信息化時(shí)代電力檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

陳斯

摘要：在信息化時(shí)代，電力檔案管理效率得以提高，信息化的管理方式進(jìn)一步拓展了檔案管理方式，同時(shí)也給檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新帶來(lái)了新思路。但與此同時(shí)，電力企業(yè)檔案管理意識(shí)不足、信息化水平不高、信息安全意識(shí)淡薄的問(wèn)題也一定程度上制約了電力檔案的發(fā)展。對(duì)此，本文提出了相應(yīng)對(duì)策，以共同仁參考。

關(guān)鍵詞：信息化;電力;問(wèn)題

隨著我國(guó)通信技術(shù)的發(fā)展和檔案管理理念的進(jìn)步，如今檔案管理信息化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。電力檔案作為我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，不僅為電力行業(yè)服務(wù)，更是我國(guó)檔案事業(yè)綜合化、多元化發(fā)展必不可少的額一部分。但我們需要注意的是，信息化不僅給電力檔案的管理帶來(lái)的便利，同時(shí)也帶來(lái)了新的問(wèn)題。對(duì)此，電力企業(yè)和檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)代電力當(dāng)代的多元化價(jià)值，挖掘信息化時(shí)代制約電力檔案管理發(fā)展的因素，為電力檔案探索出一條持續(xù)、健康的發(fā)展之路。

一、信息化背景下電力檔案管理的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)不足

電力行業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的重要組成部分，同時(shí)由于期行業(yè)的特征，也帶有一定的行政性質(zhì)。因此，作為國(guó)有企業(yè)，電力行業(yè)相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作也從較早就已經(jīng)開(kāi)展。檔案真實(shí)反映了電力企業(yè)發(fā)展的方方面面，是我國(guó)電力事業(yè)的真實(shí)寫照，具有較高的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。而在信息化時(shí)代，信息已成為各個(gè)行業(yè)的寶貴資源，就更突出了檔案作為重要信息資源的價(jià)值和地位。但相對(duì)于其他機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，由于電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)性性質(zhì)，對(duì)檔案管理工作缺乏重視。這一方面是由于檔案管理工作在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法收到明顯的成效，另一方面也是由于檔案工作無(wú)法帶來(lái)明確的經(jīng)濟(jì)利益。這也就導(dǎo)致了電力行業(yè)的檔案管理更多的還是在上級(jí)單位以及國(guó)家政策的要求下開(kāi)展，缺乏主動(dòng)性。此外，在檔案管理的思想還較為保守，仍以收集和保管為主，對(duì)于新服務(wù)和新業(yè)務(wù)的拓展還較為單一，沒(méi)有根據(jù)企業(yè)的需求開(kāi)發(fā)多元化的檔案服務(wù)。

（二）信息化水平不高

當(dāng)前，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理工作的需求，信息化已成為各檔案管理部門的必然發(fā)展趨勢(shì)，各行各業(yè)也開(kāi)始積極探索信息化與檔案工作的融合，但從電力行業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，還存在以下問(wèn)題：一是信息化建設(shè)不平衡。相對(duì)于其他部門的信息化建設(shè)情況來(lái)說(shuō)，檔案管理部門的信息化加上你和還較為基礎(chǔ)，還局限于檔案收集與保管等方面，而在檔案利用和檔案服務(wù)等多元化業(yè)務(wù)上的信息化建設(shè)還較為滯后，這一方面使得檔案服務(wù)與利用的開(kāi)發(fā)停滯不前，另一方面也不利于檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展;二是在基礎(chǔ)設(shè)施上的投入還較少。由于缺乏檔案管理意識(shí)，電子企業(yè)在檔案信息化建設(shè)上的投入也相對(duì)較少，檔案管理信息化設(shè)備大多局限于移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施，缺乏如云計(jì)算、檔案管理系統(tǒng)等現(xiàn)代檔案管理硬件軟件設(shè)施。

（三）面臨著較高的信息安全風(fēng)險(xiǎn)

