計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用探討

王小兮

摘要：現(xiàn)代檔案信息管理早已突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無法對檔案資料進(jìn)行合理的保存，更因?yàn)槠錈o法對檔案信息進(jìn)行合理管理及檢索，也不利于檔案信息的合理利用。將計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案信息資源進(jìn)行有機(jī)融合，可以提高管理技術(shù)和使用率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案不僅能檢索和統(tǒng)計(jì)檔案信息，而且可以整理、組卷、編制各種目錄和檔案信息；在整理檔案時(shí)，將查找的文件轉(zhuǎn)換為按類目系統(tǒng)編制的代碼，只要將主題詞輸入計(jì)算機(jī)能很快能得出結(jié)果，有效提高管理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案管理；應(yīng)用

1計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

1.1檔案歸檔方便快捷

傳統(tǒng)的檔案管理由于只能在文件處理時(shí)，才能對文件立卷歸檔，工作繁雜，耗費(fèi)了大量的人力、物力，直接讓檔案管理和文書處理脫節(jié)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能及時(shí)的對各個(gè)檔案進(jìn)行收發(fā)，根據(jù)所在檔案管理室權(quán)限分級(jí)傳閱文件和意見處理。年終時(shí)，通過數(shù)據(jù)傳輸，直接提交組卷清單。從而很大程度的節(jié)約了人力、物力、財(cái)力資源，提高了工作質(zhì)量和效益。同時(shí)，它還能直接擬稿、定稿和簽發(fā)，從而將立卷、分類、歸檔統(tǒng)一進(jìn)行，減少了流程和成本。

1.2計(jì)算機(jī)使得檔案管理多樣化

計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案的修改、補(bǔ)充、輸出等工作方法更加多樣化高效化。當(dāng)今社會(huì)，以計(jì)算機(jī)管理為代表的現(xiàn)代管理方法已經(jīng)逐步深入到了辦公自動(dòng)化、檔案數(shù)字化等領(lǐng)域，利用計(jì)算機(jī)的輸入系統(tǒng)將文字資料和圖像資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件，輸出到其他文本編輯軟件，這種模式使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息方便快捷地輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行管理。照片等一些圖片文件則可以通過掃描儀存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，通過輸出打印裝置可以隨時(shí)地將這些圖片文件打印出來，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理更加方便、快捷，信息保存時(shí)間較長，且清晰度也較高。

1.3有利于檔案共享，拓展檔案服務(wù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有很好的空間利用性，通過通信技術(shù)直接實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，將聯(lián)機(jī)檢索、脫機(jī)檢索發(fā)展成智能型的網(wǎng)絡(luò)檢索，讓檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到檔案共享。在檔案資源共享的同時(shí)，檔案管理室通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)建立自己的網(wǎng)頁，從而方便了檔案企事業(yè)單位網(wǎng)站和檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的連接，通過“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”，用戶直接網(wǎng)上搜尋就能得到相關(guān)信息，在電子信息資源的共享的同時(shí)，開展在線服務(wù)，提高了人們對檔案信息的時(shí)效性的重視。檔案部門通過網(wǎng)頁匯編專題、數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等方式讓檔案管理快速、便捷，給服務(wù)對象提供了良好的資信和查詢服務(wù)。

2計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用策略

2.1電子數(shù)字檔案資料庫的建立

計(jì)算機(jī)技術(shù)在應(yīng)用的過程中，先轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為電子化檔案，有利于數(shù)字化信息程度的提高，電子檔案資源全部錄入之后，可以有效的整理資源，檔案錄入必須按照統(tǒng)一規(guī)范來進(jìn)行，最后再將電子信息按照一定的格式做統(tǒng)一儲(chǔ)存，電子數(shù)字檔案可以分為以下三部分：（1）用戶終端。所謂的用戶終端就是由檔案的電子數(shù)據(jù)檔案庫形成的，能讓使用檔案的用戶在查詢信息時(shí)更為便捷，而終端查詢則可以由檔案信息的計(jì)算機(jī)界面來完成。（2）通訊系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)始終是使用電子檔案庫的基礎(chǔ)，要提高檔案管理的工作效率，就離不開完備的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)。（3）數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)系統(tǒng)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的前提是檢索服務(wù)系統(tǒng)的科學(xué)建立，只有該系統(tǒng)得以建立完成，才能讓用戶利用服務(wù)系統(tǒng)查詢到自己所需要的檔案信息。

