信息化背景下高校檔案服務(wù)策略探究

余亞浩

摘 要：本文就高校檔案信息化服務(wù)的優(yōu)化策略進(jìn)行分析和探討，為相關(guān)的高校管理工作人提供一些相關(guān)的建議，希望此次研究有助于高校提升檔案服務(wù)工作水平，對(duì)高校檔案服務(wù)工作有著積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案 策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）09-00-02

前言

當(dāng)今社會(huì)，已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為信息時(shí)代，也就使得社會(huì)各界對(duì)信息資源的需求量越來(lái)越大，其中，檔案也是這些信息資源中的一部分，因此，高校在順利發(fā)展的過(guò)程中，要想進(jìn)一步提升高校管理水平，就要重視檔案管理工作，提升檔案管理工作水平，因此將信息化融入檔案服務(wù)工作中，對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行更深入的研究和探討，有助于高校對(duì)檔案信息化服務(wù)建設(shè)提升有重要的意義。

一、檔案信息服務(wù)概念

從廣義來(lái)說(shuō)，主要是指促進(jìn)檔案流通，加快檔案信息的傳播和工作效率，從而滿(mǎn)足用戶(hù)的各種需求。從狹義來(lái)說(shuō)，是指相關(guān)的檔案工作者以用戶(hù)的主要需求為工作準(zhǔn)則，幫助或組織用戶(hù)獲得需要的檔案信息等服務(wù)。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)工作存在的問(wèn)題

1.高校檔案管理理念落后

高校要想順利開(kāi)展教育管理工作，就要提高高校檔案管理工作的理念。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案管理工作也應(yīng)該將信息化管理理念融入其中，實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)現(xiàn)代化。但就目前我國(guó)部分高校管理模式來(lái)說(shuō)，還是停留在過(guò)去傳統(tǒng)服務(wù)模式上，尤其是高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案服務(wù)工作不夠重視，對(duì)高校檔案服務(wù)工作認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)檔案服務(wù)管理在高校管理中的重要作用沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)，片面的認(rèn)為高校檔案服務(wù)是一項(xiàng)不重要的工作，此外再加上傳統(tǒng)服務(wù)管理模式的影響和約束等因素，導(dǎo)致高校檔案服務(wù)工作者將工作重心都放在對(duì)檔案管理，檔案編目以及檔案檢索工作上，對(duì)于如何進(jìn)一步創(chuàng)新檔案服務(wù)模式?jīng)]有進(jìn)行研究和規(guī)劃。

2.高校檔案服務(wù)工作效率低

就檔案服務(wù)工作而言，工作性質(zhì)復(fù)雜，其中不僅涉及高校檔案的記錄以及存儲(chǔ)工作，還需要根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行快速檢索服務(wù)工作，因?yàn)楦咝n案中保存大量信息，而且很多檔案的保存形式都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案，因此，不管是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)還是整理工作，都需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力資源，而且這樣工作效率也不夠高，極易出現(xiàn)錯(cuò)誤情況，也就在一定程度上造成高校檔案服務(wù)工作質(zhì)量低下。

3.基礎(chǔ)設(shè)施條件落后，缺少現(xiàn)代化設(shè)備

就全國(guó)各地區(qū)的發(fā)展情況來(lái)看，由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展層次不等，也就使得各地區(qū)高校經(jīng)濟(jì)存在一定的差異，部分高校存在資金不足，無(wú)法及時(shí)應(yīng)對(duì)現(xiàn)代信息化的發(fā)展來(lái)更換相關(guān)設(shè)備，導(dǎo)致這部分高校服務(wù)水平還處于過(guò)去傳統(tǒng)人工服務(wù)形式，在一定程度上制約了高校檔案服務(wù)工作的發(fā)展，還有部分高校雖然購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行相關(guān)檔案服務(wù)工作，但由于高校內(nèi)部檔案服務(wù)工作的素質(zhì)不夠高，有些工作者不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，就使得有些設(shè)備成了擺設(shè)，無(wú)法發(fā)揮設(shè)備在高校檔案服務(wù)中真正的作用，從而制約高校檔案服務(wù)信息化的發(fā)展方向。

三、信息化背景下提升高校檔案服務(wù)策略

1.加強(qiáng)高校檔案服務(wù)理念創(chuàng)新

要想加強(qiáng)高校檔案服務(wù)工作，就要先進(jìn)行理念創(chuàng)新，只有高校檔案服務(wù)理念進(jìn)行創(chuàng)新，才能更好地促進(jìn)高校檔案服務(wù)工作的更好開(kāi)展。因此高校檔案服務(wù)要緊緊迎合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，積極改變過(guò)去傳統(tǒng)服務(wù)模式，引進(jìn)現(xiàn)代化服務(wù)理念，從高校未來(lái)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)角度考慮，制定符合當(dāng)前時(shí)代要求的檔案服務(wù)規(guī)劃，從而進(jìn)一步保障高校檔案服務(wù)工作的順利開(kāi)展。

