共享數(shù)字化檔案成果

管先海 李興利

李興利（焦作市檔案局）：各級(jí)綜合檔案館開展“存量檔案數(shù)字化”已經(jīng)有些年頭了，隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案信息利用服務(wù)的查全率、查準(zhǔn)率和查詢速度有了極大提升，受到各方面好評(píng)。但由于種種原因，多數(shù)地方還局限在單個(gè)的檔案館內(nèi)部，在檔案的源產(chǎn)地——向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)單位，還無法實(shí)現(xiàn)“足不出戶即可實(shí)現(xiàn)查檔”的需求。以致有的單位就向檔案館提出，可否將本單位已移交檔案館的電子件全部或大部分復(fù)制回去等等。2019年3月底召開的全國檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議明確提出，“機(jī)構(gòu)改革后，各級(jí)綜合檔案館要進(jìn)一步聚焦主責(zé)主業(yè)，突出5項(xiàng)基本功能，不斷提高檔案保管利用能力。在確保安全的前提下不斷加大檔案開放力度，并通過檔案資源共建共享、互聯(lián)網(wǎng)在線服務(wù)等方式，使檔案利用服務(wù)更加方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效”。本期沙龍，請(qǐng)各位同行結(jié)合實(shí)際，從制度、技術(shù)各個(gè)層面，談?wù)勑聲r(shí)代數(shù)字檔案的共享問題。

程媛媛（焦作市檔案局）：新時(shí)代數(shù)字檔案的共享是一項(xiàng)勢(shì)在必行的創(chuàng)新性工程。實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)工程，我感覺有三個(gè)“必不可少”。第一是系統(tǒng)必不可少。必須搭建、依托或整合相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)建立覆蓋全國各級(jí)綜合檔案館的數(shù)字檔案資源管理系統(tǒng)。第二是資源必不可少。這里的“資源”是數(shù)字檔案資源，與各級(jí)綜合檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)密不可分，需要基層排除萬難，全面推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，特別是對(duì)已有數(shù)字資源進(jìn)行“查漏補(bǔ)缺”和“糾錯(cuò)扶正”。這是實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案資源共享”的關(guān)鍵。第三是標(biāo)準(zhǔn)必不可少?！按媪繖n案數(shù)字化”開展以來，部分“缺錢少人”的基層檔案館多是為了完成任務(wù)而干，重“量”不重“質(zhì)”，甚至有“量”無“質(zhì)”。建議從國家級(jí)層面出臺(tái)相關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，讓基層開展工作能夠有章可循、有據(jù)可依，少花冤枉錢，少走冤枉路。

梁艷麗（新鄉(xiāng)市檔案局）：我同意程媛媛老師的三個(gè)“必不可少”的看法，在此提兩點(diǎn)建議。一是系統(tǒng)問題的建議。以新鄉(xiāng)市檔案館為例，2010年前的檔案管理軟件，全文掛接檢索不太好用;后使用新的檔案管理軟件，由于實(shí)際操作問題溝通不暢;近年來又合作開展館藏檔案數(shù)字化工作。感覺市級(jí)檔案館使用檔案管理軟件尚且如此周折，縣級(jí)檔案館更是無能為力了，建議自上而下推行適用的檔案管理軟件。二是共享問題的建議。建議國家檔案局出臺(tái)指導(dǎo)性的意見，明確近期、中期、長(zhǎng)期預(yù)期共享的檔案內(nèi)容，使各級(jí)檔案館有的放矢地開展工作。

郭東升（臨清市檔案局）：我贊成梁艷麗老師的建議，由國家檔案局搭建檔案管理軟件系統(tǒng)平臺(tái)，以為全國各級(jí)國家綜合檔案館共用。另外，我主張各綜合檔案館自力更生做檔案內(nèi)容數(shù)字化工作，分輕重緩急持續(xù)推進(jìn)，久久為功。關(guān)于立檔單位可否將本單位已移交檔案館的電子件全部或大部分復(fù)制回去問題，我想應(yīng)該根據(jù)檔案利用實(shí)際來確定，單位利用率不高，就大可不必;利用率極高，就應(yīng)該考慮，但一定謹(jǐn)慎，高度注意成本，避免浪費(fèi)。

王富忠（濮陽縣檔案局）：我贊同郭東升老師的“注意成本、避免浪費(fèi)”的觀點(diǎn)。就縣級(jí)檔案館而言，較之于省、市級(jí)檔案館，數(shù)字化建設(shè)更加緩慢，成效并不明顯。以濮陽縣檔案館為例，主要存在三方面問題：一是人才匱乏，如果缺乏檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)并重的人才，則擔(dān)不起這項(xiàng)重任。二是財(cái)力短缺，檔案館每年的經(jīng)費(fèi)僅僅夠維持正常的工作運(yùn)行，缺乏數(shù)字化發(fā)展的必要經(jīng)費(fèi)保障。三是技術(shù)因素。檔案數(shù)字化建設(shè)不可避免地會(huì)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)病毒、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)攻擊等等問題，沒有必要的技術(shù)支持是很難正常運(yùn)行的。

