人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析

劉世嘉

【摘 ?要】隨著時(shí)代發(fā)展，大數(shù)據(jù)、信息化等技術(shù)推動(dòng)下，人事檔案管理工作 也發(fā)生很大轉(zhuǎn)變，人事檔案數(shù)字化是當(dāng)前檔案管理發(fā)展的一個(gè)主流趨勢(shì)。下面文章就對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，并探討具體的數(shù)字化發(fā)展策略。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;檔案管理;人事管理;重要性

引言

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為改善人民生活質(zhì)量、提高單位經(jīng)濟(jì)效益，提高整個(gè)社會(huì)勞動(dòng)生產(chǎn)率的重要戰(zhàn)略資源，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，用新型的數(shù)字化人事檔案代替原有的紙質(zhì)化人事檔案既可以有效提高人事檔案管理的效率，又能有效提高人事檔案的管理水平。北上廣等發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)有部分單位開(kāi)始檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

1人事檔案數(shù)字化的概述

所謂人事檔案數(shù)字化，顧名思義就是在人事檔案管理的過(guò)程中融入互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，來(lái)創(chuàng)新人事檔案的管理模式，提升人事檔案管理的效率，使人事檔案管理更加符合人們的要求和期待，彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事檔案管理的不足。運(yùn)用數(shù)字化的方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)各種檔案和材料的實(shí)時(shí)收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)等，并且還能夠運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)各種檔案進(jìn)行共享，有效減少了相關(guān)工作人員的工作量，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的一次系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。人事檔案管理的效能能夠顯著提升檔案的利用效率，最大限度發(fā)揮檔案材料的憑證、依據(jù)和參考作用。它的功能要求出現(xiàn)在2012年，中組部提出試點(diǎn)進(jìn)行廣大干部檔案數(shù)字化的工作方式，并在2014年頒布了推行檔案管理數(shù)字化的文件，通過(guò)這樣的方式，來(lái)從根本上遏制檔案管理工作過(guò)程之中的歪風(fēng)邪氣，對(duì)干部檔案管理工作過(guò)程之中的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行有針對(duì)性的治理，使檔案管理工作提升到一個(gè)前所未有的高度。

2人事檔案數(shù)字化管理在人事管理工作中的重要性

2.1提升檔案管理應(yīng)用時(shí)間

近年，在參與人事檔案清理核查工作中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案材料多為紙質(zhì)檔案，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的翻閱，部分檔案材料出現(xiàn)紙張變黃、字跡褪變模糊、破損、丟失等現(xiàn)象，給檔案信息全面性和精準(zhǔn)性帶來(lái)直接影響。而在數(shù)字化背景下，通過(guò)采用電子信息技術(shù)，可以在掃描儀器的輔助下，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案信息掃描上傳后形成電子檔案儲(chǔ)存在電腦中，讓人事檔案信息長(zhǎng)時(shí)間保存。

2.2節(jié)約管理成本

人事檔案作為重要的人事文件資料，往往需要有專門的房間存放。房間要防火、防潮，更要防盜、防人為損壞。日常工作中，要定期整理、清點(diǎn)，如果遇到變動(dòng)檔案還需要改變存放地點(diǎn)，要搬運(yùn)到其他地方，不僅工作量大增加，還會(huì)增加人事檔案丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。而電子化的人事檔案則不同，只要將其存在兩個(gè)不同位置的電腦中，又可以保護(hù)檔案信息的安全。近些年隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的近一步升級(jí)，將人事檔案信息存在網(wǎng)絡(luò)上，同樣可以保證信息的安全。

2.3優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制，為人事檔案數(shù)字化管理提供保障

現(xiàn)如今，通過(guò)在人事檔案的管理過(guò)程之中融入數(shù)字化的模式，還能夠在某種程度上實(shí)現(xiàn)人事檔案全方位的管理和控制。比如，將不同層次的人事檔案進(jìn)行合理的分級(jí)，并對(duì)其職能進(jìn)行清晰的明確。與此同時(shí)，通過(guò)運(yùn)用該種手段，也可以讓檔案的有效管理成為現(xiàn)實(shí)。使人事檔案管理工作更具針對(duì)性和層次感，統(tǒng)一管理，使人事檔案管理機(jī)制得到根本性和徹底的優(yōu)化。通過(guò)運(yùn)用各種有效的措施，讓人事檔案管理自動(dòng)化成為現(xiàn)實(shí)，在一定程度上可以對(duì)干部人事的管控機(jī)制進(jìn)行不斷的完善，以此來(lái)滿足人們的要求和期待。并且運(yùn)用數(shù)字化的方式對(duì)各種檔案進(jìn)行處理，還能夠減少某些不必要的步驟和條件，實(shí)現(xiàn)上級(jí)對(duì)下級(jí)資料的即時(shí)查閱，避免了傳統(tǒng)人事檔案管理過(guò)程之中各種復(fù)雜的步驟和過(guò)程，大大提升了檔案查閱的效率。并且對(duì)于人事檔案的管理水平也起到了很好的推動(dòng)和保障作用。

