地質(zhì)資料電子文件管理質(zhì)量研究

陶曉蓮

摘要：地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)工作活動的記錄和成果，有的地質(zhì)檔案資料年代久遠，有且具有唯一性，其珍貴性及其利用價值可見一斑。傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理方式依然采用實物對應密集架保管的方式，檔案資料的查閱和搬運極易導致資料的破損，甚至造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。加快地質(zhì)檔案資料的信息化建設(shè)，不但能提高工作管理效率，還能延長和保護珍貴的地質(zhì)成果使用壽命。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)資料;電子文件;管理措施

1對信息時代電子檔案優(yōu)缺點的分析

現(xiàn)代社會，檔案電子化成為地質(zhì)檔案管理領(lǐng)域的現(xiàn)代化手段。電子檔案主要是以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)進行信息存儲的檔案形式。與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案優(yōu)勢明顯。首先，在存儲方面，電子檔案多依賴光盤、磁盤等載體，在信息技術(shù)不斷升級的過程中，存儲載體存儲量不斷擴大，有利于空間的節(jié)約。另外，電子檔案支持重復性利用，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，可以為檔案傳輸與使用創(chuàng)造有利的條件，信息查詢速度較快，有利于信息的更新與交換。其次，電子檔案大大降低了人為因素的影響，減少了檔案丟失現(xiàn)象，有利于維護檔案資源的完整性與可靠性。最后，電子檔案管理模式大大拓展了信息的交流與共享，檔案工作效率顯著提高。從缺點上分析，電子檔案的應用集中體現(xiàn)在信息安全方面，很容易遭受黑客等技術(shù)的威脅，使有價值的信息被惡意損壞或者盜取，影響地質(zhì)檔案信息價值的發(fā)揮。

2地質(zhì)資料電子文件管理存在的問題

2.1地質(zhì)資料電子文件收集工作中存在的問題

按照國家檔案局的規(guī)定，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔，實行“歸檔雙軌制”和“紙電同軌”?！皻w檔雙軌制”即保證在紙質(zhì)檔案移交基礎(chǔ)上，電子文件也一并歸檔。但是在實際工作中，電子文件歸檔存在著一些問題，例如：由于檔案管理系統(tǒng)的標準化、信息化、自動化水平不高，電子文件管理系統(tǒng)與公文管理系統(tǒng)存在著脫節(jié)現(xiàn)象，對流程的簡化和優(yōu)化程度不夠，使得電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不統(tǒng)一。同時還由于部分操作人員未嚴格按照作業(yè)操作流程，在紙質(zhì)檔案驗收合格前就進行了掃描、刻錄等活動，使得歸檔電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容上不一致。

同時，還由于地質(zhì)資料電子檔案中的大量數(shù)據(jù)，因為種種原因多是由專業(yè)部門建立各種數(shù)據(jù)庫或者是某某系統(tǒng)來管理。但是目前由于資料管理和數(shù)據(jù)管理之間的關(guān)聯(lián)程度不高，地質(zhì)資料電子文件管理工作的整體性和連貫性不高，資料管理和數(shù)據(jù)管理中存在著無形的“壁壘”，用戶體驗不盡如人意。

2.2地質(zhì)資料電子數(shù)據(jù)變更風險

在地質(zhì)資料電子數(shù)據(jù)的生產(chǎn)和管理過程中，根據(jù)新規(guī)范標準和實際業(yè)務(wù)需求，需要對部分數(shù)據(jù)進行清理、調(diào)整和更正，同時在使用過程中須應對已發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)本體發(fā)生的錯誤即時進行調(diào)整、修改和完善并進行完整記錄。減少在日后數(shù)據(jù)管理中對變更的數(shù)據(jù)無法清晰的定位，對變更的數(shù)據(jù)內(nèi)容無法說明變更的合理性與合規(guī)性。

2.3儲存設(shè)備處理不當帶來的隱患

社會在不斷進步，科學技術(shù)也在不斷發(fā)展，而為了更好的完成工作，辦公設(shè)備的更新?lián)Q代也是十分必要的。但是對于那些已經(jīng)棄置不用的設(shè)備，出于對地質(zhì)資料信息安全的考慮，工作人員需要對其采取專業(yè)的銷毀措施，從而徹底清除存儲設(shè)備所涉及的機密資料。此外，更為重要的是對于已經(jīng)消密的儲存設(shè)備，工作人員也不可以將其當作廢品隨意丟棄或出售，而應交由有關(guān)部門進行統(tǒng)一處理進一步確保地質(zhì)資料的安全。

