信息時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和策略

李大軒

摘 要：隨著科技的進步，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息化的時代隨之到來，檔案管理傳統(tǒng)工作模式開始向信息化模式改變。本文從信息化檔案管理工作所面臨的新挑戰(zhàn)進行分析，提出如何在信息化時代做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理 挑戰(zhàn) 策略

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）09-00-01

一、信息時代傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)狀

時代在進步，經(jīng)濟在發(fā)展，信息時代的檔案管理工作逐漸為大家所重視起來。信息時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)有很多種，信息時代下傳統(tǒng)檔案管理有如下現(xiàn)狀：

1.傳統(tǒng)檔案管理不能有效保存檔案

傳統(tǒng)的檔案管理理念十分注重收藏，但是往往忽視了運用，不能發(fā)揮出傳統(tǒng)檔案管理的真正的作用。傳統(tǒng)的檔案管理受到了空間、時間、人員的限制，尤其是時間久遠的檔案則會花費大量的時間和人工去查閱 ，而作為傳統(tǒng)檔案，多以文件檔案為主，隨著時間的推移，就會使得文件的損壞。這就是傳統(tǒng)檔案管理的一些缺點，傳統(tǒng)檔案管理類似和古代的歷史檔案，一直沿用至今。隨著科技的進步，網(wǎng)絡(luò)時代的快速發(fā)展，電子檔案的興起很大程度上解決了這些問題。

2.傳統(tǒng)檔案管理的安全系數(shù)有待考量

傳統(tǒng)的檔案管理理論是很多形式表現(xiàn)出的記錄載體的保存，傳統(tǒng)的檔案管理一般是紙張保存，但是這種保存方式存在了很大的風(fēng)險，因為很多珍貴的文件都是孤本，不可能存在復(fù)印件，但是一份珍貴的文件無限次的借閱，又會讓珍貴的文件損壞。所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展帶來傳統(tǒng)檔案理念的革新。網(wǎng)絡(luò)時代帶來了信息大爆炸的時代的來臨，不僅僅是以文件紙張作為記錄的載體，更多的錄音、影像、電子檔案等，這些記錄方式和管理的方法與傳統(tǒng)的檔案管理是截然不同的。在現(xiàn)今社會中，我們對信息時代下的檔案管理，不僅僅在理論上，而且在方法上進行優(yōu)化。但是這樣的優(yōu)化不能夠滿足時代的需求，不僅如此，檔案管理的實踐已經(jīng)遠遠落后。當(dāng)前，對于新型載體的管理， 我們在理論和方法上都在不斷改進，但還是不能符合時代變革的要求，并已經(jīng)落后于檔案管理的實踐。

3.傳統(tǒng)檔案管理的管理制度比較混亂

電子檔案是網(wǎng)絡(luò)信息化時代的產(chǎn)物，它的出現(xiàn)帶來了資源共享和信息獲取的途徑，作為新型的檔案管理方式。是對電子檔案的安全性挑戰(zhàn)，作為科技的產(chǎn)物而言，電子檔案的安全性也一直是個大問題，電子檔案數(shù)據(jù)的真實性、價值性都是大家所研究的重要課題，保證電子檔案的安全性對檔案管理工作的發(fā)展有著及其重要的戰(zhàn)略價值。在網(wǎng)絡(luò)時代下，檔案管理的模式和方法也出現(xiàn)了根本性的改變。如何使檔案管理適應(yīng)時代潮流的發(fā)展是面對信息化檔案管理化進程的重大課題，在新時代的發(fā)展過程中，檔案管理必須與時俱進，在自身發(fā)展的同時也要和社會的發(fā)展同步，只有這樣檔案管理工作才能為新時代發(fā)展進行服務(wù)。

4.檔案管理工作人員的工作效率低下

檔案管理工作的主體說到底還是依靠工作者，管理人員的工作素質(zhì)很大程度上影響了檔案管理工作的水平。新時期的檔案管理工作人員需要面臨很大的挑戰(zhàn)，能否熟練運用電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)是檔案管理人員必備的技能，所以檔案管理工作急需一批專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)很高的工作人員。此外對檔案業(yè)務(wù)操作不熟練的工作人員更需要加強學(xué)習(xí)，檔案管理者是檔案信息的保管者、管理者。檔案管理的工作人員只有加強自我學(xué)習(xí)才能更好的面對挑戰(zhàn)，才能適應(yīng)社會的發(fā)展潮流。

二、信息時代檔案管理工作的分析策略

1.檔案管理信息完全化

信息時代下把檔案組織、文檔管理、信息交流等融合放在工作開展的重要目標(biāo)，只有這樣才能切實的把自己的工作做好。傳統(tǒng)的檔案放在固定的儲存場所，對于檔案管理的完全化，是讓紙張文件逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，形成實體文件向信息前段的轉(zhuǎn)變。這樣以來，熟悉業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的工作人員會從幕后走向前臺，慢慢適應(yīng)信息時代下檔案管理技術(shù)的改變，比如：信息檔案的在線服務(wù)、信息檔案的無紙化管理、檔案的保存和歸檔等等服務(wù)。

2.完善信息化檔案管理的制度

檔案管理由很多程序來進行統(tǒng)一的分配、管理，檔案管理必須建立自己完備的管理制度，在這一點上不僅要加強程序的監(jiān)督，而且要保證信息化檔案管理的運用。從文件檔案形成歸檔開始，要進行符合程序的控制，再到檔案的信息化管理、文件的信息分析、文件檔案的管理，這樣以來可以形成完備的程序鏈。建立完備的管理制度能有效的對檔案管理起到標(biāo)準化的作用，在制度的約束下，工作的效率會得到很大的提高。

3.信息化檔案管理編碼化

傳統(tǒng)的文檔數(shù)字化管理往往取決于時間跨度，對于檔案的電子化，可以依托新時代科技的發(fā)展，把實體的文件檔案進行數(shù)字化管理，做好數(shù)據(jù)的采集和存儲。檔案電子化的過程中可以借鑒圖書館這一參照物，做好相關(guān)工作，把文件的信息和年份、圖像等做好相對應(yīng)的目錄和索引，可以很大程度上把后續(xù)借閱、搜索的工作簡便化，但是前期無疑是個巨大的勞動，這需要檔案管理工作人員發(fā)揮出自己的耐心，積極做好自己的本職工作，為檔案管理的信息化做出自己的貢獻。

4.信息化檔案管理與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合

在網(wǎng)絡(luò)時代中，信息的傳遞有很多種途徑，檔案管理者可以很好的運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和信息化，這兩點是在信息化背景下，檔案管理工作的重中之重。實現(xiàn)信息化檔案管理工作，更好的服務(wù)社會，也是大家的共同目標(biāo)。信息化時代可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)全國乃至世界的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合體，在實行信息化檔案管理工作的同時，可以充分和國外進行交流，通過關(guān)鍵詞的搜索，更準確的查找到資料的所在，也極大方便了整個檔案信息獲取的途徑。新時代下的檔案管理只有更好的融入當(dāng)今的經(jīng)濟社會中，才能更好的為社會服務(wù)。

結(jié)語

檔案管理工作緊隨者時代進步在發(fā)展著，不僅對工作者提出很高的要求，也對當(dāng)前工作的發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)提出了要求。只有不斷的與時俱進，做好檔案工作與時代的接軌，而信息化檔案管理只是個開始，科學(xué)的把檔案管理做到信息化，高效地服務(wù)單位、服務(wù)社會。

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