信息化背景下高校檔案服務(wù)策略探究

余亞浩

摘 要：本文就高校檔案信息化服務(wù)的優(yōu)化策略進行分析和探討，為相關(guān)的高校管理工作人提供一些相關(guān)的建議，希望此次研究有助于高校提升檔案服務(wù)工作水平，對高校檔案服務(wù)工作有著積極的促進作用。

關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案 策略

中圖分類號：G25文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）09-00-02

前言

當(dāng)今社會，已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為信息時代，也就使得社會各界對信息資源的需求量越來越大，其中，檔案也是這些信息資源中的一部分，因此，高校在順利發(fā)展的過程中，要想進一步提升高校管理水平，就要重視檔案管理工作，提升檔案管理工作水平，因此將信息化融入檔案服務(wù)工作中，對這項工作進行更深入的研究和探討，有助于高校對檔案信息化服務(wù)建設(shè)提升有重要的意義。

一、檔案信息服務(wù)概念

從廣義來說，主要是指促進檔案流通，加快檔案信息的傳播和工作效率，從而滿足用戶的各種需求。從狹義來說，是指相關(guān)的檔案工作者以用戶的主要需求為工作準(zhǔn)則，幫助或組織用戶獲得需要的檔案信息等服務(wù)。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)工作存在的問題

1.高校檔案管理理念落后

高校要想順利開展教育管理工作，就要提高高校檔案管理工作的理念。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢，高校檔案管理工作也應(yīng)該將信息化管理理念融入其中，實現(xiàn)高校檔案服務(wù)現(xiàn)代化。但就目前我國部分高校管理模式來說，還是停留在過去傳統(tǒng)服務(wù)模式上，尤其是高校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案服務(wù)工作不夠重視，對高校檔案服務(wù)工作認識不到位，對檔案服務(wù)管理在高校管理中的重要作用沒有充分認識，片面的認為高校檔案服務(wù)是一項不重要的工作，此外再加上傳統(tǒng)服務(wù)管理模式的影響和約束等因素，導(dǎo)致高校檔案服務(wù)工作者將工作重心都放在對檔案管理，檔案編目以及檔案檢索工作上，對于如何進一步創(chuàng)新檔案服務(wù)模式?jīng)]有進行研究和規(guī)劃。

2.高校檔案服務(wù)工作效率低

就檔案服務(wù)工作而言，工作性質(zhì)復(fù)雜，其中不僅涉及高校檔案的記錄以及存儲工作，還需要根據(jù)相關(guān)要求進行快速檢索服務(wù)工作，因為高校檔案中保存大量信息，而且很多檔案的保存形式都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案，因此，不管是對檔案進行分類還是整理工作，都需要耗費大量的時間和人力資源，而且這樣工作效率也不夠高，極易出現(xiàn)錯誤情況，也就在一定程度上造成高校檔案服務(wù)工作質(zhì)量低下。

3.基礎(chǔ)設(shè)施條件落后，缺少現(xiàn)代化設(shè)備

就全國各地區(qū)的發(fā)展情況來看，由于地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展層次不等，也就使得各地區(qū)高校經(jīng)濟存在一定的差異，部分高校存在資金不足，無法及時應(yīng)對現(xiàn)代信息化的發(fā)展來更換相關(guān)設(shè)備，導(dǎo)致這部分高校服務(wù)水平還處于過去傳統(tǒng)人工服務(wù)形式，在一定程度上制約了高校檔案服務(wù)工作的發(fā)展，還有部分高校雖然購買現(xiàn)代先進設(shè)備進行相關(guān)檔案服務(wù)工作，但由于高校內(nèi)部檔案服務(wù)工作的素質(zhì)不夠高，有些工作者不會使用計算機，就使得有些設(shè)備成了擺設(shè)，無法發(fā)揮設(shè)備在高校檔案服務(wù)中真正的作用，從而制約高校檔案服務(wù)信息化的發(fā)展方向。

