論辦公自動(dòng)化在企業(yè)中的應(yīng)用

摘 要：本文主要論述辦公自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)管理中的使用。對(duì)比傳統(tǒng)辦公模式，進(jìn)一步闡述了現(xiàn)在辦公自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)中的促進(jìn)作用。同時(shí)介紹了OA的功能模塊架構(gòu)及效果。

關(guān)鍵詞：功能;辦公自動(dòng)化;效果

如今，信息化建設(shè)的重要性已經(jīng)得到普遍的認(rèn)同，以信息化來武裝企業(yè)，已經(jīng)是大勢(shì)所趨。不少企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)已經(jīng)對(duì)信息系統(tǒng)高度依賴，如對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的依賴程度就在不斷上升。因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)能有力地幫助用戶高效處理日常事務(wù)，提升管理效能。

辦公自動(dòng)化軟件涉及到國家政策法規(guī)、公司規(guī)章制度、公文收發(fā)審批、合同訂單、技術(shù)方案、財(cái)務(wù)收支、報(bào)銷流程審批等內(nèi)容。針對(duì)企業(yè)常見的規(guī)章制度管理混亂、合同訂單內(nèi)容不規(guī)范、缺乏統(tǒng)一管理，應(yīng)收應(yīng)付賬款查詢統(tǒng)計(jì)困難、財(cái)務(wù)報(bào)銷核賬過程繁瑣、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問題，系統(tǒng)充分利用工作流和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建了一數(shù)字化的業(yè)務(wù)協(xié)同平臺(tái)，可大大提升企業(yè)各部門工作的效率與規(guī)范。

一、傳統(tǒng)辦公模式弊端

伴隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)辦公模式弊端越來越明顯，主要突顯為工作細(xì)化比較難，容易混亂并且員工之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)同度比較差，效率比較低下;企業(yè)內(nèi)部之間的溝通交流不順暢，信息不能及時(shí)反饋導(dǎo)致商機(jī)的丟失;企業(yè)文檔收集整理較難，文檔丟失、失秘現(xiàn)象比較嚴(yán)重;多點(diǎn)辦公、異地辦公較難管理;通訊費(fèi)用、辦公耗材浪費(fèi)嚴(yán)重，企業(yè)預(yù)算成本嚴(yán)重超額;人員冗雜，人為因素的干擾導(dǎo)致工作效率低，差錯(cuò)率高，企業(yè)管理成本高;辦事層次較多，時(shí)間周期較長(zhǎng)，執(zhí)行效率低下、監(jiān)督檢查難等。

1、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和傳統(tǒng)辦公方式的沖突

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)帶來了全新的辦公理念和方式，讓職責(zé)更清晰，溝通更扁平，工作更透明，效率更高，這和傳統(tǒng)的辦公方式、辦公習(xí)慣很不一樣，自然就會(huì)讓一些人感到不舒服，從而對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸心理。

因此，項(xiàng)目管理人員的一項(xiàng)重要工作，就是讓辦公自動(dòng)化軟件快速融入組織，讓員工在較短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)、接受、喜歡這種新的辦公方式。在執(zhí)行的過程中，既需要正確的項(xiàng)目實(shí)施策略，又需要企業(yè)在制度上提供保障。

2、需求變更

需求變更是辦公自動(dòng)化軟件實(shí)施過程中經(jīng)常會(huì)遇到的問題，這個(gè)問題讓甲乙雙方都比較頭疼，甚至?xí)纱水a(chǎn)生很多糾紛和矛盾。

需求變更雖然不招人待見，但也是可以理解的。畢竟，辦公自動(dòng)化軟件是一種比較復(fù)雜的管理系統(tǒng)，任何人都不可能在項(xiàng)目實(shí)施前考慮到所有問題，將所有需求都完整的提煉出來。在實(shí)施的過程中，有些新的想法會(huì)逐漸產(chǎn)生，業(yè)務(wù)部門也會(huì)提出新的需求，這就不可避免的產(chǎn)生了需求變更。

那么如果有了需求變更應(yīng)該怎么辦呢？這就需要判斷新需求的必要性和合理性，確定是合同范圍內(nèi)的內(nèi)容，還是新增的個(gè)性化需求，是必須馬上就做，還是可以先收集整理，放在后期再統(tǒng)一制作。只要甲乙雙方充分、坦誠的溝通，達(dá)成共識(shí)，需求變更就不可怕。

3、業(yè)務(wù)部門和元老的抵觸

通常，辦公自動(dòng)化軟件的實(shí)施在行政部門會(huì)比較順利，但在一些業(yè)務(wù)部門，以及公司元老那里，卻容易受到抵觸。個(gè)中的原因，相信實(shí)施過辦公自動(dòng)化軟件，或則其他項(xiàng)目的人都會(huì)心有感觸。

