淺談實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

鞠媛媛

摘要：行政管理事關(guān)規(guī)章制度與人為努力間的密切配合度，要想在企業(yè)內(nèi)部落實(shí)好現(xiàn)代管理理念，以提高企業(yè)的穩(wěn)定性和員工的工作效率，就需要促進(jìn)行政管理朝著精細(xì)化的方向發(fā)展，確保行政事務(wù)和辦公事務(wù)的各項(xiàng)要求得以落到實(shí)處。因此，本文主要從辦公室行政管理的角度來對相關(guān)內(nèi)容做出分析，并提出了在其中引入精細(xì)化管理的相關(guān)思路及實(shí)踐路徑，確保企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)得以順利達(dá)成。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政管理;精細(xì)化管理

引言

企業(yè)日常經(jīng)常經(jīng)營管理工作復(fù)雜，其中一項(xiàng)比較基礎(chǔ)、重要的工作便是辦公室行政管理工作。精細(xì)化管理便是企業(yè)管理工作的發(fā)展方向，這有利于提高行政工作的效率，因此結(jié)合實(shí)際的情況，制定出合理的措施便能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，因此在具體的實(shí)際工作中一定要努力仔細(xì)。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公行政精細(xì)化管理是順應(yīng)當(dāng)前形勢的需要，可以提高員工工作效率，同時(shí)也能節(jié)約人力、物力成本，這樣便能完善企業(yè)管理水平，不斷提高企業(yè)綜合實(shí)力。

1我國辦公室行政管理的作用

廣義行政管理是指我國政府運(yùn)用權(quán)力對社會(huì)各領(lǐng)域內(nèi)各項(xiàng)事務(wù)，實(shí)施針對性、合理性管理活動(dòng)，以其協(xié)調(diào)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，達(dá)到促進(jìn)國民生活水平提升的目的。狹義行政管理則廣泛指代現(xiàn)代企業(yè)、高校、國有企業(yè)、事業(yè)單位及民營企業(yè)的辦公室行政事務(wù)工作。然而無論行政管理主體屬性劃分如何，辦公室行政管理主要涵蓋辦公用品、日常事務(wù)、文書檔案、車輛、會(huì)議、涉外關(guān)系、人力資源、員工福利等管理工作，與行政主體機(jī)構(gòu)管理運(yùn)營及員工基本利益具有緊密聯(lián)系，擁有顯著的特殊性、敏感性及靈活性。因而辦公室行政管理在實(shí)際管理環(huán)節(jié)中具備以下作用：首先是管理，行政管理部門通過部門特性與其他相關(guān)部門建立直接或間接聯(lián)系，通過落實(shí)上級工作管理精神，實(shí)現(xiàn)各級部門相關(guān)管理工作，促進(jìn)行政主體經(jīng)營活動(dòng)能夠正常有序地運(yùn)轉(zhuǎn)。其次是協(xié)調(diào)。根據(jù)面向?qū)ο蟛煌煞譃閮蓚€(gè)層面，其一是內(nèi)部協(xié)調(diào)，通常由于行政主體管理內(nèi)容發(fā)生重大改變，部門與部門間工作對接、聯(lián)系等環(huán)節(jié)易存在較大問題，因此需要行政管理部門進(jìn)行有效調(diào)節(jié)，從而充分貫穿上級指示，落實(shí)具體工作環(huán)節(jié)，推進(jìn)各部門發(fā)揮職能作用。其二是對外協(xié)調(diào)。尤其是政府、企事業(yè)單位及高校行政管理部門，在實(shí)際運(yùn)營中作為行政主體對外的窗口、紐帶及溝通橋梁，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)外部對行政主體機(jī)構(gòu)的需求及意愿，進(jìn)而發(fā)揮行政管理工作最大效用。

2當(dāng)前行政精細(xì)化管理出現(xiàn)的問題

2.1管理制度落后

為了順應(yīng)辦公行政工作的基本要求，必須完善合適的管理制度，便于辦公工作的順利進(jìn)行，現(xiàn)階段，我國企業(yè)辦公行政工作制度出現(xiàn)了不少問題。部分公司沒有將辦公行政工作隔離開來，存在著責(zé)任不清、職責(zé)不明的現(xiàn)象，這便很難激發(fā)工作人員的工作熱情，各種職能部門劃分不明確，不同的部分也可能存在相同或類似的工作，一時(shí)之間不知道派給誰做比較合理。這肯定會(huì)影響行政辦公的效果，影響其效率。管理制度因?yàn)椴粔蚓?xì)、全面，沒有考慮到公司的具體要求，可以根據(jù)公司的實(shí)際情況，針對各部門制定出不同的管理措施。就管理模式而言，整個(gè)管理制度無序混亂，績效考核制度不夠全面，沒有完全按照能者多勞的原則實(shí)行，為了使工作權(quán)責(zé)分明、合理有序地開展，可以實(shí)現(xiàn)行政精細(xì)化管理制度。

2.2缺乏行政事務(wù)民主化管理

供電企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理職權(quán)過于高度集中，再加上相關(guān)監(jiān)督機(jī)制的缺乏，將處理辦公室行政事務(wù)管理工作的職權(quán)集中于領(lǐng)導(dǎo)階層，容易因領(lǐng)導(dǎo)階層的官僚主義作風(fēng)影響供電企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的民主性與全面性、公平性，未能考慮到基層員工的意見與建議，導(dǎo)致行政事務(wù)管理工作失去科學(xué)性，挫傷了員工的生產(chǎn)積極性，使供電企業(yè)整體組織結(jié)構(gòu)松散，不利于領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行，影響了供電企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3辦公室行政精細(xì)化管理思路