丁曉琴（洛陽市檔案局）：王富忠老師說的問題在縣級(jí)檔案館普遍存在，尤其是中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)更甚。關(guān)于人才匱乏問題，現(xiàn)有人員缺少既懂檔案業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)的業(yè)務(wù)人員，能引進(jìn)人才固然很好，但就目前來看從現(xiàn)有人員中培養(yǎng)可能更現(xiàn)實(shí)些。關(guān)于財(cái)力短缺問題，資金是保證，希望國家檔案局能按支持中西部檔案館建設(shè)模式，與財(cái)政部聯(lián)合，自上而下，撥付數(shù)字化檔案館建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，?？顚Ｓ?。關(guān)于技術(shù)因素問題，雖然國家檔案局制定發(fā)布了關(guān)于數(shù)字化檔案館建設(shè)指南，但仍需要具體操作規(guī)范。建議建立全國統(tǒng)一的信息化操作平臺(tái)統(tǒng)一使用。另外，檔案鑒定問題也不容忽視，雖然檔案開放時(shí)已經(jīng)進(jìn)行了鑒定，但在檔案信息發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)，還是需要重新鑒定的。

王鳳珍（臺(tái)前縣檔案局）：丁曉琴老師的分析我很贊同。我認(rèn)為新時(shí)代數(shù)字檔案的共享不僅指館藏檔案資源與向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)共享，而是實(shí)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)共享，滿足所有檔案利用者“足不出戶即可實(shí)現(xiàn)查檔”的需求。近幾年，各級(jí)綜合檔案館雖然開展了“存量檔案數(shù)字化”，但貼近百姓生活方面的檔案甚少，大多數(shù)民生檔案仍然分散于各個(gè)系統(tǒng)中，形成了信息孤島，無法滿足基層群眾的現(xiàn)實(shí)需求。因此，館藏?cái)?shù)字檔案資源相對(duì)單一是制約檔案信息資源共享的主要因素之一，加大數(shù)字檔案整合力度，不斷豐富館藏?cái)?shù)字檔案資源是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享的前提和基礎(chǔ)。再就是希望盡快制訂數(shù)字檔案資源整合共享的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，避免因標(biāo)準(zhǔn)不一出現(xiàn)返工的現(xiàn)象。

常冠林（亳州市郵政公司）：我很贊同王鳳珍老師的觀點(diǎn)。我認(rèn)為數(shù)字檔案的共享問題，關(guān)鍵在于如何構(gòu)建共享平臺(tái)?？蓮囊韵聨讉€(gè)方面努力：一是統(tǒng)一部署，建立管控體系。從高層進(jìn)行規(guī)劃，統(tǒng)一管理體系，將檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)納入各級(jí)政府信息化推進(jìn)、信息化服務(wù)和電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，構(gòu)建檔案信息生成、采集、審查、處理、傳輸、交換、利用“一條龍”的管理運(yùn)行體制，明確各相關(guān)部門的具體職責(zé)，做到各司其職、各負(fù)其責(zé)。二是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立完善標(biāo)準(zhǔn)體系。建立數(shù)字化、信息化的工作流程，做到一條標(biāo)準(zhǔn)貫徹到底，避免多頭標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)混亂，確保執(zhí)行到位。三是注重技能，健全人才體系。

庫俊平（濮陽市規(guī)劃建筑設(shè)計(jì)研究院）：我很贊同常冠林老師的“兩統(tǒng)一、一注重”的觀點(diǎn)。就一個(gè)地區(qū)而言，我認(rèn)為新時(shí)代數(shù)字檔案的共享應(yīng)當(dāng)遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、規(guī)范有序、便民快捷、保障安全”四大原則。一是統(tǒng)籌規(guī)劃，縣級(jí)以上人民政府要建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制，縣級(jí)以上檔案行政管理機(jī)構(gòu)要會(huì)同有關(guān)部門統(tǒng)籌開展本行政區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案共享工作，各綜合檔案館、專業(yè)檔案館要立足自身職能依法開展數(shù)字檔案收集、移交、共享工作。二是規(guī)范有序，建立本行政區(qū)域數(shù)字檔案資源中心，構(gòu)建數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)共享利用系統(tǒng)，進(jìn)行聯(lián)通匯聚、處理整合、存儲(chǔ)交換和提供服務(wù)等，有效降低成本。三是便民快捷，數(shù)字檔案共享服務(wù)應(yīng)當(dāng)遵循分級(jí)分類、依法共享、創(chuàng)新應(yīng)用、精細(xì)服務(wù)的原則，既要便民快捷，又要依法合規(guī)。四是保障安全，建立健全數(shù)字檔案安全管理工作機(jī)制。尤其是檔案形成單位，向數(shù)字檔案資源中心提供和上傳數(shù)字檔案之前，應(yīng)當(dāng)依法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行脫密、脫敏處理。