遇到這種情況，沒有太好的辦法，只能是有軟有硬，各個(gè)擊破。從技巧上說，要由易到難，先讓他們嘗到使用系統(tǒng)的甜頭。從管理上說，要適當(dāng)?shù)牟捎锚?jiǎng)懲措施，讓他們清楚這是必須要做好的一項(xiàng)工作。

4、產(chǎn)品不適用

產(chǎn)品不適用屬于產(chǎn)品本身的原因了，不適用的原因有很多，比如產(chǎn)品穩(wěn)定性差，功能欠缺不能滿足企業(yè)需求，實(shí)施和使用非常復(fù)雜導(dǎo)致不容易接受等等。

二、功能特點(diǎn)

1、客戶、供應(yīng)商之間的收付款記錄，自動(dòng)關(guān)聯(lián)，收付款流程環(huán)節(jié)自動(dòng)關(guān)聯(lián)該合同發(fā)票信息以及已收付款信息，員工報(bào)銷流程環(huán)節(jié)自動(dòng)關(guān)聯(lián)歷次報(bào)銷信息，可為主管領(lǐng)導(dǎo)審批工作提供輔助參考。

2、合同訂單管理包含基于模板的合同文本自動(dòng)生成功能，審批流程可自由定制。合同發(fā)票記錄、收款、付款記錄、物料清單、技術(shù)方案等都得到了統(tǒng)一管理，應(yīng)收應(yīng)付賬款查詢統(tǒng)計(jì)非常方便、快捷。

3、各類流程待辦任務(wù)、各類消息提醒統(tǒng)一管理，各類管理人員在首頁可隨時(shí)看到自己待辦任務(wù)以及各類提醒，避免工作疏漏。同時(shí)系統(tǒng)支持在線考勤，員工可在臺(tái)式計(jì)算機(jī)或手機(jī)端進(jìn)行簽到、簽退，系統(tǒng)可自動(dòng)統(tǒng)計(jì)遲到、早退、缺勤等信息。

4、收文管理、發(fā)文管理、公司內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)審批等功能成功實(shí)現(xiàn)了企業(yè)公文、知識(shí)的流程化、規(guī)范化管理。員工可在線查找各類政策法規(guī)、規(guī)章制度、招投標(biāo)書、合同范本、辦事指南，分享各類專業(yè)技術(shù)知識(shí)、文件。

5、財(cái)務(wù)款項(xiàng)收入與支出管理提供了各類收入、支出單據(jù)、明細(xì)的流程化管理，以及企業(yè)各賬戶的入出帳記錄。系統(tǒng)可輔助財(cái)務(wù)人員實(shí)時(shí)自動(dòng)完成賬款核對(duì)工作，可自動(dòng)生成銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬，把財(cái)務(wù)人員從重復(fù)繁瑣的工作中解脫出來

6.其他功能

①、文字處理。包括文件的輸入、編輯、修改、合并、生成、存儲(chǔ)、打印、復(fù)制和印刷等。通常由文字處理機(jī)、智能復(fù)印機(jī)和電子照排輕印刷設(shè)備等來完成這項(xiàng)任務(wù)。

②、文件管理。包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過建立公用的或?qū)Ｓ玫姆植际疥P(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。

③、行政管理。包括圖表生成、日程安排、工作計(jì)劃、人事管理、財(cái)務(wù)管理和物資管理等，主要依靠計(jì)算機(jī)的圖形系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和各種應(yīng)用軟件來實(shí)現(xiàn)。

④、信息交流。OA系統(tǒng)主要是通過電子郵件和電子會(huì)議等方式交流信息，已從采用電話網(wǎng)、用戶電報(bào)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)發(fā)展到采用綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)。

⑤、決策支持。OA系統(tǒng)可配置決策支持系統(tǒng)（DSS）和群體決策支持系統(tǒng)（GDSS）。

⑥、圖像處理。包括用光學(xué)字符閱讀器直接將印刷體字母和數(shù)字輸入計(jì)算機(jī)，用光電掃描儀或數(shù)字化儀將圖形文字輸入計(jì)算機(jī)。有的OA系統(tǒng)配置圖像處理系統(tǒng)，它具有圖像識(shí)別、增強(qiáng)、壓縮和復(fù)原等功能。

三、辦公自動(dòng)化要求

1. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的易用性要很強(qiáng)，要非常容易實(shí)施、容易使用、容易維護(hù)，普通辦公人員就能夠維護(hù);

2. 系統(tǒng)的性價(jià)比要高，沒有隱形成本，后期維護(hù)和升級(jí)費(fèi)用低;