三、信息化背景下提升高校檔案服務(wù)策略

1.加強高校檔案服務(wù)理念創(chuàng)新

要想加強高校檔案服務(wù)工作，就要先進行理念創(chuàng)新，只有高校檔案服務(wù)理念進行創(chuàng)新，才能更好地促進高校檔案服務(wù)工作的更好開展。因此高校檔案服務(wù)要緊緊迎合時代的發(fā)展趨勢，積極改變過去傳統(tǒng)服務(wù)模式，引進現(xiàn)代化服務(wù)理念，從高校未來發(fā)展的長遠角度考慮，制定符合當(dāng)前時代要求的檔案服務(wù)規(guī)劃，從而進一步保障高校檔案服務(wù)工作的順利開展。

2.提升高校檔案服務(wù)工作效率

2.1雙向性服務(wù)

一般來說，高校檔案服務(wù)主要是為了進一步促進和完善高校的發(fā)展，其中檔案管理部門主要工作內(nèi)容是為高校后勤部門提供保障以及對學(xué)校的教學(xué)科研和學(xué)生管理等工作提供一定的服務(wù)。因此在高校檔案服務(wù)管理工作內(nèi)容主要有以下幾點：其一，進一步促進學(xué)校中良好的學(xué)術(shù)研究氛圍，從而適當(dāng)增加一些創(chuàng)新性研究的工作;其二，為教師教學(xué)工作做評估，提供相關(guān)的參考數(shù)據(jù)，另外還能夠為教師提供跨學(xué)科的研究成果，為社會的需求反映提供相關(guān)的材料;其三，在培訓(xùn)以及管理高校學(xué)生的過程中，進一步提升學(xué)生基礎(chǔ)素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，進一步幫助學(xué)生提高進入社會的適應(yīng)能力。

2.2主動性服務(wù)

就現(xiàn)階段我國高校的檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀來說，大多高校都存在對檔案服務(wù)工作缺乏有效、主動以及系統(tǒng)等方面的問題。雖然很多高校一直都在努力要加強主動服務(wù)，但在實際工作中，并沒有真正的實現(xiàn)加強主動服務(wù)，另外，雖然有部分高校開展一系列的主動性服務(wù)，但由于服務(wù)工作沒有創(chuàng)新性，很多都是將過去傳統(tǒng)的服務(wù)項目進一步延伸拓展實施?；谝陨?，如果高校還是使用這種傳統(tǒng)被動式的檔案管理服務(wù)，就很容易出現(xiàn)檔案信息缺乏一定的完整和系統(tǒng)性[1]，而且無法發(fā)揮檔案服務(wù)工作應(yīng)有的價值和社會功能。因此為確保檔案服務(wù)能夠全面落實以及主動性的檔案服務(wù)，應(yīng)該制定相關(guān)的評估機制，就目前檔案服務(wù)中采用的評估機制來說，主要采用科研項目，論文，獲獎等作為指標(biāo)，因此應(yīng)該在原有的評估指標(biāo)上進一步細化，例如將評估指標(biāo)中檔案服務(wù)的有效性，實體管理服務(wù)中的規(guī)范化管理以及安全性，在進行檔案服務(wù)中的分管工作時應(yīng)該進一步確保檔案準(zhǔn)確和完整性，另外，對于相關(guān)的檔案檢索工具要評估其中的完備性質(zhì)。通過以上評價指標(biāo)，進一步促使檔案服務(wù)更加具體化，有一定的針對性，從而激發(fā)相關(guān)檔案管理工作人員的工作積極性，端正工作態(tài)度，有效提高高校檔案服務(wù)工作的效率以及質(zhì)量。

2.3加強高校檔案人員隊伍綜合能力建設(shè)

在高校中，檔案管理工作最終是需要由檔案管理人員來執(zhí)行工作，因此，也就直接說明高校檔案管理人員直接決定這項工作的最終質(zhì)量，基于此，高校應(yīng)該進一步加強自身相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能和服務(wù)水平。其一，高校應(yīng)該進一步加強對相關(guān)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，不僅僅是專業(yè)技能與基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，還要注重計算機使用的培訓(xùn)工作[2]，從而提升高校對檔案管理工作的進一步數(shù)字化，提高工作者的信息服務(wù)水平，從而為高校師生提供更加便利的檔案服務(wù);其二，將高校檔案管理工作人員的工作隊伍進一步優(yōu)化，多吸引一些不怕吃苦，不怕累，而且思想靈活的新型人才，為高校的檔案服務(wù)注入新鮮血液，從而進一步拖動高校檔案服務(wù)的改革與創(chuàng)新。