2.提升高校檔案服務(wù)工作效率

2.1雙向性服務(wù)

一般來(lái)說(shuō)，高校檔案服務(wù)主要是為了進(jìn)一步促進(jìn)和完善高校的發(fā)展，其中檔案管理部門(mén)主要工作內(nèi)容是為高校后勤部門(mén)提供保障以及對(duì)學(xué)校的教學(xué)科研和學(xué)生管理等工作提供一定的服務(wù)。因此在高校檔案服務(wù)管理工作內(nèi)容主要有以下幾點(diǎn)：其一，進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校中良好的學(xué)術(shù)研究氛圍，從而適當(dāng)增加一些創(chuàng)新性研究的工作;其二，為教師教學(xué)工作做評(píng)估，提供相關(guān)的參考數(shù)據(jù)，另外還能夠?yàn)榻處熖峁┛鐚W(xué)科的研究成果，為社會(huì)的需求反映提供相關(guān)的材料;其三，在培訓(xùn)以及管理高校學(xué)生的過(guò)程中，進(jìn)一步提升學(xué)生基礎(chǔ)素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，進(jìn)一步幫助學(xué)生提高進(jìn)入社會(huì)的適應(yīng)能力。

2.2主動(dòng)性服務(wù)

就現(xiàn)階段我國(guó)高校的檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，大多高校都存在對(duì)檔案服務(wù)工作缺乏有效、主動(dòng)以及系統(tǒng)等方面的問(wèn)題。雖然很多高校一直都在努力要加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)，但在實(shí)際工作中，并沒(méi)有真正的實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)，另外，雖然有部分高校開(kāi)展一系列的主動(dòng)性服務(wù)，但由于服務(wù)工作沒(méi)有創(chuàng)新性，很多都是將過(guò)去傳統(tǒng)的服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)一步延伸拓展實(shí)施。基于以上，如果高校還是使用這種傳統(tǒng)被動(dòng)式的檔案管理服務(wù)，就很容易出現(xiàn)檔案信息缺乏一定的完整和系統(tǒng)性[1]，而且無(wú)法發(fā)揮檔案服務(wù)工作應(yīng)有的價(jià)值和社會(huì)功能。因此為確保檔案服務(wù)能夠全面落實(shí)以及主動(dòng)性的檔案服務(wù)，應(yīng)該制定相關(guān)的評(píng)估機(jī)制，就目前檔案服務(wù)中采用的評(píng)估機(jī)制來(lái)說(shuō)，主要采用科研項(xiàng)目，論文，獲獎(jiǎng)等作為指標(biāo)，因此應(yīng)該在原有的評(píng)估指標(biāo)上進(jìn)一步細(xì)化，例如將評(píng)估指標(biāo)中檔案服務(wù)的有效性，實(shí)體管理服務(wù)中的規(guī)范化管理以及安全性，在進(jìn)行檔案服務(wù)中的分管工作時(shí)應(yīng)該進(jìn)一步確保檔案準(zhǔn)確和完整性，另外，對(duì)于相關(guān)的檔案檢索工具要評(píng)估其中的完備性質(zhì)。通過(guò)以上評(píng)價(jià)指標(biāo)，進(jìn)一步促使檔案服務(wù)更加具體化，有一定的針對(duì)性，從而激發(fā)相關(guān)檔案管理工作人員的工作積極性，端正工作態(tài)度，有效提高高校檔案服務(wù)工作的效率以及質(zhì)量。

2.3加強(qiáng)高校檔案人員隊(duì)伍綜合能力建設(shè)

在高校中，檔案管理工作最終是需要由檔案管理人員來(lái)執(zhí)行工作，因此，也就直接說(shuō)明高校檔案管理人員直接決定這項(xiàng)工作的最終質(zhì)量，基于此，高校應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)自身相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)技能和服務(wù)水平。其一，高校應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，不僅僅是專(zhuān)業(yè)技能與基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，還要注重計(jì)算機(jī)使用的培訓(xùn)工作[2]，從而提升高校對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步數(shù)字化，提高工作者的信息服務(wù)水平，從而為高校師生提供更加便利的檔案服務(wù);其二，將高校檔案管理工作人員的工作隊(duì)伍進(jìn)一步優(yōu)化，多吸引一些不怕吃苦，不怕累，而且思想靈活的新型人才，為高校的檔案服務(wù)注入新鮮血液，從而進(jìn)一步拖動(dòng)高校檔案服務(wù)的改革與創(chuàng)新。

