檔案信息化管理系統(tǒng)在電力企業(yè)中的應(yīng)用

李杰

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)在電力企業(yè)檔案管理中日益普及。本文主要從檔案信息化管理系統(tǒng)角度出發(fā)，闡述了檔案信息化管理系統(tǒng)在電力企業(yè)管理中建立的必要性，分析了檔案信息化管理系統(tǒng)在電力企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀，總結(jié)了在電力企業(yè)應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理系統(tǒng)；電力企業(yè)

一、電力檔案信息化的內(nèi)涵

1. 檔案信息化管理的內(nèi)容

信息化技術(shù)是把文字、圖片、視頻等資料改全部變成數(shù)字信息的一種綜合性技術(shù)，電力檔案信息化管理就是把電力檔案信息化管理的方法，它是將企業(yè)存儲的聲音影像、紙版電力檔案等信息化處理，集中地保存為有序的信息化資源庫。這個過程利用了電腦技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字壓縮技術(shù)和儲存技術(shù)，提高了原版音像資料、紙版資料的保存價值，減少對原始電力檔案信息的磨損，減少了保存原始資料所要需要的空間，同時提高了管理和檢索的效率。

2. 信息時代下電力檔案管理工作目標

應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身工作實際和特點，認清信息時代下電力檔案管理的工作目標，積極推進檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案質(zhì)量和管理效率。具體表現(xiàn)為：（1）實現(xiàn)電力檔案數(shù)字化管理，加快電子檔案的建設(shè)；（2）完善檔案管理信息化的標準，形成統(tǒng)一的檔案管理制度；（3）電力檔案管理建設(shè)與電力企業(yè)信息化同步發(fā)展，保證檔案管理的建設(shè)具有良好的建設(shè)平臺和發(fā)展基礎(chǔ)；（4）加快檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的進程，方便信息的查詢和檢索，便于使用者在權(quán)限范圍之內(nèi)隨時隨地獲得需要的信息；（5）構(gòu)建檔案管理網(wǎng)上系統(tǒng)，提高檔案管理的工作效率，減少人工失誤。

二、檔案信息化管理系統(tǒng)在電力企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.優(yōu)勢分析

（一）實現(xiàn)了紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔。傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理模式下，常常會出現(xiàn)文件收集不完整，歸檔不及時等情況。尤其是合同檔案的收集，由于電力企業(yè)會有許多電力工程建設(shè)方面的項目，使得合同檔案數(shù)量會很多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)電力企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展?，F(xiàn)在很多電力企業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，可以與其他應(yīng)用系統(tǒng)進行一體化集成和數(shù)據(jù)資源共享。

（二）簡化了紙質(zhì)文件歸檔的程序。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，案卷目錄或歸檔文件目錄都是手工錄入，不僅耗費人力、物力，而且容易出錯。檔案信息化管理系統(tǒng)上線后，在以“件”為整理單位的文件級整理下，歸檔文件目錄，可以直接從文檔管理系統(tǒng)中打印出來，不需再手工錄入，而且使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔的范圍發(fā)生了變化，以前只要對本機關(guān)有保存價值的紙質(zhì)文件都要進行歸檔，而現(xiàn)在一些電力企業(yè)，不再對保管期限為短期的紙質(zhì)文件（發(fā)文）進行歸檔，比如一些會議通知，如果需要紙質(zhì)文件，則可以從檔案信息化管理系統(tǒng)中下載打印，這樣一方面可以減輕文件歸檔的壓力，另一方面還可以減小庫房壓力，從而減少人員及設(shè)備數(shù)量，降低企業(yè)成本和投入，提高經(jīng)濟效益。

2.存在的不足

（一）電力企業(yè)檔案管理制度不健全。檔案信息化管理系統(tǒng)建立后，一方面要依靠計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理不同，更多的是對電子文檔的管理。對此，我國曾制定的一些與電力檔案管理相應(yīng)的制度，已不能滿足現(xiàn)在電力企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，這使得信息化環(huán)境下的電力檔案管理無法可依，歸檔時無章可循。另一方面由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，使得電力檔案信息的保密變得尤為重要。

（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。檔案管理人員是實現(xiàn)檔案管理信息化的主要參與者，但在許多企業(yè)中，管理人員在實際工作中并未發(fā)揮其重要性。一是大多數(shù)檔案管理人員缺乏對現(xiàn)代化管理和計算機技術(shù)的認識，未熟練檔案信息化管理的相關(guān)知識，專業(yè)水平不高。另一方面，缺少參與檔案信息化管理的主動性，通常是遇到問題才去解決，影響了檔案管理的質(zhì)量與效率，及信息內(nèi)容的開發(fā)。

