推動電力企業(yè)檔案信息化建設(shè) 促進檔案開發(fā)利用

高琦

摘要：在信息時代背景下，電力企業(yè)要想持續(xù)健康發(fā)展，就必須緊隨時代發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新，由于電力企業(yè)的規(guī)模往往都比較大，所以這就更需要推動信息管理的現(xiàn)代化，其中最重要的就是促進電力企業(yè)檔案的信息化，它對電力企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的意義，因此，電力企業(yè)就必須推動檔案信息化建設(shè)，以此不斷提升自身的市場競爭力，與時俱進，真正實現(xiàn)電力企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案信息化;檔案開發(fā)利用

1電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性分析

電力企業(yè)承擔(dān)著電網(wǎng)建設(shè)和改造等工作，所以電力企業(yè)的很多檔案信息中包含著大量的磁介質(zhì)和聲像等檔案信息文件。首先，實現(xiàn)檔案信息化可以將電力企業(yè)內(nèi)部的檔案內(nèi)容信息進行數(shù)字化的處理，利用現(xiàn)代化的設(shè)備技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案信息傳輸、共享和利用的不便;其次，電力企業(yè)的檔案管理實現(xiàn)信息化，可以提高文檔歸類、編輯的效率，尤其現(xiàn)在我國對企業(yè)檔案管理的要求非常嚴格，要求企業(yè)不僅做好檔案管理工作，還要求企業(yè)具有信息化管理的能力。所以電力企業(yè)檔案管理要實現(xiàn)信息化，符合國家對于檔案管理建設(shè)的要求;最后，電力企業(yè)檔案管理的信息化能夠預(yù)防檔案信息的丟失，因為信息化建設(shè)可以有效保證電力企業(yè)的檔案管理歷程逐步趨于數(shù)字化，電力企業(yè)可以備份檔案信息，如果發(fā)生檔案信息的損壞或者丟失，可以利用備份數(shù)據(jù)進行檔案信息恢復(fù)。

2電力企業(yè)檔案信息管理的信息化建設(shè)面臨的問題

2.1企業(yè)整體重視度不夠，檔案信息的信息化建設(shè)優(yōu)勢未能發(fā)揮出來

檔案信息的信息化建設(shè)優(yōu)勢就在于促進信息的自動化處理和進行信息查詢、調(diào)度等的檢索便利性，同時還在于幫助檔案管理員工利用軟件進行各項自由化、智能化處理。雖然現(xiàn)階段我國電力企業(yè)內(nèi)大多數(shù)檔案人員已經(jīng)建立起了比較好的檔案管理理念，也有了一定信息化建設(shè)雛形，但整體來說還欠缺一定火候。從企業(yè)角度來說，企業(yè)全體未能很好地樹立起檔案意識，尤其是科技類等文獻內(nèi)容，管理檔案人員對涉密內(nèi)容不好進行分類，而一線員工缺乏管理理念，就會影響到文獻的建立;從員工角度說，重視度不夠，不僅培訓(xùn)時缺乏檔案信息管理這一部分屬于員工必須要掌握的內(nèi)容，同時管理層缺乏檔案管理重視度，也會在出臺相關(guān)規(guī)章時無從顧及。進一步導(dǎo)致信息化建設(shè)的建設(shè)優(yōu)勢遲遲無法發(fā)揮出來，尤其在進行資金分配環(huán)節(jié)時，更是會在檔案管理上分配寥寥無幾的資金，導(dǎo)致后續(xù)軟、硬件設(shè)備更新?lián)Q代不及時等問題出現(xiàn)。

2.2軟、硬件配套設(shè)施還不夠完善

軟件信息管理是一項工程，要想做好就需要有完善的軟、硬件設(shè)備，很多企業(yè)內(nèi)檔案管理還在使用WINDOWSXP的系統(tǒng)，而眾所周知，XP系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足很多軟件的運行環(huán)境，從而導(dǎo)致了軟件的不夠新與不夠?qū)嵱脝栴}的出現(xiàn)。

2.3檔案信息建設(shè)隊伍里缺乏創(chuàng)新人才

檔案信息建設(shè)是一項需要各項創(chuàng)新建議加以融入的工作，只有現(xiàn)有人員在集成前人豐富經(jīng)驗的同時，不斷進行技術(shù)上的思路開拓與實踐上的進一步創(chuàng)新，才能讓信息化建設(shè)具備強大的生命力。而我國電力企業(yè)往往缺乏這樣的人才，檔案管理工作本身就十分枯燥，再加上企業(yè)整體對之不重視，導(dǎo)致信息化建設(shè)隊伍了里缺乏能發(fā)出新聲的創(chuàng)新人才。

