發(fā)展疾控檔案數(shù)字化 做好智能檔案室建設(shè)

康昆展

摘? 要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，過去落后的檔案管理模式與時代發(fā)展不相符。疾控中心如何推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，做好智能檔案室建設(shè)？本文結(jié)合實際，提出幾點落實策略。

關(guān)鍵詞：疾控檔案;數(shù)字化建設(shè)

疾控中心檔案是對各類疾病信息的記錄，是疾控中心實施科技研究等的基礎(chǔ)信息資源，具備法律效力，有很大的保存價值[1]。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，加強(qiáng)疾控中心檔案數(shù)字化管理很有必要。

1 大數(shù)據(jù)時代疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 可提高檔案收集與管理工作質(zhì)量。實施檔案數(shù)字化管理后，檔案收集、整理、新檔案添加、檔案調(diào)閱與遷徙等，均可利用計算機(jī)系統(tǒng)作統(tǒng)一規(guī)范處理，提高了檔案資源收集速度，增強(qiáng)了檔案收集質(zhì)量，并且可確保疾控中心各類檔案資源均得到妥善保存，也使其得到最大化的共享利用，對疾控中心各項工作的穩(wěn)步開展有益[2]。

1.2 以真實的檔案信息為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理提供參考。要保證領(lǐng)導(dǎo)層決策準(zhǔn)確，就需要遇到問題后能及時地、快速地對相關(guān)檔案信息展開綜合分析，進(jìn)而根據(jù)實際情況進(jìn)行應(yīng)對方案制定。而檔案信息化則能在這方面發(fā)揮獨特優(yōu)勢，可使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時通過信息技術(shù)獲得第一手信息資料，為決策提供參考依據(jù)，保證決策準(zhǔn)確和問題的解決。

1.3 可提高檔案利用率。疾控中心檔案管理數(shù)字化后，信息資源的調(diào)閱遷徙等流程手續(xù)更簡便，過程快速，使得檔案利用率提高，且可通過信息系統(tǒng)明確調(diào)閱權(quán)限人、權(quán)限人使用檔案的閱讀次數(shù)、復(fù)制情況等，省去了人工借閱時的繁瑣流程（登記、審批等），使檔案利用率得到提高，確保疾控中心各項管理工作更規(guī)范[3]。

1.4 是順應(yīng)時代發(fā)展潮流的表現(xiàn)。因科技的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理的不足逐漸暴露，已不能跟上時代發(fā)展步伐與要求。而疾控中心在長期發(fā)展中所產(chǎn)生的檔案資料必然越來越多，管理任務(wù)越來越重，存儲檔案的空間與裝具需求更大，為檔案管理工作的開展帶來了壓力。檔案管理信息化不僅能做到綠色環(huán)保，減少經(jīng)營成本，還能提高管理效率，這是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是順應(yīng)時代潮流的表現(xiàn)。

2 疾控中心檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案管理體系有待完善。疾控中心檔案管理工作的開展需有目的、有計劃地推進(jìn)。一些疾控中心在檔案數(shù)字化管理工作開展中缺乏較完善的管理體系，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理工作無計劃、無目的，混亂繁雜的情況較明顯。

2.2 管理人員的素質(zhì)有待提升。疾病預(yù)防屬于專業(yè)性極強(qiáng)的工作，對疾病預(yù)防過程中產(chǎn)生的各項檔案資源實施數(shù)字化管理對工作人員的素質(zhì)與技能的要求均較高，不過因現(xiàn)今部分疾控中心專門從事檔案管理的工作人員都并非專業(yè)管理人員，在疾控中心數(shù)字化管理工作中無法勝任[4]。而醫(yī)療衛(wèi)生人員在計算機(jī)操作與病毒防控等方面的操作水平低下，部分專業(yè)的數(shù)字化檔案管理技能的使用上有一定的局限性，部分人員甚至連用戶權(quán)限也不會設(shè)置，導(dǎo)致檔案管理中的安全問題得不到保障。