3. 需要完全成熟的產(chǎn)品化軟件，軟件經(jīng)過多年的市場(chǎng)優(yōu)化，非常實(shí)用和適用，盡量不用或少用二次開發(fā);

4. 廠商能夠提供遠(yuǎn)程在線服務(wù)，無需上門就能夠?qū)崟r(shí)響應(yīng)和解決用戶在使用中遇到的各種問題。

四、引進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義：

眾所周知，協(xié)同辦公是利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。從開始以大規(guī)模采用復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級(jí)階段，發(fā)展到今天以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為標(biāo)志的現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

1、有利于公司的健康發(fā)展和整體凝聚力提升，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是集團(tuán)整體使用的，在使用的過程中能夠使各部門真切感受的一個(gè)集團(tuán)的實(shí)實(shí)在在的存在，能夠增加主人翁意識(shí)，促進(jìn)集團(tuán)品牌的提升。

2、有利于公司各部門轉(zhuǎn)變管理觀念和工作模式，提高辦事效率，克服傳統(tǒng)管理模式和辦公模式帶來的不良做法，是各部門權(quán)利與義務(wù)明確，方便公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督與指導(dǎo)。

3、有利于節(jié)約行政開支，節(jié)省人力、財(cái)力。同時(shí)，在全局內(nèi)部建立一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺(tái)和集中的信息整合呈現(xiàn)平臺(tái)，形成各部信息共享、和諧互助的良好氛圍，建立健全組織文化，實(shí)現(xiàn)真正的以人為本。

五、如何讓辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為員工的辦公習(xí)慣？

1. ?制度保障

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)來說，是進(jìn)行一場(chǎng)組織行為的變革。這對(duì)很多員工來說，需要改變以往的辦公習(xí)慣，以適應(yīng)新的辦公模式。因此，企業(yè)方面十分有必要出臺(tái)專門的制度來規(guī)范員工對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用。

2. 帶來便利

其實(shí)，讓員工直接感受辦公自動(dòng)化系統(tǒng)帶來的便利是非常好的辦法。從協(xié)眾辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用來看，員工辦公明顯變得高效。在以往，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差遲遲不歸，很多員工無法拿到審批，手頭上的事情不得不擱置下來。但有了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)處理辦公業(yè)務(wù)，提高了事務(wù)處理的效率。員工也不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，更不必因?yàn)榈却I(lǐng)導(dǎo)審批而耽誤手頭工作。

六.辦公自動(dòng)化應(yīng)用的效果

1. 提高企業(yè)的辦公效率和執(zhí)行力

使用OA軟件方便員工的信息反饋及上下級(jí)交流，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確和有效的內(nèi)部溝通和信息傳遞，為激發(fā)員工的工作積極性發(fā)揮了應(yīng)有的作用，提升了企業(yè)內(nèi)部的執(zhí)行力。

2. 規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理

形成一個(gè)個(gè)工作流，如公文會(huì)簽，計(jì)劃日志，用款報(bào)銷等工作流程審批等在辦公網(wǎng)上執(zhí)行。規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理。

3. 節(jié)省了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本

節(jié)省人力、提升了各種事務(wù)的處理效率，通過自動(dòng)化可以讓很多需要手工處理的事情，被計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)所代替。

就企業(yè)，辦公自動(dòng)化減少了紙張和簽字筆的使用，為企業(yè)節(jié)約了辦公資源和費(fèi)用支出;辦公自動(dòng)化加強(qiáng)了員工之間的聯(lián)系，有助于公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)協(xié)作;對(duì)辦公時(shí)間、地點(diǎn)都沒有限制，大大提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率。

就員工個(gè)人，員工與員工之間有了更多方面的聯(lián)系，員工關(guān)系會(huì)有很大的改善;辦公自動(dòng)化不會(huì)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)外出或者是時(shí)間限制而延誤工作進(jìn)程，大大提高了員工的工作效率;辦公自動(dòng)化讓企業(yè)員工按時(shí)按點(diǎn)完成工作甚至提前完成工作任務(wù)，可以很大程度提高員工收入。

辦公自動(dòng)化不僅為企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)效益，而且還讓企業(yè)員工個(gè)人受益匪淺。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性。

參考文獻(xiàn)：

[1]段剛編?！都用芘c解密》。電子工業(yè)出版社，2003年。

[2]蔡翠平，尚俊杰《網(wǎng)絡(luò)程序設(shè)計(jì)---AsP（第一版）》，清華大學(xué)出版社，2002年。

作者簡(jiǎn)介： 劉嫻，本科畢業(yè)于華北理工大學(xué)，現(xiàn)天津財(cái)經(jīng)大學(xué)在職研究生，企業(yè)管理專業(yè)學(xué)生。工作于渣打環(huán)球商業(yè)服務(wù)有限公司。