2.4忽略了網(wǎng)絡(luò)安全的問題

很多企業(yè)在進行信息化建設(shè)時，忽略了網(wǎng)絡(luò)本身潛在的危機。有些數(shù)據(jù)庫的加密處理不夠嚴格，很容易會泄露。有的企業(yè)甚至采取機密、非密等文件以統(tǒng)一加密模式進行保管，這樣一來，如果有人入侵，將會對企業(yè)整體的信息安全產(chǎn)生極大的威脅。尤其是信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)在，各種漏洞頻出，如果不在這方面下功夫，一旦存在風(fēng)險威脅將會面臨企業(yè)商密泄露的問題，而作為國家經(jīng)濟發(fā)展重要建設(shè)者之一的電力企業(yè)很可能會影響到國家機密的保密工作。

2.5開展檔案管理工作時不能以有效的工作方式進行

現(xiàn)階段許多電力企業(yè)進行檔案管理工作時依舊停留在單人單干、人工為主信息為輔的模式上。而這種模式并不能有效提高檔案管理工作的效率，所以工作人員在執(zhí)行過程，有的即使想要強化企業(yè)內(nèi)信息化建設(shè)力度也無力從心。

3如何推動電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)，促進檔案開發(fā)利用

3.1建立現(xiàn)代化電力企業(yè)檔案管理制度

電力企業(yè)檔案信息化管理，必須建立與電力企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的檔案制度作保證，必須規(guī)范化、程序化，還要適應(yīng)電子文件管理的特點。一方面，各電力企業(yè)根據(jù)《檔案法》建立企業(yè)自身的檔案管理辦法，并且要與電子文件管理、計算機管理規(guī)范相結(jié)合，建立適應(yīng)性的現(xiàn)代化電力企業(yè)檔案管理制度。另一方面，各電力企業(yè)要遵循涉密電子文件保密管理制度，并建立企業(yè)內(nèi)部適合檔案信息化管理系統(tǒng)的保密制度，使《保密法》與信息環(huán)境下的電子文檔管理相融合，在實際操作中要完善權(quán)限設(shè)置，將利用者與管理者的權(quán)限設(shè)置清晰，數(shù)據(jù)保管和傳輸采用最新的加密技術(shù)，從而保護企業(yè)檔案信息的安全。

3.2注重提升檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

要想真正推動電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就必須充分重視檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，其一是確立統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)，因為電力企業(yè)檔案信息的內(nèi)容非常豐富，其形式也非常復(fù)雜，要想確保電力企業(yè)檔案管理的規(guī)范性，促使人們輕松快捷地在網(wǎng)絡(luò)上查閱檔案信息，就必須建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能保證查閱檔案的快速性和準(zhǔn)確性;其二是建立明確的規(guī)章制度，電力企業(yè)檔案本身就具有很強的保密性，電力企業(yè)必須緊密結(jié)合自身的實際情況，建立一個既涵蓋檔案信息資源，又涵蓋計算機整體管理活動的目標(biāo)體系和技術(shù)方法體系，充分體現(xiàn)電力企業(yè)檔案信息化管理的詳細規(guī)劃和質(zhì)量要求。

3.3加大資金投入，促進檔案信息技術(shù)的開發(fā)利用

電力企業(yè)要想推動檔案信息化建設(shè)，就必須加大資金投入，由于缺乏資金不僅會極大地阻礙信息技術(shù)的開發(fā)，還直接影響了檔案信息化的后期管理工作，并且采取信息化檔案管理技術(shù)也意味著相關(guān)工作人員必須具備一定能力，加大資金投入力度能夠確保電力企業(yè)吸引到更多優(yōu)秀的信息化管理人才，因為電力企業(yè)檔案管理的信息化技術(shù)不僅僅是指新開發(fā)出來的內(nèi)容，也包含在檔案信息化管理過程中所積累的經(jīng)驗，這些積累下來的經(jīng)驗?zāi)軌驗榧夹g(shù)開發(fā)人員提供創(chuàng)新思路，另外還應(yīng)該把光盤技術(shù)和計算機技術(shù)等都有效融入到電力企業(yè)的檔案信息化技術(shù)開發(fā)中來，同時借鑒和吸取其他行業(yè)的優(yōu)秀信息技術(shù)，以此確保電力企業(yè)檔案信息技術(shù)開發(fā)的先進性。

3.4注重引進和培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才

電力企業(yè)要想真正實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，就必須充分重視檔案的信息化管理，這就需要電力企業(yè)在檔案信息化管理過程中，充分重視引進和培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，有效完善電力企業(yè)的檔案信息化管理工作，力求早日實現(xiàn)電力企業(yè)檔案的信息化管理，推動電力企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，因為檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)直接影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進程，如果電力企業(yè)不注重引進和培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，就算是擁有再先進的設(shè)備也沒用，其根本無法有效利用這些先進的先決條件，同時電力企業(yè)還要對檔案管理人員提出更高的要求，促使他們在工作中不斷加強自身的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，這就需要電力企業(yè)積極引進科學(xué)有效的檔案管理人才培訓(xùn)體系，為電力企業(yè)的檔案信息化管理提供有力的人才支持。

結(jié)語

[1]劉海濤.芻議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].科技展望，2014（18）：2.

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[4]湯津行.電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策[J].中國集體經(jīng)濟，2009（18）：59-60.