2.3 檔案信息化安全管理得不到保障。檔案為疾控中心各類物資信息、醫(yī)療信息與人事信息等多類信息檔案的集合，檔案資源數(shù)字化建設(shè)與維護(hù)和電子設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用密切相關(guān)[5]?，F(xiàn)今疾控中心電子設(shè)備的使用有諸多問題（如光盤存儲老化，外部設(shè)備腐蝕等），可能引發(fā)數(shù)字檔案內(nèi)容混亂或直接丟失的情況，且修復(fù)非常困難[6];同時，用于進(jìn)行數(shù)字信息檔案管理的安全技術(shù)措施相對簡單，也就為安全隱患的產(chǎn)生埋下禍患（如信息傳輸時未實施加密措施，未對數(shù)據(jù)作備份處理等），導(dǎo)致一些與疾病相關(guān)的核心研究數(shù)據(jù)等數(shù)字檔案信息在使用期間遭受破壞或泄露，為疾控中心帶來嚴(yán)重?fù)p失。

3 發(fā)展疾控檔案數(shù)字化的幾點建議

3.1 重視檔案管理，加大資金投入。一方面，在信息化背景下疾控中心管理人員應(yīng)從傳統(tǒng)的檔案管理理念中解脫出來，徹底轉(zhuǎn)變過去的重管理輕利用、封閉保守思想，樹立檔案管理科技化、現(xiàn)代化管理意識，促管理水平不斷提升。同時，還可通過定期舉辦講座進(jìn)行檔案數(shù)字化管理重要性的宣傳推廣，對疾控中心全體員工實施思想教育，以求增強(qiáng)檔案管理者的管理意識與其他人員的支持配合度，達(dá)到規(guī)范管理行為的效果[7]。值得注意的是，檔案管理人員需正確認(rèn)識與處理紙質(zhì)文件與電子文件間關(guān)系，堅持電子文檔與紙質(zhì)文檔長期共存原則，加強(qiáng)電子文檔管理的同時，又做好紙質(zhì)文檔收集管理，標(biāo)注好哪些紙質(zhì)檔案內(nèi)容僅需短期保管，哪些需長期保管，哪些需永久保管，以便于檔案管理工作有計劃地開展，避免管理混亂。另一方面，若要確保檔案管理工作有效開展，疾控中心管理人員應(yīng)在這方面增加人力、財力與物力，加強(qiáng)配置優(yōu)化，明確檔案管理軟件、電子文件等對計算機(jī)配置的要求，進(jìn)行適宜計算機(jī)硬件系統(tǒng)配置，并根據(jù)情況增加計算機(jī)內(nèi)存配置，可使計算機(jī)運行更順暢。同時，疾控中心檔案管理室內(nèi)還應(yīng)配齊檔案管理工作開展所需的掃描儀、計算機(jī)、移動硬盤、光盤刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等多樣化現(xiàn)代辦公設(shè)備，并注重軟件功能的開發(fā)與應(yīng)用，加大對檔案管理新技術(shù)的研究力度，為智能檔案室建設(shè)奠定基礎(chǔ)。最后，數(shù)字化檔案管理中還需根據(jù)情況做好防高溫、防潮、防盜、防火等來確保設(shè)備的安全性，這也屬于檔案數(shù)字化管理的一項關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.2 建立規(guī)范的疾病預(yù)防控制檔案體系。疾控中心應(yīng)進(jìn)行規(guī)范疾病預(yù)防控制檔案體系建設(shè)，對檔案類別與存檔方式等應(yīng)做到心中有數(shù)，做好檔案收藏時間與借閱歸還時間的記錄，使檔案管理體系更完整，發(fā)揮出檔案資源的參考使用價值。具體還需從以下兩點著手落實：第一，檔案目錄數(shù)字化，即根據(jù)檔案類別作好編目，再及時把目錄信息錄到計算機(jī)里，確保檔案目錄數(shù)據(jù)數(shù)字化管理以及目錄信息資源共享目標(biāo)得以實現(xiàn)。第二，檔案內(nèi)容數(shù)字化，即把室藏的錄像、照片等檔案資源，經(jīng)加工、掃描、處理（如OCR、去污處理、圖像處理）等轉(zhuǎn)化成多媒體、圖像等以數(shù)字格式為主的載體于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器里進(jìn)行保存，檔案使用者經(jīng)計算機(jī)與信息系統(tǒng)則能夠完成相關(guān)檔案資料的檢索與查詢服務(wù)，使檔案利用率大大提升。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)。