3.1建立健全相關(guān)管理制度

相關(guān)監(jiān)管制度的匱乏，削弱了辦公室行政事務(wù)管理的執(zhí)行力度，行政事務(wù)管理在供電企業(yè)各個(gè)部門中得不到有效落實(shí)，不利于行政事務(wù)管理模式的更新，影響著供電服務(wù)工作的有序進(jìn)行。為進(jìn)一步提升供電企業(yè)工作質(zhì)量效率，扎實(shí)推進(jìn)辦公室行政事務(wù)管理工作，必須建立健全相關(guān)管理制度。以監(jiān)管制度的制定與落實(shí)為例進(jìn)行說明，為加強(qiáng)對辦公室行政事務(wù)管理工作的監(jiān)督，供電企業(yè)相關(guān)部門可設(shè)置獎(jiǎng)懲結(jié)合的監(jiān)督制度，對辦公室行政事務(wù)處理部門的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)察，保證其對供電企業(yè)近期發(fā)展目標(biāo)與各項(xiàng)工作完成狀況有一定了解，并要求根據(jù)供電企業(yè)經(jīng)營狀況與市場經(jīng)濟(jì)局面制定年度計(jì)劃，并加快落實(shí)。辦公室行政事務(wù)管理部門要加強(qiáng)各部門之間的交流聯(lián)系，上級領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)派設(shè)人員成立專門小組，針對辦公室行政事務(wù)管理工作中的服務(wù)工作完成度進(jìn)行審核，當(dāng)行政工作得到高質(zhì)量的完成效果時(shí)，適當(dāng)給予相關(guān)工作人員福利獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)其工作積極性，當(dāng)行政工作進(jìn)度緩慢、各部門之間工作配合質(zhì)量差時(shí)，要嚴(yán)加懲治，督促供電企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理部門加強(qiáng)新時(shí)期下行政事務(wù)管理模式的開發(fā)與研究，保證供電企業(yè)有力運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2加強(qiáng)人員培訓(xùn)

辦公室行政管理人員是行政主體機(jī)構(gòu)管理的核心，行政人員職業(yè)素養(yǎng)、辦公觀念及處事風(fēng)格對辦公室行政管理工作具有極大的影響。因此行政機(jī)構(gòu)應(yīng)強(qiáng)化對辦公室行政管理人員培訓(xùn)力度。首先應(yīng)以思想理念培養(yǎng)為主，提升相關(guān)人員工作態(tài)度，思想覺悟，促成相關(guān)行政管理工作責(zé)任感及使命感的形成，以身作則，以個(gè)人修養(yǎng)及修為營造出良好的環(huán)境氛圍。其次，應(yīng)加強(qiáng)辦公室主管人員管理能力、管理方法及相關(guān)行政能力的培訓(xùn)。可結(jié)合西方先進(jìn)行政管理理論，從營建文化環(huán)境入手，以精細(xì)化思想為導(dǎo)向，促進(jìn)辦公室主管人員各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力及行政能力的提升。

3.3加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部宣傳溝通，提高工作效率

企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營離不開眾多部門的共同努力，要想促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)度，各部門應(yīng)該及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，一旦出現(xiàn)了各種問題，坐下來協(xié)商解決共同商量對策。要實(shí)現(xiàn)辦公行政部門的精細(xì)化管理，不能僅僅依靠行政部門的努力，應(yīng)該積極發(fā)揮各部門的作用出來。不遺留任何一個(gè)環(huán)節(jié)，將每步工作落實(shí)到位。例如：關(guān)于如何處理相關(guān)文件資料，一般來說文件的派發(fā)、整理保存各種文件資料、辦理各種手續(xù)，僅靠一個(gè)辦公行政部門是無法完成，這也需要多個(gè)部門的積極合作。對于辦公行政管理工作，一定要仔細(xì)規(guī)劃各項(xiàng)流程，做好所需資源的規(guī)劃處理，將成本控制在一定范圍內(nèi)，不斷提高工作效益，節(jié)省各項(xiàng)不必要的開支。

3.4提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力

辦公室行政管理工作看似瑣碎復(fù)雜，而一旦推行精細(xì)化管理后，各部門的工作分工將非常明確，每個(gè)崗位都有明確的工作對象。這就要求負(fù)責(zé)特定崗位工作的辦公室人員要具有特定的專業(yè)技術(shù)和能力，這樣才能保證整個(gè)管理工作的順利銜接。因此，企業(yè)需要定期對辦公室人員開展思想素質(zhì)教育和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，真正提高辦公室人員的工作執(zhí)行能力。另一方面，辦公室人員每天與各種人員接觸，其行政管理工作從本質(zhì)上來說是一種服務(wù)性工作，所以要提高辦公室人員的服務(wù)熱情，力求做好領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，并且可以熱情周到地為廣大員工服務(wù)。

結(jié)語

當(dāng)前，企業(yè)發(fā)展面臨著新的機(jī)遇，也面臨著各種不同的挑戰(zhàn)。辦公室行政工作作為一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容，為了提高企業(yè)工作效率，可以實(shí)行精細(xì)化管理方法，作為員工，應(yīng)該嚴(yán)格遵守各種規(guī)章制度，努力充實(shí)自己，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]呂銳.辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策[J].企業(yè)改革與管理，2018（13）.

[2]徐平.淺談如何做好國有企業(yè)辦公室行政管理工作[J].現(xiàn)代國企研究，2018（2）：228.