2.2建立電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)

（1）建立有效的電子數(shù)字檔案庫的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)，才能更好的實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用價(jià)值，也才能提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用效率，應(yīng)該在電子數(shù)字檔案庫中建立有效的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)，讓進(jìn)行檔案信息查詢的用戶能夠自由的進(jìn)行檔案信息查詢，可以不被時(shí)間、空間等客觀的條件所限制，在電子數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)站站點(diǎn)中，用戶可以通過信息界面登錄到系統(tǒng)中去，然后根據(jù)自己的檔案查詢需求進(jìn)行查詢。（2）建立相應(yīng)的檔案信息共享網(wǎng)站，利用高效率的檔案管理系統(tǒng)和方法對檔案進(jìn)行管理，從而保障電子數(shù)字檔案的信息的安全性，也能夠在一定程度上規(guī)范檔案信息的使用，讓檔案信息查詢的用戶行為更加有保障。

2.3保障檔案信息的安全

（1）備份技術(shù)保護(hù)。數(shù)據(jù)拷貝技術(shù)：數(shù)據(jù)拷貝保存形式主要分為：硬盤、磁帶、光盤。主要是通過將數(shù)據(jù)及相關(guān)文件拷貝到以上介質(zhì)中，并保存在該介質(zhì)中相對隔離的地方。此種備份較為簡單易于操作，對于檔案內(nèi)容較少的單位或者部門較為適用。雙機(jī)熱備份技術(shù)：對于部分重要部門，除了需要保證數(shù)據(jù)的完整安全性，還要求不能中斷系統(tǒng)服務(wù)運(yùn)行，因此可以使用兩臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行服務(wù)，用一臺(tái)對另外一臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，一旦發(fā)生故障可以將業(yè)務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移。采用此種備份技術(shù)能夠大大提高其可靠性，其缺陷是成本較大。（2）重視病毒變化。檔案信息在上傳到網(wǎng)絡(luò)上的時(shí)候，計(jì)算機(jī)上及網(wǎng)絡(luò)上的病毒都是潛在的危害，隨著時(shí)代的變化，新病毒也會(huì)帶有時(shí)代的特征。如，病毒傳播途徑主要是網(wǎng)絡(luò)，操作系統(tǒng)功能等。作為檔案管理信息系統(tǒng)管理人員應(yīng)該隨時(shí)注意新病毒新技術(shù)的變化，從管理上、技術(shù)上、備份上、預(yù)案上等多方面進(jìn)行保護(hù)。（3）在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行安全區(qū)域劃分，如隔離區(qū)、外網(wǎng)區(qū)和內(nèi)網(wǎng)區(qū)，這樣就可以以不同級(jí)別指令為依據(jù)，嚴(yán)格端口和服務(wù)限制。并且，有效借助各種先進(jìn)的安全管理技術(shù)及系統(tǒng)內(nèi)容，對各個(gè)區(qū)域的信息安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控，以及有針對性地對信息安全的漏洞及危險(xiǎn)內(nèi)容進(jìn)行提前的預(yù)警設(shè)置。

3結(jié)語

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用不僅提升了企業(yè)各類檔案信息管理的效率，對企業(yè)各類檔案信息內(nèi)容進(jìn)行了有效保護(hù)，對其作用與價(jià)值進(jìn)行了全面拓展，同時(shí)還能有效地整理和組織企業(yè)檔案信息，并且為企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃提供可靠的、有效的參考和支持，為企業(yè)制定更合理的發(fā)展規(guī)劃提供更完善的信息依據(jù)。因此，在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)的所有檔案信息管理人員更要及時(shí)學(xué)習(xí)和了解新的信息技術(shù)及理念，將這些新的技術(shù)及理念應(yīng)用于具體的檔案信息工作。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高其效率，更好地促進(jìn)企業(yè)快速穩(wěn)定健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：伊春區(qū)房地產(chǎn)管理所）