基建工程檔案歸檔的質(zhì)量問題分析

袁麗娟

【摘 ?要】本文針對基建工程檔案歸檔工作質(zhì)量進行了深入的研究，通過本次研究，提出了幾條提高基建工程檔案歸檔工作質(zhì)量的措施，希望可以將基建工程檔案的歸檔工作做的更好，進而使整個工程項目的質(zhì)量得到有效保障。

【關鍵詞】基建工程;檔案歸檔;質(zhì)量;問題

1基建工程檔案及管理概述

對于基建工程檔案，主要是指從建設工程項目立項、施工到竣工、使用全過程形成的需要整理立卷的、極具保存價值的文件材料，它以文字、圖紙、圖像以及聲像為主要載體形式。從文件類型上分析，主要包含前期文件資料、勘測文件、設計圖紙、施工技術文件、監(jiān)理資料以及竣工驗收文件等?；üこ虣n案強化對建設項目管理全過程的真實反映，為基建工程行業(yè)的發(fā)展提供可靠依據(jù)，創(chuàng)造更加有利的條件。要結(jié)合基建工程建設規(guī)律，全面做好基建工程檔案歸檔工作，強化收集、整理、保持等工作的有序進行，構(gòu)建更完整、準確與系統(tǒng)的基建工程檔案，提升檔案管理工作的合理化與規(guī)范化，促進整個基建行業(yè)實現(xiàn)良性、可持續(xù)發(fā)展。

2基建工程檔案歸檔過程中存在的問題分析

2.1基建工程的系統(tǒng)性與復雜性加大了檔案管理難度

從基建工程本身進行分析，其涉及的部門繁多，工程周期較長，流程復雜，環(huán)節(jié)眾多，在根本上增大了基建工程檔案歸檔管理的難度，復雜程度更強，工作量與工作壓力都大幅增加。另外，基建工程通常不會帶來直接經(jīng)濟收益，但是資源投入?yún)s較大，因此，基建工程管理人員將重點放在工程建設方面，對工程檔案管理工作缺乏重視，很難保證工程檔案收集管理與工程建設的同步性，這凸顯了嚴重的滯后性，檔案的完整性也無法保障，影響基建工程檔案現(xiàn)實價值的發(fā)揮。與此同時，檔案管理人員管理思想落后，尚未及時更新，對本職工作重視度不高，制約了檔案管理工作的長遠發(fā)展。

2.2檔案管理意識的薄弱凸顯人員管理能力提升的緊迫性

對于基建工程項目，檔案歸檔管理工作尚未在全員范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的認識，重視度不夠，缺乏對檔案管理工作價值的深刻認知，基建檔案管理工作宣傳力度不到位，知識更新緩慢，加之基建工程自身較長的周期以及頻繁的人員流動，在根本上影響了基建檔案管理工作的全面落實。另外，基建工程項目不同部門之間缺乏及時與有效的交流，檔案歸檔工作存在職責劃分不清的問題，責任尚未落實到人。另外，基建工程檔案管理工作專業(yè)性突出，對管理人員能力、素質(zhì)以及知識水平都提出了較高的要求。但是目前，人員整體素質(zhì)水平不高，經(jīng)驗不足，基建檔案管理工作無法實現(xiàn)高效性與規(guī)范性，檔案管理整體效果不佳。

2.3基建檔案歸檔管理缺乏完善的制度與統(tǒng)一的標準

立足基建工程項目建設，在整個管理范疇內(nèi)，檔案管理方面的制度比較欠缺，制度建設落后，無法為檔案有效歸檔提供有力的依據(jù)。同時，尚未構(gòu)建統(tǒng)一與高效的標準與流程，管理環(huán)節(jié)問題較多，影響檔案歸檔的整體質(zhì)量。鑒于基建工程檔案涉及的部門較多，因此，統(tǒng)一的歸檔標準十分重要，否則就會缺乏統(tǒng)一的格式，管理方法很難實現(xiàn)有效銜接，檔案整體管理難度增大。