王偉英（鶴壁市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）：我非常贊同庫俊平老師的數(shù)字檔案共享“四大原則”的看法。關(guān)于檔案數(shù)字化共享，我談四點(diǎn)看法：其一，數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的基礎(chǔ);其二，隨著“放管服”改革的深入推進(jìn)，很大一部分是檔案數(shù)據(jù)的共享，檔案部門在這項(xiàng)工作中應(yīng)發(fā)揮規(guī)范制定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等作用;其三，關(guān)于檔案信息共享平臺(tái)問題，數(shù)字檔案共享應(yīng)充分發(fā)揮政務(wù)服務(wù)平臺(tái)作用，無需另起爐灶、增加建設(shè)成本;其四，網(wǎng)絡(luò)及大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展是一把雙刃劍，既有便利的一面，但也存在安全風(fēng)險(xiǎn)，在檔案信息共享過程中一定要守住安全的底線。

南燚（安陽市社會(huì)福利院）：我贊同王偉英老師的四點(diǎn)看法。我想說的是“檔案數(shù)字化外包”服務(wù)，可以按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》組建檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)。在各級(jí)檔案部門投入少量管理人員和服務(wù)人員的情況下，既可以解決資金和技術(shù)人員的問題，也有了統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。

余厚洪（浙江麗水學(xué)院）：我很欣賞南燚老師的檔案數(shù)字化外包的看法。從技術(shù)來看，涉及信息數(shù)據(jù)組織、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、壓縮、分類、檢索技術(shù)以及用戶界面與系統(tǒng)集成技術(shù)等。當(dāng)然，僅僅擁有技術(shù)還不夠，標(biāo)準(zhǔn)化才是有效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的真正前提。從一定程度上說，“互聯(lián)互通”問題已成為當(dāng)前檔案數(shù)字化的一個(gè)重要“瓶頸”。在開放的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，確保安全存儲(chǔ)和傳輸是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)應(yīng)該慎重考慮的問題。完善的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)需較長(zhǎng)時(shí)期的探索與實(shí)踐，但現(xiàn)實(shí)又希望這個(gè)過程盡可能短暫。因此，需要注重前瞻性、先進(jìn)性、導(dǎo)向性、可行性，從技術(shù)與管理等不同層面出發(fā)，形成一整套完善的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系。

劉艷茹（濮陽市檔案局）：我很欣賞余厚洪老師從技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)層面的分析。在此僅就數(shù)字檔案安全與互通問題談點(diǎn)看法。一是數(shù)字檔案安全問題。數(shù)字檔案對(duì)安全保密的嚴(yán)格要求，在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中必須從制度管理和技術(shù)保證等層面確保安全。二是數(shù)字檔案互通問題。目前各個(gè)地區(qū)僅可以利用本館、本地的數(shù)字檔案，但人們更希望檔案部門建立數(shù)字檔案綠色利用通道，不受時(shí)間、空間和行業(yè)的制約，真正實(shí)現(xiàn)無邊界服務(wù)。當(dāng)前各單位專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫自成一體，館室之間不能實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，如何整合檔案館、室數(shù)字資源依然是一個(gè)棘手問題，共享數(shù)字檔案成果仍任重道遠(yuǎn)。

黃琥（中原油田檔案管理中心）：劉艷茹老師說的確實(shí)是新時(shí)代數(shù)字檔案共享過程中亟待解決的關(guān)鍵問題。我這里談幾點(diǎn)個(gè)人看法。一是建立數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)。以中原油田為例，將與職工群眾切身利益密切相關(guān)的職務(wù)晉升、職稱評(píng)定文件全部?jī)?chǔ)備在這個(gè)平臺(tái)，擁有局域網(wǎng)用戶名者，只需在搜索欄輸入年度、姓名等關(guān)鍵字即可。二是建立數(shù)字檔案綠色服務(wù)通道。在查閱個(gè)人出生年齡、工齡、學(xué)籍等個(gè)人信息時(shí)，只要出示本人身份證，就可以查閱到其電子信息，讓職工群眾享受到數(shù)字檔案資源共享的好處。三是通過鑒定實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享。建立由管理部門、業(yè)務(wù)部門和檔案部門骨干組成的檔案鑒定小組，分階段、按步驟地對(duì)庫藏?cái)?shù)字化文件進(jìn)行價(jià)值鑒定、涉密鑒定，將可公開文件返回原單位或掛接到數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)，使其真正走向職工群眾，逐步實(shí)現(xiàn)共享。