2.4提升和完善高校信息化檔案的服務(wù)制度

高校要想進(jìn)一步提升自身的檔案服務(wù)水平，就需要建立相關(guān)的檔案服務(wù)管理制度，在這項(xiàng)制度上提供應(yīng)有的檔案服務(wù)，因此，就需要進(jìn)一步完善原有的檔案管理制度，從而確保高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。例如，高校對(duì)其中相關(guān)聯(lián)的檔案進(jìn)行集中化的方式進(jìn)行處理，這種情況就需要保證高校的檔案管理工作者有一定的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及知識(shí)技能等，另外對(duì)于信息安全管理方面的也要有高度的管理意識(shí)，加大重視力度，尤其是對(duì)全校師生的個(gè)人信息等要加強(qiáng)管理意識(shí)，這樣才能夠從根本上提升高校檔案信息化管理服務(wù)水平。

3.完善高校檔案服務(wù)設(shè)施

3.1積極采用現(xiàn)代化服務(wù)設(shè)施和手段

近年來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展逐漸改變?nèi)藗兊纳詈蛯W(xué)習(xí)以及工作方式，成為人們生活和工作中不可或缺的一部分，因此，高校的信息服務(wù)也應(yīng)該迎合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，將信息技術(shù)積極融入高校檔案信息服務(wù)工作中來(lái)。具體來(lái)說(shuō)，高校應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況來(lái)建設(shè)屬于學(xué)校特有的相關(guān)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，為高校所有師生提供更加方便，實(shí)效的檔案信息服務(wù)。再進(jìn)行實(shí)際的檔案服務(wù)信息服務(wù)工作時(shí)，應(yīng)該充分考慮高校信息數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)要有一定的個(gè)性，滿(mǎn)足高校所有師生對(duì)檔案信息服務(wù)的需求，還要注意檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)使用的實(shí)效性，這也就要求相關(guān)的檔案信息服務(wù)工作者定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新，進(jìn)一步完善和補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)內(nèi)容，促使高校中檔案信息服務(wù)與社會(huì)保持同步的狀態(tài)。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

要想加強(qiáng)高校檔案服務(wù)工作，就要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理模式，針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)就需要我們更新服務(wù)思維，采取科學(xué)的方式為高校檔案工作更好的服務(wù)和發(fā)展。首先，建設(shè)檔案信息數(shù)字化管理服務(wù)是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工程，其中需要耗費(fèi)大量資源，因此，高校檔案管理工作者應(yīng)該綜合考慮目前紙質(zhì)檔案的重要性，對(duì)其他沒(méi)必要館藏的檔案進(jìn)行信息數(shù)字化處理，保存真正具有價(jià)值的檔案;其次，在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中要結(jié)合高校發(fā)展實(shí)際情況以及檔案利用的需要進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化管理，由于高校檔案服務(wù)數(shù)字化化過(guò)程中具有工程量大，需要消耗大量人力財(cái)力，因此在具體實(shí)施中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校實(shí)際選擇合理的優(yōu)化方案，避免因此出現(xiàn)不必要的浪費(fèi)，節(jié)約成本。

3.3實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

具體來(lái)說(shuō)，就是將高校檔案信息利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的形式，對(duì)其進(jìn)行電子文件形成、歸檔等服務(wù)。因此要想實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，首先統(tǒng)一檔案輸入格式、項(xiàng)目、代碼符號(hào)等，這也是實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的必備條件。其次，將檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范分為三部分進(jìn)行：管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其中包括計(jì)算機(jī)使用制度和標(biāo)準(zhǔn)，資源使用是否合理合法;業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這部分主要是對(duì)檔案中各種電子文件以及業(yè)務(wù)處理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn);技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其中包括對(duì)檔案電子文件，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、交換等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

綜上所述，在信息時(shí)代的今天，社會(huì)各界對(duì)信息資源的需求量越來(lái)越大，其中，檔案也是這些信息資源中的一部分，因此，高校在順利發(fā)展的過(guò)程中，要想進(jìn)一步提升高校管理水平，就要重視檔案管理工作，提升檔案管理工作水平，因此將信息化融入檔案服務(wù)工作中，有助于高校對(duì)檔案信息化服務(wù)建設(shè)提升。

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