3基建工程檔案歸檔質(zhì)量的提升措施

3.1增強基建工程檔案主動管理意識

首先，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思維，立足科學角度，重新認識基建工程檔案管理工作，明確其現(xiàn)實價值與社會意義，形成端正的工作態(tài)度，為基建工程檔案管理質(zhì)量的提升奠定堅實的基礎。其次，重視溝通與交流，強化檔案管理人員與管理者的交流，改變傳統(tǒng)被動式檔案管理模式，發(fā)揮主動工作的積極性。再次，鑒于基建工程檔案管理工作較強的系統(tǒng)性，僅僅依靠檔案管理部門很難完成，要加強與施工、設計等部門的交流，重視協(xié)調(diào)，提升彼此之間的配合度。最后，做好基建工程檔案管理的宣傳工作，加大普及力度，在全員范圍內(nèi)滲透檔案歸檔與管理的重要性，強化責任意識，為基建工程檔案管理水平的全面提升創(chuàng)造條件。

3.2積極構(gòu)建健全與完善的基建工程檔案管理制度

對于基建工程檔案歸檔管理工作，其質(zhì)量水平高低與管理制度息息相關。因此，要立足基建工程項目實際，組織專門檔案管理機構(gòu)，設置專業(yè)管理人員，合理劃分管理職責，以計算機技術為依托，建立檔案管理網(wǎng)絡體系，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)設更加規(guī)范的平臺。另外，要以國家及行業(yè)標準為依托，重視科學性與標準化，優(yōu)化檔案管理流程，融立項、設計、施工以及竣工驗收于一體，保證各個環(huán)節(jié)的工作被細化到每個人，增強基建工程檔案工作的實效性，切實提升歸檔質(zhì)量。

3.3全面落實檔案管理人員培訓與教育工作

縱觀基建工程檔案管理工作，人員是核心，是影響檔案歸檔質(zhì)量的重要因素。為此，要千方百計提升檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。具體來講，要定期舉行專業(yè)化培訓，促使檔案管理人員形成先進與科學的檔案管理思維，掌握高效的管理手段與方法，增強檔案管理的規(guī)范性，對檔案管理工作形成全新的認識，力求與時代要求相契合。另外，要注重培養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)，加強思想道德建設，促使管理者形成愛崗敬業(yè)的精神，能夠以更加全新的姿態(tài)投入到復雜與長期的檔案管理實踐中，強化管理模式由粗放向集約方式的轉(zhuǎn)變。

3.4將現(xiàn)代化檔案管理模式貫徹在基建工程檔案日常管理中

在基建工程檔案歸檔管理中，為了保證整個流程的順暢性，要將日常檔案歸檔工作落到實處。首先，要將檔案質(zhì)量收集工作落到實處，尤其控制好檔案收集的時間、范圍以及質(zhì)量。以計算機軟件為依托，強化整個管理流程的實時與全程跟蹤，突破原有傳統(tǒng)管理觀念的束縛，對落后的工作模式進行更新，執(zhí)行與遵循全新的檔案管理制度，促使各項工作能夠更加細化。依托合理的激勵措施，全面提升人員工作積極性與熱情。其次，將檔案管理工作有效納入基建工程管理范圍內(nèi)，維護檔案歸檔與工程建設的同步性，在根本上保證檔案資源的完整性與可靠性。最后，要將檔案報送與驗收工作落到實處，保證檔案驗收合格之后才能進行工程竣工驗收，目的是將檔案質(zhì)量意識貫徹在整個工程始終。

3.5加快基建工程檔案信息化建設進程

立足新的發(fā)展時期，信息技術發(fā)展迅速，基建工程檔案管理工作也要與時俱進，與時代發(fā)展同步，積極引入先進的信息技術與網(wǎng)絡技術，構(gòu)建檔案信息化管理思維，以先進信息化軟件為依托，實現(xiàn)檔案資料的有效存儲與利用。積極構(gòu)建檔案信息管理平臺，全面提升工程檔案管理效果。基于此，要重視對在檔案信息化基礎上設施的合理投入，切實提高基建工程檔案的開發(fā)與利用效率。

參考文獻：

[1]關明杰.基建工程檔案管理存在的問題及解決對策[J].赤子（上中旬），2015（23）：227-227.

[2]蔡敏.論基建工程檔案管理工作的特殊問題與對策[J].才智，2014（21）：349-349.

（作者單位：廣東電網(wǎng)有限責任公司湛江供電局）