市政工程檔案管理存在的問題和對(duì)策分析

楊宏明

摘要：在各地城市建設(shè)深入發(fā)展的過程中，市政工程已經(jīng)逐漸得到了規(guī)模的擴(kuò)展。各類技術(shù)實(shí)施及應(yīng)用也具有了更加明顯的復(fù)雜性和集成化。作為記錄工程開展情況的檔案材料，其重要性也就不言而喻?；诖?，本文結(jié)合市政工程檔案管理中的常見問題分析，對(duì)如何進(jìn)行更好的檔案管理水平提升做了對(duì)策探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：市政工程；檔案管理；管理機(jī)制；信息化；人才

市政工程建設(shè)水平是一個(gè)城市發(fā)展水平的重要體現(xiàn)。同時(shí)，它關(guān)系到人們?nèi)粘Ｉ畹膶?shí)際質(zhì)量和一些生產(chǎn)效率的提升。從整個(gè)市政工程的開展過程來看，檔案資料的管理記載了其施工全過程的質(zhì)量管控和安全評(píng)價(jià)等詳細(xì)的內(nèi)容。在面對(duì)較為復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境下，通過提升市政工程的檔案管理，可以更好地進(jìn)行市政工程相關(guān)造價(jià)和質(zhì)量管控的更好發(fā)展。推動(dòng)市政工程建設(shè)能夠更加有效和系統(tǒng)。這也是我國現(xiàn)代化的建設(shè)發(fā)展主題思路之一。

1市政工程檔案管理概述

從市政工程的決策、立項(xiàng)以及到竣工驗(yàn)收整個(gè)過程來看，對(duì)應(yīng)的檔案管理就具有較強(qiáng)的綜合性，且時(shí)間長(zhǎng)，數(shù)量多。同時(shí)，市政工程涉及很多的單位和施工種類，這就使得檔案管理絕對(duì)不是某個(gè)部門或者是某個(gè)時(shí)間段內(nèi)就能完成的工作。它不僅要進(jìn)行文件類的管理，還要注重施工過程中所產(chǎn)生的圖、表、聲、像以及模型、樣品等眾多品類的保管，所以說，市政工程檔案管理更具有專業(yè)性。一旦檔案管理不充分，就會(huì)使得工程開展細(xì)節(jié)得不到追蹤，影響后期工程的擴(kuò)展及相關(guān)維修工作的開展，所以，市政工程實(shí)施中，必須對(duì)檔案管理引起足夠的重視。

2當(dāng)前市政工程檔案管理常見問題

在近幾年各城市經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的帶動(dòng)下，市政工程從數(shù)量和規(guī)模上呈現(xiàn)了逐年增加的趨勢(shì)。而在這個(gè)過程中，重視建設(shè)忽視檔案管理的現(xiàn)象不在少數(shù)。從具體的檔案管理方面來看，出現(xiàn)了以下常見幾個(gè)問題：

2.1檔案管理機(jī)制不健全

市政工程開展中沒有從管理角度進(jìn)行市政檔案管理制度的完善。市政工程從前期的決策規(guī)劃到后期的竣工驗(yàn)收，各個(gè)階段的檔案管理是由不同的部門進(jìn)行編制和存檔。這就使得檔案的收集具有一定的難度。同時(shí)，各個(gè)部門之間對(duì)于檔案的管理體系是幾乎獨(dú)立的，沒有實(shí)現(xiàn)相互之間比較貫通的檔案借閱和保存體系，缺乏較為完善的答案管理細(xì)則。這就使得整體的市政工程實(shí)施中對(duì)應(yīng)的檔案缺乏完整性和全面性，很多資料出現(xiàn)了丟失或者是歸檔滯后的現(xiàn)象。這就使得市政工程對(duì)應(yīng)的檔案管理出現(xiàn)了效率得不到提升，較為分散的局面。

2.2市政檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)性不統(tǒng)一

市政工程的實(shí)施涉及到較多的細(xì)節(jié)且周期長(zhǎng)，所以對(duì)應(yīng)的檔案材料也比較繁多。對(duì)于市政工程的存檔形式也是較為多樣性的。從傳統(tǒng)的單純文件類文檔保存，發(fā)展到今天已經(jīng)需要對(duì)工程實(shí)施過程中所產(chǎn)生的圖紙、電子文檔、聲像、視頻、3D模型等綜合類的文件進(jìn)行保存。但在檔案材料形式多樣化的現(xiàn)在，對(duì)應(yīng)的檔案管理規(guī)范卻一直得不到統(tǒng)一。原始的材料、表格以及記錄形式等都沒有一個(gè)行業(yè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這就導(dǎo)致了市政工程對(duì)應(yīng)的檔案形式較為混亂，不利于檔案管理工作的開展。

