在檔案管理過(guò)程中二維條碼技術(shù)的應(yīng)用

郄君　李顏鑫

摘?要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理的信息化、智能化水平越來(lái)越高。在檔案管理過(guò)程中，引入二維條碼技術(shù)，有效的改變了傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中工作量大，控制管理效率低下等問(wèn)題。本文簡(jiǎn)單闡述了二維條碼技術(shù)，并對(duì)其在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用展開(kāi)了分析，為相關(guān)工作者提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;二維條碼技術(shù);應(yīng)用

1 緒論

隨著時(shí)代的發(fā)展，各類信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)。對(duì)于檔案管理工作而言，所需管理的檔案數(shù)量也與日俱增，相關(guān)工作人員出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率也大大增加，導(dǎo)致檔案管理工作者工作效率和工作質(zhì)量都每況愈下。采用二維條碼技術(shù)，解決了人工檔案管理過(guò)程中差錯(cuò)率較高的問(wèn)題，也提高了檔案管理的工作效率。因此，研究分析二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 二維條碼技術(shù)的概述

在進(jìn)行二維條碼設(shè)計(jì)時(shí)，其結(jié)構(gòu)可以從橫向和縱向兩個(gè)方向來(lái)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)數(shù)據(jù)信息的表達(dá)。相比較一維條碼，二維條碼實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的進(jìn)一步優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了以信息符合為信息存儲(chǔ)的載體，大大提高了信息的儲(chǔ)存量、準(zhǔn)確度和精準(zhǔn)度。在檔案管理過(guò)程中，引入二維條碼技術(shù)，只需要將和檔案本身相關(guān)的信息堆積在一個(gè)面積較小的方框內(nèi)，一方面降低了檔案信息化管理的成本，也提高了檔案管理的效率，備受檔案管理人員的歡迎。此外，由于二維條碼本身的存儲(chǔ)空間相對(duì)一維條碼較大，所存儲(chǔ)的信息也較多，在采用識(shí)讀器進(jìn)行讀取時(shí)，可能存在一定的不變。因此，二維條碼大多應(yīng)用于以件為單位的文檔。

3 檔案管理中二維碼技術(shù)的實(shí)現(xiàn)模型

在檔案管理中，首先將檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)、紙張以及電子文件等內(nèi)容進(jìn)行封裝，然后采用現(xiàn)代化的處理手段，對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)、分析，最后利用掃描儀將其設(shè)計(jì)成二維條碼結(jié)構(gòu)。二維碼的信息在生成之后，無(wú)法進(jìn)行更改，而元數(shù)據(jù)的內(nèi)容在不斷的傳遞、應(yīng)用過(guò)程中，也可能會(huì)出現(xiàn)比較嚴(yán)重的增加或者變更現(xiàn)象。如果檔案中的紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)到新部門(mén)時(shí)，新部門(mén)可以結(jié)合元數(shù)據(jù)的實(shí)際情況，對(duì)新增或者變更的信息再次轉(zhuǎn)換成二維條碼，并張貼在紙質(zhì)文件上，實(shí)現(xiàn)信息的更新。

4 二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

4.1 存儲(chǔ)格式

檔案管理過(guò)程中，在進(jìn)行信息存儲(chǔ)過(guò)程中，具有多樣性的特點(diǎn)，這種特性導(dǎo)致信息存在較大的丟失風(fēng)險(xiǎn)。例如：檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)時(shí)，本身的工作責(zé)任心較低，如果不能?chē)?yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求和流程操作，導(dǎo)致部分檔案信息出現(xiàn)丟失，而這些內(nèi)容又無(wú)法進(jìn)行更改，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不可挽回的重大損失。因此，相關(guān)工作者在進(jìn)行檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，無(wú)論選擇哪種檔案形式，都應(yīng)當(dāng)確保存儲(chǔ)格式的長(zhǎng)期性。

4.2 規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)

與傳統(tǒng)的檔案管理不溝通，二維條碼技術(shù)對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代化技能要求較高，且在進(jìn)行信息存儲(chǔ)時(shí)，需要結(jié)合檔案信息的具體情況，選擇相對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)格式。因此，必須制定行之有效的檔案管理制度，如《檔案工作人員操作規(guī)范手冊(cè)》、《檔案工作管理制度》等，利用制度來(lái)約束檔案管理人員行為，督促其做好本職工作，靈活的運(yùn)用二維條碼技術(shù)。

此外，在應(yīng)用二維條碼技術(shù)過(guò)程中，除了遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之外，還應(yīng)注意以下兩個(gè)原則：

（1）通用性原則：利用二維條碼技術(shù)本身的優(yōu)勢(shì)，在檔案整理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息資料的整合。

（2）使用原則：任何技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中，都具有兩面性。二維條碼技術(shù)也不例外，在實(shí)際應(yīng)用階段，相關(guān)工作者應(yīng)充分了解該技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)，合理的應(yīng)用該項(xiàng)技術(shù)，以提高檔案管理的效率和便利性。

4.3 對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

在檔案管理過(guò)程中，二維條碼在應(yīng)用時(shí)，必須對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，實(shí)現(xiàn)兩者的有效融合。尤其是識(shí)讀技術(shù)的完善，應(yīng)著重注意以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）測(cè)試平臺(tái)建立：檔案管理部門(mén)所管理的各種文件數(shù)據(jù)，都對(duì)企業(yè)而言屬于非常重要的信息，如果這些信息存儲(chǔ)的軟件和硬件出現(xiàn)問(wèn)題，后果將不堪設(shè)想。因此，必須通過(guò)測(cè)試平臺(tái)，對(duì)檔案管理過(guò)程中所有使用的軟件、硬件進(jìn)行測(cè)試，只有通過(guò)測(cè)試平臺(tái)的測(cè)試，確保其符合二維條碼的應(yīng)用，才能進(jìn)入市場(chǎng)投入使用。

（2）文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作：為了充分發(fā)揮二維條碼技術(shù)的作用，必須對(duì)文檔一體化系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善，一方面利用二維條碼的生成技術(shù)，將所有的電子文檔轉(zhuǎn)換成PDF格式，并與相關(guān)的著錄信息轉(zhuǎn)換成二維條碼，從而生成帶有二維條碼的正式紙質(zhì)文件。另外一方面利用二維條碼的識(shí)讀技術(shù)，對(duì)電子文件及相關(guān)的著錄信息進(jìn)行自動(dòng)采集，降低相關(guān)工作者的工作量，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)對(duì)原文件信息的“改良”。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，近年來(lái)，在檔案管理過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量和效率，限制了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。二維條碼技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了檔案管理的效率，提高了檔案管理的質(zhì)量。因此，相關(guān)工作者應(yīng)靈活的運(yùn)用該項(xiàng)技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)水平，推動(dòng)我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

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