試述辦公自動化中的計算機技術(shù)的應(yīng)用

劉宣華 艾雙雙

摘? ? 要：進入新時代后，隨著企業(yè)規(guī)模與業(yè)務(wù)的不斷增加，辦公人員的工作量也越來越多，這也就很容易出現(xiàn)失誤，從而給企業(yè)帶來不良影響。因此，企業(yè)必須加強對文字處理技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進計算機技術(shù)的應(yīng)用，促進辦公質(zhì)量與效率的提高，提升辦公自動化水平，從而推動企業(yè)在新時期更好更快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;計算機技術(shù);應(yīng)用

1? 前言

在傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)中，在對數(shù)據(jù)進行處理的時候總是會存在很多的弊端，一旦信息量和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，就會給辦公系統(tǒng)帶來非常繁重的工作壓力，并且處理的結(jié)果也會差強人意。這時，辦公自動化就運勢而生，辦公人員可以通過先進的計算機技術(shù)和辦公設(shè)備，將信息和數(shù)據(jù)以音頻、圖像、文字以及視頻等形式呈現(xiàn)出來，這樣一來可以更好的實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的處理，達到辦公的需求，形成人機一體的、綜合性較強的辦公系統(tǒng)。辦公自動化可以有效的提升工作的效率，減輕人們工作的壓力，達到最佳的工作效果，進而有效的提升企業(yè)的經(jīng)濟效率。因此，加強對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用是非常必要的。

2? 辦公自動化的概述

現(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)和科技水平的高速發(fā)展，信息技術(shù)不斷的向辦公領(lǐng)域滲透，給傳統(tǒng)的辦公理念和辦公模式帶來了巨大的變化，人們逐漸的提出了無紙化辦公和數(shù)字化辦公，并在實際的工作中取得了非常好的效果。其中無紙化辦公和數(shù)字化辦公能夠得以實現(xiàn)，主要還是要依賴于局域網(wǎng)的技術(shù)支持。并且，目前很多辦公系統(tǒng)功能的實現(xiàn)都離不開局域網(wǎng)中的內(nèi)部網(wǎng)，人們可以通過企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及時的傳遞辦公信息，這樣還能夠有效的確保信息傳遞的安全性和準(zhǔn)確性。在辦公自動化系統(tǒng)當(dāng)中，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)起著非常重要的作用，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)采用的是統(tǒng)一的操作模式，管理者可以通過中央網(wǎng)絡(luò)來向各個部門發(fā)布信息，這樣的操作方式具有安全、高效、便捷和統(tǒng)一等特點，進而有效的提高了企業(yè)辦公的效率和水平。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在辦公自動化當(dāng)中的應(yīng)用就是計算機技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的具體表現(xiàn)。

3? 計算機技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的優(yōu)勢

3.1? 降低企業(yè)管理成本

（1）能夠有效的減少辦公過程中一些不必要的環(huán)節(jié)和材料，使得辦公的效率得到大大的提升，進而有效的降低材料的成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

（2）可以將原本幾個人才能夠完成的工作，現(xiàn)在只需要有一個人進行操控就行，這樣一來就能夠有效的減少辦公的人數(shù)，降低企業(yè)的勞動力成本，進而有效的提高企業(yè)的經(jīng)濟效率。

3.2? 擴大辦公區(qū)域，優(yōu)化辦公環(huán)境

由于傳統(tǒng)的辦公模式經(jīng)常會受到技術(shù)條件的限制，在選擇辦公地點時，辦公的區(qū)域和環(huán)境都不得不要考慮到技術(shù)層面的能力。但是，隨著計算機技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的應(yīng)用，就可以有效的使得辦公區(qū)域突破空間的限制，辦公的地點可以是在寫字樓內(nèi)，也可以是在世界的任何一個地方，這也就使得辦公的環(huán)境不會再受到過多的條件限制，辦公人員也可以根據(jù)自己的喜好來選擇辦公的環(huán)境，這樣也會使得辦公人員的工作心情更加的舒暢。此外，工作人員不再是像以往一樣是一個獨立的工作個體，現(xiàn)在可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作上進行合作和協(xié)調(diào)，進而有效的提高工作的效率。并且計算機技術(shù)的應(yīng)用還實現(xiàn)了跨區(qū)域和跨行業(yè)的合作和交流，成為了各行各業(yè)溝通交流的一座重要的橋梁。

3.3? 激發(fā)企業(yè)的創(chuàng)造能力

計算機技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的應(yīng)用，可以讓企業(yè)的交流變得更加的自由化、辦公更加的規(guī)范化、管理更加的標(biāo)準(zhǔn)化。并且也可以使得工作人員擺脫以往的枯燥的工作環(huán)境和繁瑣的工作事務(wù)，讓他們的工作心情變得更加的放松，進而有效的激發(fā)他們的創(chuàng)造能力，這樣一來也就能夠有效的提升企業(yè)的創(chuàng)新能力，增強企業(yè)的核心競爭力。此外，在辦公自動化系統(tǒng)當(dāng)中對于辦公人員的素質(zhì)具有較高的要求，這也就要求辦公人員必須要時刻保持自身的優(yōu)勢，爭取將工作做到最好，充分的發(fā)揮出自身的創(chuàng)造力，這樣才不會面臨被淘汰的危機。由此可見，計算機技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的應(yīng)用可以有效的激發(fā)企業(yè)個體的創(chuàng)造能力。