2.3市政檔案管理的信息化水平不高

如何將檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性的管理，是當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)考慮。但實(shí)際上，檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性，也制約了檔案管理信息化的發(fā)展。一直以來，由于市政工程開展中，對(duì)檔案管理不夠重視，所以對(duì)應(yīng)的投入也較低。相關(guān)的信息化管理系統(tǒng)中，如何對(duì)文檔進(jìn)行高效的歸檔、管理和查閱等技術(shù)發(fā)展過程較為緩慢。從當(dāng)前很多檔案管理的開展形式來看，還比較依賴于較為傳統(tǒng)的管理。這就很容易導(dǎo)致檔案管理手續(xù)繁瑣，問題較多。在這種情況下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化水平的提升是迫在眉睫的一項(xiàng)工作。

2.4市政檔案管理缺乏專業(yè)性

基于市政工程的檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性。所以，從事檔案管理和編制的人員必須具有一定的綜合素質(zhì)和能力。而目前對(duì)于市政工程的檔案管理來看，總體力量顯得較為薄弱，管理人員在專業(yè)方面存在一定的欠缺。這就使得市政工程的檔案編制無法緊跟市政工程的發(fā)展，出現(xiàn)了檔案管理的失真和缺失等現(xiàn)象。

3提升市政工程檔案管理水平的幾點(diǎn)建議

3.1完善檔案管理對(duì)應(yīng)機(jī)制

在進(jìn)行市政工程檔案管理的機(jī)制完善中，必須首先對(duì)檔案的編碼和管理進(jìn)行規(guī)范性。將檔案管理作為重要的管理內(nèi)容納入到單位的管理系統(tǒng)。市政工程開展中，要建立專門的檔案管理部門。并要求各個(gè)參與部門和單位之間要建立對(duì)應(yīng)的檔案管理人員，打通市政工程開展中各個(gè)體系的檔案管理通道。對(duì)各類檔案的歸檔要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收和清單的制定。確保市政工程從前期規(guī)劃到后期竣工，所有的檔案都能夠按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行移交。

3.2進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施

對(duì)于市政工程檔案走向標(biāo)準(zhǔn)化的改革過程中，需要從檔案資料的編制和檔案管理兩個(gè)方面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)性考慮。首先，檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案資料工作走向標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。按照市政工程歸檔的相關(guān)要求，確保各類檔案能夠及時(shí)準(zhǔn)確的入檔。工程建設(shè)單位和市政工程管理單位之間還應(yīng)該基于工程開展的實(shí)際情況，對(duì)檔案資料的統(tǒng)一性進(jìn)行具體格式化的確定。明確表格，圖紙，電子文檔都能夠有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。

3.3進(jìn)一步提升檔案管理信息化水平

可以充分地借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)，加強(qiáng)各個(gè)單位之間檔案的共享。讓市政工程各參與單位之間能夠?qū)こ痰慕ㄔO(shè)信息進(jìn)行有效的傳遞。同時(shí)，通過信息交流平臺(tái)的建立，可以借助檔案資料對(duì)相關(guān)的工程開展設(shè)計(jì)、維修等具體的環(huán)節(jié)提供有利的材料參考。

3.4以人才培養(yǎng)來提升檔案管理專業(yè)性

檔案管理中必須重視管理人員專業(yè)素質(zhì)提升的能動(dòng)力發(fā)揮。首先，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的準(zhǔn)入選聘，為建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍打下基礎(chǔ)。另一方面，要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行定期的技能培訓(xùn)和考核提升。并聘請(qǐng)市政工程專業(yè)方面的人員對(duì)從事檔案管理的人員進(jìn)行工程專業(yè)角度培訓(xùn)。

4結(jié)語

總而言之，市政工程建設(shè)中必須重視檔案管理，充分的借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)來完善檔案管理制和方式。加強(qiáng)對(duì)檔案的收集，編制及查詢與借閱各環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化，打通各個(gè)部門之間的檔案管理通道。讓市政工程建設(shè)推進(jìn)過程的基礎(chǔ)性工程，擴(kuò)建類及維修類工程都能夠具有較為全面的原始資料存檔。

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（作者單位：唐山市市政建設(shè)總公司）