計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用淺述

艾雙雙 劉宣華

摘? ? 要：隨著信息技術的發(fā)展，社會中各行各業(yè)都開始利用計算機處理信息，其中信息處理的內容包括信息的傳輸、整理和收集。當前我國的經(jīng)濟發(fā)展非?？?，人們需要處理的信息量也不斷增加，傳統(tǒng)的信息處理技術已無法滿足當前的信息處理需求，必須要尋求效率更高的信息處理技術才能滿足人們的需求。計算機技術的發(fā)展推動了信息處理技術的發(fā)展，同時，也極大提高了企業(yè)的辦公效率，目前辦公自動化系統(tǒng)已逐漸成為了企業(yè)辦公的主要工具和手段。企業(yè)為了能夠有效管理信息開始大量應用辦公自動化系統(tǒng)，通過計算機處理技術可以加強單位的管理組織結構、各部門之間的協(xié)調能力等，同時，也可以提高辦公的效率。目前企業(yè)的工作效率不斷提高的原因正是計算機網(wǎng)絡技術的普及和發(fā)展，其不但改變了人們的生產和生活的方式，還提高了企業(yè)的工作效率，計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用效果極佳。應大力在企業(yè)中推行辦公自動化系統(tǒng)，方便企業(yè)從底層到高層的管理，不斷為企業(yè)增加利潤。

關鍵詞：計算機信息處理技術;辦公自動化;應用

1? 前言

隨著計算機信息技術的發(fā)展，辦公自動化已成為一種發(fā)展趨勢，在企業(yè)中推行辦公自動化不但能夠高效處理企業(yè)中的問題，還能夠極大加強企業(yè)各部門之間的交流。隨著企業(yè)的信息量越來越大，計算機信息技術在辦公自動化中的應用越來越廣泛，每個企業(yè)在未來都應建立和完善自己的信息化管理系統(tǒng)，這樣才能不斷幫助企業(yè)進行科學合理化的管理，促進企業(yè)的飛速發(fā)展。因此，目前必須要大力推行現(xiàn)代化的辦公自動化模式，把計算機技術充分應用在辦公自動化中，為企業(yè)未來的發(fā)展作出更大的貢獻。

2? 辦公室自動化應用計算機處理技術的優(yōu)勢

2.1? 優(yōu)化辦公功能

在以往的辦公室環(huán)境中，辦公室功能受到時間和空間的限制，造成辦公室工作效率低下。在應用信息處理技術之后，辦公室業(yè)務能夠擺脫時間和空間的限制，讓辦公室功能得到優(yōu)化。在建立了網(wǎng)絡平臺之后，辦公室員工工作效率得到大大提高，借助辦公平臺，員工能夠更快速分享業(yè)務文件，對于公司的通知，能夠以更快的速度落實，實現(xiàn)企業(yè)運行效率的提升。

2.2? 提高辦公效率

隨著信息時代的來臨，信息成為了企業(yè)發(fā)展的重要基礎，為了更高效處理信息，企業(yè)實時了解行業(yè)動態(tài)，掌握有效信息的收集能力至關重要。應用信息處理技術，在很大程度上提高了企業(yè)信息查詢的效率，企業(yè)的文檔都得到有序的管理，整合文檔的效率大大提高，幫助員工從繁重的工作任務中解脫出來，將精力更多的投入辦公業(yè)務的拓展和發(fā)展上。

2.3? 規(guī)范辦公流程

對企業(yè)來講，規(guī)范企業(yè)業(yè)務開展流程是現(xiàn)代企業(yè)必要環(huán)節(jié)，有利于增強企業(yè)競爭力。通過應用計算機處理技術，能夠提升企業(yè)流程規(guī)范性。例如，在很多企業(yè)中使用OA系統(tǒng)，對企業(yè)的流程進行管控，有效提高規(guī)范性，保證企業(yè)在良好的內部控制下展開業(yè)務，規(guī)避經(jīng)營風險。

2.4? 強化辦公責任

在辦公室工作中，辦公責任的明確十分關鍵。在以往的辦公室業(yè)務中，企業(yè)開展管理活動沒有明確員工職責，在發(fā)生問題時，導致員工互相推卸責任。而在信息時代中，計算機處理技術能夠更加公平地分配企業(yè)任務，更加明確地劃分責任，還能跟蹤員工任務的完成情況。另外，借助信息處理技術，員工辦公職責得到約束，企業(yè)業(yè)務都在信息平臺中有據(jù)可查，辦公人員無法越權辦公，可以控制經(jīng)營風險。

3? 計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用范圍

3.1? 文件制作與演示

在辦公室自動化中，信息處理技術應用較為廣泛的一個方面就是制作圖文文件，將各種圖文內容通過幻燈片的方式輸入進去，然后對圖片、文本、表格等內容進行編輯，同時，根據(jù)實際需要，在其中增加視頻、聲音等，然后通過計算機播放出來。應用這種軟件的最佳效果就是提升演示效果，增強員工的創(chuàng)造能力。