2.4增加人事檔案信息保密性

和傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行比較，通過(guò)把數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，可以把重要的人事檔案信息保存在硬盤中，并且對(duì)人事檔案信息進(jìn)行加密保存，有效提高了人事檔案的保密性，并且保證人事檔案信息整體安全。

3人事檔案數(shù)字化工作期間的有效改進(jìn)對(duì)策

3.1使用符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理軟件

有開(kāi)發(fā)軟件條件的單位，可結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行開(kāi)發(fā)。選擇購(gòu)買軟件的單位，在確定之前檔案管理人員應(yīng)深入軟件公司進(jìn)行了解、試用，經(jīng)過(guò)多方比較后，選擇適合自己?jiǎn)挝坏能浖?條件允許的情況下，也可以讓軟件開(kāi)發(fā)公司根據(jù)單位的需求開(kāi)發(fā)適合單位的管理軟件。

3.2建立電子版的人事檔案

隨著數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)給人事檔案管理提出了嚴(yán)格要求。為了更好滿足時(shí)代發(fā)展需求，需要基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)電子版人事檔案。首先，加強(qiáng)相關(guān)人員信息數(shù)據(jù)真核和分析，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)把人事檔案信息傳遞到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這樣不但可以減少書寫錯(cuò)誤現(xiàn)象，同時(shí)還能讓人事檔案更加美觀。其次，在記錄個(gè)人檔案信息過(guò)程中，需要搜索指定信息，通過(guò)打印機(jī)進(jìn)行信息打印，消耗的時(shí)間比較短。再其次，在傳統(tǒng)理念中，檔案管理核心內(nèi)容在于建設(shè)檔案室，而電子信息檔案建設(shè)以后，信息保存直接在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，有效的節(jié)省空間，保證人事檔案信息的保密性。最后，通過(guò)對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)骨干信息錄入，并定期更新個(gè)人檔案信息，通過(guò)和區(qū)域網(wǎng)連接，可以真實(shí)展現(xiàn)出基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)骨干人員工作情況，便于對(duì)骨干選拔提供條件。

3.3加強(qiáng)人事檔案管理數(shù)字化的人才建設(shè)

加強(qiáng)人才建設(shè)既保障人事檔案管理數(shù)字化運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展的保障。在對(duì)人事檔案管理數(shù)字化隊(duì)伍的建設(shè)中，一方面要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的招聘，將經(jīng)驗(yàn)豐富、能力出眾、思想品德好的人才請(qǐng)進(jìn)來(lái)。另一方面還要對(duì)原有人事檔案管理人員及對(duì)人事檔案數(shù)字化還不夠熟悉的員工進(jìn)行培訓(xùn)以便快速提高他們的人事檔案數(shù)字化管理水平。此外，還要加強(qiáng)考核及監(jiān)督，以提高相關(guān)人員的積極性、主動(dòng)性。

3.4對(duì)數(shù)字化人事檔案管理的載體加以合理挑選。

對(duì)于人事管理工作來(lái)說(shuō)，載體有著格外重要的作用，是保證人事檔案管理工作高效順利開(kāi)展的硬件基礎(chǔ)和保障。因此，為了促使檔案管理工作更加完善，要對(duì)檔案管理的數(shù)字化載體進(jìn)行合理的選擇，保證管理工作的高效性。在建設(shè)信息檔案數(shù)字化載體的過(guò)程中，首先要確保數(shù)據(jù)信息的不可更改性和絕對(duì)的安全性，另外還需對(duì)不同載體的使用周期進(jìn)行充分的考慮，切不可只注重信息載體的便捷程度和運(yùn)行速度，要保證其性能的全面性。

3.5落實(shí)嚴(yán)格的保密要求。

人事檔案內(nèi)容敏感度高，要抽調(diào)政治覺(jué)悟高、原則性強(qiáng)、工作細(xì)致的人員專門從事檔案數(shù)字化工作，也可以參照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，外包給其他企業(yè)或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。采用外包方式開(kāi)展數(shù)字化工作的，涉密系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開(kāi)發(fā)、安防監(jiān)控、運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有涉密信息系統(tǒng)集成資質(zhì)的單位，涉密檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)的單位。要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的安全保密管理，數(shù)字檔案的密級(jí)等同于相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案的保管保護(hù)和系統(tǒng)的使用維護(hù)等必須符合相應(yīng)密級(jí)的安全保密要求。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著數(shù)字化時(shí)代來(lái)臨，信息技術(shù)普及和應(yīng)用，在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中，人事檔案管理朝著數(shù)字化趨勢(shì)發(fā)展成為必然需求。相關(guān)部門需要給予人事檔案數(shù)字化管理高度關(guān)注，并明確數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中發(fā)揮的作用，把數(shù)字化技術(shù)合理運(yùn)用到人事檔案管理活動(dòng)中，全面提高人事檔案管理水平，給基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

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（作者單位：中國(guó)鐵路北京局集團(tuán)有限公司天津電務(wù)段）