信息時代的到來徹底轉(zhuǎn)變了檔案管理模式、管理方法與管理理論，但這一改變的背后也對檔案管理工作者素質(zhì)提出了更高要求?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理過程里的信息檢索、立卷、資源傳遞、自動登記等均通過計算機(jī)完成，故而就要求管理人員對電子文檔這一特殊形式更正確地了解，掌握計算機(jī)操作相關(guān)知識，對計算機(jī)系統(tǒng)安全防護(hù)知識有足夠的了解，使檔案信息化管理完整性與安全性更有保障，故而疾控中心需定期組織現(xiàn)有檔案人員參與培訓(xùn)（內(nèi)容包括信息工程、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等），確保其能和現(xiàn)代檔案管理工作要求相符。技能是現(xiàn)代新型人才不可缺少的要素之一，而加強(qiáng)綜合素質(zhì)的培訓(xùn)也很重要，是做好本職工作的基本要素，利于業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、熱愛檔案事業(yè)，思想政治覺悟高的檔案管理人才的形成。另外，疾控中心應(yīng)注重檔案管理專業(yè)人才吸納，增進(jìn)和高校的協(xié)作，進(jìn)行檔案管理專業(yè)人才招聘，實現(xiàn)檔案管理隊伍的擴(kuò)充，因為學(xué)生隊伍思想活躍，更熱衷于新技術(shù)的應(yīng)用，喜歡用新理念來解決問題，這剛好和部分年齡稍大的檔案管理者達(dá)到互補(bǔ)之效，共同推進(jìn)智能檔案室建設(shè)，使疾控中心檔案數(shù)字化管理水平再上新臺階。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化安全管理。安全性是疾控中心檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展中應(yīng)大力關(guān)注的課題，需要從以下幾方面著手落實：第一，電腦應(yīng)做到專機(jī)專用，且絕不可連接外網(wǎng);第二，加強(qiáng)系統(tǒng)掃描，在保障安全后方可使用;第三，對于光盤、U盤等存儲設(shè)備應(yīng)定期檢查，并對其中存儲的信息進(jìn)行備份，以免因設(shè)備損壞等原因而導(dǎo)致檔案資源丟失;第四，依靠技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的安全防護(hù)體系建構(gòu)。經(jīng)殺毒軟件、防火墻與入侵檢測系統(tǒng)的安裝，依靠簽署技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)等的使用來使檔案資源安全性得到保障。同時，RFID（無限射頻識別）屬于一項應(yīng)用較廣的應(yīng)用識別技術(shù)，由讀寫器、天線與射頻電子標(biāo)簽三部分構(gòu)成，且集載體、編碼、通訊與識別等多功能于一體，疾控中心檔案數(shù)字化管理工作中可依靠RFID技術(shù)完成非接觸式數(shù)據(jù)采集，以便于時刻進(jìn)行檔案名目查找，更利于檔案資源的動態(tài)實時管理。并且，RFID標(biāo)簽的存儲量大，能多次使用，只要設(shè)置了密碼，標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)則無法偽造與篡改。部分儲存的特別重要的檔案資料只要開啟標(biāo)簽里的EAS防盜功能，實現(xiàn)和通道天線的配合，若有人妄圖非法篡改、刪除檔案，則會自動報警，避免檔案丟失。另外，管理人員應(yīng)針對不同類別的檔案資源做好加密工作，根據(jù)情況進(jìn)行密級標(biāo)準(zhǔn)制定（分作內(nèi)部、公開、秘密、機(jī)密等不同類別），使用者在進(jìn)行檔案資源使用時應(yīng)實施網(wǎng)絡(luò)身份驗證，根據(jù)不同使用者身份進(jìn)行查詢權(quán)限設(shè)置，以防不懷好意者非法侵入系統(tǒng)竊取重要信息，使數(shù)字化檔案資源安全性得到保障。

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