提高辦公檔案管理效率的方法

孟洋

摘?要：目前，檔案在各企事業(yè)單位管理工作中扮演著重要的角色，是一種記錄著重要信息的資源，記錄包括文字、圖像、聲音等信息。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也暴露了一些漏洞，在這個(gè)日益更新的時(shí)代里，檔案管理工作應(yīng)及時(shí)把握住機(jī)遇，將其與自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化緊密聯(lián)系起來，最大生產(chǎn)力并且做到為更多的人提供豐富有用的信息資源。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;信息資源

信息時(shí)代升級于檔案管理而言有利有弊。首先，信息化為檔案管理提供了許多便利。此外，它還加大對檔案管理的要求程度，充分激發(fā)了人們在檔案管理工作中的熱情度。所以應(yīng)該在日常檔案管理中充分利用信息技術(shù)和自動(dòng)化平臺，改進(jìn)工作流程，更好地適應(yīng)信息時(shí)代的趨勢。創(chuàng)新檔案管理不僅可以顯著提高工作效率，還可以優(yōu)化資源配置，節(jié)省人力、物力和財(cái)力等。

1 信息時(shí)代的檔案管理概況

1.1 檔案管理信息化的簡介

檔案管理信息化是指接收、收集和存儲信息技術(shù)應(yīng)用文件以提供存檔信息資源供使用服務(wù)的過程。簡而言之，它是從傳統(tǒng)的物質(zhì)記錄存檔到現(xiàn)代化和數(shù)字化管理。因此，如果沒有統(tǒng)一的組織和規(guī)劃檔案的組織機(jī)構(gòu)，則無法執(zhí)行檔案管理。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案管理信息化的特點(diǎn)包括：第一，在檔案管理過程中，必須遵循檔案管理部門制定的法律法規(guī)和相關(guān)政策文件。第二，檔案管理信息化的表現(xiàn)已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案演變?yōu)殡娮訖n案，這就是檔案載體從實(shí)物向電子轉(zhuǎn)變的具體象征。第三，檔案信息管理不同于傳統(tǒng)方式，其具有獨(dú)一無二的優(yōu)勢。能夠在檔案信息管理的過程中，實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，大大提高了檔案管理的工作效率。

1.3 檔案信息化管理建設(shè)的任務(wù)

要做好檔案管理信息化建設(shè)工作，我們必須合理地利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理辦公工作水平，豐富檔案管理信息資源。在檔案管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織規(guī)劃的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，最終達(dá)到提高員工信息管理水平，合理管理檔案，存儲檔案，進(jìn)而提高檔案管理效率等等。

1.4 檔案信息化管理建設(shè)的內(nèi)容

（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要完成檔案管理信息化建設(shè)的這個(gè)目標(biāo)，完整的硬件設(shè)施是不可或缺的。硬件設(shè)施作為開展檔案管理的基本保障，如果存在缺乏硬件基礎(chǔ)設(shè)施，那么將嚴(yán)重影響到檔案管理的質(zhì)量。因此，在檔案管理信息化的構(gòu)建中，必須快速，及時(shí)地配備好軟件，計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)等硬件設(shè)施，以加速檔案信息的數(shù)字處理環(huán)節(jié)。

（2）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。建立出一套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件是檔案管理工作順利開展的前提，檔案管理規(guī)范是否標(biāo)準(zhǔn)化，是衡量工作效率的標(biāo)準(zhǔn)。建立規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)文件，要求各單位的檔案管理部門要立足崗位，制定出適合本部門的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源共享。

（3）檔案管理意識建設(shè)。檔案管理工作充分發(fā)揮出其有效性，與檔案管理意識的構(gòu)建是密不可分的。如果單位的員工缺乏檔案管理意識，它將改變檔案管理工作的進(jìn)度，耽誤時(shí)間。因此，在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的過程中，應(yīng)不斷豐富員工的檔案管理意識建設(shè)，使檔案工作更能滿足于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

（4）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。只有在相應(yīng)技術(shù)的支持下，才能確保順利、持續(xù)地進(jìn)行檔案信息化。該技術(shù)對應(yīng)于應(yīng)用系統(tǒng)，它應(yīng)與功能設(shè)計(jì)和標(biāo)準(zhǔn)兼容。應(yīng)用系統(tǒng)中使用的軟件應(yīng)盡可能保證高效和通用，以實(shí)現(xiàn)更好的一致性。

（5）人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理工作成功之基本要素，其工作的開展過程離不開人員參與。人才隊(duì)伍建設(shè)支配著檔案信息前進(jìn)的快慢和質(zhì)量，對檔案信息的管理工作具有重要意義。檔案管理所需的專業(yè)知識領(lǐng)域與各行業(yè)相關(guān)，必須組織針對相關(guān)行業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)。此外，檔案管理員工還應(yīng)主動(dòng)參加自己的工作，積極參加信息化學(xué)習(xí)活動(dòng)中，不斷增強(qiáng)人才隊(duì)伍的信息化水平。

2 信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的對策

2.1 創(chuàng)新思想觀念

要改革檔案管理的概念，在重視檔案館藏本身價(jià)值的前提下，必須更加重視檔案館藏的實(shí)用價(jià)值。隨著信息時(shí)代的不斷更新與發(fā)展，檔案管理員工的思想觀念必須推陳出新，不斷創(chuàng)新進(jìn)步，力爭為社會(huì)提供更好的檔案管理信息資源。

2.2 創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)

創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)的第一步是建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。傳統(tǒng)的檔案管理是手動(dòng)編輯來存檔的，這會(huì)導(dǎo)致麻煩的檔案提取過程，耗費(fèi)勞動(dòng)力和材料資源，降低效率。要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，必須加強(qiáng)電子檔案的自動(dòng)管理，即自動(dòng)下載和整理電子數(shù)據(jù)。則可以通過下載上傳的電子文件資料以獲得實(shí)用價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)檔案信息的安全管理

在錯(cuò)綜復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界中，先進(jìn)的信息技術(shù)將檔案信息安全置于極大的風(fēng)險(xiǎn)之中。因此，我們必須注意檔案信息的安全與否，并確保檔案信息是安全和機(jī)密的。

2.4 無紙化辦公技術(shù)

隨著檔案管理信息化建設(shè)步伐的加快，為了施展出OA的最大功能，我們正朝著現(xiàn)代化辦公的方向發(fā)展。因此，必須推行和使用無紙化辦公，提高文件辦公效率，提高急件的處置工作及時(shí)率，節(jié)省時(shí)間，降低成本。

2.5 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)電子檔案比紙質(zhì)檔案操作更有效，它提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。因而我們應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。用電子信息化管理辦公室檔案取代傳統(tǒng)的管理模式不僅可以實(shí)現(xiàn)對單元的各類檔案分類和管理，還可以有序地組織龐大的檔案。此外，它不會(huì)造成辦公用品的長期積累，避免了尋找和節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力的困難，這是為了提高工作效率，及時(shí)分類和整理各種檔案的能力，使檢索工作更加準(zhǔn)確和方便。

3 結(jié)語

檔案管理一直是社會(huì)發(fā)展過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。總而言之，為了順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，我們必須在信息時(shí)代改革辦公室的檔案管理工作。積極將信息技術(shù)整合到檔案管理工作中去，從而不斷提高檔案管理效率。此外，創(chuàng)新檔案管理工作必須從創(chuàng)新理念入手，著眼檔案的實(shí)用價(jià)值，強(qiáng)化創(chuàng)新服務(wù)意識，使檔案信息資源能夠更好地服務(wù)于社會(huì)。

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