3電子文件管理面臨問題的應對策略

3.1實施一體化檔案管理模式，將統(tǒng)籌管理思想滲透其中

縱觀地質(zhì)檔案管理領(lǐng)域，電子檔案的應用愈加廣泛，因此要重視檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，實施電子檔案與紙質(zhì)檔案管理雙模式，以便有效提升檔案管理工作效率。具體來講，對紙質(zhì)檔案進行合理分類，做好編號，對檔案流程進行合理設(shè)置與簡化。另外，要將紙質(zhì)檔案的管理優(yōu)勢運用到電子檔案管理實踐中，保證電子檔案資料存儲位置的合理性，加快一體化管理模式的建設(shè)。還要貫徹統(tǒng)籌管理思想，正確認識紙質(zhì)檔案與電子檔案既相互獨立又緊密聯(lián)系的關(guān)系，也就是說，整個管理系統(tǒng)體現(xiàn)為雙管理性質(zhì)。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的情況下，構(gòu)建各自獨立的數(shù)據(jù)庫，可以強化兩種檔案形式之間的高效對接。通過對兩種檔案存儲模式特征優(yōu)勢的掌握，強化對收集、存儲以及使用環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，構(gòu)建適合各自特點的管理模式，形成有針對性的管理方式，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案在使用過程中能夠靈活地進行切換，從整體上提高地質(zhì)檔案應用水平，增強高效性、快捷性與便利性。

3.2加強電子文件收集工作

電子文件歸檔和電子檔案管理是一項新的工作，這就要求各級檔案行政管理部門除了自身積極研究和探討電子文件和電子檔案管理工作經(jīng)驗外，還要加強對人員的培訓，提高各級檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴格按照操作規(guī)程，嚴把質(zhì)量關(guān)。在掃描、刻錄之前將電子文檔與紙質(zhì)檔案認真核對，確保檔案的一致性、真實性、完整性和可用性。

3.3制定長期保存政策與標準

在地質(zhì)資料電子數(shù)據(jù)長期保存工作研究探索過程中，目前尚未制定相應的政策法規(guī)，因此無法對這些電子數(shù)據(jù)進行合法的授權(quán)與認定，需要跟蹤有關(guān)電子數(shù)據(jù)的可信認證相關(guān)的法規(guī)，對數(shù)據(jù)的權(quán)威性進行法律層面的認定。同時由于數(shù)據(jù)生產(chǎn)單位技術(shù)能力具有一定差異，因此需要開展地質(zhì)資料數(shù)據(jù)生產(chǎn)相關(guān)的標準化建設(shè)，選取開放、標準的數(shù)據(jù)生產(chǎn)環(huán)境，減少人為因素和系統(tǒng)工具因素對后期數(shù)據(jù)的使用，存在因格式不同無法使用的窘境。

3.4加強檔案管理部門與技術(shù)部門的溝通協(xié)作，強化跟蹤的全程性

對于信息時代的檔案管理部門，要重視制度建設(shè)，善于進行分析總結(jié)，形成統(tǒng)一規(guī)定，確立載體形式，保證滿足檔案歸檔的標準與要求。基于此，針對電子文件，要實施專業(yè)化管理，設(shè)置專業(yè)部門，安排專業(yè)人員，劃撥專業(yè)設(shè)備。檔案管理部門要對電子文件建立歸檔說明，詳細闡述各種載體中的內(nèi)容，力求對文檔的描述達到完整性與準確性，定期做好電子文件的移交。

鑒于地質(zhì)工作的特殊性，地質(zhì)檔案形成時間相對較長，因此，檔案管理人員與技術(shù)部門要保持通力合作的關(guān)系，強化對整個項目的全程跟蹤，保證歸檔的及時性、準確性與完整性。

3.5做好電子文件應用

針對于需求端，首先應了解需求，分析需求重點，以此優(yōu)化地質(zhì)資料電子文件服務(wù)的供給結(jié)構(gòu)，擴大服務(wù)的有效供給，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。增強服務(wù)意識，檔案的收集工作要改變過去“坐等收集”變?yōu)椤爸鲃邮占?，對逾期未匯交的檔案進行催交，制度化管理，簡化歸檔流程，加強歸檔人員培訓，做到檔案匯交率100%。同時，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)上網(wǎng)服務(wù)，開通網(wǎng)上遠程查詢和瀏覽功能，所有部門都可以通過數(shù)據(jù)庫對現(xiàn)行公文和檔案信息進行檢索、查詢和使用，真正實現(xiàn)資源的共享。改變過去跑檔案室、找領(lǐng)導審批再復印借閱的使用模式，降低工作成本，增加檔案的利用價值和效率。

結(jié)束語

地質(zhì)資料作為國家基礎(chǔ)信息資源，不僅推動著人們生活發(fā)展，還對國家安全，國家利益有著十分重要的影響。因此，在國家利益面前，我們更要進一步提高警惕，不斷學習新的技能，用更負責任的態(tài)度保護國家財產(chǎn)，為祖國貢獻自己的綿薄之力。

參考文獻

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