論檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

蔣馥蔚

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)進入了信息化時代，信息化時代背景下，在傳統(tǒng)工作中引入信息技術(shù)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，促進傳統(tǒng)工作質(zhì)量與效率的提升，意義深遠。工程檔案管理是工程建設(shè)中的一項重要工作，重視工程檔案管理，提升其管理的有效性，成為了我們思考的問題。利用信息技術(shù)，促進檔案管理信息化發(fā)展，是一種重要的思路，應(yīng)當引起我們的重視。本文結(jié)合實際，首先，分析檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，其次，檔案信息化在工程檔案管理中的引入策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理; 信息化; 優(yōu)勢; 策略

一、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

檔案管理工作主要有著以下層面的屬性，其一，檔案管理有著系統(tǒng)性的特點，即檔案管理工作主要對于檔案進行整理，歸檔，保存，調(diào)閱等，這些工作的開展有著很強的系統(tǒng)性，一定程度上增加了檔案管理的難度。例如，工程檔案管理的過程中，要對于不同階段的工程檔案進行歸類整理。其二，當前管理還具有復(fù)雜性的特點，需要對于不同類型的檔案資料進行管理。例如，傳統(tǒng)工程檔案管理的主要對象是紙質(zhì)以及照片，并且所有工程檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管以及統(tǒng)計等工作都是由人工完成，整個檔案的處理過程非常繁瑣和浪費時間。正是由于檔案管理工作的固有屬性[1]，使得提升檔案管理有效性的難度較大，而信息技術(shù)在技術(shù)的層面有著一定的先進性，能夠高效地對于信息技術(shù)分類管理，適合檔案管理工作的數(shù)形，能夠大大提升檔案管理工作的質(zhì)量，這便是檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢所在。值得注意的是，檔案信息化建設(shè)的過程中，還能夠應(yīng)用多樣化地信息技術(shù)對于檔案資料進行分析，這對于拓展檔案資料的功能，挖掘檔案資料的價值也是有利的，尤其是對于工程檔案管理工作而言，意義深遠。

二、檔案信息化在工程檔案管理中的引入策略

促進工程檔案管理信息化發(fā)展，是工程建設(shè)開展的趨勢所在，也是新時代背景下的重要發(fā)展理念，結(jié)合實際，主要在以下層面開展分析。

1、提升思想認識

檔案信息化建設(shè)在工程檔案管理中引入，首要的策略開展層面就是提升思想認識。首先，工程檔案傳統(tǒng)工作在工程建設(shè)中，長期以來沒有受到相應(yīng)的重視，使得工程檔案管理工作發(fā)展較慢，質(zhì)量較低，因此促進工程檔案管理信息化建設(shè)，關(guān)鍵在于提升思想認識。其一、工程檔案不受重視，使得檔案管理工作開展不規(guī)范。例如，在項目部，工程檔案只是一個“軟件”，往往容易被忽視，因為項目領(lǐng)導(dǎo)層不重視工程檔案管理，所以很多企業(yè)沒有專門為工程檔案資料設(shè)立管理部門和專職管理人員[2]。對于工程檔案管理信息化建設(shè)，有著很大的影響，因此強化培訓(xùn)，使得工程建設(shè)認識意識到檔案工作的重要性，尤其是關(guān)鍵。例如，定期強化培訓(xùn)，使得工程人員認識到檔案的重要性。其二，結(jié)合工程檔案管理實際，還應(yīng)當強化工程建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理人員對于工程檔案信息化管理的認識，使其意識到，檔案管理工作中引入信息技術(shù)的優(yōu)勢與必要性?？偟膩碚f，只有工程人員在思想意識的層面實現(xiàn)了提升，認識到了檔案管理信息化的積極意義，才能夠在實際工作中積極投入，促進工程檔案的建設(shè)發(fā)展。

