集中采購(gòu)物資合同的結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)分析與對(duì)策研究

劉兵

摘 要：集中采購(gòu)物資合同的結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在資金需求量大，同時(shí)復(fù)雜的流程容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，采購(gòu)物資和使用物資之間呈現(xiàn)的分離狀態(tài)，這些都是集中采購(gòu)物資需要注意的關(guān)鍵點(diǎn)。本文中將會(huì)重點(diǎn)分析集中采購(gòu)物資合同的環(huán)節(jié)以及環(huán)節(jié)中可能會(huì)產(chǎn)生影響結(jié)算的風(fēng)險(xiǎn)，然后從不同方面提出經(jīng)過(guò)分析后的風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)策，幫助優(yōu)化集中采購(gòu)物資合同的結(jié)算能力，減少結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：集中采購(gòu)；合同履約；合同結(jié)算；風(fēng)險(xiǎn)防控

集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)主要在于可以幫助企業(yè)資源合理化，有效降低物資的成本費(fèi)用。但是，過(guò)于復(fù)雜的采購(gòu)工作流程，會(huì)受到外界各種因素的影響，導(dǎo)致采購(gòu)與使用出現(xiàn)分離情況，再加上企業(yè)對(duì)集中采購(gòu)的工作方式?jīng)]有采取有效的激勵(lì)措施，所以導(dǎo)致采購(gòu)人員的工作積極性差，無(wú)法根據(jù)崗位職責(zé)完成自身的采購(gòu)工作。同時(shí)，集中采購(gòu)需要大量的資金，對(duì)于企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)是一個(gè)大問(wèn)題，一旦結(jié)算時(shí)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)的影響是巨大的。

一、集中采購(gòu)物資合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型

集中采購(gòu)物資工作中設(shè)計(jì)到的單位眾多，其中材料、設(shè)備供應(yīng)商、施工單位的各部門(mén)、項(xiàng)目主要建設(shè)單位，項(xiàng)目運(yùn)行單位、項(xiàng)目的財(cái)務(wù)部門(mén)等都會(huì)從不同的方面，影響合同結(jié)算，增加合同結(jié)算的風(fēng)險(xiǎn)性。

（一）項(xiàng)目預(yù)算管理

項(xiàng)目在進(jìn)行時(shí)，相關(guān)的財(cái)務(wù)部門(mén)，需要為項(xiàng)目投資金額做出合理的預(yù)算，避免因預(yù)算工作實(shí)施不到位，在項(xiàng)目合同簽訂時(shí)，出現(xiàn)資金方面不足的情況。

（二）招標(biāo)管理

第一，招標(biāo)文件相關(guān)審查人員審查不到位，招標(biāo)合同內(nèi)容出現(xiàn)不明確的合約條款，導(dǎo)致施工完成后的無(wú)法進(jìn)行結(jié)算，影響相關(guān)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益；第二，招標(biāo)合同對(duì)部分重要條款為進(jìn)行標(biāo)明，相關(guān)人員選擇合同模板時(shí)沒(méi)有審查，導(dǎo)致合同出現(xiàn)模板錯(cuò)誤的情況；第三，招標(biāo)采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)與施工比例不符合，施工時(shí)無(wú)法根據(jù)招標(biāo)合同中簽訂的內(nèi)容施工，導(dǎo)致施工完成后驗(yàn)收無(wú)法根據(jù)招標(biāo)合同進(jìn)行相關(guān)結(jié)算和后續(xù)合同的簽訂工作，比較容易引起施工方和驗(yàn)收方之間的糾紛。

（三）合同簽訂，變更及解除管理

第一，施工人員沒(méi)有完全理解招標(biāo)合同中的內(nèi)容，在驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)違反招標(biāo)合同的施工，或者其他的人為因素造成的施工不符合標(biāo)準(zhǔn)；招標(biāo)文本合同中擬定的條款信息表明不準(zhǔn)確，無(wú)法進(jìn)行后續(xù)的續(xù)約施工，也無(wú)法根據(jù)合同進(jìn)行有效的結(jié)算。第二，招標(biāo)合同和施工合同在進(jìn)行條款變更、解除管理時(shí)，沒(méi)有根據(jù)規(guī)定的手續(xù)就進(jìn)行，不規(guī)范的變更合同內(nèi)容，無(wú)法繼續(xù)拿出資金進(jìn)行后續(xù)施工，合同的甲方和乙方就會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的矛盾，不僅是會(huì)引起糾紛，還會(huì)給項(xiàng)目的資金安全帶來(lái)嚴(yán)重的影響。一旦合同雙方無(wú)法公證的處理這個(gè)矛盾，就會(huì)在社會(huì)上引起輿論，導(dǎo)致企業(yè)信譽(yù)受到影響。