（三）紙質(zhì)文件歸檔不規(guī)范。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用到電力企業(yè)檔案管理后，電子文件可與紙質(zhì)文件同時歸檔，在普遍使用電子技術(shù)環(huán)境下，電子文件歸檔的程序遠比紙質(zhì)文件歸檔的程序簡單，目前大多數(shù)電力企業(yè)的檔案管理人員，過于注重電子文件歸檔程序，而忽略了紙質(zhì)文件的歸檔標準，這就造成檔案管理人員對紙質(zhì)文件歸檔的程序不太熟練，歸檔手續(xù)不太規(guī)范。

三、提高電力企業(yè)檔案信息化管理水平的措施

（一）建立現(xiàn)代化電力企業(yè)檔案管理制度。電力企業(yè)檔案信息化管理，必須建立與電力企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的檔案制度作保證，必須規(guī)范化、程序化，還要適應(yīng)電子文件管理的特點。一方面，各電力企業(yè)根據(jù)《檔案法》建立企業(yè)自身的檔案管理辦法，并且要與電子文件管理、計算機管理規(guī)范相結(jié)合，建立適應(yīng)性的現(xiàn)代化電力企業(yè)檔案管理制度。另一方面，各電力企業(yè)要遵循涉密電子文件保密管理制度，并建立企業(yè)內(nèi)部適合檔案信息化管理系統(tǒng)的保密制度，使《保密法》與信息環(huán)境下的電子文檔管理相融合，在實際操作中要完善權(quán)限設(shè)置，將利用者與管理者的權(quán)限設(shè)置清晰，數(shù)據(jù)保管和傳輸采用最新的加密技術(shù)，從而保護企業(yè)檔案信息的安全。

（二）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。提高檔案管理人員對檔案信息管理系統(tǒng)的實際操作能力，加強其整體業(yè)務(wù)水平，對于深化檔案信息化管理系統(tǒng)在電力企業(yè)中的應(yīng)用具有重要意義。一方面，舉行定期培訓(xùn)，除了進行檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識以及電力系統(tǒng)的相關(guān)知識培訓(xùn)外，更要加強檔案管理信息化的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息與管理素質(zhì)，增強其運用現(xiàn)代信息工具的能力。另一方面，可以將電力企業(yè)的競爭機制引入檔案管理中，加強檔案管理人員業(yè)務(wù)競爭，提高其工作的積極性，最終達到可以將豐富的檔案信息資源傳遞給廣大的利用者的目標。

（三）加強系統(tǒng)接口工作的完善。電力企業(yè)需要加強檔案信息化管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的接口工作，完善對接技術(shù)。一方面，對檔案信息化管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的接口進行統(tǒng)一規(guī)范，比如寧夏電力公司通過對檔案資源的定義，實現(xiàn)了檔案管理信息平臺與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的統(tǒng)一規(guī)范。另一方面，完善電力企業(yè)各系統(tǒng)間的對接技術(shù)，關(guān)注各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的更新升級，保證其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的用戶信息與檔案管理系統(tǒng)中的用戶信息一致和同步。

（四）完善電力企業(yè)紙質(zhì)文件歸檔制度。電力企業(yè)要建立并完善信息化建設(shè)下與電子文件歸檔相融合的紙質(zhì)文件歸檔制度，須參考《歸檔文件整理規(guī)則》并結(jié)合本單位的檔案種類等實際情況，建立適合本單位的歸檔制度，使紙質(zhì)文件歸檔標準化、規(guī)范化，促進紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一規(guī)范化管理。

結(jié)語

現(xiàn)階段，電力檔案信息數(shù)據(jù)化的重要性還沒有被大多數(shù)人意識到，電力企業(yè)檔案信息化管理服務(wù)意識和工作模式滯后，人才不足的現(xiàn)象比較普遍，所以真正實現(xiàn)電力檔案數(shù)據(jù)化和資源共享化將是一項龐大而長遠的工程。我們要及時發(fā)現(xiàn)在發(fā)展電力檔案數(shù)據(jù)化過程中出現(xiàn)的問題，及時找到解決辦法，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，才能不斷提高檔案管理的工作效率，使我國的電力檔案信息化水平不斷提高。

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