2.4提升和完善高校信息化檔案的服務(wù)制度

高校要想進一步提升自身的檔案服務(wù)水平，就需要建立相關(guān)的檔案服務(wù)管理制度，在這項制度上提供應(yīng)有的檔案服務(wù)，因此，就需要進一步完善原有的檔案管理制度，從而確保高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。例如，高校對其中相關(guān)聯(lián)的檔案進行集中化的方式進行處理，這種情況就需要保證高校的檔案管理工作者有一定的專業(yè)素養(yǎng)以及知識技能等，另外對于信息安全管理方面的也要有高度的管理意識，加大重視力度，尤其是對全校師生的個人信息等要加強管理意識，這樣才能夠從根本上提升高校檔案信息化管理服務(wù)水平。

3.完善高校檔案服務(wù)設(shè)施

3.1積極采用現(xiàn)代化服務(wù)設(shè)施和手段

近年來，信息技術(shù)的發(fā)展逐漸改變?nèi)藗兊纳詈蛯W(xué)習(xí)以及工作方式，成為人們生活和工作中不可或缺的一部分，因此，高校的信息服務(wù)也應(yīng)該迎合時代的發(fā)展趨勢，將信息技術(shù)積極融入高校檔案信息服務(wù)工作中來。具體來說，高校應(yīng)該結(jié)合自身實際情況來建設(shè)屬于學(xué)校特有的相關(guān)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，為高校所有師生提供更加方便，實效的檔案信息服務(wù)。再進行實際的檔案服務(wù)信息服務(wù)工作時，應(yīng)該充分考慮高校信息數(shù)據(jù)庫設(shè)計要有一定的個性，滿足高校所有師生對檔案信息服務(wù)的需求，還要注意檔案信息數(shù)據(jù)庫使用的實效性，這也就要求相關(guān)的檔案信息服務(wù)工作者定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行更新，進一步完善和補充數(shù)據(jù)庫的相關(guān)內(nèi)容，促使高校中檔案信息服務(wù)與社會保持同步的狀態(tài)。

3.2實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

要想加強高校檔案服務(wù)工作，就要進一步實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理模式，針對檔案管理工作的特點就需要我們更新服務(wù)思維，采取科學(xué)的方式為高校檔案工作更好的服務(wù)和發(fā)展。首先，建設(shè)檔案信息數(shù)字化管理服務(wù)是一項比較復(fù)雜的工程，其中需要耗費大量資源，因此，高校檔案管理工作者應(yīng)該綜合考慮目前紙質(zhì)檔案的重要性，對其他沒必要館藏的檔案進行信息數(shù)字化處理，保存真正具有價值的檔案;其次，在檔案信息數(shù)字化過程中要結(jié)合高校發(fā)展實際情況以及檔案利用的需要進行檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化管理，由于高校檔案服務(wù)數(shù)字化化過程中具有工程量大，需要消耗大量人力財力，因此在具體實施中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校實際選擇合理的優(yōu)化方案，避免因此出現(xiàn)不必要的浪費，節(jié)約成本。

3.3實現(xiàn)高校檔案信息化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

具體來說，就是將高校檔案信息利用現(xiàn)代計算機的形式，對其進行電子文件形成、歸檔等服務(wù)。因此要想實現(xiàn)高校檔案信息化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，首先統(tǒng)一檔案輸入格式、項目、代碼符號等，這也是實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的必備條件。其次，將檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范分為三部分進行：管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其中包括計算機使用制度和標(biāo)準(zhǔn)，資源使用是否合理合法;業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這部分主要是對檔案中各種電子文件以及業(yè)務(wù)處理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn);技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其中包括對檔案電子文件，數(shù)據(jù)存儲、交換等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

綜上所述，在信息時代的今天，社會各界對信息資源的需求量越來越大，其中，檔案也是這些信息資源中的一部分，因此，高校在順利發(fā)展的過程中，要想進一步提升高校管理水平，就要重視檔案管理工作，提升檔案管理工作水平，因此將信息化融入檔案服務(wù)工作中，有助于高校對檔案信息化服務(wù)建設(shè)提升。

參考文獻

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