（四）合同履約管理

第一，在與物資供應(yīng)商簽訂供應(yīng)合同后，供應(yīng)商卻在物資施工時(shí)無(wú)法量產(chǎn)，影響項(xiàng)目的整體進(jìn)度，引發(fā)企業(yè)雙方之間的履行合約糾紛，后續(xù)容易對(duì)供應(yīng)商企業(yè)資金結(jié)算產(chǎn)生不良影響；第二，項(xiàng)目施工單位對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)，沒(méi)有做好充分的技術(shù)交底工作，項(xiàng)目施工進(jìn)度受到影響?；蛘呤鞘┕⑴c的某一方?jīng)]有及時(shí)的確認(rèn)施工圖紙，給供應(yīng)商提供需要制作的材料信息，供應(yīng)商缺乏有效依據(jù)，無(wú)法根據(jù)工期進(jìn)行量產(chǎn)，影響工期后，出現(xiàn)結(jié)算困難的情況；第三，供應(yīng)商交貨數(shù)量準(zhǔn)確，但卻沒(méi)有根據(jù)規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行交貨；第四，相關(guān)部門(mén)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，沒(méi)有對(duì)物資進(jìn)行明確的記錄，物資接收單據(jù)不全，結(jié)算時(shí)沒(méi)有全部的結(jié)算單據(jù)進(jìn)行對(duì)比，也就無(wú)法進(jìn)行有效的結(jié)算；第五投運(yùn)單和質(zhì)保單的合同約定時(shí)間，與合同內(nèi)簽訂的時(shí)間不符合，無(wú)法在有效時(shí)間內(nèi)進(jìn)行結(jié)算支付工作。

二、集中采購(gòu)物資合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)的主要對(duì)策

（一）建立集中采購(gòu)物資合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制

面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，必須需要有應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防控機(jī)制，在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)時(shí)，收集信息的手段與頻率都需要進(jìn)行明確的分工，明確每個(gè)人的職責(zé)時(shí)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的重點(diǎn)；何為風(fēng)險(xiǎn)防控，是為了防止風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)臨，而并非是等風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨之后去做控制，相關(guān)人員一定要明白防患于未然這個(gè)道理。對(duì)事件風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前評(píng)估，并能夠?qū)︼L(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨之后，給企業(yè)帶來(lái)的影響進(jìn)行正確的分析，做出相應(yīng)的解決對(duì)策；一旦出現(xiàn)對(duì)企業(yè)影響重大的事件，需要將之前做出的緊急預(yù)案立刻投入使用；合同結(jié)算必須有指標(biāo)，如何根據(jù)指標(biāo)進(jìn)行結(jié)算，就需要對(duì)結(jié)算設(shè)置預(yù)警機(jī)制，可以根據(jù)時(shí)間段進(jìn)行設(shè)置，然后分別對(duì)應(yīng)不同級(jí)別的情況；對(duì)于提前預(yù)測(cè)到的風(fēng)險(xiǎn)，需要管理人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，保證合同結(jié)算可以根據(jù)流程進(jìn)行，并將風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控工作做到長(zhǎng)期管理狀態(tài)；管理人員需不斷的對(duì)工作人員的日常工作進(jìn)行檢查，并對(duì)日常工作進(jìn)行不定期的審核，讓工作人員時(shí)刻保持高度的警惕心和責(zé)任心，避免出現(xiàn)工作上的失誤。