3.2? 文字處理

在辦公室工作中，常需要處理各種文檔，文字處理軟件是最常用的軟件。通過文字處理軟件能夠將表格、文字、圖片更好結合起來，取得更好的效果。通過軟件的各種各樣的功能，能夠幫助員工以更快的速度完成任務，讓辦公室工作實現(xiàn)自動化。

3.3? 數(shù)據(jù)處理

在辦公室工作中，常需要處理復雜繁多的數(shù)據(jù)，應用數(shù)據(jù)處理軟件，能夠提升處理數(shù)據(jù)的速度。利用數(shù)據(jù)處理軟件創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，為員工工作帶來巨大的幫助。數(shù)據(jù)得到高效的處理，是辦公室實現(xiàn)自動化的基礎。

4? 計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用措施

4.1? 建設良好的網(wǎng)絡環(huán)境

在辦公室自動化中，網(wǎng)絡環(huán)境是應用信息處理技術的基礎。企業(yè)要更好應用信息處理技術，促進辦公室自動化，必須要重視網(wǎng)絡環(huán)境的建設。首先要保證網(wǎng)絡環(huán)境的穩(wěn)定性。在網(wǎng)絡發(fā)展過程中，首先需要選擇比較穩(wěn)定的產品，結合企業(yè)實際情況以及發(fā)展方向，在企業(yè)預算范圍內，選擇性價比最高的網(wǎng)絡應用產品。要保證網(wǎng)絡環(huán)境的安全性，只有具備了安全的網(wǎng)絡環(huán)境，企業(yè)辦公才有了安全保障，需要充分發(fā)揮安全網(wǎng)絡環(huán)境的積極作用，讓網(wǎng)絡環(huán)境推動企業(yè)信息化發(fā)展。

4.2? 建設企業(yè)信息平臺

企業(yè)需要建立適合自身發(fā)展的信息平臺，從企業(yè)實際需求出發(fā)，建設具有企業(yè)特色的信息平臺。在辦公室自動化中，企業(yè)要想應用計算機處理技術，需要具備實用的信息平臺。首先企業(yè)需要對運營環(huán)節(jié)進行深入調研，了解企業(yè)自身實際需求。很多企業(yè)在信息平臺應用過程中，盲目選擇其他企業(yè)的信息平臺，認為其他企業(yè)適用的信息平臺，自己也適用，這樣企業(yè)在應用信息平臺時，和自身生產運營環(huán)節(jié)并不適應，導致效率低下或者失誤的出現(xiàn)。因此，在建設信息平臺時，應對企業(yè)進行深入調研，了解企業(yè)對辦公室自動化的實質需求，滿足企業(yè)員工工作時的實際需求，提高辦公效率。其次要對信息化需求進行分析，經(jīng)過深入調研，企業(yè)了解了辦公室自動化的需求，對這些需求進行分析，確定需求的優(yōu)先順序以及重要程度。在建設信息平臺時，能夠使信息平臺更加合理。在應用信息處理技術時，能夠更加貼合企業(yè)實際業(yè)務和工作，讓企業(yè)在預算范圍內取得最大的效率。

4.3? 保證企業(yè)信息的安全性

在企業(yè)運轉中，存在很多關于企業(yè)生存和發(fā)展的重要信息機密，需要管理人員使用各種措施保障信息安全。在應用自動化信息平臺中，需要做好信息安全保護工作，對企業(yè)各類機密信息進行保密處理。首先企業(yè)要加強對信息平臺的權限管理，例如，對于企業(yè)的重要信息，只有少部分人員能夠接觸，這一部分人員利用自己加密的賬號登錄，信息平臺能夠記錄員工對機密信息的操作行為。除此之外，企業(yè)要對信息平臺的各個用戶進行定期審核，確定用戶權限的范圍處于合理的范圍之內，避免權限范圍過大，帶給企業(yè)信息安全風險，也避免權限范圍過小影響企業(yè)運行。其次，企業(yè)要做好重要信息的備份工作。做好數(shù)據(jù)備份是保障企業(yè)數(shù)據(jù)安全的重要途徑。在很多企業(yè)管理中，使用異地備份數(shù)據(jù)的方式對企業(yè)重要數(shù)據(jù)進行備份。例如，安排專門的員工定期對數(shù)據(jù)安全情況和完整情況進行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的異常，立刻向上級部門反饋，同時，在信息系統(tǒng)中設置監(jiān)控程序，對重要數(shù)據(jù)進行監(jiān)控，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的情況。

5? 結語

綜上所述，本文基于辦公室自動化應用計算機處理技術的優(yōu)勢，包括優(yōu)化辦公功能、提高辦公效率、規(guī)范辦公流程、強化辦公責任，先闡述了信息處理技術的應用范圍，包括文件制作與演示、文字處理以及數(shù)據(jù)處理，最后闡述了信息處理技術的應用措施，包括需要建設良好的網(wǎng)絡環(huán)境、建設企業(yè)信息平臺、保證企業(yè)信息的安全性。

參考文獻：

[1] 趙忠雨，王青林.淺談計算機信息處理技術與辦公自動化[J].電子世界，2017（17）：70.