhuǎn)變成為電子類型的信息載體，需要注意的是，為提升信息的完整性與真實(shí)性，管理人員應(yīng)與其他部門進(jìn)行相互對比與檢查，將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，查找數(shù)據(jù)偏差問題，例如：火電機(jī)組信息的數(shù)字化處理過程中，可以與維修部門、采購部門與管理部門相互聯(lián)系，對比各種資料信息，在保證準(zhǔn)確性的情況下才能進(jìn)行數(shù)字化的處理[4]。

3.2整合各種信息資源。相關(guān)工作人員可以充分利用信息技術(shù)進(jìn)行各種資源的整合，積極借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)化的進(jìn)行開發(fā)與創(chuàng)新。在此過程中還需聘用高素質(zhì)的青年人才，要求在掌握檔案管理知識的情況下，靈活的運(yùn)用信息技術(shù)，提升自身工作水平。與此同時還需對既有的人員進(jìn)行信息技術(shù)知識培訓(xùn)，使其全方位的應(yīng)用相關(guān)技術(shù)執(zhí)行工作任務(wù)，提升整體工作效率與水平[5]。

結(jié)語

目前在電力企業(yè)的檔案管理工作中，還面臨很多的問題與挑戰(zhàn)，所以，為提升工作水平與質(zhì)量，在實(shí)際管理期間應(yīng)與時俱進(jìn)的進(jìn)行改革創(chuàng)新，將信息技術(shù)融入其中創(chuàng)建專業(yè)化的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，優(yōu)化工作模式并形成管理改革的支持作用，提升整體管理工作先進(jìn)性，保證信息的完整性。

參考文獻(xiàn)

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