2、制定管理規(guī)范

工程檔案管理中，引入信息技術(shù)，提升管理的有效性，制定相應(yīng)的管理規(guī)范十分必要。管理規(guī)范的制定，主要的目的是促進工程檔案管理在一種新的模式下開展，使得傳統(tǒng)的工程檔案管理模式向信息化管理的模式進行轉(zhuǎn)變。首先，工程檔案管理信息，關(guān)鍵在于硬件層面的建設(shè)，因此規(guī)范硬件建設(shè)意義關(guān)鍵。其一，結(jié)合工程項目開展實際，工程檔案管理部門，應(yīng)當引入相應(yīng)的信息化設(shè)備。例如，工程檔案管理部門，應(yīng)當增加掃描儀、路由器、交換機、服務(wù)器、計算機等多項硬件設(shè)備。其二，工程管理部門還應(yīng)當引入相應(yīng)的軟件，利用軟件，對于檔案信息進行管理。例如，利用檔案管理軟件，能夠?qū)τ诓煌臋n案信息進行高效地存儲，檢索，可根據(jù)不同的需求，進行篩選提取。其三，在硬件，軟件建設(shè)的基礎(chǔ)上，細化信息化檔案管理的流程也是必要的。例如，結(jié)合工程實際，對于不同類型檔案，不同媒體材料檔案的存儲流程，管理流程進行相應(yīng)的規(guī)定[3]。如，視頻文件的存儲名稱規(guī)定，存儲備份情況，提取登記等工作模式進行規(guī)定。其次，制定檔案管理規(guī)范，需要考慮信息技術(shù)的特點，進行監(jiān)管制度的制定。保證信息安全意義關(guān)鍵，其一，應(yīng)當根據(jù)工程檔案實際，建立查看提取登記制度，保證其原始性，并且將資料設(shè)置為只讀模式，避免來自他人的篡改。其二，存儲電子檔案的介質(zhì)一般是硬盤和光盤，這些存儲介質(zhì)較容易受到溫度、濕度和光照、磁場等因素的影響，嚴重時會導(dǎo)致電子檔案資料全部丟失，所以對此要引起高度的重視?？偟膩碚f，根據(jù)工程檔案管理實際，引入信息技術(shù)，規(guī)范檔案管理流程十分必要。

3、構(gòu)建信息化檔案管理平臺

信息化時代背景下，信息的互聯(lián)互通十分關(guān)鍵，因此工程檔案在信息化建設(shè)管理的過程中，在線化地對于工程檔案進行管理，促進檔案資料層面溝通交流也是重要的發(fā)展趨勢，因此構(gòu)建信息化檔案管理平臺是必要的。首先，信息化檔案管理平臺，簡單而言就是利用互聯(lián)網(wǎng)資源，建立一個網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，能夠提升檔案管理的效率。檔案管理人員按照規(guī)范進行檔案資料的上傳，檔案監(jiān)督人員能夠在線地對于工程檔案資料進行監(jiān)督檢查，或者利用網(wǎng)絡(luò)平臺的技術(shù)進行自檢。并且利用網(wǎng)上檔案管理平臺，建立相應(yīng)的準入制度，還能夠促進工程行業(yè)中的技術(shù)交流。其次，構(gòu)建信息化檔案管理平臺?？梢岳媒⒕W(wǎng)站的形式，通過網(wǎng)站進行檔案管理[4]。還可以利用構(gòu)建應(yīng)用的形式進行管理。例如，建設(shè)單位建立一個工程檔案管理資料，各個施工單位進行資料上傳。這種模式下，能夠大大提升檔案管理的質(zhì)量效率，對于工程建設(shè)模式的改革優(yōu)化，也有著一定的指導(dǎo)意義，也是今后重要的發(fā)展方向。

三、結(jié)語：

本文探究檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理，主要分析了檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，以及工程檔案信息化建設(shè)的策略，對于工程實際開展有著一定的指導(dǎo)意義。在當前信息化時代背景下，不斷地引入信息技術(shù)，拓展信息技術(shù)，已經(jīng)為了共識。因此結(jié)合工程檔案管理實際，促進檔案管理信息化發(fā)展，需要我們結(jié)合實際，創(chuàng)新思維，廣泛地思考，最大程度促進工程建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1].傅曉瑋. 試論檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理[J]. 低碳世界， 2017（11）：270-270.

[2].徐春節(jié). 試論檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理[J]. 絲路視野， 2017（18）：184-184.

[3].周童影. 檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性[J]. 中外企業(yè)家， 2017（15）.

[4].梁傳惠. 試論檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與分析[J]. 卷宗， 2017（23）.