4? 計算機技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的具體應(yīng)用

4.1? 硬件設(shè)備和軟件資源

企業(yè)辦公業(yè)務(wù)的主要工作內(nèi)容就是要對文字進行編輯，對信息進行收集、處理和傳輸?shù)鹊?，計算機信息技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用，就可以更加高效、快捷的完成這些辦公業(yè)務(wù)。在辦公自動化都必須要在計算機上面完成，這就屬于硬件設(shè)備的應(yīng)用，并且這也是辦公自動化實現(xiàn)的核心。與此同時，辦公自動化的實現(xiàn)還需要各種軟件的支持，也就是計算機在運行、管理以及維護過程當(dāng)中所需要用到的各種辦公程序。

4.2? 文件軟件處理

在辦公過程中可以利用文字處理軟件制作和處理各種工作文檔，文字處理軟件不僅可以對文字進行處理，還可以對表格、圖形等進行處理，并且還可以將這三者進行有機的結(jié)合，進而呈現(xiàn)出更好的處理效果。文字處理軟件操作簡單，功能齊全，一般的文字處理軟件都會提供各項命令和功能，辦公人員只需要直接進行操作就行了，比如：文字編輯功能、列表排序功能、數(shù)據(jù)計算功能、郵件列表功能、圖像處理功能等等，通過文字處理軟件辦公人員可以更加高效、快捷的完成工作任務(wù)，提高工作的效率。

4.3? 建立信息發(fā)布平臺

企業(yè)內(nèi)部需要有自己的信息發(fā)布和交流的平臺，隨著計算機技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的用紙質(zhì)只在辦公室內(nèi)部進行交流的方式，現(xiàn)在可以利用企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，以電子公告、企業(yè)郵箱、企業(yè)內(nèi)部交流群等形式進行信息的發(fā)布和交流，企業(yè)可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一個公共的信息發(fā)布平臺，這樣一來就能夠使得企業(yè)內(nèi)容的各種事項以最快的速度進行發(fā)布，并準(zhǔn)確的傳達給每一位員工。由于這個平臺是開放的、共享的，所以公司的員工也可以直接通過平臺來獲取到企業(yè)最新的信息，了解到公司的實時動態(tài)，并且員工也可以通過這個平臺來表達自己對于企業(yè)的意見，提出自己的想法，促進企業(yè)的不斷完善。此外，企業(yè)也可以在這個平臺上發(fā)布對外的信息，外界也可以通過這個平臺來對了解到企業(yè)的發(fā)展情況以及招聘信息等等，讓平臺成為企業(yè)的對外門戶，幫助外界更好的了解企業(yè)，樹立企業(yè)的良好形象。

4.4? 其他方面的應(yīng)用

計算機技術(shù)還可以在人事管理當(dāng)中被得到廣泛的應(yīng)用，尤其是對于勞資人事這一方面的管理當(dāng)中，利用計算機技術(shù)，可以將員工的資料和考勤等進行高效的處理和管理，并且也可以快速的將員工的薪資管理和人事管理相結(jié)合，進而大大的提升了人事管理的工作效率，降低了管理的成本。此外，不論是企業(yè)還是機關(guān)單位，都需要召開各種工作會議，在以往召開會議之前都需要進行大量的事前準(zhǔn)備工作以及事后的總結(jié)工作，但是自從有了辦公自動化之后，這些工作就會變得輕松很多，在會議之前，可以先將會議資料利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給每一位參加會議的員工手中，在會議結(jié)束之后，可以將會議的具體內(nèi)容和記錄進行整理，然后再發(fā)送到每一位參與會議的人員手中。此外，還可以直接采取視頻會議和網(wǎng)絡(luò)會議，進而有效的突破時間和空間的限制，真正的實現(xiàn)自動化辦公。

5? 結(jié)語

綜上所述，目前，計算機辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用與各個領(lǐng)域和行業(yè)當(dāng)中，并在很大程度上提高了辦公的效率，打破了時間和空間的限制，實現(xiàn)了無障礙的信息化交流。辦公自動化是辦公系統(tǒng)的必然趨勢，是社會信息化發(fā)展的必然選擇。由此可見，辦公自動化未來將會在更多的領(lǐng)域發(fā)揮出積極的作用。因此，我們必須要加強對計算機技術(shù)在辦公自動<<上接117頁化當(dāng)中的研究，進而不斷的提高辦公自動化的水平，促進我國信息技術(shù)的不斷的發(fā)展。

參考文獻：

[1] 李志君.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用分析[J].經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息，2009（22）：143.