（二）強(qiáng)化物資采購(gòu)管理與預(yù)算管理之間的協(xié)同

負(fù)責(zé)項(xiàng)目的單位需要根據(jù)此類(lèi)項(xiàng)目往年的預(yù)算編制情況、上報(bào)工作計(jì)劃進(jìn)行分析，然后分析近期的市場(chǎng)行情產(chǎn)生的變化，對(duì)項(xiàng)目需使用物資金額進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)算。招標(biāo)審核階段時(shí)，需要根據(jù)制定的項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，然后合同內(nèi)標(biāo)注的預(yù)算資金嚴(yán)格審核，避免超出預(yù)算資金的情況出現(xiàn)；如果，實(shí)際資金超過(guò)預(yù)算資金，必須要對(duì)負(fù)責(zé)的資金的部門(mén)進(jìn)行資金預(yù)算超額的申報(bào)工作，對(duì)項(xiàng)目中增加的工作進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，減少后續(xù)結(jié)算，資金核對(duì)不準(zhǔn)確的情況出現(xiàn)；物資管理部門(mén)需要與各相關(guān)部門(mén)互相溝通，出現(xiàn)變動(dòng)第一時(shí)間通知各部門(mén)負(fù)責(zé)人員，保證項(xiàng)目產(chǎn)生變動(dòng)的情況下，做出調(diào)整后不會(huì)對(duì)預(yù)算資金出現(xiàn)影響。

（三）優(yōu)化招標(biāo)文件中履約相關(guān)條款

對(duì)于材料供應(yīng)商的供貨數(shù)數(shù)量、時(shí)間都需要在合同中明確體現(xiàn)，并在簽訂合同時(shí)，將重點(diǎn)注意事項(xiàng)與供應(yīng)商說(shuō)明情況。并且，需要在合同中，制定對(duì)應(yīng)的交貨不及時(shí)處罰條款，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度造成的影響，需要雙方共同承擔(dān)；合同中重要條款和文件需要選用合適的模板；采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)需要不斷的優(yōu)化，才能制定出符合合同內(nèi)容和施工進(jìn)度的授標(biāo)比例。

（四）規(guī)范合同簽訂、變更及解除管理

簽訂合同時(shí)，不僅需要嚴(yán)格制定合同內(nèi)容條款，還需要與供應(yīng)商之間對(duì)需要注意的合同內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，如供應(yīng)商無(wú)法理解，需要對(duì)其進(jìn)行講解，一定要保證供應(yīng)商清楚合約內(nèi)的重要條款；制作合同時(shí)，盡量避免段落具有多層含義，讓查看合同的人誤解合同內(nèi)容條款，保證合同信息表達(dá)明確；合同中的重點(diǎn)注意事項(xiàng)和內(nèi)容，合同制定人員必須詳細(xì)標(biāo)明，保證合同結(jié)算時(shí)可以根據(jù)合同條款進(jìn)行；合同內(nèi)容出現(xiàn)變更的情況，需要按照規(guī)定填取相應(yīng)單據(jù)，并對(duì)合同的改變條款進(jìn)行標(biāo)注；解除合同時(shí)需要由對(duì)應(yīng)部門(mén)以文本的形式寫(xiě)出解除原因，雙向需要根據(jù)流程簽訂《物資合同解除確認(rèn)單》，簽訂確認(rèn)單之前，需要雙方人員對(duì)還沒(méi)有完成的工作進(jìn)行有效的交接，并將交接的內(nèi)容以文本形式標(biāo)明，避免出現(xiàn)交接遺漏，導(dǎo)致后期的工作無(wú)法對(duì)接。

（五）深化相關(guān)業(yè)務(wù)人力資源配套機(jī)制建設(shè)

對(duì)于崗位人員的培訓(xùn)工作不可掉以輕心，需要時(shí)刻重視，并不斷的抽查工作人員的培訓(xùn)理解效果。定期性對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不定期不定時(shí)的對(duì)工作人員進(jìn)行檢查，讓工作人員時(shí)刻，銘記培訓(xùn)內(nèi)容，并在工作中嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，解決人力資源管理的缺口，完善企業(yè)的工作機(jī)制。

結(jié)語(yǔ)：

集中采購(gòu)物資因?yàn)榱鞒踢^(guò)于復(fù)雜，所以會(huì)在過(guò)程中產(chǎn)生許多的結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目工作人員需要進(jìn)行合理的分線(xiàn)管控，分析將會(huì)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，并提前提出應(yīng)對(duì)的措施，需要將對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的重點(diǎn)放在防治上面，而并非是等待風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨，再去進(jìn)行管控。所以，項(xiàng)目管理人員需要通過(guò)合理的分析，將風(fēng)險(xiǎn)控制在來(lái)臨之前，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力。

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