信息化環(huán)境下，檔案較多的選擇電子存儲(chǔ)方式，這一定程度上減弱了檔案對(duì)空間的需求，提供了更多的存儲(chǔ)空間，提高了檔案管理效率，但這種高密度的存儲(chǔ)方式也帶來(lái)了新的信息安全問(wèn)題。而如今隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一個(gè)小小的移動(dòng)硬盤就可以存儲(chǔ)多達(dá)1T的內(nèi)容。這種高密度性的存儲(chǔ)大大節(jié)省了檔案存儲(chǔ)的空間，但同時(shí)也給信息安全提出了更高的要求，存儲(chǔ)設(shè)備的一點(diǎn)點(diǎn)損壞就可能導(dǎo)致大批量檔案資料的損壞與丟失，信息化背景下檔案存儲(chǔ)密度高的特點(diǎn)也要求檔案管理部門做好存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)工作。此外，信息的傳輸、內(nèi)容的整理、二次開(kāi)發(fā)和檔案服務(wù)都很大程度上依賴于各類軟硬件設(shè)備，可以預(yù)見(jiàn)到的是，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理的重點(diǎn)已從人工識(shí)別轉(zhuǎn)移到機(jī)器識(shí)別。另一方面，技術(shù)上的更新也會(huì)導(dǎo)致信息識(shí)別和存儲(chǔ)方法的改變，給檔案信息管理帶來(lái)了很大困難。

二、信息化背景下電力檔案管理的對(duì)策

（一）提高檔案管理意識(shí)

信息化事到加強(qiáng)電力檔案，要從根本上提高檔案管理意識(shí)。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)，提高管理層的檔案管理意識(shí)。管理層是檔案管理工作的指導(dǎo)者和調(diào)節(jié)者，保障了檔案管理工作沿正確的方向發(fā)展。管理層必須充分認(rèn)識(shí)信息的價(jià)值，明確電力檔案在電力事業(yè)發(fā)展中起到的多元價(jià)值。同時(shí)，正確認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代電力檔案管理迎來(lái)的新機(jī)遇，面臨的心跳找，即時(shí)調(diào)整管理思路。從電力事業(yè)發(fā)展和檔案管理需求的角度探索出檔案管理的路徑。此外，還要提高服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)方式，提供多元化的檔案業(yè)務(wù);二是提高基層管理人員的檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，營(yíng)造檔案管理文化，通過(guò)主題講座、宣講會(huì)等多種多樣的宣傳活動(dòng)在企業(yè)內(nèi)營(yíng)造檔案文化氛圍，讓基層管理人員和其他部門的員工在日常的工作和生活中接受到檔案相關(guān)知識(shí)。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)水平

針對(duì)電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平不高的問(wèn)題，首先要著力解決信息化建設(shè)不平衡的問(wèn)題，應(yīng)著力推動(dòng)內(nèi)部信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，協(xié)調(diào)內(nèi)部的各部門在檔案收集、歸檔、傳輸?shù)葮?biāo)準(zhǔn)上達(dá)成一致。同時(shí)，在進(jìn)行相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)，就要注重各部門之間的兼容性，保障設(shè)備和主體功能的相對(duì)統(tǒng)一，進(jìn)而讓每個(gè)部門都能夠較快的適應(yīng)信息化建設(shè)帶來(lái)的改變。

第二，要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的投入。由于各單位對(duì)于檔案管理部門的資金投入都是不同的，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面也是千差萬(wàn)別。對(duì)此，各單位應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)規(guī)劃，制定長(zhǎng)期的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面并逐步實(shí)現(xiàn)，根據(jù)檔案管理工作的要求和技術(shù)、資金的可行性，一步步深入信息化建設(shè)，有條不紊的開(kāi)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，防止由于資金投入不足而帶來(lái)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后和由于規(guī)劃不足而導(dǎo)致的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)度。

（三）完善信息安全保障體系

信息化背景下提高電力企業(yè)檔案信息安全防護(hù)能力，完善信息安全保障體系，要采取多元化的技術(shù)保障措施，既要滿足傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境下實(shí)體檔案的保護(hù)要求，又要兼顧信息化背景下數(shù)字檔案保護(hù)的新要求。具體來(lái)說(shuō)，在實(shí)體檔案方面要綜合采用以下四種保護(hù)策略：即建筑保護(hù)法，主要通過(guò)對(duì)庫(kù)房環(huán)境的維護(hù)來(lái)保證檔案的安全;裝幀保護(hù)法，對(duì)于價(jià)值較高且保存時(shí)限較長(zhǎng)的檔案應(yīng)進(jìn)行裝幀保存，不僅可以使檔案變得美觀、使用方便。而對(duì)于數(shù)字檔案，則要注重系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、和網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)。系統(tǒng)方面要定期維護(hù)，查缺補(bǔ)漏，不斷測(cè)試系統(tǒng)的穩(wěn)定性和bug，以提前做好應(yīng)對(duì);數(shù)據(jù)安全方面就要綜合運(yùn)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、應(yīng)急相應(yīng)技術(shù)和數(shù)據(jù)備份技術(shù)。